論會計人員對往來賬的控制

盧銘

摘要：往來賬是核算債權(quán)債務(wù)的賬，任何單位在經(jīng)濟活動中都存在賬款不能及時的結(jié)算問題，在財務(wù)處理上就反應(yīng)為往來賬，核算的科目包括有應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款、其它應(yīng)收款和其它應(yīng)付款等。由于往來賬中核算的內(nèi)容非常廣泛，且各單位重視程度及管理措施不相同，導(dǎo)致往來賬核對經(jīng)常出現(xiàn)核對不及時，管理不到位的情況，因此往來賬的管理工作非常重要，影響到一個企業(yè)的財務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：會計人員，往來帳

一、往來賬管理中存在的問題

（一）內(nèi)控管理責(zé)任不明確

往來賬形成的原因很多，主要表現(xiàn)為有些單位財務(wù)部門沒有針對往來賬制定的形成、跟蹤催收等工作流程、往來賬的崗位職責(zé)不明確以及獎懲制度。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也不重視，很多人認為，企業(yè)往來賬很普遍，企業(yè)在經(jīng)營活動中都不少，特別是內(nèi)部往來單位形成的往來賬，對賬不對賬都無關(guān)緊要，反正都是自己單位內(nèi)部的事情，而企業(yè)在經(jīng)濟情況不是很好的情況下企業(yè)員工經(jīng)常流動，交接手續(xù)又不完善，導(dǎo)致沒人去清理往來款，時間一長，導(dǎo)致賬齡超過3年，最終成為呆賬、壞賬，造成很大的企業(yè)經(jīng)濟損失。

（二）財務(wù)人員工作上責(zé)任心不強，崗位職責(zé)不明確

很多企業(yè)在財務(wù)崗位職責(zé)分工不明，如：往來賬核對由那個崗位負責(zé)，往來賬由那個崗位來催收，往來賬由那個崗位來登記臺賬，沒有明確往來賬歸誰負責(zé)不清楚，導(dǎo)致往來賬賬目管理沒人管，處于真空狀態(tài)。分析原因主要有：會計分工不明，負責(zé)人全局觀念不強，每個人的崗位職責(zé)不明確，往來賬到底該歸誰負責(zé)，還是沒有一個定論。有些財務(wù)人員沒有愛崗敬業(yè)的精神，也沒有團結(jié)合作的團隊精神，相互推卸，往往造成往來賬管理核對不及時，催收不及時，工作處于被動狀態(tài)。

（三）往來賬核對不及時，往來賬入賬口徑不一致

針對企業(yè)的往來賬，會計人員就必須及時進行往來賬的處理，按時及時核對，在實際工作中，每個單位財務(wù)部門要根據(jù)往來賬業(yè)務(wù)量的大小，按月份、季度、半年度定期進行對賬，在核對中如果發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)該保持溝通，查找會計原始憑證，及時找出原因，以保證企業(yè)之間往來款的余額一致，如果是由于一方在賬務(wù)處理的時間上不一致的，可以通過往來賬調(diào)節(jié)表的形式保持一致，并要求雙方核對人員簽字蓋章，以保證每次核對的書面證明，以便下次核對時有證據(jù)可查。在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)有些單位很少對賬，年底才對賬，有的幾年才對一次，由于財務(wù)人員的變更或離職，財務(wù)人員之間有沒有辦理移交手續(xù)，導(dǎo)致很多往來賬很難核對，在這種情況下有些財務(wù)人員往來賬尚未核對清楚就草草了事，導(dǎo)致越對越對不清，結(jié)果等查賬的時候不能取得有效函證，確認不了真實的債權(quán)，給單位造成了不良的影響。往來單位記賬時間和口徑不一致，有的會計人員在業(yè)務(wù)處理上重復(fù)記賬或者遺漏。

（四）根據(jù)單位需要人為虛增往來賬

有些單位為了調(diào)整企業(yè)的利潤，規(guī)避稅收或者是逃避業(yè)績考核，會利用往來賬進行調(diào)整利潤，隱瞞或者虛增實現(xiàn)企業(yè)的收入或成本，人為調(diào)整企業(yè)的利潤，導(dǎo)致企業(yè)的真實情況不能有效反應(yīng)出來，會導(dǎo)致企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險和稅收風(fēng)險，為企業(yè)帶來嚴重的后果。

（五）將賬戶外借其他單位或者為個人套取現(xiàn)金

有些企業(yè)為了利用往來賬戶將其他單位的資金通過往來賬戶進行套現(xiàn)，有些企業(yè)通過往來賬戶為個人借款進行套現(xiàn)，長期掛賬，不與核銷，最后通過計提壞賬準備將往來賬給予核銷，已達到套現(xiàn)的目的，這種往來賬因為沒有真實的業(yè)務(wù)發(fā)生，沒形成企業(yè)的收入或成本，只是在往來賬中對掛雙方的債權(quán)與債務(wù)，經(jīng)過三年后，這些賬戶也核銷不了，最后在會計處理上就作為壞賬處理。

二、往來賬管理問題的處理方法

（一）從制度建設(shè)上不斷完善往來賬的管理

將往來賬的形成及結(jié)算納入對主要負責(zé)人的考核范圍，作為重要的考核指標。并形成往來賬制度規(guī)范化，明確規(guī)定結(jié)算的時間和分管人員的責(zé)任，強化問責(zé)制，對經(jīng)辦人形成登記制度，催管制度，在規(guī)定時間內(nèi)沒有行使自己的責(zé)任的，追究相應(yīng)責(zé)任。雖然影響往來賬核算的因素比較多。如：往來賬的產(chǎn)生涉及采購、銷售、管理等每個環(huán)節(jié)，導(dǎo)致往來賬的核算難度非常大。所以經(jīng)辦人必須選擇認真負責(zé)而且要求業(yè)務(wù)熟練并能執(zhí)行財務(wù)制度。才能保證往來賬核算和核對工作的順利進行；制度建設(shè)方面從這幾個方面入手：1.制定往來賬的工作程序，明確責(zé)任人。2.明確往來賬的崗位職責(zé)，誰經(jīng)辦誰負責(zé)，財務(wù)部門也要從財務(wù)管理的方面入手，及時核對賬目，保持與采購、銷售等各個環(huán)節(jié)上的協(xié)調(diào)。3.制定往來賬的獎懲辦法，對表現(xiàn)突出的要給予獎勵，對出現(xiàn)問題要給予批評和懲罰。

（二）從財務(wù)人員的思想認識上要重視往來賬的管理

不僅有制度上的約束，還需要從思想上重視，從領(lǐng)導(dǎo)和員工再到我們的財務(wù)人員，都要從思想上重視，認識統(tǒng)一，職責(zé)分明，并針對往來賬的特點，分門別類的進行管理，那些是內(nèi)部往來單位的，那些關(guān)聯(lián)單位的，那些是外部單位的債權(quán)等，保持對這些往來定期和不定期的催收，使往來賬的清收形成制度，常態(tài)化，長期性的工作，具體從這幾方面加強：1.主要領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，積極推動往來款的催辦工作，以便往來賬的及時核算；2.分管的會計人員要履行自己的職責(zé)，會計上核算準確，對賬及時，催收要及時；3.形成督促檢查往來賬管理的有效機制，出現(xiàn)問題及時解決。

（三）從往來賬的形成過程中加以控制

往來賬款主要是在銷售環(huán)節(jié)中產(chǎn)生，這就需要我們能在銷售的各種環(huán)節(jié)中去控制往來款形成的各種情形，在這些情形中我們加以重點管控。

1. 在銷售與收款環(huán)節(jié)控制：在對客戶進行銷售時應(yīng)制度信用政策，確定信用條件及收款政策，對客戶的賒銷政策應(yīng)授權(quán)，客戶信用期限、額度的調(diào)整等都必須有審批，同時銷售部門應(yīng)在客戶的信用征信重點把握客戶的信用等級，信用分等級與債權(quán)的收取時間聯(lián)系，并對客戶建立信用臺賬和債權(quán)債務(wù)往來臺賬，及時登記客戶的信用變化情況和往來款的變化情況，掌握第一手資料。在做好統(tǒng)計臺賬中需要把握以下幾點：（1）單據(jù)手續(xù)要齊全。如：應(yīng)收類往來款，要有貨物出庫單、貨物簽收單、發(fā)票、發(fā)票簽收單、合同、銷售文件、結(jié)算單等原始單據(jù)；（2）對于應(yīng)付賬款類往來款，要有貨物入庫單、發(fā)票、合同、采購計劃等原始單據(jù)；（3）對于暫收、付類往來款，要有相應(yīng)的收據(jù)、審批手續(xù)、協(xié)議等。單據(jù)手續(xù)齊全才能說明此銷售業(yè)務(wù)合規(guī)，才能滿足財務(wù)處理的需要。

2. 會計賬務(wù)處理上及時，核算上方法要準確。往來賬入賬時，會計賬務(wù)處理流程上一定要按照財務(wù)往來賬規(guī)范來處理。如報銷憑證或（發(fā)票背面）有經(jīng)手人、驗收人、部門負責(zé)人、財務(wù)負責(zé)人、單位負責(zé)人的簽批；材料的入庫單上要有交貨人、收貨人、倉庫保管員的簽收；材料的出庫單上要有發(fā)貨人、領(lǐng)貨人、倉庫保管員的簽收；銷售結(jié)算單上要有經(jīng)辦人、銷售部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的簽批；采購計劃單上要有采購經(jīng)辦人、采購部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)的簽批。會計賬務(wù)處理時首先就是審核報銷憑證是否符合企業(yè)的財務(wù)報銷簽批流程。如果在審核過程中發(fā)現(xiàn)簽批的人員簽批漏項的情況，會計人員就必須反饋當事人補辦完善簽批手續(xù)。

在核算時應(yīng)針對不同的業(yè)務(wù)發(fā)生設(shè)置不同的會計核算科目，如：因采購導(dǎo)致的往來賬，設(shè)置應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款來核算，因銷售而產(chǎn)生的往來賬，設(shè)置預(yù)收賬款和應(yīng)收賬款來核算，暫收暫付類的往來賬，應(yīng)設(shè)置其他應(yīng)付款來核算，在會計賬務(wù)處理核算時，對于銷售類別加以分類核算，按照價格、數(shù)量、品名核算。如有打折或報廢處理等情況的，要按照審批權(quán)限的設(shè)置執(zhí)行，如銷售負責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)的審批手續(xù)。

（四）借助第三方的審計促進往來款的管理

對于往來款的管理，有時因單位的自我保護的需要或違規(guī)現(xiàn)象的存在使得單位對往來賬的管理松懈，所以在必要時還要借助第三方的審計力量促進單位往來款的管理提升。在第三方審計過程需要財務(wù)部門積極配合，突出重點審計。審計的重點在：（1）往來賬的真實性，檢查是否有弄虛作假，隱瞞真實債權(quán)債務(wù)情況。（2）檢查往來賬的合理性，檢查往來款的形成原因是否合理、合規(guī)是否在我們的經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍之內(nèi)，相關(guān)的合同條款是否職責(zé)和義務(wù)分明。（3）檢查銷售收入和業(yè)務(wù)支出，因為有些銷售收入存在推遲確認收入、關(guān)聯(lián)虛假收入，虛增成本、虛增費用已達到減少稅收、增加業(yè)績的目的。（4）檢查資金的流向，對銀行對賬單，銀行函證等進行核實，進一步了解資金的流向，很容易看出是否有虛假銷售、虛列成本的情形。

（五）往來賬的對賬方式方法

與其他單位和個人往來核對時講求對賬技巧。（1）確定固定的對賬時間。單位和個人的往來賬要定期核對，才能保證賬目余額一致。（2）協(xié)商對賬形式。往來賬核對的方式比較多，可以通過電話核對、信函、電子郵件、傳真等方式核對；在雙方確定對賬形式后，就可以節(jié)約對賬時間，提高工作效益 。

總而言之，一個單位的往來賬的管理好壞能反映出該企業(yè)的財務(wù)管理水平，財務(wù)管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)濟效益，甚至企業(yè)的生存，所以我們會計人員必須要重視往來賬的管理工作，把往來賬的管理提高到非常重要的地位上來，對企業(yè)的往來賬形成行之有效的管理。

（作者單位：武漢生物城文化旅游投資開發(fā)有限公司）