工程企業(yè)信息化建設(shè)中檔案管理者素質(zhì)論

陳榕

【摘要】 計算機、縮微技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和光盤技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代企業(yè)在信息技術(shù)的支持下，管理理念、管理方法、管理模型、業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了深刻變化，企業(yè)信息資源的管理愈來愈需要檔案管理的技術(shù)配合與支撐。只有提高檔案管理人員整體素質(zhì)，才有實施檔案信息化管理的前題條件。本文從檔案管理者素質(zhì)現(xiàn)狀入手，深入分析信息化背景下檔案管理者必備的素質(zhì)，對提高檔案管理者素質(zhì)的途徑進行探究，以期不斷提高和強化使檔案管理人員在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮積極的主導(dǎo)作用。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)信息化建設(shè) 檔案管理者 素質(zhì)論

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)和現(xiàn)代的企業(yè)檔案工作內(nèi)容在整理工作、鑒定工作、歸檔工作、保管工作、利用工作、統(tǒng)計工作等管理環(huán)節(jié)都發(fā)生了重大變化。企業(yè)檔案信息化對現(xiàn)代企業(yè)管理顯得非常重要，企業(yè)檔案信息化建設(shè)涉及信息技術(shù)的軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)，信息資源積累、整合和開發(fā)利用建設(shè)，而手段與目標(biāo)兩個方面的核心力量仍然是人才隊伍建設(shè)。人才隊伍建設(shè)是實施企業(yè)檔案信息化的成功之本。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，要始終把更新人的傳統(tǒng)觀念和知識結(jié)構(gòu)、提高人的綜合素質(zhì)和信息技術(shù)應(yīng)用能力放在第一位。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案隊伍的整體素質(zhì)

人才是企業(yè)檔案信息化的建設(shè)者，更是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。當(dāng)前企業(yè)檔案隊伍的整體素質(zhì)與企業(yè)信息化發(fā)展的總體要求尚有較大差距。企業(yè)檔案部門的員工隊伍的整體素質(zhì)與信息化發(fā)展的總體要求尚有較大差距。企業(yè)檔案部門的員工隊伍多由檔案專業(yè)人員（業(yè)務(wù)人員）、非專業(yè)人員（管理人員）和技術(shù)人員組成，技術(shù)人員不了解檔案工作，檔案專業(yè)人員則不懂技術(shù)，檔案工作隊伍缺乏既懂檔案業(yè)務(wù)又熟悉信息技術(shù)的“全才”。應(yīng)該說，在現(xiàn)有的檔案管理機構(gòu)中，占大多數(shù)的是檔案專業(yè)人員，他們的意識還停留在傳統(tǒng)觀念上，在技術(shù)適應(yīng)層面上，還不具備檔案信息化管理的素質(zhì)。造成這一狀況的原因是多方面的，除了歷史原因外，另一方面一是認(rèn)識不足，對檔案信息化的迅猛發(fā)展以及檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)缺乏深刻的認(rèn)識；二是知識結(jié)構(gòu)較為單一，計算機運用能力低影響了檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、運用和維護。

二、企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)的關(guān)鍵

企業(yè)檔案人才隊伍建設(shè)的關(guān)鍵是要實現(xiàn)復(fù)合型、高素質(zhì)以及協(xié)同工作。所謂復(fù)合型有兩層含義：一是要打破過去檔案人才隊伍的結(jié)構(gòu)模式，在隊伍構(gòu)成上要更加注重學(xué)科專業(yè)的交叉互補，不能僅局限于歷史、檔案等傳統(tǒng)學(xué)科人才，管理學(xué)科、信息技術(shù)等方面的人才將顯得十分重要；二是在隊伍的知識更新和技能拓展方面要加強計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識，縱向了解行業(yè)管理與需求，橫向了解檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合，業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)將被告賦予新的內(nèi)涵。所謂高素質(zhì)就是要具備能夠適應(yīng)信息化挑戰(zhàn)，能夠應(yīng)用信息技術(shù)和駕馭信息資源的整體素質(zhì)。把更新觀念、把握時代全局、明確歷史責(zé)任作為檔案工作團隊的基本理念，把更新手段、積累信息資源、廣泛開發(fā)利用作為檔案工作團隊的基本工作，立足現(xiàn)實、注重需求、努力創(chuàng)新，打造一支能夠抓住機遇、迎接挑戰(zhàn)的新型人才隊伍。所謂協(xié)同工作就是要充分利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實現(xiàn)各類人才之間的合作，發(fā)揮個人優(yōu)勢，提高工作效率。

三、企業(yè)檔案人才隊伍的構(gòu)成

企業(yè)檔案信息化建設(shè)必須提升和改造傳統(tǒng)的檔案管理和利用方式，在檔案信息化建設(shè)過程中，整個人才隊伍構(gòu)成應(yīng)包括：

一是企業(yè)檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)組織體系，這是整個信息化建設(shè)的核心領(lǐng)導(dǎo)層，負責(zé)檔案信息化建設(shè)的決策、規(guī)劃、推進、指揮，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件和工作環(huán)境；

二是具有領(lǐng)導(dǎo)能力負有組織領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人可能不是檔案信息技術(shù)的行家，但他們有信息化意識和時代的緊迫感，能夠在自己領(lǐng)導(dǎo)的范圍內(nèi)，大力推動檔案信息化進程。

三是企業(yè)檔案信息化專門技術(shù)方面的信息專業(yè)人才，負責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計、建設(shè)；

四是企業(yè)檔案管理實踐中積累、整理、開發(fā)檔案信息資源的檔案信息專門人才，負責(zé)檔案信息化建設(shè)具體內(nèi)容的實施；

五是企業(yè)檔案資源用戶，在社會實踐活動中檔案信息的利用是檔案信息化建設(shè)的主要目的，只要是遵守有關(guān)管理規(guī)范，有檔案需求的人，都可以成為檔案信息資源的用戶。

四、企業(yè)檔案人才隊伍的培養(yǎng)

企業(yè)檔案信息化是一項技術(shù)性很強的工作，對于人力資源開發(fā)和人才隊伍建設(shè)都有特殊的要求，必須樹立依靠人才的思想，以觀念更新為先導(dǎo)、技術(shù)保障為手段。

一是必須加強現(xiàn)在檔案工作者的技術(shù)培訓(xùn)，充分了解計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的原理，掌握軟硬件應(yīng)用的一般知識，切實提高計算機應(yīng)用技能，氫檔案管理理論方法與信息技術(shù)手段的應(yīng)用結(jié)合鹽業(yè)，用現(xiàn)代管理理念駕馭技術(shù)手段，用現(xiàn)代技術(shù)推動管理目標(biāo)的實現(xiàn)，立足信息化的業(yè)務(wù)需求努力探索檔案信息化的建設(shè)模式，形成新的管理思想、理論和體系；

二是必須對系統(tǒng)的創(chuàng)建與維護人員，特別是檔案信息處理的專業(yè)技術(shù)人員進行檔案管理業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，包括檔案工作的法律法規(guī)和檔案管理的理論方法避免把計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段和現(xiàn)代管理設(shè)備的配置當(dāng)作目的，從而忽視以檔案管理和開發(fā)利用的目的；

三是必須認(rèn)識到信息技術(shù)高速發(fā)展的規(guī)律、社會分工日益精細的現(xiàn)實，檔案管理信息系統(tǒng)的完善、應(yīng)用軟件開發(fā)的升級、信息安全體系的健全都不可能完全依賴自身的技術(shù)力量，而只能依靠社會化的信息技術(shù)人力資源來支撐，只有充分利用社會化的技術(shù)維護資源，才能保證檔案信息化始終能夠應(yīng)用最新的信息技術(shù)，更好地應(yīng)用新應(yīng)用軟件。

五、企業(yè)檔案人才建設(shè)的重點

目前企業(yè)檔案人才建設(shè)的重點是立足于現(xiàn)有人員的培養(yǎng)提高。而培養(yǎng)企業(yè)檔案工作者的現(xiàn)代信息素質(zhì)尤其重要。

一是現(xiàn)代信息意識：在信息時代，信息的產(chǎn)生在規(guī)模、數(shù)量上是前所未有的。只有具備了現(xiàn)代信息意識，才能捕捉和收集檔案信息。這就要求檔案工作者不斷拓展自己的知識面，更新觀念、提高素質(zhì)。

二是信息管理能力：信息管理能力主要指檔案信息的評估能力、組織能力以及維護檔案真實性的能力。將檔案信息提供給利用者，是檔案工作的核心內(nèi)容和根本任務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)時代，由于信息量過于龐大，為了及時有效地開發(fā)信息資源，檔案工作者必須具備比以往更強的評估、組織能力，正確評價檔案信息的價值根據(jù)用戶的需求，篩選、組織信息資源。同時，由于數(shù)字檔案載體不穩(wěn)定等因素，檔案工作者必須具備比以往更強的維護文檔真實性的能力。

三是前瞻預(yù)見能力：即根據(jù)用戶的利用情況和市場調(diào)查，有前瞻性、有預(yù)見性地加強信息資源的收集、積累、整合與開發(fā)。

六、結(jié)語

企業(yè)檔案工作者要從思想上、工作上、技能上逐步由傳統(tǒng)的檔案管理者向現(xiàn)代檔案信息管理者轉(zhuǎn)變。通過對企業(yè)檔案管理者素建設(shè)，使其掌握現(xiàn)代信息技術(shù)知識，更好地服務(wù)于現(xiàn)代企業(yè)管理。檔案工作者的主要任務(wù)是管理信息而非實體。這種角色的轉(zhuǎn)變是一種質(zhì)的變革。檔案工作崗位將重新冼牌，一部分將進行原有的檔案實體管理，一部分走信息化管理和應(yīng)用的路子，分工將進一步精細化、專業(yè)化。因此，檔案工作者一方面要加強自身素質(zhì)建設(shè)，努力掌握現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力、信息加工處理能力等；另一方面還要通過各種途徑和方式，幫助利用者掌握網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的組織、開發(fā)和獲取等方面的知識，培養(yǎng)用戶的信息能力，使用戶方便獲得和利用數(shù)字檔案信息資源。

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