民政檔案的重要性及科學(xué)管理方法

王真

摘 要：民政檔案是民政事業(yè)重要組成部分，科學(xué)管理，合理利用，是民政工作之重點(diǎn)，也是促進(jìn)社會(huì)和諧的必要保障。

關(guān)鍵詞：民政檔案；加強(qiáng)法制觀念；科學(xué)管理；提升效率

民政部是國務(wù)院管理有關(guān)社會(huì)行政事務(wù)的職能部門，民政工作的好壞，關(guān)系到調(diào)節(jié)社會(huì)矛盾，促進(jìn)社會(huì)公平，依法維護(hù)和保障人民的基本生活權(quán)益，在社會(huì)管理和建設(shè)中責(zé)任重大。民政工作涵蓋面廣，有20多項(xiàng)業(yè)務(wù)，工作的對(duì)象是城鄉(xiāng)困難群體、老年人、殘疾人等弱勢群體以及優(yōu)撫安置等特殊群體，檔案管理是民政局的基礎(chǔ)性工作，這些信息記錄是對(duì)民政局工作全貌的反映，與民政局工作息息相關(guān)，只有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在人力、財(cái)力、物力上加以重視，切實(shí)做好科學(xué)管理，才能把民政工作做好，服務(wù)民生。

一、民政檔案的重要性

檔案是歷史的足跡，民政檔案是民政事業(yè)的組成部分，是一項(xiàng)重要工作，在進(jìn)行整理、利用時(shí)發(fā)現(xiàn)目前我縣民政檔案的管理還存在很多問題，隨著城鎮(zhèn)化和新農(nóng)村建設(shè)進(jìn)程加快，生活方式多樣化和人口老齡化趨勢增強(qiáng)，民政工作與改革發(fā)展、穩(wěn)定大局的關(guān)聯(lián)度和融合度日益增強(qiáng)，民政工作如此重要，急切呼喚著符合新形勢、新情況的新法規(guī)、新政策出臺(tái)，民政工作中面臨的制約因素也有待解決，民政檔案詳細(xì)記錄了民政工作的進(jìn)程，為當(dāng)今民政工作創(chuàng)新提供了重要的依據(jù)，只有充分認(rèn)識(shí)到民政檔案工作的重要性，才能把檔案工作融入到民政工作的全局來考慮，更好的發(fā)揮民政工作在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用。

二、民政檔案的科學(xué)管理方法

1.重視手工檔案的收集整理工作，發(fā)揮備份功能

民政工作千頭萬緒，像低保工作、救災(zāi)救濟(jì)工作、五保供養(yǎng)工作、敬老院管理工作等都是首先要入戶調(diào)查，在最先分鄉(xiāng)鎮(zhèn)，入農(nóng)戶的走訪工作中形成最初的檔案資料，這些資料非常重要，要實(shí)事求是的具體記錄好。因?yàn)槊裾I(yè)務(wù)很大一部分需要面向社會(huì)公正、接受社會(huì)監(jiān)督，記錄好這些最初的資料之后，還會(huì)有監(jiān)督通報(bào)后的整改調(diào)整資料，這些手工檔案是第一手資料，有備份價(jià)值。錄入微機(jī)以后，手工檔案應(yīng)當(dāng)存放在獨(dú)立的手工檔案室，及時(shí)整理、分類，補(bǔ)充好必要的卷宗號(hào)、年度、目錄號(hào)等，形成各個(gè)股室專有的手工檔案庫，確保萬無一失。

2.規(guī)范微機(jī)管理，提高檢索效率

民政工作的特點(diǎn)決定民政系統(tǒng)的大多數(shù)資料首先是入戶調(diào)查的手工檔案，有了第一手資料后，要及時(shí)的組織專業(yè)人員整理好錄入微機(jī)，這一點(diǎn)非常關(guān)鍵，在計(jì)算機(jī)技術(shù)日新月異的今天，民政系統(tǒng)的檔案程序完全可以適應(yīng)檔案管理的基本要求，使之在電子文件形成的同時(shí)具備檔案管理的功能，真正實(shí)現(xiàn)了文檔管理一體化，為確保錄入的快速、準(zhǔn)確，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)和避免數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工程中的差錯(cuò)，各個(gè)業(yè)務(wù)股室要配有專門的檔案管理軟件，在日常工作中注意維護(hù)管理，提高檢索效率，保證利用者能快速準(zhǔn)確的查到需要的檔案資料。

3.著力全面提升民政檔案管理人員的素質(zhì)

民政局的業(yè)務(wù)范圍牽扯到人的生老病死，可見其重要性，民政檔案管理質(zhì)量要提升，檔案管理人員的素質(zhì)與工作能力至關(guān)重要，縣民政局時(shí)有檔案管理人員頻繁調(diào)動(dòng)的現(xiàn)象，尤其是近幾年，由于干部交流較快，有些人不是調(diào)走就是被安排其他工作，檔案管理人員的流動(dòng)使檔案管理工作經(jīng)常處于被動(dòng)狀態(tài)，這就要求在人員流動(dòng)時(shí)要把具體工作交代好、整理好、銜接好。另外，重視檔案管理者基本知識(shí)、基本技術(shù)、政治素質(zhì)、道德素養(yǎng)及分析處理問題能力，是檔案科學(xué)管理的重要保障，提升檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的前提，民政局可以定期組織檔案管理者積極學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理知識(shí)和法律，定期請(qǐng)專業(yè)檔案管理人員來培訓(xùn)或者送本單位檔案管理人員外出學(xué)習(xí)，人力財(cái)力上給予保障，確保能培養(yǎng)一批優(yōu)秀的檔案管理人員來應(yīng)對(duì)日常工作。

4.配備先進(jìn)的硬件設(shè)備是保障

欲善其事，先利其器。只有配備先進(jìn)的硬件設(shè)備，才能讓檔案管理人員在工作中得心應(yīng)手，方便快捷，對(duì)檔案工作要引起足夠的重視，增加資金投入，更新設(shè)備，配備專門的具有防水防火防潮功能的檔案室，不斷改善檔案資料的保管條件，防止民政信息的泄露與丟失，這樣在硬件上保障了檔案管理工作的有序運(yùn)行，

5.定期檢查，避免漏洞，提升民政檔案管理效率

民政局業(yè)務(wù)紛繁復(fù)雜，檔案繁多，應(yīng)該定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，收集分類整理，配專門的領(lǐng)導(dǎo)班子嚴(yán)格監(jiān)督各個(gè)業(yè)務(wù)股室的檔案整理情況，形成合理的獎(jiǎng)懲制度，激起檔案管理人員對(duì)檔案管理的熱情和積極性。嚴(yán)格治檔，對(duì)平時(shí)的借閱，檢查、復(fù)印要做到明確記錄，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案不丟失不紕漏。

6.加強(qiáng)法制觀念，提升民政檔案工作的法制建設(shè)

民政工作面臨的特殊群體要求工作人員有很強(qiáng)的法治意識(shí)，系統(tǒng)內(nèi)部要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，組織檔案工作者定期認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及各個(gè)股室的專業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格按照“合法行政、程序正當(dāng)、高效便民、誠實(shí)守信、權(quán)責(zé)統(tǒng)一”的要求，做好依法行政的各項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。民政檔案從收集、整體、保管、利用各個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)致做好，不斷加強(qiáng)法律觀念，通過規(guī)范化的內(nèi)部審核，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作管理，提高考核的實(shí)效性，增強(qiáng)全民政系統(tǒng)工作人員依法治檔的法治意識(shí)，從而提升民政檔案工作的法制建設(shè)。（作者單位：山東省濱州市無棣縣民政局）

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