檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用分析

鄭輝

【摘要】隨著信息化的建設(shè)和發(fā)展，檔案管理也在發(fā)生著巨大的變化，但不論如何變化，檔案管理基礎(chǔ)工作都是不可取代的，它的作用是容忽視的。本文就檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用進(jìn)行了深入的分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；作用

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來(lái)越高，但檔案管理的基礎(chǔ)工作還存在著不少問(wèn)題。一旦檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題將直接影響檔案的調(diào)用和查詢。如何深化檔案管理工作，解決檔案管理難題，就要從分析現(xiàn)代管理基礎(chǔ)工作的問(wèn)題開(kāi)始，加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作作用的研究。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案分類、訂裝、登記、查詢、注銷都是檔案管理基礎(chǔ)的工作。每一部分都有一定的要求。例如分類就要按照地點(diǎn)、時(shí)間、內(nèi)容、形式等進(jìn)行有層次的分類。檔案管理基礎(chǔ)工作每一部分都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，稍有差錯(cuò)就有可能使這份檔案隱身在信息庫(kù)里，無(wú)法查詢調(diào)取。不完備或者丟失的信息會(huì)造成嚴(yán)重的后果。接下來(lái)本文就檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性進(jìn)行探究。

1.1促進(jìn)檔案管理更為規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) 檔案的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性主要取決于檔案查找的有效性和檔案的完整性。檔案管理基礎(chǔ)工作主要是對(duì)檔案的分類、登記，這樣可以快速檢索有效信息剔除無(wú)效的不完整的信息，將檔案進(jìn)行重新分配和歸檔，同時(shí)對(duì)檔案的標(biāo)題進(jìn)行分類和標(biāo)明頁(yè)碼，更便于增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性和有效性。

1.2提高查找檔案的準(zhǔn)確率

在檔案的查找中首先要進(jìn)行檔案的錄入分類和存儲(chǔ)。將檔案錄入到檔案管理的信息庫(kù)，便于查找時(shí)使用。隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使得檔案的檢索變得更為方便快捷，但對(duì)于信息的編輯匯總分類就變得而更加重要。在信息錄入過(guò)程中檔案管理人員一定要錄的詳細(xì)，將分類找準(zhǔn)，設(shè)置關(guān)鍵詞，提高檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。

1.3加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

檔案管理的現(xiàn)代化主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的應(yīng)用。在計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的引擎和運(yùn)算率下，檔案的檢索和調(diào)取的查準(zhǔn)率都得到了極大的提高。但在眾多的信息里如何挑選排序也是非常重要的。一定要分清主次，重要的、加急、利用率較高的要優(yōu)先處理。將重要的與次要的區(qū)分開(kāi)來(lái)，這樣在檢索的過(guò)程中就能較快的找出。用科學(xué)的方法加快現(xiàn)代檔案管理的科學(xué)化。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問(wèn)題

檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的，但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問(wèn)題。

2.1檔案管理人員對(duì)基礎(chǔ)工作不重視

檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對(duì)此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)程度不夠，無(wú)法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對(duì)企業(yè)是非常重要的，基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無(wú)法調(diào)取，就會(huì)對(duì)今后的檔案整理工作造成一定的影響。

2.2檔案的分類不合理

很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象，分類標(biāo)準(zhǔn)太過(guò)單一。有些檔案在分類時(shí)致使簡(jiǎn)單的按照時(shí)間分類，完全沒(méi)有考慮內(nèi)容，使得在檢索時(shí)非常麻煩常會(huì)檢索出大量的檔案。還有的檔案頁(yè)碼標(biāo)注不全，使得檔案缺頁(yè)或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會(huì)出現(xiàn)各種問(wèn)題。

2.3檔案的編號(hào)缺失或不準(zhǔn)確

檔案編號(hào)也是檔案管理的重要部分，在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號(hào)，使得許多新的內(nèi)容無(wú)法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒(méi)有設(shè)計(jì)目錄，使得很多檔案無(wú)法被準(zhǔn)確定義，丟失的部分無(wú)法確定，已經(jīng)存在的部分無(wú)法排序，影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

2.4檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對(duì)新知識(shí)接受能力差，很多高新的信息管理方法都無(wú)法理解和應(yīng)用，無(wú)法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對(duì)新事物學(xué)習(xí)快，探索性強(qiáng)，能更好的操作信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

三、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性

檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對(duì)檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對(duì)待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。

3.1提高工作人員對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)

在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn)，讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識(shí)到這份工作的重要，在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求，在繁瑣的工作中能堅(jiān)持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個(gè)企業(yè)的正規(guī)程度。

3.2加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

檔案管理中重要的就是對(duì)檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致，關(guān)鍵詞區(qū)分更完善，就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫(kù)，加速檔案檢索速度。一個(gè)完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求，檔案管理人員對(duì)檔案的管理會(huì)更認(rèn)真，有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行，否則就形同虛設(shè)。

3.3強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)

信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用，檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類，將檔案信息分類填寫細(xì)致，在設(shè)置關(guān)鍵詞時(shí)要準(zhǔn)確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號(hào)或意義不明的詞匯，控制題名的長(zhǎng)度。在設(shè)置檢索信息時(shí)要優(yōu)先一些新的檔案信息，分清主次。同時(shí)丟失的檔案也要標(biāo)明，方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新，保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

3.5加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏，做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的基礎(chǔ)工作就是整個(gè)檔案管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有這一步驟其余的現(xiàn)代化都是沒(méi)有意義的，前期的分類裝訂登記都是為了方便后期的查找和調(diào)取，所以這一步驟至關(guān)重要。只有將檔案管理的基礎(chǔ)工作做好了，檔案管理工作就變得簡(jiǎn)單了。檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性不容忽視。

參考文獻(xiàn)

[1]吳玉萍.檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代化檔案管理中的作用[J].2014