淺談資產(chǎn)檔案管理工作中的問題和對策

隨鳳華

【摘 要】資產(chǎn)檔案管理對學(xué)校的長遠發(fā)展具有重大作用，針對資產(chǎn)檔案管理工作中存在的問題，從“以服務(wù)師生作為最根本出發(fā)點”等六個方面做出了對策，為和諧校園建設(shè)提供便捷的信息服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】資產(chǎn)檔案管理；分級管理；創(chuàng)新；信息化建設(shè)

固定資產(chǎn)檔案是指作為固定資產(chǎn)的設(shè)備、儀器、儀表以及房屋建筑物等從規(guī)劃、計劃、建造、購置、安裝、調(diào)試、使用、維修、改造、更新直至報廢全過程中形成的有保存價值的圖紙、文字、說明、憑證和記錄等文字資料，通過不斷收集，整理簽字等工作歸檔建立的資產(chǎn)檔案。資產(chǎn)檔案管理的主要內(nèi)容包括：資產(chǎn)配置檔案、資產(chǎn)使用檔案、資產(chǎn)處置檔案、資產(chǎn)清查檔案、資產(chǎn)信息化管理、資產(chǎn)績效管理和資產(chǎn)監(jiān)督檢查等。

1.做好資產(chǎn)檔案工作的意義

資產(chǎn)檔案工作既是學(xué)校建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，也是學(xué)校發(fā)展的一項重要任務(wù)，更是整個檔案事業(yè)體系的重要組成部分。資產(chǎn)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校建設(shè)發(fā)展活動的最終見證。隨著經(jīng)濟和社會的發(fā)展，辦公信息化極大地促進了檔案管理現(xiàn)代化，資產(chǎn)檔案在推進學(xué)校整體建設(shè)中發(fā)揮越來越大的作用。

通過加強對資產(chǎn)檔案管理，單位能隨時快速的了解從組建以來每年購置的全部資產(chǎn)狀況；加強了購入資產(chǎn)的管理，避免了重復(fù)購置和浪費，對閑置資產(chǎn)和使用效率較低的資產(chǎn)進行處置（如調(diào)配、變賣、出租等）提高資金利用效率；員工離職或工作變工時，可以快速完整的進行資產(chǎn)交接，避免了不必要的資產(chǎn)流失；核查盤點以及折舊計算不僅快速而且準確；為單位資產(chǎn)評估，決策提供更為可靠地依據(jù)，避免單位在資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)上可能造成的遺漏和隱患。

2.資產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題

長期以來，我校高度重視資產(chǎn)的管理與檔案的收集，堅持嚴謹、嚴肅的態(tài)度，做了大量基礎(chǔ)性工作，取得了一定的成效。但我們也必須清醒的意識到，資產(chǎn)檔案工作是新時期的一項創(chuàng)新實踐工作，在資產(chǎn)檔案管理中也存在著一些問題。

（1）沒有形成分級管理的模式。資產(chǎn)檔案涉及面廣，管理系部處室多，范圍分散。因工作職能不同，資產(chǎn)檔案利用、共享程度不高。

（2）檔案管理隊伍不夠穩(wěn)定，人員變動比較頻繁，相應(yīng)的制度不到位。管理人員整體的管理意識淡薄，各處室、系部分保管對自己的職責、權(quán)限不明，原有的制度僅流于形式。

（3）處置、調(diào)撥手續(xù)滯后。按照固定資產(chǎn)管理規(guī)定，在盤查的過程中，清查出的已經(jīng)損壞、超出使用年限并無法繼續(xù)使用的閑置固定資產(chǎn)，個別部門沒有及時辦理固定資產(chǎn)報廢審批手續(xù)，造成資產(chǎn)虛增。另外，在盤點中發(fā)現(xiàn)個別老師工作部門已經(jīng)變動，但固定資產(chǎn)還在其保管名下，沒有及時辦理移交手續(xù)。還有，固定資產(chǎn)在部門之間已經(jīng)發(fā)生了調(diào)撥，但調(diào)撥單不能到位，在盤點時形成盤盈盤虧現(xiàn)象。

3.做好資產(chǎn)檔案管理工作的對策

3.1以服務(wù)師生作為最根本出發(fā)點

隨著經(jīng)濟社會的迅猛發(fā)展，科技進步的日新月異，檔案要求也不斷增加，高校檔案工作的外延更加寬泛，內(nèi)涵不斷豐富。這就要求我們轉(zhuǎn)變觀念，跟上時代的步伐，把思想和行動統(tǒng)一到習(xí)近平同志十八大的講話精神上來，堅定不移的樹立和落實科學(xué)發(fā)展觀，更好的完成新世紀新階段我們肩負的歷史任務(wù)，大膽探索，以資產(chǎn)檔案管理為點，以服務(wù)師生最根本利益為目的，把檔案工作融入到構(gòu)建和諧校園工作中去，推動檔案工作與和諧校園建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.2制定切實可行的規(guī)章制度，推動資產(chǎn)檔案的發(fā)展

一是依據(jù)財政部36號令《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》及《江蘇省行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理辦法》制定與本校檔案工作相互銜接和相互配套并切實可行的規(guī)章制度；二是依據(jù)徐州市關(guān)于認真貫徹實施財政部《行政單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》和《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》的通知，制定各類文件材料的歸檔范圍，明確職責。要把資產(chǎn)檔案管理工作做為一項重要的日常工作，常抓不懈，規(guī)范程序，把好出入關(guān)，健全好賬卡信息，確保資產(chǎn)賬和實物賬保持一致。最后，要嚴格檢查。每年對各部門的固定資產(chǎn)賬目檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

3.3健全管理體制，形成分級管理模式

要結(jié)合單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置、檔案材料的形成規(guī)律建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，協(xié)調(diào)各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，這是做好檔案收集工作的基礎(chǔ)。專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅拓寬了檔案的收集范圍，還豐富了室藏，促進了收集工作的開展。

3.4加強規(guī)范管理，齊抓共管促進檔案工作的運行

隨著社會分工越來越細，信息技術(shù)的應(yīng)用和普及使檔案形成主體日益多元化，這些都對檔案管理者提出了更高的要求。首先，我們應(yīng)將傳統(tǒng)的手工操作管理方式向現(xiàn)代化、智能化管理轉(zhuǎn)變。其次，單位在人、財、物方面給予保證。配備專用檔案柜，配備專職檔案管理人員，規(guī)范完善檔案管理工作，有保留價值的檔案及時歸檔立卷，保證檔案的齊全性和完整性。再次，建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合。要加強與各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。階段工作結(jié)束或年度工作完結(jié)，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)，變死材料為活信息；更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案材料形成時間的規(guī)律，主動收集，跟蹤收集，把握文件收集的主動權(quán)。

3.5解放思想，更新觀念，創(chuàng)新管理方法，增強管理意識

做好新時期資產(chǎn)檔案工作，必須立足創(chuàng)新，將傳統(tǒng)保守的理念向改革開放轉(zhuǎn)變，不斷適應(yīng)變化的新情況。我們要樹立改革、開放、整合、融入的發(fā)展新理念，另外，檔案管理工作還應(yīng)加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，全面提高資產(chǎn)檔案管理意識，增強對我校資產(chǎn)檔案工作重要性的認識，提高工作積極性和主動性使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。在建設(shè)和諧校園的過程中發(fā)揮資產(chǎn)檔案自身的獨特作用，為師生提供快捷的信息服務(wù)。

3.6加強信息化建設(shè)

2008年我們開始試行資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，作為資產(chǎn)檔案管理重要的基礎(chǔ)性工作，要求資產(chǎn)管理人員定期將單位新增資產(chǎn)錄入系統(tǒng)；擬處置資產(chǎn)要通過系統(tǒng)申報；資產(chǎn)收益在系統(tǒng)進行登記。定期與財務(wù)部門進行資產(chǎn)核對保證單位資產(chǎn)與財務(wù)賬賬相符，實物與價值賬相符。建立國有資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，依據(jù)國有資產(chǎn)信息管理庫，實現(xiàn)信息資源共享。資產(chǎn)信息化管理是金財工程的統(tǒng)一要求，是實現(xiàn)資產(chǎn)管理動態(tài)化，預(yù)算編制精細化的重要舉措，有利于提高工作效率，降低管理成本，實現(xiàn)資產(chǎn)管理與預(yù)算管理的有機結(jié)合。檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

資產(chǎn)檔案管理是一項長期而復(fù)雜的工作。檔案管理工作以觀念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以管理創(chuàng)新為基礎(chǔ)，以財務(wù)創(chuàng)新為主線，以機制創(chuàng)新為動力，遵循資產(chǎn)檔案管理工作的客觀發(fā)展規(guī)律，把解放思想與實事求是相結(jié)合，讓資產(chǎn)檔案管理工作更好的為我校建設(shè)和師生發(fā)展服務(wù)，為和諧校園建設(shè)提供快捷的信息服務(wù)。 [科]