淺析非營利組織文秘人員培訓(xùn)

張維霄

摘要：在當(dāng)今每個行業(yè)中都會有文秘的工作，它是一項常青的、不可或缺的職位，對于非營利組織來說也是如此，然而，由于非營利組織的特殊性，公開性和志愿者的流動性，這就要求其文秘人員的素質(zhì)應(yīng)該能夠去適應(yīng)非營利組織的特殊性，但是目前的形式來看，文秘人員出現(xiàn)了供過于求和供不應(yīng)求的雙重現(xiàn)象。本文在研究非營利組織文秘特點(diǎn)的同時，對文秘人員培訓(xùn)現(xiàn)狀進(jìn)行剖析，并且分析了非營利組織的文秘人員在培訓(xùn)中所出現(xiàn)的問題，針對這些問題提出了一些建設(shè)性的意見，以便更好的發(fā)揮培訓(xùn)的效果。

關(guān)鍵詞：非營利組織；文秘；培訓(xùn)

在我國，非營利組織作為一個獨(dú)立的概念在正式文件中基本沒有出現(xiàn)過。在我國界定非營利組織應(yīng)符合以下條件：一、不以營利為目的；二、任何單位和個人不因?yàn)槌鲑Y而擁有非營利組織的所有權(quán)，收支結(jié)余不得向出資者分配；三、非營利組織一旦進(jìn)行清算，清算后的剩余財產(chǎn)應(yīng)按規(guī)定繼續(xù)用于社會公益事業(yè)。非營利組織的文秘人員，由于他們工作組織的自身的性質(zhì)和要求，具有其自身的特點(diǎn)。公共性，非營利組織為了適應(yīng)社會公眾自我管理需要而產(chǎn)生的組織，必然具有公共性的特點(diǎn)，這就要求文秘人員在這一特征下盡可能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。服務(wù)性，這是企業(yè)與非營利組織的根本區(qū)別，這使得文秘人員具有跟多的責(zé)任。公開性，使得文秘人員需要有更專業(yè)化的人員來擔(dān)任。復(fù)雜性，非營利組織受政府的干預(yù)，使得文秘人員進(jìn)行管理和控制的難度變大。

一、非營利組織文秘人員培訓(xùn)現(xiàn)狀

非營利組織工作涉及社會的各個領(lǐng)域，需要大量的文秘人員，而高校承擔(dān)培養(yǎng)文秘人員教育功能很少，再加上非營利組織發(fā)展的時間很短，經(jīng)驗(yàn)積累的較少。作為非營利組織中的一名成員，就說明其對于組織的企業(yè)文化和企業(yè)目標(biāo)是非常認(rèn)同的。沒有特殊情況下，是不會考慮離職的問題的。因此，對現(xiàn)有文秘人員的培訓(xùn)能提高組織的有效性和目的性。

第一，培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會指組織都制定了員工有計劃的培訓(xùn)或?qū)W習(xí)以及員工是否有機(jī)會參與一些培訓(xùn)或?qū)W習(xí)包括由政府部門揮著相關(guān)組織組織的活動。在調(diào)查中，53份有效調(diào)查問卷中，有46名被調(diào)查有機(jī)會參加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，占總數(shù)的86.8%。在被培訓(xùn)過的46人中，有5人事自費(fèi)參加的培訓(xùn)。89.1%的非營利組織中的人員培訓(xùn)都是公費(fèi)進(jìn)行培訓(xùn)的。在調(diào)查中也可以看出短期培訓(xùn)的人大多數(shù)與非營利組織的志愿者。對于文秘人員這種專職人員來說，組織對于他們培訓(xùn)的時間還是相對于比較長的。

第二，培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的質(zhì)量，擁有培訓(xùn)與學(xué)習(xí)的機(jī)會并不一定等于他們的水平得到了有效的提高，這關(guān)鍵取決于培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的質(zhì)量，這一指標(biāo)是針對我國普遍存在的在職人員培訓(xùn)和學(xué)習(xí)流于形式的通病提出的。有調(diào)查可知，非營利組織中被培訓(xùn)的人員，認(rèn)為重要的占28%，回答沒有作用的占31%。由此可見，非營利組織中的培訓(xùn)也同樣存在于流于形式的通病。這一方面是由于培訓(xùn)與學(xué)習(xí)流于形式，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)受禮儀驅(qū)動或者組織迫于各方面的壓力是主要的原因；另一方面也有專職人員主動接受培訓(xùn)的意識不強(qiáng)，專業(yè)化意識較弱，簡單的公費(fèi)報銷費(fèi)用制度是他們不懂得珍惜培訓(xùn)的效果。而非營利組織中文秘人員的培訓(xùn)屬于公費(fèi)的培訓(xùn)，因此在培訓(xùn)時，文秘人員也有疏忽的現(xiàn)象出現(xiàn)，對公費(fèi)報銷的不珍惜也凸顯出來。

二、非營利組織文秘人員培訓(xùn)問題及原因

1、社會方面

社會方面的問題主要表現(xiàn)在非營利組織文秘人員與市場需求不銜接。在非營利組織文秘人員市場同時出現(xiàn)供過于求和供大于求的現(xiàn)象。這一現(xiàn)象的主要原因是目前非營利組織的市場按照素質(zhì)的不同分為高級文秘和低級文秘。高級文秘能很好的處理好自己的工作事宜，并且在自己平凡的工作崗位上為組織提供更多的幫助。這類文秘人員一直處于供不應(yīng)求的局面。全國這種人才的缺口在一萬人以上，并且這一數(shù)據(jù)在增長。而低級文秘是素質(zhì)相對來說比較低，經(jīng)驗(yàn)比較少，工作一般是基本的事務(wù)問題，這類工作的要求比較少，但是從業(yè)的人數(shù)卻是不斷的增加。因此能培養(yǎng)出社會需要的高級文秘人員是至關(guān)重要的。

2、個人方面

個人方面的問題主要表現(xiàn)在文秘人員的個人素質(zhì)的差異性比較大。大規(guī)模的非正式組織中，如紅十字會、自然之家等，他們的文秘人員的素質(zhì)是比較高的，他們更多的是領(lǐng)導(dǎo)的參謀者，在工作中有十分凸顯的成績。小規(guī)模的非營利組織文秘人員，他們的工作是完成比較事務(wù)性的東西，很少能發(fā)揮自己主觀能動性。除此之外，相對于企業(yè)中的文秘人員來說，組織中的文秘人員的年齡比企業(yè)中的年齡大；在工資上，由于非營利組織的公開性，其人員的工資是相對于企業(yè)文秘人員來說是略低一些的；無論是企業(yè)還是非營利組織的文秘人員，他們的上級都是自己的領(lǐng)導(dǎo)，自己是一個橋梁，在橋梁的那一面，非營利組織中的文秘人員面對的是流動性比較大，培訓(xùn)不夠完善的志愿者或者非營利組織員工。

3、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)方面

培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對非營利組織文秘人員培訓(xùn)需求分析不夠明確，導(dǎo)致不分主次，全部的文秘人員都用著一套的培訓(xùn)的方法和培訓(xùn)的內(nèi)容，效果不佳；培訓(xùn)的內(nèi)容往往有一些疏忽，培訓(xùn)流程上的一些忽視，導(dǎo)致培訓(xùn)的效果并不滿意；培訓(xùn)過程中的實(shí)踐性不強(qiáng)。

三、非營利組織文秘人員存在問題的解決方法建議

針對社會方面的問題，非營利組織文秘人員與市場需求不銜接。目前的非營利組織中的文秘人員的素質(zhì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上組織所需要的素質(zhì)。針對這一問題，需要在培訓(xùn)中對文秘人員素質(zhì)培訓(xùn)的高度重視，以及將文秘人員在培訓(xùn)中，培訓(xùn)成為一位綜合性強(qiáng)的文秘人員。

在個人方面，主要存在的問題有，素質(zhì)參差不齊、年齡大以及薪資偏低。針對素質(zhì)問題，是在讓文秘人員掌握基本知識的同時，讓他們更加明白自己所應(yīng)該具有的素質(zhì)，并且加以培養(yǎng)。對于年齡大的文秘人員來說，相對來說創(chuàng)造性會比較弱。針對這一問題，在培訓(xùn)內(nèi)容上獨(dú)特性的加上了文秘人員創(chuàng)新的培訓(xùn)。薪資偏低與對文秘人員的培訓(xùn)看似是相違背的一件事情。但是在培訓(xùn)中，對非營利組織文秘人員的行業(yè)動態(tài)和文化的培訓(xùn)，能夠讓文秘人員更加了解自己所處的組織的情況以及自身的社會效益所在，這樣就能更好的保證文秘人員通過培訓(xùn)以后的自我意思更加提高，從而來實(shí)現(xiàn)更多的社會效益。

在培訓(xùn)機(jī)構(gòu)方面，主要存在的問題是需求分析不全面、內(nèi)容的不全面性、實(shí)踐性不重視。針對需求分析不全面，我在論文中指出對要培訓(xùn)的文秘人員要做合理的摸底測評，對文秘人員的現(xiàn)在能力做一個測評，了解哪些方面是需要去培訓(xùn)的，哪些方面是合格的，有的放矢對文秘人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)。針對培訓(xùn)內(nèi)容的不全面，是在培訓(xùn)中不是強(qiáng)制性的要求文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)，而是根據(jù)文秘人員的自身情況來進(jìn)行培訓(xùn)。并且在此基礎(chǔ)上，在相同的費(fèi)用上，讓文秘人員選擇自身缺陷并且感興趣的培訓(xùn)內(nèi)容來進(jìn)行培訓(xùn)。套餐的設(shè)置在費(fèi)用不變的基礎(chǔ)上文秘人員可以根據(jù)自己選擇培訓(xùn)內(nèi)容，使得培訓(xùn)的效果更加可觀。針對實(shí)踐性不重視方面，在論文中培訓(xùn)流程設(shè)置中，有講、練、答、模四個方面。這就不僅需要講師講述，更多的是文秘人員自己練和模擬和答。這樣更加的使得培訓(xùn)的過程文秘人員參與的程度增加，從而增強(qiáng)了實(shí)踐性。

（作者單位：廣西科技大學(xué)）

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