淺談信息時代下的檔案管理

王莉麗

隨著全球網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，信息技術(shù)迅速發(fā)展，計算機被廣泛地應(yīng)用到各個領(lǐng)域。信息技術(shù)的普及，也為電子政務(wù)的建立做了良好的鋪墊，成為各個工作崗位開展工作的必備工具和手段。如今人類生活的方方面面，都離不開信息化，電子計算機和通信技術(shù)的有機結(jié)合為信息化提供了便利條件。當(dāng)然，作為引導(dǎo)電子政務(wù)全面建設(shè)的機關(guān)檔案更加離不開計算機的信息化技術(shù)。電子檔案的形成，有利于檔案管理員進一步加深對檔案管理工作的認(rèn)識，優(yōu)化檔案保存和整理的時間，提高檔案管理員的工作效率，為進一步與時俱進、營造機關(guān)電子檔案與電子政務(wù)和諧發(fā)展提供了有力保障。

檔案信息數(shù)字化是信息化時代對檔案管理工作的特殊挑戰(zhàn)，也給檔案工作者和社會帶來巨大的機遇。如何把握好信息化時代帶來的機遇努力做好自己的本職工作以及如何通過有效的方法去克服工作中的挑戰(zhàn)是檔案管理員目前需要思考的問題。電子政務(wù)是一個新興的辦公方式，它的出現(xiàn)給辦公人員提供了極大的方便，但是當(dāng)下很多旅游局檔案管理部門底子薄、人員流動性大，而且并沒有從根本上認(rèn)識到信息化電子政務(wù)的好處，沒能與信息化辦公同步。這就要求旅游局根據(jù)自身實際情況，主動積極地加強對檔案管理工作的重視程度，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，學(xué)習(xí)借鑒國內(nèi)國外電子政務(wù)的先進經(jīng)驗，全身心地參與到檔案管理工作中去，全面提升機關(guān)檔案管理整體水平，投入人力、物力、財力，將電子文件歸檔管理和數(shù)字化檔案建設(shè)納入電子政務(wù)和辦公自動化建設(shè)之中，爭取早日實現(xiàn)辦公自動化、信息化。

一、信息化社會要求提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)指的是檔案工作者在本職崗位上應(yīng)具備的專業(yè)知識、專業(yè)技能以及職業(yè)道德的總和。檔案管理人員的素質(zhì)高低直接關(guān)系到旅游局檔案管理工作的開展，因此，必須提高旅游局檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理人員首先要熱愛自己的工作，對檔案工作有責(zé)任心，能夠發(fā)揮自己的特長去做好檔案工作；把所學(xué)的檔案知識和檔案法規(guī)靈活的運用到日常檔案管理中去。檔案具有一定的保密性和政治性，因此要求檔案管理人員必須具有保密意識，對待工作的認(rèn)真程度直接反映了一個人的素質(zhì)的高度。另外，作為檔案管理人員還要具有較高的服務(wù)意識，在倡導(dǎo)雷鋒精神的新世紀(jì)，機關(guān)工作人員必須要有服務(wù)意識，能夠為上級領(lǐng)導(dǎo)和群眾帶來便利；還要多學(xué)習(xí)專業(yè)知識，多參加各類培訓(xùn)，大力倡導(dǎo)創(chuàng)新意識，形成良好的工作局面，逐漸成為復(fù)合型檔案管理人才?？傊?，政治理論知識扎實，檔案專業(yè)知識深厚，科學(xué)文化知識廣博，是一個檔案專業(yè)人員比較理想的知識結(jié)構(gòu)。

二、信息化社會要求旅游局加強檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

旅游局必須將檔案管理作為機關(guān)的一項重要基礎(chǔ)工作來抓，不斷完善和提高檔案管理的硬件投入，進一步建立健全檔案工作管理制度。檔案管理主要是檔案的歸檔、管理、利用、統(tǒng)計、保密、鑒定、銷毀、移交、借閱等一系列工作。雖然旅游局的工作比較繁忙，但是對于檔案管理的重視不能忽視，要結(jié)合旅游信息化建設(shè)進程，加大對檔案管理工作的物質(zhì)和技術(shù)力量的投入，可以設(shè)置綜合檔案室，并配備檔案管理設(shè)備和相應(yīng)辦公軟件輔助工作的開展。只有旅游局在硬件方面達(dá)到了檔案管理工作的要求，才會提高對文件材料進行鑒定、整理、立卷的效率，才會有利于組卷合理、排列規(guī)范、保管期限劃分準(zhǔn)確、封面填寫清晰合規(guī)，也保證了入庫案卷的質(zhì)量。同時，健全各項規(guī)章制度，提升檔案管理規(guī)范程度也很必要。需要切實做到主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓、分管領(lǐng)導(dǎo)重點抓，經(jīng)常詢問檔案管理工作，明確分工，任務(wù)細(xì)化，落實責(zé)任。

三、信息化社會要求旅游局檔案管理工作具有時效性

當(dāng)今時代，是信息時代。信息化將人類社會帶入了另一個世界，人們開始追求時效性，對于復(fù)雜的工作通過信息技術(shù)能夠很快的處理，大大減少了工作時間，提高了工作效率。同樣，作為檔案管理人員必須要有時間觀念，增加服務(wù)力度，將“時間就是生命”作為行動的指南，優(yōu)化工作細(xì)則，探索工作新思路，這樣才能及時完成任務(wù)。面對計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，傳統(tǒng)的工作方法面臨巨大挑戰(zhàn)。對于檔案管理工作而言，更需要充分利用好信息技術(shù)，社會上開發(fā)出的許多檔案管理軟件對檔案管理工作有很大的幫助，這些軟件通過數(shù)據(jù)的錄入，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換分析以及收集整理，不僅縮短了工作時間，提高了工作效率，還有利于對過去錄入的數(shù)據(jù)進行檢索。

四、信息化社會要求領(lǐng)導(dǎo)加強對檔案管理工作的重視程度

現(xiàn)在有的機關(guān)單位對于檔案管理不重視，對于科員的指導(dǎo)教育程度不夠，很容易將一些重要的文字資料以及聲音圖片制品等丟失，久而久之，檔案管理部門就沒有了生機。這種現(xiàn)狀必須改變，否則影響深遠(yuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)要加強對檔案管理工作的重視程度，給予檔案管理人員最大的支持，把健全檔案管理作為全局信息化的一部分去落實，使黨員干部充分做好本職工作，提高服務(wù)意識和對檔案的保護意識。隨著市場經(jīng)濟的不斷完善，檔案管理工作的壓力就與日俱增，同時檔案管理難度也不短增加，給檔案管理人員提出了很多難題。檔案管理人員隊伍建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息化成功的決定因素，決定著檔案信息化的發(fā)展速度和質(zhì)量。信息時代就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子檔案的規(guī)范管理，還要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)知識，確保檔案信息化的安全性。另外，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展歷史和現(xiàn)代化技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，不斷提高他們的工作技能，才能確保檔案管理工作穩(wěn)步提高。

信息化給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)的同時，也為獲取信息提供了極大的便利性。通過信息技術(shù)對檔案資源進行管理，節(jié)約了大量時間和精力，降低了信息傳輸?shù)臅r間成本，減少了工作步驟。每一個旅游局檔案管理工作人員必須清楚地認(rèn)識到檔案管理工作是一項長期、艱苦的工作，必須具備高度的責(zé)任感和使命感，樹立檔案管理至上的理念，努力提升自己的專業(yè)水平，將檔案管理工作做好做到位。努力多思考，多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。檔案工作者一方面要耐得住寂寞，踏踏實實地工作，提高檔案工作的自身價值，發(fā)展檔案事業(yè)，而且還要深入貫徹檔案的相關(guān)法律法規(guī)，全面做好檔案基礎(chǔ)工作，由單一型人才向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，提高檔案的利用率。

（責(zé)編 張敬亞）