如何做好衛(wèi)生局檔案管理工作

朱艷秋

公共衛(wèi)生體制改革進(jìn)一步加深，對衛(wèi)生局檔案管理工作的要求日益提高。如何加大檔案的管理力度并充分利用檔案的功能就變得尤為重要。衛(wèi)生局檔案管理正規(guī)化亟待提高，只有檔案管理正規(guī)了，才會在工作中更加規(guī)范、清晰地發(fā)揮作用，才會更好地服務(wù)社會，才會適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，從而提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的水平。

衛(wèi)生局檔案管理工作紛繁復(fù)雜，是一項系統(tǒng)性比較強的工作，且具有封閉性和連續(xù)性等特點。這就對檔案管理員的素質(zhì)要求很高，需要改變以往科室內(nèi)單一的處理事情的方法，要分門別類地將檔案整理好、保存好，提高工作效率，為衛(wèi)生監(jiān)管工作做好堅實后盾。如今人們越來越關(guān)注衛(wèi)生監(jiān)管，這也在無形之中對檔案管理工作提出了新的要求。如何做好衛(wèi)生局檔案管理工作被提上日程。因此，作為基層衛(wèi)生局檔案管理人員，我認(rèn)為做好衛(wèi)生局檔案管理工作應(yīng)該做好以下幾點。

一、落實檔案管理制度，明確責(zé)任

沒有制度的約束，很多事情都會沒有效率。正如中國有句老話叫：沒有規(guī)矩，不成方圓。檔案管理工作必須建立嚴(yán)格的制度，明確檔案工作的職責(zé)重要性，使各科室對文件資料的收集和整理有據(jù)可循。建立嚴(yán)格的檔案查閱制度，專人專管，明確規(guī)定檔案查閱要符合相關(guān)規(guī)定并做好詳細(xì)記錄。如果需要外借檔案，必須有所需檔案單位開具的正式介紹信并有主管單位蓋章簽字才可外借。建立嚴(yán)格的檔案存放制度，定期清理陳舊檔案，做好檔案歸類，不得拆頁、不得丟失，以確保檔案的完整性。

明確分工，統(tǒng)一管理，責(zé)任到人。采取有力措施，進(jìn)行檔案管理。樹立典型，對表現(xiàn)突出的管理員進(jìn)行嘉獎，以達(dá)到激勵的作用。合理獎罰，尋求員工積極上進(jìn)。在工作中，檔案管理員要改變傳統(tǒng)觀念，樹立正確的價值觀和時效觀。結(jié)合單位工作實際，建立檔案管理體系，為檔案管理工作更上一層樓打下堅實基礎(chǔ)。用行政手段明確權(quán)、責(zé)、利的關(guān)系，樹立檔案就是潛在生產(chǎn)力的觀念，使檔案管理更有效、更持續(xù)健康發(fā)展，從而加強和規(guī)范檔案管理工作，保障檔案完整性。

二、提升檔案管理人員素質(zhì)

檔案管理員是負(fù)責(zé)單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的工作人員，是直接接觸檔案的基層服務(wù)人員。因此檔案管理員的個人素質(zhì)高低直接關(guān)系到一個單位檔案管理工作的效率。檔案管理員必須具備檔案管理專業(yè)知識和檔案管理工作經(jīng)驗，熟悉檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。在工作上要求必須細(xì)心，具有較高的業(yè)務(wù)水平和原則性，對待檔案必須嚴(yán)肅，不得未經(jīng)允許私自拆封或者外借檔案。樹立加強保密觀念，對文件檔案等做好保密工作，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率。配合領(lǐng)導(dǎo)積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。制定詳細(xì)的工作計劃，合理安排工作流程，有條不紊地進(jìn)行檔案管理工作。

社會的飛速發(fā)展，使得無紙化辦公被越來越多的單位所接受，這就要求檔案管理人員也必須熟練掌握計算機操作和辦公軟件專業(yè)知識，能夠較好地提供服務(wù)。從目前縣衛(wèi)生局的現(xiàn)狀看，許多檔案管理員流動性大、穩(wěn)定性差，現(xiàn)代知識技術(shù)水平并不是非常高，缺乏復(fù)合型和高技術(shù)人才，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但是仍然不能夠充分利用起來，不能發(fā)揮現(xiàn)代化無紙化辦公的目的。因此，提升檔案管理員的素質(zhì)勢在必行。只有基層服務(wù)人員的素質(zhì)提高了，才能使縣衛(wèi)生局檔案管理工作逐步走上正規(guī)化，合理化的道路。

三、提高對檔案管理的重視程度

不能把檔案管理工作看做可有可無，應(yīng)該把檔案管理看做衛(wèi)生系統(tǒng)工作的重要組成部分。只有檔案管理形成機制，并且在軟硬件上有了保障，才會適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求。隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對于有價值的原始資料的重視程度加深。只有提高對檔案管理的重視程度，才能更好地服務(wù)社會，更好地服務(wù)群眾。這里的重視包括領(lǐng)導(dǎo)重視和檔案管理員重視。

領(lǐng)導(dǎo)重視就是要求領(lǐng)導(dǎo)在工作中認(rèn)真、客觀地對待檔案管理，將檔案管理工作作為日常工作的一部分抓起來，加強領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，專人負(fù)責(zé)，將檔案管理工作落到實處。定期組織人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)或者聘請專家到局里、到科室進(jìn)行講座，提高科員工作積極性。領(lǐng)導(dǎo)作為一個單位的帶頭人，具有導(dǎo)向作用。無論是公司還是企事業(yè)單位，領(lǐng)導(dǎo)的決策和價值觀都具有很深的影響力。我建議可以將檔案管理工作納入機關(guān)管理的年度計劃目標(biāo)中，與其他工作一同參與年度績效考核。

檔案管理員重視就是要求檔案管理員不斷提高自身素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)水平，加強責(zé)任心、事業(yè)心，將檔案管理工作當(dāng)成一項使命去完成。檔案管理員作為基層服務(wù)人員，要求工作細(xì)心，原則性強，認(rèn)真對待每一份檔案，秉承“全心全意為人民服務(wù)”的工作理念，認(rèn)真貫徹落實上級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的要求和意見，對各類檔案做好接收、登記、管理、分類、歸檔等工作，確保檔案安全。

四、組織全員參與，創(chuàng)新服務(wù)理念

檔案與文化建設(shè)有著密切的聯(lián)系，二者之間相互滲透、相互促進(jìn)、共同發(fā)展?？h衛(wèi)生局和工作人員都要創(chuàng)新服務(wù)理念，提高檔案工作水平，增強服務(wù)意識，為建設(shè)先進(jìn)的衛(wèi)生監(jiān)管機構(gòu)服務(wù)。因此，檔案管理員必須樹立新型服務(wù)理念，通過創(chuàng)新服務(wù)，切實提高工作質(zhì)量。

通過積極探索，尋找檔案管理工作的新模式。

面對檔案服務(wù)工作呈現(xiàn)的變化，檔案管理員也要與時俱進(jìn)，打破傳統(tǒng)封閉的工作模式，創(chuàng)新服務(wù)理念，變被動工作為主動服務(wù)，建立方便人民群眾的檔案管理體系，最大限度地發(fā)揮檔案的整體效能。另外組織全員參與是很有必要的，過去的檔案管理工作過于單一，宣傳力度不夠，其實檔案管理工作本身并不應(yīng)該與其他部門分離，而是要有機地結(jié)合在一起。一個單位的檔案管理工作不僅依靠領(lǐng)導(dǎo)重視，更需要的是內(nèi)部全體人員的共同配合，從而形成濃郁的檔案管理氛圍。

縣衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)和同事對我的工作有很大的幫助，我會在工作中按照《檔案法》的規(guī)定去執(zhí)行，努力提升自己的業(yè)務(wù)水平，加大對檔案管理的宣傳力度，扎實自己的檔案管理基礎(chǔ)。同時，也會積極參加各種培訓(xùn)，利用業(yè)余時間多學(xué)習(xí)相關(guān)知識，提高工作的適應(yīng)能力，爭取在一段時間內(nèi)提高工作效率，規(guī)范自己的工作方法。檔案管理工作雖然繁瑣復(fù)雜，但是檔案工作人員必須要有高度的責(zé)任心和踏實肯干的態(tài)度，嚴(yán)于律己，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，發(fā)揮檔案管理員的功能作用，確保檔案管理工作順利進(jìn)行，圓滿完成工作任務(wù)，為縣衛(wèi)生局各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為全面建設(shè)小康社會服務(wù)。

（責(zé)編 張敬亞）