信息化背景下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)應(yīng)用研究

趙愛(ài)武

摘 ?要：對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，不僅僅是社會(huì)發(fā)展的要求，同時(shí)也能讓檔案資源發(fā)揮更大的效用。而隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用信息化建設(shè)也得到了長(zhǎng)足的進(jìn)步。因此文章通過(guò)對(duì)信息化背景下的檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用研究，分析了在信息化背景下檔案資源開(kāi)發(fā)的特點(diǎn)，提出檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用的原則，并嘗試性地提出了解決方案。

關(guān)鍵詞：信息化背景;政務(wù)管理;檔案信息資源;開(kāi)發(fā)應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G270.7 ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ?文章編號(hào)：1006-8937（2015）06-0056-01

檔案是“人的管理”基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，它真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)。而且隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)于檔案信息越來(lái)越重視，因此利用信息化技術(shù)簡(jiǎn)化檔案管理部門的辦事流程，提高行政效率，是促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用的有力措施。

1 ?當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用存在的問(wèn)題

1.1 ?檔案信息公開(kāi)缺乏主動(dòng)性

由于我國(guó)深受兩千多年封建思想的影響，尤其是在“官本位”的思想的影響下，很多檔案管理部門部門不愿意將檔案信息傳遞給人民群眾。一些檔案管理部門對(duì)于人民群眾申請(qǐng)的信息公開(kāi)要求采取拖延的方法，甚至以這些信息的流傳會(huì)威脅到國(guó)家的安全以及社會(huì)的穩(wěn)定為借口，拒絕將檔案信息透露給民眾。因此在信息公開(kāi)上缺乏主動(dòng)性，不能夠及時(shí)主動(dòng)將有關(guān)檔案信息傳遞給民眾，而他們認(rèn)為這些信息的傳遞會(huì)造成社會(huì)謠言四起。

1.2 ?檔案信息查詢制度執(zhí)行不到位

很多檔案信息管理人員認(rèn)為檔案信息是關(guān)系到國(guó)家“顏面”的問(wèn)題，因此，即使國(guó)家法律規(guī)定要將政府信息透明化，但是這些政府人員在檔案信息查詢制度執(zhí)行的時(shí)候，往往會(huì)相互推卸，給當(dāng)事人設(shè)置各種障礙。再加上長(zhǎng)久以來(lái)，檔案管理部門已經(jīng)形成根深蒂固的行政觀念，民眾如果能夠?qū)τ凇懊孛堋睓n案信息進(jìn)行查詢的話，無(wú)疑會(huì)將他們的行為暴露在公眾面前，因此他們?cè)跐撘庾R(shí)里就會(huì)抵制信息公開(kāi)制度。

1.3 ?先進(jìn)的技術(shù)手段遭遇尷尬

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，很多檔案管理部門都認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)在檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用中的重要性，積極地完善和改進(jìn)自身的設(shè)施。但是盡管很多檔案管理部門不遺余力地推廣信息化建設(shè)，但是仍然面臨較多的問(wèn)題：①很多檔案部門由于缺乏足夠的資金進(jìn)行信息化設(shè)備的購(gòu)進(jìn)，從最基本的計(jì)算機(jī)購(gòu)進(jìn)到檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)都需要投入大量的資金;②由于缺乏檔案信息化管理人才，既使擁有了較為先進(jìn)的設(shè)備以及管理系統(tǒng)，也不能很好地進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用。

1.4 ?缺少科學(xué)的檔案信息管理與資源開(kāi)發(fā)制度

如果事業(yè)單位的管理制度總是沿襲傳統(tǒng)，是很難適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展要求的。但是由于很多檔案管理部門在制定檔案信息管理與資源開(kāi)發(fā)制度的時(shí)候，不根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況進(jìn)行指定，照搬照抄其他地方的制度體制，就造成了檔案信息管理與資源開(kāi)發(fā)制度滿足不了實(shí)際的需求。例如有的地區(qū)屬于人才流入重點(diǎn)地區(qū)，那么該地區(qū)就應(yīng)該加強(qiáng)關(guān)于人才檔案信息的管理以及開(kāi)發(fā)利用工作，并且對(duì)于人才檔案信息工作出現(xiàn)的各種問(wèn)題要及時(shí)解決。但是，現(xiàn)實(shí)卻是很多地區(qū)缺少科學(xué)的檔案信息管理與資源開(kāi)發(fā)制度，導(dǎo)致辦事效率低下。

2 ?信息化在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中的優(yōu)點(diǎn)

在進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)的時(shí)候，由于檔案管理本身就比較復(fù)雜，再加上檔案信息涉及到的方面比較多，如果不能建立一個(gè)很好的開(kāi)發(fā)應(yīng)用體系就會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)較大的影響。而通過(guò)信息化建設(shè)，可以進(jìn)一步減輕檔案工作人員的工作強(qiáng)度，對(duì)于檔案信息資源進(jìn)行較好的利用。信息化在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中有以下幾個(gè)優(yōu)點(diǎn)。

2.1 ?高效性

在信息化背景下的檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用都是進(jìn)行數(shù)字化操作的，而且信息傳遞全過(guò)程是用數(shù)字化進(jìn)行記錄和存儲(chǔ)的，這樣可以大大提高檔案信息工作辦理的效率。例如，在傳統(tǒng)的人工查詢檔案的模式之下，由于檔案管理人員是有限的，而當(dāng)前來(lái)查詢檔案的人較多的時(shí)候，那么檔案管理部門就不能有效地開(kāi)展工作。而通過(guò)信息化建設(shè)，就可以實(shí)現(xiàn)一名工作人員控制多個(gè)檔案信息查詢窗口，從而提高檔案信息管理工作的高效性。

2.2 ?便捷性

檔案信息資源開(kāi)發(fā)相關(guān)流程以及檔案信息查詢都是在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行的，是使用使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在實(shí)現(xiàn)檔案信息便捷辦理的。在這個(gè)檔案信息辦理過(guò)程中，我們可以借鑒電商的辦事理念，電商交易的商家對(duì)消費(fèi)者（即B2C模式）在交易流程上隨行性很強(qiáng)。而我們?cè)跈n案信息資源開(kāi)發(fā)利用中引入計(jì)算機(jī)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理人員與人民群眾的無(wú)縫對(duì)接，使得整個(gè)檔案信息工作過(guò)程中便捷性加強(qiáng)，使得人民群眾在辦理先關(guān)事務(wù)的時(shí)候可以在家上網(wǎng)辦理，免去了奔波之苦。

2.3 ?準(zhǔn)確性

信息化模式具有容量大，準(zhǔn)確性高的特點(diǎn)，因此在檔案信息工作中引入信息化輔助可以提高檔案信息工作質(zhì)量。由于在進(jìn)行行政事務(wù)辦理的時(shí)候需要調(diào)用很多資料，同時(shí)在辦理后又要對(duì)于很對(duì)資料進(jìn)行存檔管理。如果僅僅憑借文書(shū)的記錄，不僅僅會(huì)使檔案管理人員的工作量大大增加，同時(shí)也給檔案信息工作帶來(lái)不準(zhǔn)確性。而辦理相關(guān)檔案信息事務(wù)是一件很嚴(yán)肅的事情，如果因?yàn)槟承┬?wèn)題而給檔案信息事務(wù)帶來(lái)影響，那么就會(huì)得不償失。而通過(guò)引入信息化技術(shù)就會(huì)大大避免這一情況的出現(xiàn)，信息化模式的高準(zhǔn)確性就會(huì)使得整個(gè)檔案信息工作出錯(cuò)率大大降低。

3 ?信息化背景下檔案資源開(kāi)發(fā)的對(duì)策

3.1 ?轉(zhuǎn)變檔案信息工作觀念

檔案信息工作是事業(yè)部門政務(wù)工作之一，當(dāng)前很多檔案管理人員對(duì)于檔案信息工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。因此需要轉(zhuǎn)變檔案管理部門工作人員檔案信息工作觀念，真正將現(xiàn)代化檔案信息工作當(dāng)做是實(shí)現(xiàn)民主法制建設(shè)的基本任務(wù)。而長(zhǎng)久以來(lái)的文化傳統(tǒng)，將檔案管理神秘化，影響了檔案信息管理的透明化運(yùn)作。

3.2 ?完善相關(guān)的法律制度

完善的法律制度可以保證檔案管理部門檔案信息工作過(guò)的正?；\(yùn)作，也只有這樣，才能夠進(jìn)一步保障人民群眾的知情權(quán)。法律缺乏有關(guān)民眾知情權(quán)的規(guī)定，這就使得檔案信息公開(kāi)制度建設(shè)缺乏有效的立法支持，從而弱化了檔案信息公開(kāi)的效果。尤其是我國(guó)歷經(jīng)兩千多年的封建統(tǒng)治，官本位思想的影響仍然存在，這就使得公民缺乏參與民主政治的意識(shí)。而通過(guò)立法建設(shè)可以使得政府信息公開(kāi)制度的進(jìn)一步完善，逐漸改變?nèi)鐣?huì)的信息公開(kāi)意識(shí)，促進(jìn)民主法治的建設(shè)。

3.3 ?強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息化不斷發(fā)展，檔案工作的信息化建設(shè)也越來(lái)越重要。通過(guò)強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，及時(shí)地將與民眾生活息息相關(guān)信息公布在網(wǎng)站以及其他主流媒體中，從而使得全社會(huì)能夠及時(shí)了解政務(wù)信息，促進(jìn)政務(wù)信息的透明發(fā)展。建立有效的信息利用機(jī)制與監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于涉及重要的檔案信息要組織實(shí)踐各環(huán)節(jié)的職能特征，將檔案相關(guān)的信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。逐步完善信息化檔案生成制度，確保檔案的形成完整性。減少并逐漸杜絕檔案信息網(wǎng)站建設(shè)中信息缺失、網(wǎng)絡(luò)連接失敗等不良現(xiàn)象，確保信息來(lái)源的安全性與可靠性。

4 ?結(jié) ?語(yǔ)

檔案工作是現(xiàn)代政務(wù)管理工作的重要組成部分，檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是保證社會(huì)各項(xiàng)工作的前提。而通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，合理地進(jìn)行檔案信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)用，建立起科學(xué)的信息利用機(jī)制，將檔案信息工作置于法律的監(jiān)督之下，促進(jìn)檔案信息管理工作的透明化建設(shè)。

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