關(guān)于檔案開發(fā)和信息安全的分析

摘 要：檔案是一類包含重要信息的文件，尤其是人事檔案等，包含了許多重要的個(gè)人信息，如果發(fā)生泄漏，將會給個(gè)人甚至群體帶來不可預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)。但是，由于檔案包含了多種重要信息，具有深層開發(fā)的巨大潛力，也是信息時(shí)代對檔案管理轉(zhuǎn)型的基本要求，如何在檔案開發(fā)和信息安全之間取得平衡，確保檔案開發(fā)能夠符合信息安全要求，是需要進(jìn)行深入研究的。本文對檔案開發(fā)和信息安全做了簡單介紹，深入分析了在信息安全下進(jìn)行檔案開發(fā)的策略。

關(guān)鍵詞：檔案開發(fā);信息安全;策略

檔案開發(fā)已經(jīng)成為檔案管理的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，如何充分挖掘利用檔案自身攜帶信息的價(jià)值，已經(jīng)成為擺在相關(guān)人員面前的一個(gè)問題。在信息安全的基本要求下，通過科學(xué)合理的手段進(jìn)行檔案開發(fā)已經(jīng)成為檔案管理的新思路。

一、檔案開發(fā)和信息安全

（一）檔案開發(fā)

檔案開發(fā)就是通過科學(xué)合理的手段，對檔案信息進(jìn)行充分利用，使其在其他方面發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。比如，可以通過對全國高校的學(xué)籍檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，用以研究普通高校生源分布特點(diǎn)、農(nóng)村大學(xué)生變化趨勢，進(jìn)而指導(dǎo)高校招生政策進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化。此外，還可以將人事檔案和銀行系統(tǒng)進(jìn)行對接，對每個(gè)人的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行全面評估，在個(gè)人需要辦理銀行的各類金融業(yè)務(wù)時(shí)，銀行可以根據(jù)其基本檔案資料，提供科學(xué)合理的服務(wù)，避免給個(gè)人帶來較大的經(jīng)濟(jì)壓力，比如購房貸款。這些只是檔案開發(fā)的一些較為基本的應(yīng)用，可以使原本存放在檔案室的信息發(fā)揮其實(shí)際的功能。

檔案開發(fā)是檔案管理工作的新思路，其不再局限與傳統(tǒng)的管理模式，將檔案管理從“管”逐步轉(zhuǎn)向“用”。這不僅可以使檔案管理的工作變得靈活起來，更可以提升檔案管理的工作成效。

（二）信息安全

目前，信息時(shí)代已經(jīng)到來，信息的價(jià)值已經(jīng)體現(xiàn)得淋漓盡致。與此同時(shí)，信息安全的問題也逐漸凸顯，已經(jīng)得到各行各業(yè)的高度重視。

信息安全主要是指信息的真實(shí)性、完整性、保密性、未授權(quán)拷貝以及寄生系統(tǒng)安全性。信息安全的覆蓋范圍很廣，上至國家機(jī)密，下至個(gè)人吃喝拉撒，都屬于信息安全的范疇。同時(shí)，信息安全具有針對性，即指信息對于某一具體對象來說才存在安全隱患，對其他對象而言是不存在安全隱患的。比如網(wǎng)絡(luò)中的一些不適宜青少年的信息，其對于青少年群體而言，就是不安全的信息，對于成人而言，就不存在這一問題。

二、信息安全下的檔案開發(fā)

（一）強(qiáng)化檔案質(zhì)量

檔案之中記錄了人類社會的各種信息，也綜合反映了社會個(gè)人的成長、發(fā)展歷程，比如學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。想要對檔案信息進(jìn)行開發(fā)利用，需要做好三個(gè)方面的基本工作。

第一，加強(qiáng)檔案信息的采集、整合和處理工作。采集、整合和處理是檔案信息開發(fā)的基本前提。檔案信息采集應(yīng)該盡可能地通過檔案本人親自進(jìn)行，確保每一項(xiàng)信息真實(shí)可靠，而且唯一，確保各類檔案信息資料的一致性，比如姓名、學(xué)習(xí)經(jīng)歷等。檔案信息整合主要是指對同一個(gè)人的各類檔案信息進(jìn)行整合，補(bǔ)充缺失的地方，確保檔案信息完整，能夠從各個(gè)角度對檔案本人進(jìn)行分析。檔案處理主要指對檔案中重復(fù)、多余的信息進(jìn)行刪除，優(yōu)化檔案信息的排列順序，突出關(guān)鍵信息的顯示位置。

第二，科學(xué)編制檔案信息檢索。檔案信息檢索就是查找需要檔案資料的關(guān)鍵手段。通常情況下，檔案的數(shù)量是十分龐大的，想要快速精準(zhǔn)的定位一份檔案，就需要使用特別的代碼標(biāo)識這份檔案，然后通過該標(biāo)識快速準(zhǔn)確的查找到該檔案。該標(biāo)識就是檔案信息檢索編制的實(shí)際體現(xiàn)。通常情況下，檔案信息檢索編制可以通過時(shí)間代碼和關(guān)鍵詞兩種方式來進(jìn)行。時(shí)間代碼就是使用檔案入庫的時(shí)間作為檔案標(biāo)識，用以查找具體時(shí)間節(jié)點(diǎn)的檔案。但是這種方法存在一定的缺陷，就是同時(shí)入庫的檔案不止一份，或者相關(guān)人員不知道檔案入庫時(shí)間，就會給查找?guī)硪欢ɡщy。所以目前最常用的還是關(guān)鍵詞檢索，即通過一些關(guān)鍵詞語快速定位某份檔案，比如人名、地區(qū)、年齡、性別等，通過這些關(guān)鍵詞就可以快速綜合定位一份檔案。

第三，強(qiáng)化檔案信息編制研究。檔案信息編制研究就是通過一個(gè)具體的題目，將與該題目相符合的檔案進(jìn)行整合和分析，以便可以生成新的文獻(xiàn)，用于指導(dǎo)相關(guān)工作。檔案信息編制研究，首先需要選擇合適的方向，即對社會發(fā)展進(jìn)步具有積極影響的方向進(jìn)行檔案信息編制研究，不可出于私利進(jìn)行檔案信息編制。其次要通過科學(xué)合理的手段進(jìn)行檔案信息編制研究，充分挖掘信息價(jià)值進(jìn)行深度處理，使其發(fā)揮出最大效用。

（二）加強(qiáng)信息安全

在檔案開發(fā)的過程中，加強(qiáng)信息安全是不可缺少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。加強(qiáng)信息安全主要可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行。

第一，提升檔案開發(fā)人員的基本素質(zhì)。檔案開發(fā)人員是檔案信息的直接接觸者，只有提升檔案開發(fā)人員的基本素質(zhì)，才能在工作中表現(xiàn)出高度的信息安全意識。一個(gè)方面是要加強(qiáng)檔案開發(fā)人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其在檔案開發(fā)工作中能夠按照相關(guān)要求進(jìn)行工作，不會出現(xiàn)違背職業(yè)道德的行為。另一個(gè)方面是要加強(qiáng)檔案開發(fā)人員的信息安全意識，使其在相關(guān)工作中，時(shí)刻不忘信息安全，每一項(xiàng)工作都在符合信息安全的基本要求下進(jìn)行。

第二，加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的管理。目前許多檔案都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，因此，需要構(gòu)建專業(yè)的安全防護(hù)體系來保證信息安全。這可以與信息安全廠商進(jìn)行合作，對檔案信息系統(tǒng)的安全性進(jìn)行評估，然后再進(jìn)行針對性改進(jìn)，全面提升檔案信息安全。

第三，加強(qiáng)檔案開發(fā)過程中的信息安全。在檔案開發(fā)過程中，不可避免的要與非檔案管理人員進(jìn)行合作，在合作過程中檔案信息可能存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。因此，就需要加強(qiáng)這一過程中的檔案信息管理。一是在合作過程中要制定詳細(xì)的保密協(xié)議，二是對檔案開發(fā)的合作對象進(jìn)行嚴(yán)格甄選，確保檔案開發(fā)過程的信息安全。

三、結(jié)束語

檔案開發(fā)是檔案管理工作的新思路，也是檔案管理的未來發(fā)展方向。在檔案開發(fā)過程中，需要加強(qiáng)信息安全，在檔案開發(fā)的每一個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)信息安全措施，檔案開發(fā)既不會出現(xiàn)信息安全問題，又可以實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬景，趙怡紅.論高校檔案信息化建設(shè)與開發(fā)[J].中小企業(yè)管理與科技，2012（19）.

[2]安娜.檔案開發(fā)與信息安全[J].云南社會主義學(xué)院學(xué)報(bào)[J].2014（01）.

[3]宋丹.基于信息安全風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制的檔案信息安全保障體系建設(shè)研究[J].探索，2013（12）.

作者簡介：許麗英（1963–），女，漢族，福建泉州，研究方向：檔案管理。