現(xiàn)代企業(yè)差旅費(fèi)的管理策略研究

張鈺琛

摘 要：隨著企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展速度的加快，規(guī)模也越來(lái)越大，差旅出行也日漸增多，方式也多種多樣。實(shí)現(xiàn)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的現(xiàn)代化管理是新時(shí)代企業(yè)堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)道路，對(duì)企業(yè)而言，具備完善的資源使用能力與成本管理能力，是實(shí)施健康運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)創(chuàng)新、價(jià)值管控的重要基礎(chǔ)。差旅費(fèi)作為企業(yè)的一項(xiàng)關(guān)鍵管理，也必然會(huì)步入現(xiàn)代化、信息化以及精細(xì)化的管理道路。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè);差旅費(fèi);管理費(fèi);策略研究

差旅費(fèi)是企業(yè)的一項(xiàng)可控成本項(xiàng)目，并愈來(lái)愈受到企業(yè)的重視。近些年來(lái)，伴隨著經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的迅猛推進(jìn)，差旅費(fèi)也日益發(fā)展成為企業(yè)的一項(xiàng)重要支出費(fèi)用。有效控制企業(yè)的差旅費(fèi)用成為當(dāng)前提高企業(yè)管理能力與經(jīng)濟(jì)效益的重要舉措。然而，我國(guó)多數(shù)企業(yè)依然未對(duì)差旅費(fèi)予以足夠的重視，而有關(guān)差旅費(fèi)的不必要支出、審報(bào)程序復(fù)雜等一系列問題，需要當(dāng)前國(guó)內(nèi)企業(yè)加以研究并解決。

一、差旅費(fèi)的基本概況

差旅費(fèi)主要指企業(yè)員工在外出差所產(chǎn)生的所有費(fèi)用，例如，員工出差參加會(huì)議、進(jìn)行談判、參觀考察、參加培訓(xùn)、貨物推銷、市場(chǎng)拓展等多屬于企業(yè)的差旅費(fèi)用項(xiàng)目。從一定程度上講，凡事企業(yè)的外部出行行為費(fèi)用都要納入到差旅費(fèi)的范圍之內(nèi)，員工差旅費(fèi)是企業(yè)成本開支的一個(gè)主要組成部分，更是有效控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的一個(gè)重要因素，我國(guó)企業(yè)必須予以足夠的重視與相應(yīng)的管理。

對(duì)于企業(yè)的各種外部出行行為，通常都會(huì)產(chǎn)生交通費(fèi)用、住宿費(fèi)用以及就餐費(fèi)用等，另外還有車票費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、以及行李費(fèi)等與常見費(fèi)用所緊密相聯(lián)的一系列費(fèi)用，因此，最為常見的企業(yè)會(huì)計(jì)差旅費(fèi)項(xiàng)目即是交通費(fèi)、餐宿費(fèi)以及公雜費(fèi)這三項(xiàng)。按照差旅費(fèi)支出的目的與渠道，差旅費(fèi)通常包括可報(bào)銷與非報(bào)銷兩種，即部分費(fèi)用由企業(yè)承擔(dān)，但有些開支則需個(gè)人自行承擔(dān)，比如土特產(chǎn)、服裝、藥品等私人物品的購(gòu)買就屬于個(gè)人的消費(fèi)行為，企業(yè)不予以報(bào)銷，另外還有超出企業(yè)所規(guī)定范圍的開支部分，都要由個(gè)人自行承擔(dān)。差旅費(fèi)所包含的項(xiàng)目種類繁多，從原則上看，一切與外出行為相關(guān)的活動(dòng)開支都應(yīng)列入到差旅費(fèi)的相關(guān)賬目之中，認(rèn)真詳細(xì)分析與研究差旅費(fèi)用所包括的相關(guān)內(nèi)容，并對(duì)之進(jìn)行科學(xué)化的分類，是企業(yè)財(cái)務(wù)職員實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)高效管理的前提與基礎(chǔ)。

二、差旅費(fèi)管理存在的主要問題

（一）企業(yè)對(duì)差旅費(fèi)管理缺乏應(yīng)有的重視

多數(shù)企業(yè)都比較重視會(huì)務(wù)談判的最終結(jié)果，針對(duì)采購(gòu)、市場(chǎng)營(yíng)銷等諸多流程非常關(guān)注，而對(duì)差旅費(fèi)用的管理則未予以足夠的重視，這種認(rèn)識(shí)偏見直接導(dǎo)致差旅費(fèi)管理的漏洞情況嚴(yán)重。通常情況下，差旅費(fèi)在企業(yè)總成本中所占據(jù)的比例偏低，大部分企業(yè)管理人員都是將差旅費(fèi)劃定在一定的幅度范圍內(nèi)進(jìn)行變動(dòng)，而對(duì)其變動(dòng)的原因或者構(gòu)成元素等并為進(jìn)行認(rèn)真的考究，這對(duì)差旅費(fèi)的科學(xué)化、長(zhǎng)遠(yuǎn)化管理是非常不利的。

（二）差旅費(fèi)現(xiàn)金報(bào)銷制度的弊端

當(dāng)前我國(guó)大部分企業(yè)在實(shí)施差旅費(fèi)用報(bào)銷的過程中，依然采用現(xiàn)金預(yù)付或直接支付等方式進(jìn)行報(bào)銷。這種傳統(tǒng)的報(bào)銷形式與新興的信用卡報(bào)銷形式相比，在時(shí)效性、安全性、方便性等方面處于劣勢(shì)，難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，這與發(fā)達(dá)國(guó)家以信用卡為主的差旅費(fèi)用報(bào)銷形式形成了突出的對(duì)比，因此，加快信用卡等新興支付手段的推行，是我國(guó)企業(yè)差旅費(fèi)用管理的重要發(fā)展方向。

（三）企業(yè)差旅費(fèi)管理的控制力度不夠

盡管多數(shù)企業(yè)構(gòu)建起了差旅費(fèi)管理制度與相關(guān)報(bào)銷程序，但由于缺乏執(zhí)行力與管控力度，致使其成效發(fā)揮不慎明顯。例如，部分企業(yè)為了彰顯對(duì)特定員工與管理人員的關(guān)心，不注重差旅成本的原則，凡事出行就定飛機(jī)或高鐵，住宿則只選豪華類的賓館，原本可以選擇的經(jīng)濟(jì)型交通工具與住宿條件則予以不理，這種不必要的差旅費(fèi)用對(duì)于企業(yè)成本的控制是呈負(fù)相關(guān)的。

三、提高現(xiàn)代企業(yè)差旅費(fèi)管理的對(duì)策

（一）完善差旅費(fèi)管理的各項(xiàng)制度

差旅費(fèi)的管理不但要減少費(fèi)用，而且要提升差旅費(fèi)的合法性與透明性，促進(jìn)差旅費(fèi)管理程序的標(biāo)準(zhǔn)化與效率化，強(qiáng)化員工的創(chuàng)造性、積極性與滿意度，增強(qiáng)企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。所以，我國(guó)企業(yè)必須制定科學(xué)合理、清晰明確的差旅費(fèi)管理制度，并隨社會(huì)環(huán)境的不斷變化，對(duì)之進(jìn)行不斷更新與創(chuàng)新。

（二）組建差旅費(fèi)管理的專職部門

著名的西門子企業(yè)在十年前就已成立了專職的差旅費(fèi)管理職能部門，對(duì)差旅費(fèi)實(shí)施全面的管理，每年為企業(yè)節(jié)省了相當(dāng)一部分費(fèi)用開支，采取此項(xiàng)舉措的企業(yè)還有美敦力醫(yī)療器械公司等。一些企業(yè)管理人員認(rèn)為只要差旅費(fèi)的年開支達(dá)到二百萬(wàn)以上的企業(yè)就有必要成立專門的差旅費(fèi)管理職能部門，對(duì)企業(yè)的差旅費(fèi)用進(jìn)行全權(quán)負(fù)責(zé)，并制定出適合企業(yè)的差旅費(fèi)管理機(jī)制，對(duì)專業(yè)差旅服務(wù)公司進(jìn)行認(rèn)真篩選，從而更好的完成差旅費(fèi)管理任務(wù)與目標(biāo)。

（三）推進(jìn)差旅費(fèi)用定額與獎(jiǎng)懲的相互結(jié)合

當(dāng)前的一些企業(yè)已經(jīng)對(duì)差旅費(fèi)用的定額管理與相關(guān)獎(jiǎng)懲相結(jié)合的途徑進(jìn)行了探索，例如，按天進(jìn)行承包;依據(jù)進(jìn)貨量、銷售額以及毛利等的比例核定差旅費(fèi)，節(jié)支歸差旅員工，超支則需差旅員工自負(fù)等。這些舉措有助于差旅員工積極性與創(chuàng)造性的調(diào)動(dòng)，以及差旅費(fèi)的效用發(fā)揮。但這一措施過于籠統(tǒng)，尤其容易產(chǎn)生盲目進(jìn)貨以及庫(kù)存的大量積壓，為企業(yè)帶來(lái)不必要的損失與浪費(fèi)。因此，根據(jù)出差的性質(zhì)進(jìn)行具體劃分，確立分明的獎(jiǎng)罰原則，最大程度的調(diào)動(dòng)員工的積極性，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）利用現(xiàn)代科技?jí)嚎s差旅成本

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)提供了越來(lái)越多的技術(shù)支持，如果企業(yè)將其納入到差旅應(yīng)用之中，可以有效的降低差旅的次數(shù)，從而實(shí)現(xiàn)成本的節(jié)約。比如，思科研制出的仿真化視頻會(huì)議技術(shù)，在2007年這一年期間，就節(jié)約了數(shù)千次的跨洋差旅，節(jié)約了巨大的差旅費(fèi)用。所以，針對(duì)非必須性的面對(duì)面會(huì)務(wù)或談判等，企業(yè)可以采用視頻、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化信息科技手段加以代替，從而有效的控制差旅費(fèi)用。

總而言之，差旅費(fèi)作為一項(xiàng)可控的企業(yè)成本費(fèi)用，對(duì)其研究與創(chuàng)新對(duì)于推動(dòng)企業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。因此，針對(duì)當(dāng)前企業(yè)在差旅費(fèi)管理方面存在的諸多問題，企業(yè)需要通過制度完善、強(qiáng)化執(zhí)行、優(yōu)化程序等措施實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的有效控制。本文基于此進(jìn)行的研究以及提出的解決途徑，希望可以為相關(guān)研究與企業(yè)發(fā)展提供有價(jià)值的幫助。

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