電子文件文書檔案歸檔管理存在的問題與建議

張洪冰1 王秋菊2

1黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械化技術(shù)推廣總站；2黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械試驗(yàn)鑒定站

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，建立了文件立卷歸檔制度。紙質(zhì)文件形成后，由單位文書進(jìn)行收集、整理，移交到檔案部門進(jìn)行管理、歸檔，一般一年歸檔一次。而電子文件是在電腦上直接形成的，能隨時(shí)進(jìn)行修改，使得文件的真實(shí)性、完整性受到了限制，因此電子文件一旦形成定稿要及時(shí)存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員共享，從而保證文件的真實(shí)性。電子文件文書檔案的應(yīng)用在發(fā)展歷程中存在著諸多利弊，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公的要求，電子文件文書檔案管理就具有相當(dāng)重要的意義。

一、電子文件檔案管理存在的問題

1、技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長(zhǎng)久保管的困難

日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。

2、保證電子文件的真實(shí)性。完整性、可靠性的技術(shù)難題很多

影響電子文件的真實(shí)性。完整性，可靠性的因素很多，而能有效解決問題的方法卻很少。實(shí)際工作中，影響這些性質(zhì)的因素有，從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范的程序化管理；收集電子文件時(shí)，忽略采集背景信息和元數(shù)據(jù)）一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數(shù)電子文件與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件之間未建立統(tǒng)一的管理方法；還有部分電子文件已實(shí)現(xiàn)無紙化，只對(duì)其進(jìn)行了邏輯歸檔；存儲(chǔ)電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實(shí)性的技術(shù)過于復(fù)雜，難以采用等。

3、保密性差

由于電子文件易于修改，改后不留痕跡，雖然可進(jìn)行加密處理，但由于病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等技術(shù)手段的存在，造成了電子文件的篡改與被竊，使得文件的保密性變差。特別是電子文件不具有特定的字跡，無法做到紙質(zhì)文件那樣通過辨認(rèn)筆跡就可以進(jìn)行辨認(rèn)改動(dòng)與否。

4、電子檔案管理員水平要求偏高

紙質(zhì)文件檔案管理，對(duì)檔案管理員的要求相對(duì)來說不是很高，但電子文件檔案管理員則要求工作人員不僅懂得紙質(zhì)文件存檔的知識(shí)還要懂得計(jì)算機(jī)知識(shí)，信息辦公自動(dòng)化知識(shí)，而目前許多檔案管理員大都由單位年紀(jì)偏大的人員充任，很難勝任新形勢(shì)下的檔案管理工作。

二、電子文件文書檔案管理的建議

1、探索推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。實(shí)施傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和新增電子檔案“雙套制”管理模式，經(jīng)過三年多的探索實(shí)踐，初步形成了具有先進(jìn)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、較大數(shù)據(jù)規(guī)模和穩(wěn)定運(yùn)行機(jī)制的市直機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室雛形，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、照片檔案和音視頻檔案等各類型檔案的信息采集、著錄和管理利用功能，并在全省開展電子照片檔案在線收集、整理和移交。

2、建立健全配套制度機(jī)制。將電子文件歸檔管理工作納入檔案工作年檢內(nèi)容，實(shí)行電子檔案審核員制度，利用平臺(tái)對(duì)市直各單位檔案收集整理情況進(jìn)行實(shí)時(shí)在線監(jiān)控，并針對(duì)性開展監(jiān)督指導(dǎo)。在全省率先出臺(tái)《電子公文歸檔與電子檔案管理辦法》，并以政府規(guī)范性文件形式印發(fā)，為規(guī)范電子文件歸檔管理模式提供剛性制度保障。

3、提高檔案人員的綜合素質(zhì)

首先要改變檔案管理工作的偏見，拋掉以往檔案工作誰都可以干的觀念，充實(shí)一些計(jì)算機(jī)知識(shí)豐富的人員從事檔案管理工作。其次不斷提高檔案工作人員業(yè)務(wù)技能，要多參加各種培訓(xùn)活動(dòng)，通過學(xué)習(xí)不斷提高自身水平。同時(shí)，對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。第三經(jīng)常組織檔案人員進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)，多到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)對(duì)比，從而發(fā)現(xiàn)自己工作的不足，通過交流也可以實(shí)現(xiàn)不保密檔案共享，從而提高檔案的利用效率。第四對(duì)本單位計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新，只有接觸到更先進(jìn)的設(shè)備才能通過對(duì)這些設(shè)備的認(rèn)識(shí)與了解，達(dá)到更新知識(shí)、儲(chǔ)備知識(shí)、使用知識(shí)的目的，從而熟練運(yùn)用，達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。

4、電子文件的技術(shù)處理。在電子文件接收前，傳遞者應(yīng)做到將電子文件進(jìn)行加密處理，采用技術(shù)手段將文件改成只讀性文件，使得文件只能讀不能改寫，從而提高了文件的安全性。還可以使用電子簽名技術(shù)，這也是提高檔案安全的重要手段。另外，由于電子產(chǎn)品更新快，要及時(shí)將以往使用磁盤、VCD、dCD光盤等設(shè)備存儲(chǔ)的電子文件改用新設(shè)備進(jìn)行保存，防止因設(shè)備更新而無法使用。在保存電子文件時(shí)一定要進(jìn)行定期備份，防止因外在因素導(dǎo)至檔案丟失。

5、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客無時(shí)無刻不在干擾入侵各個(gè)主機(jī)。檔案網(wǎng)絡(luò)安全也存在著這樣的憂患。而檔案大多數(shù)為保密性文件，更需要安全的管理環(huán)境，因此，如何保證檔案網(wǎng)絡(luò)安全顯得更為重要。一是實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離；二是訪問控制，采用訪問控制的安全措施，減少外部攻擊，實(shí)現(xiàn)雙重保護(hù)；三是病毒防治，可在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上安裝網(wǎng)絡(luò)病毒防治服務(wù)器，并在內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器上安裝網(wǎng)絡(luò)病毒防治軟件，在單機(jī)上安裝單機(jī)環(huán)境的反病毒軟件，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)病毒防治服務(wù)器的檢測(cè)與過濾，保證網(wǎng)絡(luò)病毒的實(shí)時(shí)查殺與防治；四是數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，根據(jù)系統(tǒng)安全需求對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的備份。備份不僅在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)硬件故障或人為失誤時(shí)起到保護(hù)作用，也在入侵者非授權(quán)訪問或?qū)W(wǎng)絡(luò)攻擊及破壞數(shù)據(jù)完整性時(shí)起到保護(hù)作用，同時(shí)亦是系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)的前提之一。

總之，對(duì)電子文件和電子檔案的管理問題已經(jīng)引起了很多檔案工作者的重視，有關(guān)的研究工作正在逐步深入進(jìn)行，相信將會(huì)有更多的經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生?？傊瑢?duì)電子文件和電子檔案的管理問題已經(jīng)引起了很多檔案工作者的重視，有關(guān)的研究工作正在逐步深入進(jìn)行，相信將會(huì)有更多的經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生。

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發(fā)展閱讀群，還更大程度地滿足了讀書愛好者多樣化的需求，讓如東城鄉(xiāng)飄蕩起濃烈的書香。

（三）培養(yǎng)了公民契約精神的養(yǎng)成，增進(jìn)了社會(huì)和諧。在開展“圖書漂流”活動(dòng)之初，確實(shí)會(huì)出現(xiàn)回漂率低的情況。但是，當(dāng)大家真正了解了“圖書漂流”的潛規(guī)則，隨著和諧社會(huì)的健康和發(fā)展，公德意識(shí)的提高，人格的進(jìn)一步健全和完善，“圖書漂流”活動(dòng)定會(huì)更趨完善，回漂率會(huì)越來越高。借助“圖書漂流”活動(dòng)不僅讓書香溢滿如東，更為如東的誠(chéng)信社會(huì)建設(shè)提供了一個(gè)很好的平臺(tái)，傳播了知識(shí)、傳播了文明。

（四）向社會(huì)宣傳推廣了圖書館，取得了良好的社會(huì)效益?！皥D書漂流”活動(dòng)的開展使我們收獲了喜悅，得到了社會(huì)的廣泛贊譽(yù)。如東縣圖書館將“圖書漂流”工作作為今后服務(wù)工作的一個(gè)重點(diǎn)，努力讓更多的優(yōu)質(zhì)圖書加入漂流大軍，讓更多的人享受到閱讀的樂趣，以此助推全民閱讀活動(dòng)的開展，促進(jìn)圖書館建設(shè)事業(yè)朝著更加完善、更加方便、更加快捷、更加高效的服務(wù)目標(biāo)發(fā)展。

五、結(jié)語

閱讀，因漂流而芬芳；知識(shí)，因傳播而美麗；心靈，因交流而貼近。“圖書漂流”傳播的是知識(shí)，留駐的是文明。“圖書漂流”是一種社會(huì)需求，也是圖書館創(chuàng)新的一種動(dòng)力。“圖書漂流”弘揚(yáng)的是“平等”、“自由”、“共享”、“交互”的現(xiàn)代圖書館的事業(yè)精神?！皥D書漂流屋”是人們身邊的微圖書館，塑造全民健康向上的精神面貌的知識(shí)工程。我們相信，隨著“圖書漂流”活動(dòng)的推廣，未來遍布如東縣城鄉(xiāng)的“圖書漂流屋”必將推動(dòng)我縣圖書館的公共文化服務(wù)水平跨上一個(gè)新臺(tái)階。

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