試論檔案管理科學(xué)化水平的路徑分析

王利超

【摘要】檔案信息的管理屬于一種文化實(shí)力的體現(xiàn)，提升檔案管理的科學(xué)化水平也是在體現(xiàn)我國(guó)的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。就目前而言，我國(guó)的主要任務(wù)是構(gòu)建美好、和諧的現(xiàn)代化社會(huì)，這就對(duì)那些處于科研、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的企業(yè)提出了更高的要求。本文從當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀出發(fā)，講述了提升檔案管理的科學(xué)化水平的必要性分析，提出了當(dāng)前提高檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題和提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑以及提高檔案理科學(xué)化水平的保障體系。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 科學(xué)化 有效路徑 體系建設(shè)

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的現(xiàn)狀

隨著我國(guó)進(jìn)入了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，檔案管理工作的科學(xué)化水平能否提高越來(lái)越受到重視。社會(huì)的發(fā)展、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展最重要的主導(dǎo)因素就是知識(shí)，只有先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)、技術(shù)才能更好的推動(dòng)時(shí)代的發(fā)展。社會(huì)大眾對(duì)檔案的科學(xué)化需求越來(lái)越高，檔案館的數(shù)據(jù)多被存儲(chǔ)在磁盤或者等載體中，雖然是比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案要方便快捷，但是也存在缺陷，所以想要檔案管理更加的科學(xué)化，就一定要在安全穩(wěn)定、可靠性的技術(shù)方面有所提升，并且要提高檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)真確性、科學(xué)完整性。隨著檔案管理的日益復(fù)雜，檔案管理的從業(yè)者一定要日益提升自身的能力，這樣才能真正的適應(yīng)需求。面對(duì)著新的挑戰(zhàn)，就需要組建起符合科學(xué)化管理水平的檔案管理隊(duì)伍，在面對(duì)層出不窮的新問題時(shí)能夠快速、及時(shí)、準(zhǔn)確的解決。

二、提升檔案管理的科學(xué)化水平的必要性

1.這是構(gòu)建現(xiàn)代化社會(huì)的必要條件

檔案信息的管理屬于一種文化實(shí)力的體現(xiàn)，提升檔案管理的科學(xué)化水平也是在體現(xiàn)我國(guó)的優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。就目前而言，我國(guó)的主要任務(wù)是構(gòu)建美好、和諧的現(xiàn)代化社會(huì)，這就對(duì)那些處于科研、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的企業(yè)提出了更高的要求。在這種大的時(shí)代背景下，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)化的管理也越發(fā)顯得重要，好的檔案管理可以更及時(shí)、準(zhǔn)確的了解到最新的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，對(duì)我國(guó)的總體發(fā)展?fàn)顩r也有一個(gè)更加清楚的了解?？茖W(xué)化的管理方法可以全面、快速、系統(tǒng)的對(duì)檔案信息進(jìn)行整理，這就可以作為長(zhǎng)期發(fā)展的基本依據(jù)。在檔案管理中充分的利用到現(xiàn)有的科學(xué)技術(shù)水平，可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方法中的不足，對(duì)大眾的需求也有著更加清晰的了解。這些都支持者現(xiàn)代化社會(huì)的構(gòu)建。

2.這是為了滿足檔案管理的實(shí)際需要

經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)的不斷進(jìn)步都造成了檔案管理任務(wù)量的急劇擴(kuò)大，這其中既包括了檔案管理的類型，也包括了檔案管理的數(shù)量。尤其是電子檔案這一新的保存方法的出現(xiàn)直接造成了管理以及使用上的困難。在現(xiàn)實(shí)的生活中，準(zhǔn)確無(wú)誤、及時(shí)迅速的把每個(gè)檔案信息提供給需要的人或機(jī)構(gòu)是目前需要克服的困難之一。綜合以上的幾個(gè)方面不難看出，提升大難管理的科學(xué)水平已經(jīng)勢(shì)在必行。不斷進(jìn)步的電機(jī)技術(shù)以及微縮技術(shù)都為這一問題提供了十分有效的解決途徑。

三、當(dāng)前提高檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)缺乏專業(yè)人才

優(yōu)秀的專業(yè)人才對(duì)促進(jìn)各企事業(yè)單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)具有重要推動(dòng)作用，但是目前我國(guó)各領(lǐng)域單位管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)的專業(yè)人才十分匱乏，而且存在的專業(yè)人才不是年齡偏大，就是沒有接受專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，難以有效促進(jìn)管理檔案的科學(xué)化水平建設(shè)。此外，部分工作者在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，缺乏認(rèn)真的態(tài)度和責(zé)任心難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平建設(shè)中存在的問題，對(duì)管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)不夠重視。因此，有必要培養(yǎng)一批專業(yè)的管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)人才，促進(jìn)檔案管理工作的開展。

2.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)不夠重視

目前，各企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在提高管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)時(shí)，只是簡(jiǎn)單的將專業(yè)人才引入，并沒有為其制定相關(guān)的研究工作和目標(biāo)，對(duì)管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)工作不夠重視。此外，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)沒有進(jìn)行全面的了解，沒有將管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)貫徹落實(shí)，只是將與管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)的有關(guān)工作轉(zhuǎn)交給下屬，導(dǎo)致管理檔案科學(xué)化水平建設(shè)工作停滯不前，難以達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

3.當(dāng)前管理檔案工作科學(xué)化水平程度低

雖然信息技術(shù)已經(jīng)得到廣泛的發(fā)展和普及，但是許多單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，仍然采用落后的管理方式，將許多重要的檔案信息記載到紙張上，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案管理工作的科學(xué)化水平程度降低。此外，采用紙質(zhì)檔案存在許多弊端，其一，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響極易損壞，一旦發(fā)生損害將難以恢復(fù)；其二，在進(jìn)行信息查找時(shí)，難以快速的從紙質(zhì)檔案中找到。

四、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效路徑

1.推動(dòng)檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變

檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案完全，但管理的目的在于利用。如何把"死檔案"變成"活信息"、"活資源"，最大限度地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，是新時(shí)期檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中"沙里淘金"、發(fā)現(xiàn)價(jià)值，把對(duì)社會(huì)有益的東西充分挖掘利用起來(lái)，使其潛在的價(jià)值得到中分實(shí)現(xiàn)，為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2.推動(dòng)檔案管理在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理工作在手段上有了很明顯的改進(jìn)，逐漸淘汰了傳統(tǒng)的人力勞動(dòng)，開始利用先進(jìn)的管理技術(shù)，儲(chǔ)存資料的方式也從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影?，?shí)現(xiàn)了管理的智能化、自動(dòng)化、科學(xué)化。這一方面，西方的一些發(fā)達(dá)國(guó)家比我們要先認(rèn)識(shí)到檔案管理向科技型轉(zhuǎn)變的重要性。因此，我國(guó)也不能落后，要不斷增加檔案管理手段的科技含量，加快電子檔案系統(tǒng)的建立，注重電子技術(shù)的應(yīng)用和開發(fā)。現(xiàn)如今，國(guó)際上已經(jīng)形成信息公共平臺(tái)，人們通過電子計(jì)算機(jī)不僅能夠查找到我國(guó)的各種檔案，還可以學(xué)習(xí)借鑒其他國(guó)家的史實(shí)資料。另外，這樣做不僅大大增強(qiáng)了空間的利用率，還未珍貴的資料的保存提供了有效的載體。

3.推動(dòng)檔案管理在服務(wù)上由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變

檔案室設(shè)立就是以服務(wù)人民為主要的工作原則。但是在城里之初，由于檔案室內(nèi)的檔案比較珍貴，人民對(duì)資料的保護(hù)意識(shí)還不夠強(qiáng)烈，因此一般的檔案室都是呈現(xiàn)出封閉型的狀態(tài)，很少有對(duì)外開放的時(shí)候，服務(wù)的對(duì)象范圍較小，因此根本沒有發(fā)揮出檔案的使用功能?，F(xiàn)如今，社會(huì)逐漸進(jìn)入了信息時(shí)代，電子信息技術(shù)的普及為檔案的利用增加了多個(gè)途徑，檔案管理在管理上也逐漸從封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型。真正實(shí)現(xiàn)了為大眾服務(wù)的目的，切實(shí)的與民眾建立起了親密的關(guān)系。

4.推動(dòng)檔案管理在資源上由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變

從古至今的文獻(xiàn)資料可以說(shuō)是"浩瀚如海"，這些海量的工作就是檔案管理機(jī)構(gòu)的城里基礎(chǔ)，如果沒有大量的檔案，那么檔案機(jī)構(gòu)也沒有建設(shè)的必要，但是要知道的是，檔案的保存機(jī)構(gòu)不是將大量的資料堆放到一起就可以，還要根據(jù)檔案的類型和價(jià)值程度，進(jìn)行相應(yīng)的分類管理，實(shí)現(xiàn)檔案從量變到質(zhì)變的飛躍，這樣可以充分發(fā)揮各種檔案的使用功能，真正做到位人們提供服務(wù)的目的。首先，檔案機(jī)構(gòu)還是要不斷的從世界各地搜集各種檔案信息，不斷完善信息結(jié)構(gòu)，從而滿足各類人的不同需求。其次，要注意對(duì)搜集而來(lái)的海量資料進(jìn)行有序、科學(xué)的整理歸納，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化，提高檔案的使用率。另外，要實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案機(jī)構(gòu)的結(jié)合效應(yīng)，擴(kuò)大信息量，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的。

五、提高檔案理科學(xué)化水平的保障體系

提高檔案管理科學(xué)化水平是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是對(duì)檔案管理工作的全方位加強(qiáng)和改進(jìn)，既需要在組織領(lǐng)導(dǎo)上加大力度、強(qiáng)化措施，把提高科學(xué)化水平擺在檔案工作的突出位置，也需要在思想觀念、制度建設(shè)、能力素養(yǎng)等各個(gè)方面有新的提升，從而形成與形式發(fā)展要求相適應(yīng)的保障體系。

1.強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展觀念

深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，是我國(guó)目前在發(fā)展過程中遵循的最高指導(dǎo)原則之一。任何領(lǐng)域的工作都應(yīng)該配合國(guó)家來(lái)逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展觀的發(fā)展方向。而提高檔案管理科學(xué)化就是支持科學(xué)發(fā)展觀的明顯表現(xiàn)。強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展觀，首先要認(rèn)清目前檔案管理工作的基本形式，找出不足和不合理、不科學(xué)的管理方式，通過借鑒其他現(xiàn)金的管理手段來(lái)完善自身的管理水平，要遵從服務(wù)人民為主的觀念，主動(dòng)積極的為需要的人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，通過調(diào)查等手段了解人們的需求，從而有針對(duì)性的提供相應(yīng)的檔案資源，從而充分發(fā)揮檔案管理的功效，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步。

2.完善相應(yīng)制度體系

檔案管理工作異常的復(fù)雜和繁瑣，以此對(duì)于管理的具體細(xì)節(jié)一定要有非常明確的標(biāo)準(zhǔn)和程序，這樣才能有序的整理檔案，不僅可以增加管理人員的工作效率，而且使管理工作更加有序化、合理化、科學(xué)化?？梢哉f(shuō)，不斷完善相應(yīng)制度體系，是檔案管理科學(xué)化順利實(shí)現(xiàn)的根本保障和前提條件。不管是對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)還是對(duì)于某個(gè)部門，某個(gè)個(gè)人，重視檔案管理制度的完善都對(duì)提高自身的綜合能力，增強(qiáng)軟實(shí)力有著不可忽視的作用。

3.提高隊(duì)伍整體素質(zhì)

很多人都認(rèn)為檔案管理工作非常的簡(jiǎn)單，實(shí)則不然，實(shí)際上，檔案管理工作對(duì)管理人員的要求非常高，尤其是隨著科技的進(jìn)步，各種先進(jìn)器材的引進(jìn)，這句需要管理人員首先具備最起碼的學(xué)習(xí)能力，不僅要很快的掌握先進(jìn)設(shè)備，而且要熟悉如何將復(fù)雜的文獻(xiàn)資料有序的整理歸類。由于很多檔案的研究?jī)r(jià)值非常高，因此管理人員一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)的保存，謹(jǐn)慎的對(duì)待管理工作，如果管理人員的素質(zhì)不高，缺乏必要的耐心和細(xì)心，很容易產(chǎn)生資料丟失或損壞，查找檔案不方便等現(xiàn)象。因此，建立完善的管理隊(duì)伍，提高隊(duì)伍的整體素質(zhì)是十分關(guān)鍵的，只有不斷的培養(yǎng)高素質(zhì)的復(fù)合型人才，才能從根本上推動(dòng)檔案管理科學(xué)化的進(jìn)程。

六、結(jié)論

根據(jù)以上論述，讀者一定會(huì)對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的重要性有了很深的認(rèn)識(shí)。同時(shí)也會(huì)了解到新時(shí)期提高檔案管理水平的方法。檔案管理不再是通常人們眼中的簡(jiǎn)單的工作。信息化時(shí)代賦予了它新的意義。完善科學(xué)化的管理體系，制定相關(guān)的管理制度，運(yùn)用先進(jìn)的管理模式，提高檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)等，都是我國(guó)的檔案管理工作未來(lái)要進(jìn)行的一項(xiàng)工作。只有各方面水平都有多提高，整體的檔案管理工作才能有更好的前景。打破常規(guī)，與時(shí)俱進(jìn)是社會(huì)主義初級(jí)階段檔案管理工作需要遵循的原則。

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