淺析檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)思考

唐嘉莉

【摘要】隨著現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及推廣，改變了檔案本身的一些形式。首先，在數(shù)字化的沖擊下，檔案本身的形式由原先文本檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的電子檔案。其次，檔案管理模式也發(fā)生轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)手工模式發(fā)展到單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式，再到網(wǎng)絡(luò)信息管理模式，最后到現(xiàn)在的知識(shí)管理模式。同時(shí)，管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。伴隨著管理模式的不斷變化，以前手工的文本檔案管理流程已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，必須與時(shí)俱進(jìn)，針對(duì)電子檔案管理特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。本文總結(jié)目前檔案管理現(xiàn)代化中存在的問(wèn)題，并提出相關(guān)的解決途徑。

【關(guān)鍵詞】檔案管理現(xiàn)代化；數(shù)字化技術(shù)；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

中圖分類號(hào)：G27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1006-0278（2015）04-133-02

一、檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題

（一）檔案現(xiàn)代化化專業(yè)人才匱乏

檔案要實(shí)行現(xiàn)代化管理，人的因素起到關(guān)鍵作用。大多數(shù)檔案管理人員對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)己熟門熟路，而對(duì)現(xiàn)代化管理的管理理念和手段只有淺薄的認(rèn)識(shí)，這已是一個(gè)普遍存在的問(wèn)題。目前各檔案管理人員往往都是專業(yè)背景，熟知程序，能熟練操作計(jì)算機(jī)，但是對(duì)檔案管理沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，對(duì)檔案現(xiàn)代化化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案現(xiàn)代化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案現(xiàn)代化只是技術(shù)部門的事情等。另外，更不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等知識(shí)。

（二）檔案數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險(xiǎn)

在檔案現(xiàn)代化建設(shè)中，其安全風(fēng)險(xiǎn)主要是兩個(gè)方面，一個(gè)是檔案管理系統(tǒng)的安全問(wèn)題，二是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，而這樣并不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地保障數(shù)據(jù)安全。另外，從的防范能力來(lái)講，在易被攻擊的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身保護(hù)方案無(wú)法確保實(shí)時(shí)安全依靠技術(shù)不能有效防止各種攻擊破壞行為，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。網(wǎng)絡(luò)的不安全性己成為制約信息化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。網(wǎng)絡(luò)上的任何節(jié)點(diǎn)和站點(diǎn)，都有可能遭遇攻擊。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷被發(fā)展，伴隨著網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)越顯突出。

（三）硬件設(shè)施配置不到位、不合理

檔案的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)施現(xiàn)代化管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，就好比是高級(jí)轎車行走在鄉(xiāng)村道路上一樣，路與車之間的不匹配，導(dǎo)致車輛的良好性能無(wú)法發(fā)揮，配置基礎(chǔ)設(shè)施就像是修建高速公路一樣，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式使得一些單位決策者認(rèn)為檔案管理就是將各階段的紙質(zhì)文件材料收集起來(lái)集中保管，采用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的檢索，根本不予考慮檔案管理系統(tǒng)所需要的服務(wù)器、掃描儀等信息處理設(shè)備。另一部分單位認(rèn)為實(shí)施檔案現(xiàn)代化管理的預(yù)期效益低，巨大的投資在短期內(nèi)無(wú)法獲得回報(bào)，使得現(xiàn)代化管理遲遲無(wú)法提上日程。建設(shè)和完善檔案信息網(wǎng)絡(luò)更是遙遙無(wú)期。

另一方面，一些單位將有限的建設(shè)經(jīng)費(fèi)集中投入到低性價(jià)比的設(shè)備設(shè)施上。一些決策者盲目強(qiáng)調(diào)設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代快，配置技術(shù)裝備應(yīng)一步到位，過(guò)度配置了一些不符合實(shí)際需要的設(shè)備。忽視了硬件軟件配置與利用能力之間的匹配平衡；忽視了技術(shù)的成熟程度和設(shè)備壽命的有限性，設(shè)備設(shè)施在有效生命周期內(nèi)利用率低下，從而造成巨大的資源浪費(fèi)。

二、實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化的方式

（一）提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

現(xiàn)代化的檔案管理對(duì)工作人員提出了更高的要求，作為現(xiàn)代化的檔案管理人員，需要掌握豐富的理論知識(shí)，擁有較強(qiáng)的管理水平和技術(shù)水平。因此，根據(jù)目前的現(xiàn)狀，必須要提高其檔案業(yè)務(wù)水平。檔案部門的工作人員不僅要高理論水平如文化知識(shí)和檔案意識(shí)、管理觀念，還要提高業(yè)務(wù)能力。只有這樣檔案的管理效率才會(huì)大幅提高。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案工作，定期為員工安排繼續(xù)深造的機(jī)會(huì)，才能滿足現(xiàn)代化的社會(huì)對(duì)檔案發(fā)展的新需求。作為檔案部門，應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行檔案管理方面的知識(shí)培訓(xùn)，講述最新的管理理念和方法，提高員工的管理理念和意識(shí)，更好的支持和配合檔案部門工作。檔案部門可通過(guò)參加本省市的檔案局的各類培訓(xùn)、業(yè)界間的互相交流、對(duì)相關(guān)部門人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和知識(shí)普及等多種方式提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平?？刹扇?huì)議、座談、一起培訓(xùn)等多種方式進(jìn)行，有利于檔案管理工作的順利展開(kāi)，節(jié)省時(shí)間、提高工作效率。

（二）構(gòu)建全面的現(xiàn)代化管理安全保障體系

信息保障體系的構(gòu)建要從建章立制、技術(shù)水平、人員素質(zhì)等方面進(jìn)行支持，構(gòu)建覆蓋范圍廣的全網(wǎng)防護(hù)體系，安全意識(shí)的強(qiáng)弱也是主要影響因素，采用各種保護(hù)技術(shù)與管理手段，保障網(wǎng)絡(luò)的安全安全、系統(tǒng)安全及其應(yīng)用安全。來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代化檔案信息的安全管理

首先要重視檔案內(nèi)容、載體的安全，針對(duì)涉密檔案要對(duì)操作人員的資格進(jìn)行審查，按照不同職位賦予相應(yīng)的權(quán)限等級(jí)，并且對(duì)操作日志進(jìn)行后臺(tái)記錄；其次要加強(qiáng)機(jī)房、計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備、設(shè)施（如網(wǎng)絡(luò)外設(shè)）及運(yùn)行環(huán)境的安全防護(hù)，如電磁屏蔽、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等，從而加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全使用。最后要加強(qiáng)檔案操作人員的保密教育，并制定嚴(yán)格的保密制度，強(qiáng)化落實(shí)，責(zé)任到人，從而提高人員的保密意識(shí)。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施投入要注重效益、以“軟”定“硬”

購(gòu)置信息化設(shè)備必須大量的資金投入，單位要對(duì)實(shí)施檔案信息化管理投入專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，列入單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)計(jì)劃，給予必要的資金支持。在年度財(cái)務(wù)預(yù)算中充分考慮此項(xiàng)支出。建設(shè)過(guò)程中要處理好不同階段的承上啟下關(guān)系，充分論證可行性，有計(jì)劃、分步驟地推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，配置檔案信息化建設(shè)所必需的軟、硬件配套設(shè)施，為后期工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

信息化設(shè)備設(shè)施的有效技術(shù)壽命只有3～5年，超過(guò)這一年限后，將被淘汰或需要更新改造。在其有效生命周期內(nèi)如果不能獲得充分的“效益”回報(bào)，則不應(yīng)投入，否則，效益周期過(guò)后將面臨設(shè)備升級(jí)或淘汰更新所需的二次投入，最終導(dǎo)致效益低下，浪費(fèi)將十分驚人。

硬件設(shè)備因“有形”，易于看到投資效果和展示建設(shè)成效而為人所重視，事實(shí)上，硬件環(huán)境只是軟件運(yùn)行的技術(shù)平臺(tái)而已，一方面，設(shè)備設(shè)施配置要著力于當(dāng)前需要，推后再購(gòu)置非急需的設(shè)備、設(shè)施。由于技術(shù)更新?lián)Q代速度快，信息化設(shè)備的性價(jià)比會(huì)隨著技術(shù)成熟度呈逐年倍增而提高，為日后擴(kuò)展功能留下足夠空間，以更低廉的代價(jià)、采用更先進(jìn)的技術(shù)、以更簡(jiǎn)便的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。另一方面，在自身財(cái)力狀況允許的基礎(chǔ)上，配備適用的、高性價(jià)比的設(shè)施、設(shè)備，而不必一味追求高級(jí)、新穎。許多采用最新技術(shù)的裝備價(jià)格是成熟產(chǎn)品價(jià)格的數(shù)倍，而由于不夠成熟而未成為主流裝備，其技術(shù)生命未必能延長(zhǎng)多久。因此，追求裝備的技術(shù)先進(jìn)和功能完備是檔案信息化建設(shè)之大忌。當(dāng)然，也不可貪圖便宜購(gòu)買低檔次的或近平淘汰的設(shè)備，這些設(shè)備極短的技術(shù)壽命所造成的浪贊更大。與此同時(shí)，要提高已有設(shè)備設(shè)施的利用率。一些基礎(chǔ)使用需求，一般的設(shè)備設(shè)施是可以滿足的。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的經(jīng)濟(jì)和科技形式下，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)。現(xiàn)代化的檔案管理，不僅能加強(qiáng)檔案管理的效率和作用，更能拓展檔案管理的服務(wù)領(lǐng)域，為我國(guó)現(xiàn)代化的發(fā)展帶來(lái)更有多的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。目前我國(guó)現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，在運(yùn)行過(guò)程中還存在著各種各樣的問(wèn)題。所以我們要運(yùn)用合理的方法，通過(guò)人才培養(yǎng)、設(shè)備的引進(jìn)等方式，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平。