新時期如何創(chuàng)新高職檔案管理工作

李銀亭

【摘要】高職檔案是高職院校發(fā)展歷史的縮影，對高職科研、教學和社會服務等職能起著重要作用。目前，隨著高職教育改革的不斷深入和外部環(huán)境的日趨復雜，高職的檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，如何適應新時期的教學、科研和管理的需要，創(chuàng)新高職檔案管理模式，提高檔案利率效率，促進高職的長遠健康發(fā)展。是高職檔案管理工作人員亟需關注的課題之一。

【關鍵詞】高職檔案；信息化；檔案資源；人員素質

一、前言

隨著知識經濟的到來，知識在現(xiàn)代生活中起著越來越重要的作用，成為社會發(fā)展的主要推動力量，對知識的管理也日益成為現(xiàn)代管理的核心部分。高職是人才、知識和科技的密集的場所，承擔著教學、科研等與知識經濟密切相關的職能。所謂高職檔案就是在漫長發(fā)展過程中，高職在教學、科研等活動中形成了大量有價值的文字、圖表、聲像等記錄，這些記錄是高職幾代師生共同智慧的結晶，不僅在傳承高職文化、反映學校各個學期師生活動等方面具有重要作用。而且對于服務學?？蒲泻徒虒W工作、服務社會等方面作用顯著。然而，由于傳統(tǒng)思想和現(xiàn)實條件的制約，高職檔案管理中存在諸多的問題，例如檔案管理人員素質不高，高職領導對檔案工作不重視，高職檔案服務方式單一、信息化手段落后等等，這些問題成為高職檔案管理工作順利開展的桎梏，導致高職檔案的功能大打折扣，這就需要我們不斷創(chuàng)新檔案管理的思想和手段，切實提高高職檔案管理的有效性。

二、新時期高職檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1、加強宣傳、提高檔案意識

長期以來，高職對檔案管理工作的重要性認識不足，部分領導認為檔案管理可有可無，在資金、辦公場所、人員配備上投入較少，影響了檔案工作的順利開展。部分科研人員不愿意配合檔案管理部門的工作，不能及時將科研成果進行歸檔，一些職能部門也不愿意將材料送交檔案部門，造成很多珍貴的檔案材料積壓或者丟失，導致高職檔案管理工作進展緩慢。部門師生也認識不到檔案的重要性，甚至不知道檔案室的具體位置。鑒于此，高職要加大對檔案重要性的宣傳，提高高職領導、師生的檔案利用意識，一方面高職可以利用學校網站、校園廣播、校報等方式加大宣傳力度，在廣大師生中間普及檔案知識，改變人們對檔案工作的神秘感和陌生感。另一方面，檔案室要積極組織多種形式的講座和培訓，讓廣大的師生學會如何利用檔案、如何查詢檔案資料，充分發(fā)揮高職檔案的價值。

2、推進高職檔案管理的現(xiàn)代化

信息化時代，高職檔案管理工作的順利開展需要現(xiàn)代化的檔案管理設備和工具，在部分高職，由于對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理部門的設備嚴重不足或者老化，計算機、掃描儀、刻錄機、服務器等都十分短缺，高職檔案工作的效率大打折扣。為此，高職要加強計算機技術在檔案管理中的應用，加快檔案信息資源的數(shù)字化、網絡化進程，從檔案資源的產生到歸檔都進行計算機操作，實現(xiàn)檔案管理的信息一體化，實現(xiàn)一次輸入、反復利用的效率，大大提高工作效率，也讓檔案管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，進行更深度的檔案產品開發(fā)，以適應知識經濟的需要。同時，為方便利用傳輸和聯(lián)網，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數(shù)據庫，充分發(fā)揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理現(xiàn)代化的基礎工作。另外，檔案管理工作要充分發(fā)揮網絡的優(yōu)勢，將有價值的檔案信息公布在網上，提高檔案服務的廣泛性，同時也是帶動檔案收集、整理等工作的有效方法。

3、培養(yǎng)合格的高職檔案人才隊伍

高職檔案管理工作的順利開展離不開一支高素質的人才隊伍。為適應知識時代對檔案管理工作的要求，高職要加大對檔案管理人員的開發(fā)和培訓力度。一是通過繼續(xù)教育來解決檔案管理人員知識老化的問題。隨著知識經濟的興起和計算機技術的發(fā)展，高職檔案管理人員存在嚴重的專業(yè)性不強、知識面窄的問題，通過培訓可以讓檔案工作人員學習先進的檔案管理前沿知識，了解高職檔案管理的最新理念，掌握檔案管理的先進操作技能，這樣才能勝任當前對檔案工作的要求。培訓方式可以多種多樣，可以請一些專家來進行定期培訓，提高檔案人員素質。也可以組織檔案人員參加一些檔案工作的學術交流活動，提高自己的業(yè)務能力。也可以選拔優(yōu)秀的檔案工作人員到高職進行一段時間的專業(yè)學習，更新老化的知識，回來后可以起到幫傳帶的作用，讓更多的檔案工作人員從中受益。為了提高工作人員參加培訓的積極性，高職可以將繼續(xù)教育與職稱進行掛鉤，鼓勵檔案工作人員通過多種方式來提高自己的檔案服務意識和能力。

4、促進檔案信息資源共享

高職檔案信息具有一定的潛在價值，只要善于開發(fā)和利用，就會最大化的提高高職檔案利用的效率，實現(xiàn)高職工作的應有價值。廣大的高職師生是高職檔案工作的主要服務對象，為了提高檔案資源開發(fā)的針對性，檔案管理人員要充分調研用戶對檔案的需求，加強與科研部門、教務部門以及其他職能部門的溝通，從而確定檔案資源的開發(fā)的主題和內容。在檔案資源開發(fā)的前期，檔案管理部門要充分發(fā)揮網絡的作用，加強各種信息的收集和整理，不斷豐富檔案資源數(shù)據庫，為后續(xù)的檔案資源開發(fā)提供基礎。同時，在信息化社會，高職師生對檔案信息資源的需求不斷增加，單個高職檔案室的信息資源產品難以滿足用戶的實際需要，因此高職應該加強對其他高職和科研院所之間的聯(lián)系，聯(lián)合其他高職進行檔案資源產品的開發(fā)，不僅彌補了高職檔案管理部門人力不足的難題，也實現(xiàn)了資源共享，提高了編研質量。另外，高職檔案管理部門也可以采取與校內外科研部門、經濟部門等跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合方式，來共同進行檔案信息編研開發(fā)，使開發(fā)出來的產品更具針對性、時效性。

5、拓展服務方式，提高服務主動性

高職檔案管理工作的重點是提高發(fā)揮檔案的價值，提高檔案服務的質量。因此，高職檔案館必須轉變服務觀念，將工作重點由傳統(tǒng)的整理轉向檔案信息的重組和創(chuàng)新，將檔案中大量固化、凝結狀態(tài)的信息，據用戶和市場需求，按專題重組和創(chuàng)新，為用戶提供綜述、報告、發(fā)展展望等知識重組類服務，變被動的、低檔次的、知識備查服務，為積極主動的、高層次的、超前的知識配送服務，使檔案館現(xiàn)藏檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮。這是檔案館適應時代要求，開展信息服務的基礎和前提。當然，在提供信息為社會服務時，要注意運用前瞻性思維方式，科學地預測市場需求，為社會開發(fā)檔案信息，使開發(fā)出來的產品具有超前性、針對性，以滿足用戶的需求。

三、結語

總之，隨著高職教育改革的不斷深入和現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，高職檔案工作已經從手工作業(yè)向現(xiàn)代化管理過渡，從封閉式管理走向開放式服務，從單一的管理走向復合式的應用，正成為現(xiàn)代高職科研、教學職能的重要保障，高職檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇，需要所有檔案管理工作提高認識，創(chuàng)新工作方法，充分發(fā)揮高職檔案的價值。

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