關(guān)于加強(qiáng)高校學(xué)科檔案規(guī)范管理的思考

李娟

學(xué)科檔案管理是大學(xué)學(xué)科建設(shè)與管理工作的重要組成部分，建立系統(tǒng)、完整、詳實(shí)、準(zhǔn)確的學(xué)校和院系學(xué)科檔案將有助于推動學(xué)校學(xué)科的建設(shè)與發(fā)展，學(xué)科檔案管理要經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化，將學(xué)科檔案管理工作納入學(xué)科建設(shè)整體規(guī)劃當(dāng)中，建立和健全學(xué)科檔案管理機(jī)構(gòu)和制度、加強(qiáng)學(xué)科檔案的規(guī)范化管理。

學(xué)科水平是高校整體水平和綜合實(shí)力的反映，學(xué)科建設(shè)是高校發(fā)展的生命線，是實(shí)現(xiàn)高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究及社會服務(wù)功能的根本保證。學(xué)科建設(shè)已成為高校發(fā)展的核心任務(wù)，大部分高校已完成了階段性的學(xué)科布局調(diào)整，學(xué)科結(jié)構(gòu)規(guī)?；敬_定，進(jìn)入大力提高學(xué)科建設(shè)質(zhì)量、培育學(xué)科特色、形成學(xué)科優(yōu)勢、促進(jìn)學(xué)科發(fā)展的關(guān)鍵階段。這個(gè)階段，除了繼續(xù)加大資源投入和條件建設(shè)，尤其需要重視學(xué)科質(zhì)量與內(nèi)涵、特色與優(yōu)勢、制度與文化等深層次問題，這要求高校要圍繞學(xué)科規(guī)律和學(xué)科文化做文章，以更好的促進(jìn)學(xué)科發(fā)展。從高校管理工作視角開展學(xué)科建設(shè)，推進(jìn)學(xué)科發(fā)展，最根本的要求是要遵循學(xué)科發(fā)展的規(guī)律和趨勢，提高學(xué)科建設(shè)過程中學(xué)科規(guī)劃、學(xué)科內(nèi)涵建設(shè)、學(xué)科建設(shè)過程監(jiān)控以及學(xué)科建設(shè)績效評價(jià)等管理活動。近年來， 學(xué)科建設(shè)在高校發(fā)展中的地位日益重要， 學(xué)科檔案的作用也日益凸現(xiàn)。學(xué)科檔案管理工作在學(xué)科建設(shè)中是必不可少的，是日常管理工作的一個(gè)重要組成部分，在高校學(xué)科發(fā)展中越來越被重視。高校檔案管理工作應(yīng)以服務(wù)于學(xué)科建設(shè)為切入點(diǎn)，規(guī)范學(xué)科檔案建設(shè)，形成學(xué)科建設(shè)檔案信息資源體系，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，完善服務(wù)功能，大力推動學(xué)科的建設(shè)與發(fā)展。

一、認(rèn)識學(xué)科檔案對學(xué)科建設(shè)的重要意義

學(xué)科檔案是指學(xué)校在學(xué)科建設(shè)過程中，在隊(duì)伍建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流等學(xué)科建設(shè)和管理活動中形成的書面文件、電子文本和影像資料、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)等原始資料的總稱，這些資料承載了學(xué)科發(fā)展的歷史，記錄了學(xué)科奮斗的足跡，也孕育了學(xué)科發(fā)展的未來和希望。隨著各類學(xué)科評估活動的常規(guī)化、制度化，必須將學(xué)科檔案管理納入學(xué)科建設(shè)工作，不斷加強(qiáng)學(xué)科檔案規(guī)范化管理， 對于提高學(xué)科管理水平， 宣傳學(xué)科建設(shè)成果，推動學(xué)科發(fā)展都具有重要意義。

1.學(xué)科檔案記錄了學(xué)科建設(shè)發(fā)展歷史。

近年來，教育主管部門高度重視學(xué)科建設(shè)，組織國家、省（部）級重點(diǎn)學(xué)科、特色學(xué)科建設(shè)工程項(xiàng)目等多層次學(xué)科活動。學(xué)科需要充分挖掘資源，收集、整理材料，填報(bào)表格，接受專家的評審，不僅學(xué)科建設(shè)的成果很重要，學(xué)科建設(shè)過程的梳理、資料的保存更能彰顯成果的價(jià)值。完善的學(xué)科檔案可以幫助我們了解學(xué)科建設(shè)與發(fā)展的基本脈絡(luò)，如政策導(dǎo)向、研究方向、學(xué)科特色、師資隊(duì)伍、科研取向、設(shè)備變更等。

2.學(xué)科檔案對學(xué)科建設(shè)和發(fā)展提供規(guī)劃依據(jù)。

學(xué)科規(guī)劃是學(xué)科建設(shè)的重要依據(jù)，是對學(xué)科的遠(yuǎn)景發(fā)展做出科學(xué)的規(guī)劃和論證，使學(xué)科的發(fā)展納入有目的、有秩序、有規(guī)律的過程。在編制過程中，既要遵循優(yōu)良傳統(tǒng)，又要具有前瞻性。對于高校某一個(gè)具體學(xué)科來講，完整、準(zhǔn)確的學(xué)科檔案能夠從不同時(shí)期、不同角度反映學(xué)科建設(shè)的歷史、現(xiàn)狀，為學(xué)科申報(bào)、評估、管理提供了直觀準(zhǔn)確的歷史資料，為學(xué)科建設(shè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)和提供佐證。通過對學(xué)科檔案的整理和分析，能夠掌握各學(xué)科發(fā)展的歷史脈絡(luò)，了解學(xué)科的優(yōu)勢和差距，理清思路，優(yōu)化資源配置，明確學(xué)科未來發(fā)展目標(biāo)，科學(xué)制定學(xué)科發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)學(xué)科健康發(fā)展。

3.學(xué)科檔案提高學(xué)科在建設(shè)過程中資源合理利用。

目前， 教育主管部門組織的國家和省級重點(diǎn)學(xué)科的申報(bào)、評估和驗(yàn)收， 一級學(xué)科評估， 學(xué)位點(diǎn)申報(bào)（博士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)、專業(yè)學(xué)位授權(quán)點(diǎn)）， 多采用學(xué)科點(diǎn)填報(bào)表格和申請材料， 由教育主管部門組織專家網(wǎng)上評審或通信評審， 而不實(shí)地考察， 因此，所需填報(bào)的材料信息量較大。科學(xué)有效的學(xué)科檔案管理， 能使報(bào)表填寫迅速而準(zhǔn)確， 避免每次申報(bào)的所有材料都重新收集、整理， 避免浪費(fèi)人力物力， 以及因?yàn)槊看谓y(tǒng)計(jì)材料的范圍和人員不同， 影響材料的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。隨著學(xué)科檔案逐步由實(shí)體管理向數(shù)字化檔案信息管理的方式轉(zhuǎn)變，建立學(xué)科檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立系統(tǒng)、完整和準(zhǔn)確的學(xué)科信息檔案， 并以適當(dāng)方式在校內(nèi)相關(guān)院系、職能部門和學(xué)科之間進(jìn)行數(shù)據(jù)和信息共享，充分利用學(xué)科檔案的資源，為學(xué)科建設(shè)提供有力的支撐。

二、把握學(xué)科檔案的主要內(nèi)容

檔案自身潛在價(jià)值和利用效益是檔案信息挖掘的基礎(chǔ)條件，這就要求高校學(xué)科檔案工作者充分認(rèn)識學(xué)科檔案的內(nèi)容，在對于學(xué)科已經(jīng)歸類入檔的材料進(jìn)行收集、詳細(xì)的整理、完整的鑒定以及完善的分析時(shí)，在意識當(dāng)中就需要考慮到學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況，對于有關(guān)的工作重心進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且在歸檔的重要計(jì)劃當(dāng)中，將學(xué)科的檔案材料作為重要的組成，有意識地納入其中。

目前，我國高校學(xué)科建設(shè)內(nèi)容主要包括學(xué)術(shù)水平、學(xué)科隊(duì)伍、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、條件建設(shè)、管理水平等方面。學(xué)科檔案可以分為宏觀和微觀兩個(gè)層面，宏觀層面是指以學(xué)校為單位建立的檔案，包括各層次、各類型學(xué)科申報(bào)、批復(fù)、任務(wù)書、檢查、評估、驗(yàn)收等活動資料，文件以及學(xué)科經(jīng)費(fèi)管理使用等。微觀層面是指以學(xué)科為單位建立的檔案，微觀層面的檔案主要包括以下內(nèi)容：一是科學(xué)研究檔案。能夠體現(xiàn)學(xué)科在建設(shè)期內(nèi)承擔(dān)或完成科研項(xiàng)目情況，以及科研獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)術(shù)論文、著作等文字、音像資料，包括： 學(xué)科成員承擔(dān)和完成科研項(xiàng)目、取得的代表性科研成果、獲獎(jiǎng)情況、申請與授權(quán)專利、發(fā)表論著及論文等。二是師資隊(duì)伍檔案。能夠記載重點(diǎn)學(xué)科在建設(shè)期內(nèi)培養(yǎng)與引進(jìn)人才情況，學(xué)科負(fù)責(zé)人及學(xué)術(shù)梯隊(duì)變更情況、職稱結(jié)構(gòu)、學(xué)歷學(xué)位結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等變化情況的文字、音像資料，包括： 學(xué)科帶頭人、負(fù)責(zé)人介紹， 學(xué)科梯隊(duì)成員名單及個(gè)人信息資料，如個(gè)人簡介、行政職務(wù)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)、主要學(xué)術(shù)興趣和研究方向、取得成果等。三是人才培養(yǎng)檔案。能夠記載學(xué)科在人才培養(yǎng)方面采取的措施和取得成效的文字和音像資料，包括培養(yǎng)方案、教學(xué)計(jì)劃、課程建設(shè)、教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)，及承擔(dān)和完成各項(xiàng)教學(xué)研究項(xiàng)目、教學(xué)成果獲獎(jiǎng)、出版教材、授予各級學(xué)位人數(shù)以及能夠體現(xiàn)培養(yǎng)水平的學(xué)生獲獎(jiǎng)等情況。四是學(xué)科基地方面， 包括能夠記載的科研設(shè)備、圖書資料、投標(biāo)協(xié)議書、合同、設(shè)備保修記錄，學(xué)生使用記錄等。五是社會服務(wù)檔案。能夠體現(xiàn)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)水平的產(chǎn)學(xué)研用成果，包括專利、產(chǎn)品，與企事業(yè)單位的合作協(xié)議或合同，以及技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同等。六是學(xué)術(shù)交流檔案。能夠記載學(xué)科主辦或承辦國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議，學(xué)科成員參加國內(nèi)外學(xué)術(shù)會議，派出或接受訪問學(xué)者，與其他國內(nèi)國外高校交流合作情況，以及學(xué)科的其它社會資源，如名譽(yù)教授、兼職教授， 各類學(xué)術(shù)任職和兼職。七是制度建設(shè)檔案。學(xué)科在建設(shè)與發(fā)展過程中制定或修訂的文件資料。

三、規(guī)范學(xué)科檔案的管理

高校應(yīng)將學(xué)科檔案管理工作納入學(xué)科建設(shè)整體規(guī)劃當(dāng)中，切實(shí)加強(qiáng)管理， 使之規(guī)范化、系統(tǒng)化， 并能在一定程度上推進(jìn)學(xué)科的建設(shè)和發(fā)展。

1.樹立正確的學(xué)科檔案管理現(xiàn)念。

首先，學(xué)校應(yīng)將學(xué)科檔案管理工作納入學(xué)科建設(shè)整體規(guī)劃當(dāng)中， 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)科檔案管理的指導(dǎo)和監(jiān)督意識， 將學(xué)科檔案的管理工作真正落到實(shí)處。要認(rèn)識到學(xué)科檔案建設(shè)的重要性和必要性， 提高學(xué)科檔案管理的意識，增強(qiáng)學(xué)科工作人員在歸檔時(shí)的積極性、主動性和自覺性， 使學(xué)科檔案的收集、整理和歸檔工作成為學(xué)校學(xué)科建設(shè)日常工作中的一部分。其次， 要對學(xué)科內(nèi)科研人員進(jìn)行檔案知識的普及， 使其了解學(xué)科檔案的歸檔范圍、歸檔流程及查閱方法， 明確學(xué)科內(nèi)科研人員在歸檔方面的責(zé)任， 消除其歸檔后利用不便的想法。

2. 建立和健全學(xué)科檔案管理機(jī)構(gòu)和制度。

學(xué)科檔案管理機(jī)構(gòu)和制度是做好學(xué)科檔案工作的保證。學(xué)校要不斷加強(qiáng)和完善校級檔案管理機(jī)構(gòu)， 同時(shí)要積極地在院系設(shè)立院系級檔案管理室， 作為學(xué)校檔案館的派出機(jī)構(gòu)， 履行院系的檔案管理職能。學(xué)科帶頭人在制定崗位職責(zé)時(shí)， 必須明確檔案收集、整理、歸檔和利用的任務(wù)和職責(zé)， 并督促學(xué)科檔案管理員按照學(xué)科檔案工作的規(guī)范及時(shí)對各自職責(zé)范圍內(nèi)的檔案材料進(jìn)行分類、整理。同時(shí)， 要進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)科檔案管理，將學(xué)科檔案建設(shè)和管理工作納入學(xué)科檔案管理員的職責(zé)范圍，使學(xué)科檔案建設(shè)經(jīng)?；?、規(guī)范化、制度化。建立完善的學(xué)科檔案管理制度、管理辦法和檔案分類方案，實(shí)施動態(tài)管理，學(xué)科檔案管理人員以半年或一年為時(shí)間周期，收集資料對學(xué)科檔案進(jìn)行補(bǔ)充，確保歸檔資料及時(shí)性;明確學(xué)科檔案歸檔范圍、移交時(shí)間、接收手續(xù)等，做好資料保管和審閱，確保歸檔資料準(zhǔn)確性、完整性;規(guī)范歸檔材料審批制度，遵守保密法，確保歸檔資料保密性。

3.利用數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)學(xué)科檔案資源共享。

目前，紙質(zhì)檔案的保存和管理仍是高校檔案管理工作中最為重要的環(huán)節(jié)，就學(xué)科檔案建設(shè)而言，學(xué)科的科研成果、資料文獻(xiàn)、專業(yè)教師、科研人員和學(xué)生的檔案，大都是紙質(zhì)檔案。而學(xué)科建設(shè)過程中產(chǎn)生的檔案，則多以電子檔案為主。學(xué)科檔案管理的重要任務(wù)就是安全保管學(xué)科檔案， 將紙質(zhì)檔案的電子化、紙質(zhì)檔案歸檔目錄的信息化作為主要工作，建立一個(gè)聯(lián)動的紙質(zhì)與電子的檔案保存的機(jī)制。通過學(xué)科歸檔數(shù)據(jù)庫，把所有涉及學(xué)科的上架裝盒的材料通過影像掃描或文檔形式上傳學(xué)校檔案管理軟件中實(shí)現(xiàn)永久保存，提高歸檔時(shí)效性，同時(shí)，建立索引，便于審閱和瀏覽。此外，還需要各部門協(xié)同合作， 建立資源共享系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)學(xué)科檔案資源在學(xué)校范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享。

學(xué)科檔案是大學(xué)學(xué)科建設(shè)和管理工作的重要組成部分，隨著高校學(xué)科檔案工作制度和創(chuàng)新機(jī)制的健全， 形成與學(xué)科建設(shè)檔案相配套的高質(zhì)量的館藏檔案資源體系和資源結(jié)構(gòu)，逐步促進(jìn)學(xué)科檔案工作的程序化、制度化和規(guī)范化，使學(xué)科檔案管理工作與學(xué)校學(xué)科建設(shè)工作更加緊密結(jié)合起來，逐步發(fā)揮學(xué)科檔案在學(xué)科建設(shè)中的作用，體現(xiàn)學(xué)科檔案在學(xué)科發(fā)展中的價(jià)值，將大大的推動高校學(xué)科的建設(shè)和發(fā)展。

（作者單位：南京森林警察學(xué)院）