高等學(xué)校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題與對(duì)策研究

朱愛琴

【摘要】近幾年來，地方性綜合大學(xué)規(guī)模的急劇擴(kuò)大及人數(shù)的迅猛增加使教學(xué)檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與壓力，從而導(dǎo)致很多問題的產(chǎn)生。本文試對(duì)這些問題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的對(duì)策以改進(jìn)目前的狀況。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案管理；教學(xué)活動(dòng)；檔案管理

中圖分類號(hào)：G25文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào)1006-0278（2015）11-152-01

高校教學(xué)檔案是伴隨著教學(xué)活動(dòng)的展開而產(chǎn)生的大量有價(jià)值的各種類型的材料記錄。顯而易見，教學(xué)檔案是高校的所有檔案里相當(dāng)重要的一部分，處于核心地位，在教學(xué)管理中也具有很重要的作用。檔案管理工作是高校的重要組成成分，是教學(xué)評(píng)估不可缺少的依據(jù)。近年來，地方性大學(xué)在不斷地?cái)U(kuò)招，招收人數(shù)的不斷增加將會(huì)導(dǎo)致檔案的激增，從而使檔案管理工作量加大，給檔案管理人員帶來壓力，同時(shí)也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。面對(duì)這種情況，要想使高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)，認(rèn)真正確地處理這些問題顯得至關(guān)重要。

一、高校教學(xué)檔案管理存在的問題

（一）教學(xué)檔案管理人員整體素質(zhì)不高、隊(duì)伍游動(dòng)性比較大

高校的檔案管理工作屬于服務(wù)性事務(wù)，它最根本的目的就是為教學(xué)、科研及教學(xué)改革提供服務(wù)，使它們有據(jù)可查，同時(shí)檔案管理工作也是高校管理工作的重要構(gòu)成成分，其管理情況直接影響高校的未來發(fā)展。近些年來，地方性綜合大學(xué)的招收規(guī)模一直在不斷擴(kuò)大，由此導(dǎo)致大量新檔案的加入，毫無疑問，新檔案的加入使學(xué)校檔案數(shù)量迅猛增多，這給高校檔案管理帶來前所未有的壓力。

（二）教學(xué)檔案管理方法和手段原始陳舊

目前很多高校仍采用原始的檔案管理方法，即主要用手操作，以紙張、案卷為工具進(jìn)行收集、歸檔、檢索等，根本無法充分使用現(xiàn)代數(shù)字媒體對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理。顯然，隨著高校的入學(xué)人數(shù)的增加及高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法顯得力不從心。高校的迅猛發(fā)展需要現(xiàn)代化的檔案管理方式的幫助?，F(xiàn)代化的管理即是借助于計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行的，工作的完成不僅要求管理人員熟練掌握檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)、手段和方法，還應(yīng)該掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)手段。

（三）對(duì)教學(xué)檔案的利用意識(shí)較差，服務(wù)效能低

現(xiàn)代管理理念強(qiáng)調(diào)人文關(guān)懷，要求管理工作應(yīng)當(dāng)以人為一切工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，一切為了人，為了人的一切。與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理當(dāng)然也不可與這種理念相違背。但是調(diào)查顯示，檔案管理的現(xiàn)狀遠(yuǎn)遠(yuǎn)不符合這一理念。很多檔案管理人員為了使檔案能夠保存完好，免受損傷，視檔案的完好存放為工作的出發(fā)點(diǎn)，反而采取“以檔為本”的價(jià)值取向，認(rèn)為只要使檔案保存完好就完成了檔案管理者的任務(wù)，工作至此結(jié)束，他們的任務(wù)就是守著檔案，從未考慮過保存檔案的真正目的在于日常應(yīng)用。有的檔案室內(nèi)的檔案僅可供高校領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)部門使用，外人根本沒有查閱的權(quán)利與機(jī)會(huì)，只有領(lǐng)導(dǎo)才可以利用，這種現(xiàn)象的存在只能導(dǎo)致一個(gè)結(jié)果，即大量有價(jià)值的資料被整齊完好地保存起來，但是資料的價(jià)值卻得不到發(fā)揮。檔案管理不能為人所用，不能為人提供服務(wù)，最終導(dǎo)致檔案的根本價(jià)值不能得到有效發(fā)揮，成了一堆毫無意義的符號(hào)。

二、高校教學(xué)檔案管理對(duì)策

（一）重視教學(xué)檔案管理工作，加大檔案管理工作資金投入，提高人員素質(zhì)

教學(xué)檔案管理是學(xué)校發(fā)展及存在的重要組成部分，具有很高的保存和使用價(jià)值。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)足夠重視檔案管理工作，改變以往觀念，認(rèn)真徹底地了解檔案管理的難點(diǎn)及重要性，高度重視檔案管理情況，經(jīng)常對(duì)管理工作進(jìn)行評(píng)估及改進(jìn)，真正把檔案管理當(dāng)成影響高校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)性任務(wù)，認(rèn)真對(duì)待。同時(shí)應(yīng)當(dāng)把管理工作落到實(shí)處，加大檔案管理的財(cái)政投資力度；同時(shí)要注意引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，盡量使用經(jīng)受過專業(yè)檔案管理培訓(xùn)的業(yè)內(nèi)人士管理檔案，對(duì)于現(xiàn)存的非管理專業(yè)出身的管理人員，應(yīng)當(dāng)經(jīng)常組織培訓(xùn)，提高他們的理論修養(yǎng)及實(shí)踐操作能力，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行思想道德教育，轉(zhuǎn)變他們的傳統(tǒng)管理意識(shí)及理念，使他們可以并且勇于采用新技術(shù)，從而能夠面對(duì)檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

（二）實(shí)現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化

目前，利用電子系統(tǒng)對(duì)高校檔案進(jìn)行管理的情況在高校還很少見，大多數(shù)學(xué)校仍然以紙為主要介質(zhì)，同時(shí)高校的檔案室嚴(yán)重不足，這些問題的存在與近幾年的高校人數(shù)急劇擴(kuò)大產(chǎn)生了矛盾。很明顯，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的信息處理方式對(duì)日常教務(wù)進(jìn)行管理，不可避免地會(huì)影響高校的檔案管理工作的順利開展。而檔案管理的發(fā)展趨勢明顯表現(xiàn)為：充分發(fā)揮現(xiàn)代技術(shù)的作用，采用現(xiàn)代化管理方式，用電子化管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)手段，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化。不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案在不久的將來勢必成為高校教學(xué)檔案的主流。

（三）增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的知識(shí)作用

從本質(zhì)上講檔案即是知識(shí)。眾所周知，知識(shí)就是力量，但是力量不是來自于保密的知識(shí)，而是來自于共享的知識(shí)。與其它物質(zhì)不同，知識(shí)被傳送后，傳播者仍然擁有知識(shí)，甚至通過知識(shí)的交流，傳播者的知識(shí)還會(huì)增加，從而發(fā)生價(jià)值增值。

三、結(jié)語

綜上所述，教學(xué)檔案管理工作是高校管理工作的重要構(gòu)成成分，是一項(xiàng)必須認(rèn)真對(duì)待并關(guān)系到高校能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基石性任務(wù)。通過分析高校檔案管理中存在的各類問題及相應(yīng)的對(duì)策，可以為我們的檔案管理提供一些實(shí)用的參考意見，從而改進(jìn)檔案的管理現(xiàn)狀。筆者認(rèn)為，高校的領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理的重視及投入力度，改變傳統(tǒng)的觀念及看法，樹立正確的思想認(rèn)識(shí)，從而使檔案管理工作的從業(yè)人員更專業(yè)，管理更科學(xué)，方法更得當(dāng)有效，最終實(shí)現(xiàn)檔案的最優(yōu)化管理，為高校教師及廣大的學(xué)生提供最優(yōu)化的服務(wù)，進(jìn)而為大學(xué)的改革與發(fā)展做出自己力所能及的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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