試論建設(shè)工程檔案文件資料

宋巍巍 王玉順 馮景安

【摘 要】建設(shè)工程檔案資料的收集與整理是建設(shè)工程全過程中一項(xiàng)重要的管理工作，筆者就建設(shè)工程檔案資料的概念、主要內(nèi)容及收集與整理方面存在的問題進(jìn)行了認(rèn)真的分析，并建議性的提出了一些防治措施。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)工程 檔案資料 收集整理 防治措施

1 建設(shè)工程檔案資料的概念

建設(shè)工程檔案是指建設(shè)工程從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工全過程活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存的有價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。

建設(shè)工程檔案資料是指建設(shè)工程項(xiàng)目從籌備到施工和竣工驗(yàn)收過程中形成并收集和整理的規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測(cè)量資料和竣工驗(yàn)收資料等。

2 建設(shè)工程檔案資料的主要內(nèi)容

2.1 施工準(zhǔn)備階段的主要文件資料

立項(xiàng)文件；建設(shè)用地、征地、拆遷文件；勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件；招投標(biāo)文件；開工審批文件；建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理機(jī)構(gòu)有關(guān)負(fù)責(zé)人的信息資料等。

2.2 監(jiān)理方面的主要文件資料

監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題方面的文件資料；進(jìn)度控制方面的文件資料；質(zhì)量控制方面的文件資料；造價(jià)控制方面的文件資料；分包單位資質(zhì)方面的文件資料；監(jiān)理通知；合同與其他事項(xiàng)方面的文件資料；監(jiān)理工作總結(jié)等。

2.3 施工方面的主要文件資料（建筑安裝工程）

（1）土建工程（建筑與結(jié)構(gòu)）。施工技術(shù)準(zhǔn)備文件；施工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備文件；地基處理記錄；施工圖紙變更記錄；建筑材料、預(yù)制構(gòu)配件質(zhì)量證明文件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告；施工試驗(yàn)記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。

（2）設(shè)備安裝工程（給排水、電器、消防、采暖、通風(fēng)、空調(diào)、燃?xì)?、建筑智能化、電梯工程）。施工記錄；施工圖紙變更記錄；設(shè)備產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、安裝記錄；預(yù)檢記錄；隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄；施工試驗(yàn)記錄；工程質(zhì)量事故處理記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。

2.4 室外工程

（1）室外安裝工程（給水、雨水、污水、熱力、燃?xì)?、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件?/p>

（2）室外建筑環(huán)境（建筑小品、水景、道路、園林綠化等）施工文件。

2.5 竣工驗(yàn)收文件

（1）工程竣工總結(jié)文件。主要有：工程概況表；工程竣工總結(jié)。

（2）工程竣工驗(yàn)收記錄文件。主要有：?jiǎn)挝唬ㄗ訂挝唬┕こ藤|(zhì)量驗(yàn)收記錄；竣工驗(yàn)收證明書；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；竣工驗(yàn)收備案表（包括各專項(xiàng)驗(yàn)收認(rèn)可文件）；工程質(zhì)量保修書等。

（3）財(cái)務(wù)文件。決算文件；交付使用財(cái)產(chǎn)總表和財(cái)產(chǎn)明細(xì)表。

（4）聲像、縮微、電子檔案。聲像檔案；縮微品；電子檔案等。

3 建設(shè)工程檔案資料管理中存在的問題

3.1 不重視建設(shè)工程檔案資料的管理工作

建設(shè)工程檔案資料的收集和管理工作是建筑工程施工全過程管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。縱觀建筑施工現(xiàn)場(chǎng)的管理工作，現(xiàn)在很多施工單位的管理人員只重視施工現(xiàn)場(chǎng)的管理，即：抓工期、抓進(jìn)度、抓節(jié)約，就是不抓施工技術(shù)資料的收集、整理和歸檔等管理工作，造成因工程檔案資料滯后而致使影響竣工驗(yàn)收、影響竣工驗(yàn)收備案、影響工程移交、影響房屋產(chǎn)權(quán)證的辦理等各項(xiàng)工作正常進(jìn)行現(xiàn)象的發(fā)生。

3.2 “以包代管”弊端多多

目前，建筑工程施工過程中的檔資料收集和管理實(shí)施“以包代管”現(xiàn)象較為普遍。由于建筑市場(chǎng)管理方面的原因，大部分施工企業(yè)的老板為圖省事，將工程檔案資料的收集和管理工作承包給社會(huì)上的其他有關(guān)人員去做，造成了施工企業(yè)內(nèi)部專職資料員形同虛設(shè)現(xiàn)象的發(fā)生。目前，這些社會(huì)人員承包“工程檔案資料的收集和管理”已形成了一種職業(yè)，同時(shí)這些社會(huì)人員也成為了真正的社會(huì)“專職資料員”。

由于這些社會(huì)“專職資料員”無營(yíng)業(yè)執(zhí)照、無固定場(chǎng)所、無資質(zhì)、無主管部門管理，所以他們收集整理的資料不規(guī)范現(xiàn)象較為普遍。

3.3 弄虛作假、不規(guī)范現(xiàn)象普遍

3.3.1 “資料員”不在施工現(xiàn)場(chǎng)

由于施工企業(yè)對(duì)這些社會(huì)上的“專職資料員”支付的承包費(fèi)不是很高，所以就出現(xiàn)了一個(gè)“專職資料員”要承包若干個(gè)工程項(xiàng)目的現(xiàn)象。這些“專職資料員”不但每天要跑若干個(gè)工地收集資料，每天要跑若干個(gè)工地應(yīng)付來自各方面的各類型的檢查工作，更重要的是還要回到家里“做資料”，所以他們沒有時(shí)間也不可能每天都固定在一個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)。

3.3.2 現(xiàn)場(chǎng)記錄不真實(shí)

由于這些“專職資料員”不在施工現(xiàn)場(chǎng)，所需資料只能是在家“閉門造車”。如施工日志的記載：僅憑施工負(fù)責(zé)人的口述情況進(jìn)行記錄，造成施工日志過于簡(jiǎn)單，不連續(xù)，沒有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，只是對(duì)每天的日期、停水停電、現(xiàn)場(chǎng)施工的內(nèi)容進(jìn)行記錄，而對(duì)當(dāng)天施工中遇到的質(zhì)量、安全方面的問題、隱蔽工程驗(yàn)收方面的問題及解決問題的辦法和時(shí)間要求等實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容卻沒有記載。

3.3.3 檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定超前

根據(jù)社會(huì)“專職資料員”在家“閉門造車”的特性，筆者發(fā)現(xiàn)，幾乎每個(gè)工程的檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程、分部工程的檢查驗(yàn)收記錄資料都是在未進(jìn)行檢查驗(yàn)收之前做好的，且檢查驗(yàn)收的內(nèi)容也都是完全一樣的，其驗(yàn)收結(jié)論也都是相同的。

3.3.4 檢查驗(yàn)收記錄填寫不規(guī)范

例如：保證項(xiàng)目?jī)?nèi)容填寫不詳細(xì)不具體，驗(yàn)收意見均填寫為“符合要求”、“滿足規(guī)范要求”等一概而論，且不用文字說明，隨隨便便地用符號(hào)代替。再如：規(guī)范要求主控項(xiàng)目的合格率必須是100%，即不允許出現(xiàn)不合格的點(diǎn)和處，如現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)不合格點(diǎn)或處應(yīng)及時(shí)返工。但在有的資料里面會(huì)出現(xiàn)主控項(xiàng)目不合格評(píng)定記錄的現(xiàn)象。

3.3.5 檔案資料缺項(xiàng)不完整

例如：混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告缺項(xiàng)較多現(xiàn)象普遍。究其原因是：“專職資料員”認(rèn)為商品混凝土生產(chǎn)企業(yè)提供有全套資料，施工現(xiàn)場(chǎng)就不需要再留試塊了，或者是每層留一組作為備用即可。這樣不但造成了保證資料缺項(xiàng)的現(xiàn)象，而且還給混凝土強(qiáng)度等級(jí)的評(píng)定工作帶來了較大的困難。因?yàn)樵诿恳粋€(gè)樓層里最少要有三種（如：C20用于構(gòu)造柱、C25用于樓梯、C30用于梁板墻等）強(qiáng)度等級(jí)的混凝土出現(xiàn)，僅有一組試塊是無法對(duì)其進(jìn)行評(píng)定的。

4 防治措施

4.1 提高認(rèn)識(shí)，重視管理

建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理機(jī)構(gòu)都要共同重視工程檔案資料的管理工作，要充分認(rèn)識(shí)到工程檔案資料的重要性，只有準(zhǔn)確認(rèn)真的做好工程檔案資料的收集和管理工作，才能夠正確地評(píng)價(jià)工程質(zhì)量等級(jí)，才能夠保證工程竣工結(jié)算的順利進(jìn)行。所以，施工單位的項(xiàng)目經(jīng)理或總工程師要親自抓好工程檔案資料的收集整理和管理工作，建設(shè)單位和監(jiān)理機(jī)構(gòu)要協(xié)助和監(jiān)督施工企業(yè)做好工程檔案資料的收集整理和管理工作，主要參建單位齊抓共管，一定能夠做好工程檔案資料的收集整理和管理工作。

4.2 加強(qiáng)政府監(jiān)管，規(guī)范檔案管理

根據(jù)目前建筑工程施工過程中實(shí)施由社會(huì)“專職資料員”對(duì)工程檔案資料收集和管理的實(shí)際情況，住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門要對(duì)這部分社會(huì)力量引起足夠的認(rèn)識(shí)，要加強(qiáng)對(duì)他們的正確引導(dǎo)，組織有關(guān)專家對(duì)他們進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，定期不定期的對(duì)他們的工作進(jìn)行互檢和聯(lián)檢，提高他們的技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量，已達(dá)規(guī)范建設(shè)工程檔案收集整理和管理工作的有序開展。

4.3 齊抓共管，杜絕弄虛作假現(xiàn)象

住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門及建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站和城建檔案館要形成三位一體的監(jiān)督機(jī)制，在住房和城鄉(xiāng)建設(shè)行政主管部門對(duì)他們正確引導(dǎo)、組織培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督站對(duì)其實(shí)施過程監(jiān)督，城建檔案館在工程竣工驗(yàn)收前的檔案資料預(yù)驗(yàn)收過程中、對(duì)竣工工程檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，使工程檔案資料從施工全過程到進(jìn)入檔案館入庫過程中都能得到有效的管理，使其建設(shè)工程檔案資料的收集整理和管理工作逐步走向正規(guī)化和規(guī)范化。

5 結(jié)語

綜上所述，建筑工程檔案真實(shí)的記錄了整個(gè)工程建設(shè)的情況，它是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)，也是加快城市現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要手段之一。收集是單位檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，做好了收集工作，保證單位重要文件的完整，只有保管完整齊全的單位檔案，檔案的作用才有可能有效的發(fā)揮出來。

參考文獻(xiàn)：

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[2]秘相濤.建筑工程檔案現(xiàn)狀之我見[J].圖書與檔案，2011（9）：281-281.

作者簡(jiǎn)介：宋巍巍（1975—），男，周口市市政管理處，工程師；王玉順（1972—），男，河南省同宇建筑工程有限公司，工程師；馮景安（1972—），男，扶溝縣開信建設(shè)工程質(zhì)量檢測(cè)有限公司，工程師。