淺論檔案實(shí)體的安全問題

曹紅　劉琪

[摘 要]文章結(jié)合本單位的一些實(shí)際情況，從檔案實(shí)體所涉及的安全內(nèi)容及損毀檔案實(shí)體的因素，并提出檔案實(shí)體安全的防范措施等幾個(gè)方面進(jìn)行簡要論述。

[關(guān)鍵詞]檔案實(shí)體；安全問題

檔案是歷史的記錄，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)最具說服力的憑證，一旦損毀，將給黨和國家造成不可挽回的損失。近年來，隨著各級(jí)各部門對(duì)檔案工作的重視程度不斷加強(qiáng)，檔案意識(shí)不斷提高，檔案安全早已列入檔案工作的重中之重。本文從以下幾個(gè)方面對(duì)檔案實(shí)體安全問題進(jìn)行簡要論述。

一、檔案實(shí)體安全的內(nèi)容

檔案實(shí)體安全是指檔案的保管安全，是保證檔案完整、維護(hù)檔案保密性的最基本條件和保障。檔案的保管，是根據(jù)檔案的成份和狀況所采取的存放和安全防護(hù)措施。檔案的保管，既是整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)的一個(gè)重要方面，也是檔案工作諸環(huán)節(jié)中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的環(huán)節(jié)；既是一項(xiàng)管理活動(dòng)，也是一項(xiàng)維護(hù)檔案的完整與安全的技術(shù)性工作。從廣義上來講，檔案實(shí)體安全涵蓋內(nèi)容廣泛，主要包括檔案實(shí)體的物質(zhì)安全、技術(shù)安全、機(jī)制安全、制度安全等各方面的內(nèi)容。

檔案保管主要是對(duì)檔案實(shí)體的日常維護(hù)、保護(hù)性管理，其重點(diǎn)在于維護(hù)，使檔案實(shí)體不受任何損壞，并盡量延長檔案的壽命。因此，除了充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性和掌握檔案保護(hù)技術(shù)和知識(shí)外，還應(yīng)該給檔案實(shí)體提供足夠的物質(zhì)條件和檔案保護(hù)技術(shù)手段。檔案保管的物質(zhì)條件既要和各個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)狀況相聯(lián)系，從實(shí)際情況出發(fā)，不要提出脫離實(shí)際的過高的要求，也要看到檔案是國家的寶貴財(cái)富，絕不能因?yàn)槿狈ζ鸫a的物質(zhì)條件，而使珍貴的檔案遭受不應(yīng)有的損失。根據(jù)各個(gè)單位的實(shí)際情況，從長遠(yuǎn)考慮，必須從以下幾個(gè)方面給檔案實(shí)體提供必要的物質(zhì)與設(shè)備安全的條件。

1.檔案庫房安全。檔案庫房是保管檔案最基本的物質(zhì)安全條件，直接關(guān)系到檔案的保護(hù)和安全。因此，檔案庫房建筑應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和實(shí)用、經(jīng)濟(jì)、美觀的要求，具有防火、防水、防潮、防熱、防蟲、防塵、防有害氣體污染、防盜、防光等九防措施和一定的抗震能力，并盡可能考慮到今后的發(fā)展和適應(yīng)檔案管理中對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的要求。

我們單位檔案館2013年4月下旬從老館址搬遷到新館址 。因地處昆明，四季如春，氣候比較適宜，檔案庫房建筑也按照一定的要求進(jìn)行了重新裝修。檔案工作用房由原來的400多平方米增加到2867.96平方米，其中庫房面積1595平方米。檔案工作用房大大的增加了，做到了辦公室、閱覽室、庫房三分開，為檔案保管條件、提供利用提供了方便。

2.檔案裝具安全。根據(jù)檔案保護(hù)的需要，對(duì)檔案裝具最基本的要求是：耐久堅(jiān)固、經(jīng)濟(jì)適用、外形美觀、方便管理、能充分利用庫房面積、提高庫容量。檔案裝具是檔案館（室）的主要設(shè)備，目前常使用的有多節(jié)鐵皮檔案柜、密集架、保密柜、防磁音像柜等。這些檔案裝具各有各的特點(diǎn)，一般考慮節(jié)省庫房用地因素，采用密集架居多。檔案館搬遷以后，我們單位領(lǐng)導(dǎo)非常重視檔案工作，前期投資了110萬余元用于購置各種設(shè)備款項(xiàng)，檔案柜由原來的1788節(jié)，增加到現(xiàn)在的3888節(jié)，新裝了電動(dòng)密集架59.98立方米，新購買了防磁柜7個(gè)，保密柜5組，為今后檔案工作的發(fā)展，給檔案實(shí)體的保管增加了庫容量。從2008年5月12日汶川大地震以后，使用檔案柜保管檔案比用密集架安全得多。所以，我們建議絕密檔案最好使用保密檔案柜保管，其他紙質(zhì)檔案可以用密集架保管。

3.檔案包裝材料安全。檔案包裝材料一般有卷皮和卷盒。要注意選擇適宜的制成材料制做，規(guī)格應(yīng)力求統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案的包裝是非常重要的，經(jīng)過包裝既能防光、防塵、防有害氣體直接危害檔案，同時(shí)又能減少檔案的機(jī)械磨損。我們單位根據(jù)每年收集檔案的數(shù)量，都是在專用的檔案用品生產(chǎn)廠家進(jìn)行固定購買一定數(shù)量的不同尺寸和大小的國家標(biāo)準(zhǔn)制作的卷皮和卷盒。

4.檔案專用紙張安全。包括卷內(nèi)目錄、備考表、案卷目錄、卡片、各種登記表（?。┑膶Ｓ眉垙垺＝Y(jié)合我們單位檔案工作的情況，每年都購買和使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案專用紙張，對(duì)于提高檔案科學(xué)管理水平和工作效率都是十分重要的。

二、損毀檔案實(shí)體的因素

損毀檔案的原因，主要有兩個(gè)方面，一是人為的，二是自然的。

（一）人為的損毀，主要是由于人為的破壞、盜竊和工作人員在搬遷、包裝、整理、取放、查借閱過程中的粗心大意和疏忽所造成的。（二）自然的損毀有兩大因素：一是內(nèi)在因素，二是外在因素。

1.內(nèi)在因素。影響檔案壽命的內(nèi)在因素主要是指檔案本身的質(zhì)量，即檔案制成材料與字跡材料（如紙張、墨水、復(fù)寫紙、油墨等）的質(zhì)量，它們對(duì)檔案的壽命有直接影響。

影響檔案紙張材料耐久性的因素很多，紙張?jiān)旒埨w維的主要化學(xué)成分—纖維素、半纖維素和木質(zhì)素的含量，纖維的形態(tài)，紙張生產(chǎn)過程帶來的有害化學(xué)雜質(zhì)等，這些都是容易使紙張發(fā)黃變脆，損壞檔案材料的本質(zhì)因素。

墨水、復(fù)寫紙、油墨等字跡材料的質(zhì)量，取決于采用的色素成份的質(zhì)量和加工過程，使用不同的字跡材料書寫，效果就不一樣。要延長檔案的壽命，就要正確地選用以碳黑為色素成份與紙張結(jié)合形成的最耐久或以顏料、色素與紙張結(jié)合形成的比較耐久的字跡材料。

2.外在因素。損毀檔案的外在因素是指保管檔案的條件和周圍環(huán)境中各種有害因素對(duì)于檔案的破壞，外在因素可歸納為以下幾個(gè)方面：

（1）自然因素。檔案存在和運(yùn)用于自然界之中，自然界中的水災(zāi)、火災(zāi)、風(fēng)災(zāi)、地震等自然災(zāi)害時(shí)常發(fā)生，直接危害著檔案的安全。

（2）環(huán)境因素。環(huán)境條件不符合檔案保管的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)對(duì)檔案的安全造成一定的危害。如不適宜的溫濕度和無防火、防水、防塵、防潮、防熱、防蟲、防有害氣體污染、防盜、防光等設(shè)施和措施，都會(huì)給檔案帶來不利的影響，

（3）管理因素。管理因素包括檔案保管的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)制度和工作人員的素質(zhì)、心理、責(zé)任心。如果沒有建立健全的規(guī)章制度，如庫房管理制度、應(yīng)急救援預(yù)案及檔案查借閱審批制度、工作人員的崗位職責(zé)等，將會(huì)給檔案安全帶來一定的損壞。

（4）資金因素。檔案工作資金的投入直接決定檔案部門對(duì)檔案管理工作發(fā)展的總體規(guī)劃。如果檔案管理的資金投入不足，給檔案保管條件造成不利，設(shè)備簡陋，就會(huì)給檔案安全帶來不安全的隱患。

三、檔案實(shí)體安全的防范措施

檔案保管的好壞，直接關(guān)系到檔案的命運(yùn)。為了延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全，防止檔案的損壞，必須對(duì)檔案安全采取一定的防范措施。

1.增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，確保檔案的安全。檔案是國家的寶貴財(cái)富，為了確保檔案的安全，檔案部門應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹國家關(guān)于檔案安全及檔案管理方面的規(guī)定，強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，開展檔案安全教育，普及檔案安全知識(shí)。樹立科學(xué)的正確的檔案安全觀念，堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的方針，開展多種形式的檔案安全教育活動(dòng)，使各級(jí)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和廣大檔案工作者及社會(huì)各界，深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的極端重要性，不斷增強(qiáng)使命感、責(zé)任感和具備高度的政治警惕性，時(shí)刻牢記確保檔案安全，責(zé)任重于泰山，自覺從思想上、行動(dòng)上把檔案安全放在各項(xiàng)工作的首位。

2.建立健全檔案安全保管規(guī)章制度，確保檔案的安全。根據(jù)新形勢(shì)下檔案工作的新特點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)有制度進(jìn)行認(rèn)真清理，建立健全和完善檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的制度，如建立檔案部門工作人員管理制度、技術(shù)管理制度、病毒防護(hù)制度、設(shè)備管理維護(hù)制度、庫房管理制度、應(yīng)急救援預(yù)案以及檔案查閱制度、重要檔案查借閱的審批制度等，做到有章可循，違章必糾，使檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)入有序、可控狀態(tài)，加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的檢查監(jiān)督，對(duì)庫房的所有崗位、人員、設(shè)備和各個(gè)工作環(huán)節(jié)，實(shí)行全方位、全過程的檢查控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除事故隱患。

3.適當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)投入，確保檔案的安全。在有經(jīng)費(fèi)保障的前提下，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備，搞好關(guān)鍵技術(shù)攻關(guān)，同時(shí)確?？s微和數(shù)字化轉(zhuǎn)煥的質(zhì)量，并保證檔案館建筑質(zhì)量，提高其綜合防護(hù)能力。

4.以防為主，防治結(jié)合。安全保管檔案的關(guān)鍵，是運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)方法科學(xué)地保管檔案，保管檔案的方法很多，概括起來，無非是“防”與“治”。防，就是防盜、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光、防破壞等等。這些工作做好了，就可以有效防止檔案文件的損壞。治，就是檔案損壞以后，如何治理。如追查丟失、破壞或火災(zāi)事故的原因和責(zé)任，滅火、防塵、消毒、滅鼠、恢復(fù)紙張的機(jī)械強(qiáng)度、恢復(fù)字跡等。在防和治這兩個(gè)方面，應(yīng)以防為主。

參考文獻(xiàn)：

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[3]《論信息時(shí)代的檔案信息安全保障》，宗文萍、郭莉珠，檔案學(xué)通訊，2004年，第六期.