新常態(tài)下學校檔案管理現(xiàn)狀及對策

摘要：本文從學校檔案管理工作普遍存在的問題并針對問題提出對策，以適應新常態(tài)下學校檔案管理的需要，進一步提升學校的管理水平，具有一定的指導意義。

關鍵詞：學校；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

學校檔案是歷史的鏡子，記錄著學校的過去和現(xiàn)在，承載著未來的發(fā)展方向。學校檔案記錄了學校的一切活動，保存?zhèn)洳閷W校各種文字材料的總和，它是研究改進、提高教育事業(yè)的不可多得的寶貴史料和學校管理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量一所學校管理和教育教學工作水平的標尺之一。新常態(tài)下做好學校檔案的管理工作，對整個學校有著極其重要的意義。

一、當前學校檔案管理工作普遍存在的問題

現(xiàn)階段，很多學校對檔案管理工作不夠重視，檔案管理資源不足和管理手段不高，其主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）檔案管理工作不規(guī)范

雖然部分學校按照檔案法的要求，加強了對檔案的領導和管理，并且按照國家檔案館建設標準，建立了規(guī)范的檔案館，但是仍然有部分學校因各種原因，檔案管理工作還沒有完全規(guī)范，檔案管理沒有納入法制管理，科學管理軌道。檔案大多分散到校內各部門多家管理，專兼職管理人員配備不到位，管理制度不健全。由于缺乏及時歸檔意識，導致一些基層單位檔案長期不整理，不裝訂，管理水平低，收集渠道不通暢。

（二）硬件設施不達標，檔案資料不全

學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作，為學校發(fā)展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普遍存在如下的現(xiàn)象：一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易缺失或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現(xiàn)象，也使得學校檔案管理工作的開展加大了難度。

（三）開發(fā)檔案信息滯后，利用效果不明顯

學校檔案工作的宗旨是為教育教學服務，為師生服務，為社會服務。但事實上許多學校特別是基層學校，教學及科研檔案的利用效果并不理想。原因有二：一是檔案工作人員兼職太多，許多學校檔案人員兼做著文書工作，有的還兼做人事、信息、接待、會務等諸多工作，縱使檔案人員長有三頭六臂也未必能靜下心來做好檔案工作。每年能按期做好文書檔案，及時接收教學檔案那已經(jīng)是很不錯的了，哪有時間從事信息開發(fā)，檔案編研工作。第二，許多學校的檔案人員來自教師隊伍中不能擔任教學工作的人員，這些人對教育教學管理工作陌生，對檔案業(yè)務也知之甚少，通過培訓才能勉強上崗，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限，學術水平不高，對教學、科研檔案無所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。開發(fā)信息資源，主動提供利用水平有待于提高。

（四）檔案管理人員的服務態(tài)度欠缺

由于檔案管理人員的工作量相對較大，很多學校的檔案管理也有很多種類，例如，一些學校不僅僅具有學歷教育，還有非學歷教育。其中學歷教育主要分成成人教育以及全日制教育，還包括在校學生的材料、成績、名字等資料的管理。因此，學校的檔案管理工作非常繁重。然而，在這樣繁重的工作當中，檔案管理人員的待遇卻相對較低，這樣嚴重影響了基層學籍檔案管理人員的工作態(tài)度，過多的流動人口也不利于學籍檔案的管理工作。

二、做好學校檔案管理工作應采取的措施

（一）增強檔案意識健全各項制度

增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證。首先，學校領導要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識競賽來提高教職工的檔案意識。其次，制定明確的崗位目標責任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進、出室及時真正實現(xiàn)資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時收集有關資料，使檔案資料的完整性、準確性得到保證。

（二）實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，拓寬服務領域

隨著社會科技的進步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

（三）多點開花，豐富檔案管理工作內容

檔案工作是一項積累性工作。首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理，全方位收集相關檔案資料，倡導全體師生支持學校，積極提供有記錄價值的教育教學資料，也要努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，比如收集分散的知名校友檔案等，使室藏檔案內容豐富充實起來。

（四）不斷強化檔案管理人員的服務意識

檔案管理是一種管理和知識服務的工作。隨著社會的不斷發(fā)展，管理人員應該不斷加強這種服務意識。要提高檔案管理人員服務意識主要包括以下幾點：第一，檔案工作人員要建立不斷學習方針、政策，樹立正確的人生觀和價值觀。第二，要求檔案管理人員認真學習與檔案有關的法律法規(guī)，了解學校檔案的真實面貌。第三，一定要熟練掌握學籍檔案管理方面的工作，掌握專業(yè)技能，如計算機等管理工具。不斷優(yōu)化自身的專業(yè)性。第四，要適當?shù)奶岣邔W校檔案管理人員的待遇，激發(fā)他們工作的積極性。

（五）努力與校園文化建設相結合

學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍，最大范圍反映學校的文化風貌。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭取校領導的支持進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

科學規(guī)范的檔案管理才能適應新形勢的需要，才可以提升學校的管理水平。做好檔案的保管和利用工作，不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，而且還可以為學校的發(fā)展和進步做出應有的貢獻。使檔案管理工作不斷邁上規(guī)范標準化的道路。

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作者簡介：劉盈（1970.3）女，壯族，廣西百色人，大學本科，百色市祈福高中從事辦公室、檔案管理工作，研究方向：檔案管理。