倉儲(chǔ)外包型貿(mào)易企業(yè)庫存管理研究

邢宇飛

摘 要：對于傳統(tǒng)的貿(mào)易類企業(yè)，商品庫存占其流動(dòng)資產(chǎn)的比重較其他類型企業(yè)更大，庫存管理是經(jīng)營管理中非常重要的一個(gè)部分。目前，國際貿(mào)易企業(yè)基本都將貨物的報(bào)關(guān)報(bào)檢、倉儲(chǔ)、運(yùn)輸?shù)葮I(yè)務(wù)環(huán)節(jié)委托專業(yè)企業(yè)代為操作。另一方面，因其對倉儲(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，由此產(chǎn)生的庫存商品管理風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)增多。如何把控風(fēng)險(xiǎn)，保證存貨安全，是這類貿(mào)易企業(yè)所面臨的重要課題之一。本文對庫存管理的各風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理，并提出控制措施，以達(dá)到控制庫存風(fēng)險(xiǎn)的目的。

關(guān)鍵詞：庫存管理 風(fēng)險(xiǎn)控制 貿(mào)易企業(yè)

中圖分類號(hào)：F253 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2015）07（b）-0000-00

庫存管理的范疇，除對倉庫內(nèi)存放的貨物進(jìn)行管理以外，還應(yīng)包括從交貨人完成交貨義務(wù)開始，直至貿(mào)易企業(yè)完成貨權(quán)轉(zhuǎn)移之間的整個(gè)業(yè)務(wù)流程的管理，即既包括貨物“庫存”狀態(tài)下的管理，又包括貨物“在途”狀態(tài)下的管理。只有將整個(gè)庫存流程的所有關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)把控好，才能保證貨物安全，達(dá)到庫存管理的目的。

下面，對倉儲(chǔ)外包型貿(mào)易企業(yè)庫存管理的各風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行梳理，并提出應(yīng)對措施，從而總結(jié)出該類型企業(yè)對商品庫存風(fēng)險(xiǎn)的管理策略。

1 設(shè)置獨(dú)立的庫管崗位

崗位設(shè)置是庫存管理的根基。如果業(yè)務(wù)人員的崗位職責(zé)貫通整個(gè)貿(mào)易流程，將不利于企業(yè)對業(yè)務(wù)員私自收發(fā)貨物等問題進(jìn)行監(jiān)管，可能會(huì)造成不能及時(shí)認(rèn)定庫存風(fēng)險(xiǎn)，甚至根本無法發(fā)現(xiàn)庫存風(fēng)險(xiǎn)。所以，崗位設(shè)置對庫存管理起到根基作用。

從整個(gè)貿(mào)易業(yè)務(wù)流程來看，庫存管理應(yīng)是獨(dú)立于采購和銷售的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；從崗位設(shè)置來看，庫存管理應(yīng)單獨(dú)設(shè)置“中臺(tái)”崗位，區(qū)別于前臺(tái)的采購和銷售崗位以及后臺(tái)的結(jié)算崗位，規(guī)模較大的企業(yè)可單獨(dú)設(shè)立物流管理部門；從人員來看，應(yīng)對庫存管理人員與采購和銷售人員采取嚴(yán)格的分離制度。

庫存管理崗位的職責(zé)范疇可由企業(yè)自行規(guī)定，但原則上應(yīng)包括貨物到港至貨物發(fā)出之間的整個(gè)過程。設(shè)立了物流管理部門的國際貿(mào)易企業(yè)，其職責(zé)還應(yīng)包括報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商的選擇與管理，倉儲(chǔ)地點(diǎn)的選擇與管理，收發(fā)貨流程的執(zhí)行，貨物保險(xiǎn)與貨物安全的管理。

實(shí)行庫存管理崗位獨(dú)立制度，可使企業(yè)的采購和銷售崗位與倉庫管理崗位形成相互制約的作用，使庫存管理的其他內(nèi)容在制度上存有實(shí)施的保證。

2 簽訂要素完整的倉儲(chǔ)協(xié)議

與倉庫產(chǎn)權(quán)單位簽訂倉儲(chǔ)協(xié)議，是規(guī)避庫存風(fēng)險(xiǎn)的保障，也是維護(hù)企業(yè)利益的最后一道防線。簽署倉儲(chǔ)協(xié)議這樣一件看似在庫存管理中顯而易見需要關(guān)注的事情，在實(shí)際業(yè)務(wù)操作過程中其實(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)瑕疵。例如，有些企業(yè)在簽訂協(xié)議時(shí)未規(guī)定合約的有效期；未規(guī)定仲裁的地點(diǎn)和機(jī)構(gòu)；對雙方的權(quán)利義務(wù)界定不清稀，或?qū)`約行為未規(guī)定承擔(dān)后果的方式；合同規(guī)定“簽字蓋章生效”的，只在合同上體現(xiàn)其一；合同期滿后未及時(shí)續(xù)約或移庫，造成法律上的權(quán)利義務(wù)空檔期。

對于倉儲(chǔ)協(xié)議的簽訂，除需注意避免以上提到的一些問題以外，還應(yīng)注意以下兩點(diǎn)。

（1）審查合同締約方（乙方）是否為法人單位。在簽訂合約之前，應(yīng)嚴(yán)格審核對方的企業(yè)資質(zhì)，如對方為某公司分支機(jī)構(gòu)的（即非法人單位），則需其出具其具有獨(dú)立法人資質(zhì)的上級(jí)單位的簽約授權(quán)書。

（2）認(rèn)真審查合同要素是否完整。除合同普遍需要包含的要素外，倉儲(chǔ)協(xié)議中還應(yīng)規(guī)定倉儲(chǔ)貨物名稱、倉庫服務(wù)項(xiàng)目、對應(yīng)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、特殊存放條件等，大宗散貨倉儲(chǔ)合同還應(yīng)寫明損耗比率；合同附件應(yīng)包括企業(yè)發(fā)貨通知書樣本、發(fā)貨通知書發(fā)貨人及審核人的簽名預(yù)留印鑒、預(yù)留傳真號(hào)及電話號(hào)碼等重要信息。

3 規(guī)范收發(fā)貨文件和手續(xù)

在貨物入庫和出庫環(huán)節(jié)，貿(mào)易企業(yè)應(yīng)與倉庫建立嚴(yán)格的操作流程。在入庫環(huán)節(jié)，貨物入庫后，應(yīng)規(guī)定倉庫向貿(mào)易企業(yè)提供準(zhǔn)確的入庫通知單或入庫磅單，作為入庫數(shù)量的依據(jù)；發(fā)貨時(shí)，應(yīng)規(guī)定倉庫只接受雙方約定樣式的發(fā)貨通知單及預(yù)留發(fā)貨人和審核人簽字作為通知發(fā)貨的唯一憑證，在貨物發(fā)出后，應(yīng)向貿(mào)易企業(yè)反饋實(shí)際發(fā)貨數(shù)量。以上二者可作為貨物出庫的依據(jù)。

規(guī)范好收發(fā)貨文件和手續(xù)對庫存管理十分重要。把好入庫和出庫兩個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的操作流程，對貿(mào)易企業(yè)避免人為造成的存貨損失具有決定性的意義。

4 做好倉儲(chǔ)地點(diǎn)的考察工作

對擬作為企業(yè)貨物倉儲(chǔ)地點(diǎn)的倉庫，應(yīng)進(jìn)行詳盡的考察。這是貿(mào)易企業(yè)把控存貨風(fēng)險(xiǎn)的第一道關(guān)卡。除考慮倉儲(chǔ)成本外，在倉儲(chǔ)安全方面，貿(mào)易企業(yè)應(yīng)仔細(xì)進(jìn)行考察，只有產(chǎn)權(quán)清晰、貨物保險(xiǎn)有所覆蓋、倉儲(chǔ)設(shè)施完備、管理制度嚴(yán)謹(jǐn)、周邊環(huán)境安全的倉庫，才能有效保障貨物安全。

對倉儲(chǔ)企業(yè)的考察，應(yīng)從以下幾個(gè)方面來進(jìn)行：

（1）考察倉庫資質(zhì)是否完備。貿(mào)易企業(yè)應(yīng)考察倉庫產(chǎn)權(quán)單位是否具有貨物倉儲(chǔ)的經(jīng)營資格，其注冊資本是否雄厚。如果是貨代公司為貿(mào)易企業(yè)提供倉儲(chǔ)服務(wù)的，應(yīng)審查其與倉庫產(chǎn)權(quán)單位的倉儲(chǔ)協(xié)議是否有效。

（2）應(yīng)考察倉庫是否購買貨物保險(xiǎn)。一般情況下，倉儲(chǔ)單位都會(huì)對倉庫設(shè)施進(jìn)行投保，但貿(mào)易企業(yè)應(yīng)著重考察其是否購買貨物保險(xiǎn)，具體保額是多少，是否能覆蓋貿(mào)易企業(yè)存放貨物的貨值。簽訂倉儲(chǔ)協(xié)議、審查倉庫注冊資本，都是法律意義上的保障。但另一方面，法律判決執(zhí)行難的問題一直困擾著企業(yè)，所以購買貨物保險(xiǎn)是把控企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失的最有效的手段。如果倉庫未對存儲(chǔ)貨物進(jìn)行投保，貿(mào)易企業(yè)應(yīng)自行考慮購買貨物保險(xiǎn)。

（3）倉庫的消防和安全措施是否完備。應(yīng)考察倉庫設(shè)施的主體結(jié)構(gòu)是否易燃，電路是否設(shè)計(jì)規(guī)范，照明設(shè)施是否防爆，倉庫內(nèi)存放的其他貨物是否為可燃或易燃物品，倉庫煙火探測設(shè)施和噴淋設(shè)施是否完備，倉庫管理制度是否規(guī)定每天定期進(jìn)行巡查，倉庫防盜措施是否完備，倉庫報(bào)警設(shè)施是否有效等等。

（4）考察倉庫周邊環(huán)境是否安全。貿(mào)易企業(yè)應(yīng)調(diào)查了解倉庫周邊是否存在影響存貨安全的因素；倉庫內(nèi)是否存在混放貨物的現(xiàn)象，如有，則需考察混放貨物是否有異味或可易使本企業(yè)貨物毀壞變質(zhì)的特性；倉庫設(shè)施本身是否利于存儲(chǔ)貨物的性狀保持穩(wěn)定。

（5）倉庫管理制度是否嚴(yán)格。貿(mào)易企業(yè)選擇存放貨物的倉庫應(yīng)在入庫、碼放、出庫等環(huán)節(jié)執(zhí)行嚴(yán)格的操作流程，以保證貨物的數(shù)量準(zhǔn)確，避免混發(fā)、錯(cuò)發(fā)貨物。

5 關(guān)鍵操作節(jié)點(diǎn)派人員赴現(xiàn)場監(jiān)管

在入庫及發(fā)貨環(huán)節(jié)，貿(mào)易企業(yè)應(yīng)派業(yè)務(wù)人員赴現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)管，保證入庫及時(shí)、入庫數(shù)量準(zhǔn)確、發(fā)貨數(shù)量不違背發(fā)貨通知單的規(guī)定、發(fā)送散裝貨物時(shí)的貨物挑選過程符合正常業(yè)務(wù)慣例。

如果貿(mào)易企業(yè)收發(fā)貨頻繁，且沒有能力派業(yè)務(wù)人員赴現(xiàn)場監(jiān)管的，應(yīng)在貨物入庫環(huán)節(jié)和大宗發(fā)貨環(huán)節(jié)委托第三方監(jiān)管機(jī)構(gòu)代為監(jiān)管。

6 建立庫存臺(tái)賬核對制度

貿(mào)易企業(yè)的庫存管理人員應(yīng)建立庫存管理臺(tái)賬，并定期與倉庫核對庫存明細(xì)情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量的異常情況，核查差異原因，避免庫存數(shù)量方面出現(xiàn)更大的漏洞，及時(shí)控制庫存損失規(guī)模。

7 做好對報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商的管理

報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商，指為貿(mào)易企業(yè)提供代理報(bào)關(guān)報(bào)檢、貨物運(yùn)輸和倉儲(chǔ)等服務(wù)的公司。這些公司在貿(mào)易企業(yè)的業(yè)務(wù)操作過程中起到非常重要的輔助作用。但是另一方面，報(bào)關(guān)物流服務(wù)行業(yè)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、服務(wù)水平參差不齊、代理的商品各有側(cè)重，且報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商在報(bào)關(guān)環(huán)節(jié)的差錯(cuò)將直接影響貿(mào)易企業(yè)的海關(guān)信用評級(jí)。所以，須對報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格審核，保證貨物通關(guān)順利、貨物碼頭卸載高效、運(yùn)輸和倉儲(chǔ)安全，對貿(mào)易企業(yè)庫存管理起到保障作用。

審核保管物流服務(wù)供應(yīng)商，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

（1）選擇具有一定實(shí)力的報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商。選擇有實(shí)力的報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商，可以保證在貨物出現(xiàn)問題的時(shí)候，對貿(mào)易企業(yè)具有一定的賠付能力，減少貿(mào)易企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

（2）選擇擅長代理所需商品的報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商。貿(mào)易企業(yè)應(yīng)了解各貨代公司的業(yè)務(wù)側(cè)重點(diǎn)，區(qū)分貨物種類、運(yùn)輸方式等方面，選擇合適的報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商。對于需要辦理退稅申請和法定商檢的商品，則更需要委托具有足夠相關(guān)經(jīng)驗(yàn)的報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行合作。

（3）避免選擇經(jīng)營同類商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商。如報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商實(shí)際經(jīng)營與貿(mào)易企業(yè)相關(guān)的同類商品貿(mào)易業(yè)務(wù)，則可能存在貨物被私自轉(zhuǎn)賣的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)予以避免。

（4）注意對運(yùn)輸環(huán)節(jié)貨物保險(xiǎn)的覆蓋。在運(yùn)輸環(huán)節(jié)，貨物容易產(chǎn)生各類問題，歸結(jié)起來就是貨物滅失和變質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)。貿(mào)易企業(yè)應(yīng)在庫存管理過程中，注意在途狀態(tài)環(huán)節(jié)的貨物安全把控工作，如報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商未對相關(guān)環(huán)節(jié)狀態(tài)下的貨物進(jìn)行投保，則貿(mào)易企業(yè)應(yīng)考慮自行購買保險(xiǎn)。

（5）警惕代理業(yè)務(wù)報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商在業(yè)務(wù)過程中所處的角色。代理進(jìn)口業(yè)務(wù)過程中，代理委托方經(jīng)常會(huì)像貿(mào)易企業(yè)推薦代理報(bào)關(guān)報(bào)檢和倉儲(chǔ)環(huán)節(jié)的報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商。這時(shí)，要警惕報(bào)關(guān)物流服務(wù)供應(yīng)商與代理委托方勾結(jié)的情況，最好采取先收貨款、再放單據(jù)的模式，以保證貿(mào)易企業(yè)對貨權(quán)的把控。

8 建立定期庫存盤點(diǎn)制度

貿(mào)易企業(yè)應(yīng)通過非業(yè)務(wù)和倉儲(chǔ)的第三方內(nèi)部人員定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，加強(qiáng)庫存管理考核。貿(mào)易企業(yè)的庫存盤點(diǎn)工作，應(yīng)做好以下幾點(diǎn)：

（1）加強(qiáng)對庫存賬目的核對工作。在庫存盤點(diǎn)過程中，應(yīng)將業(yè)務(wù)庫存臺(tái)賬分別與倉庫業(yè)務(wù)臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬面庫存情況進(jìn)行核對，找出差異原因。

（2）進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)工作。對倉庫內(nèi)的貨物情況進(jìn)行清點(diǎn)，核對庫存臺(tái)賬與實(shí)際庫存數(shù)量是否一致。在進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)保證盤點(diǎn)比例不低于庫存總額的70%，以達(dá)到足夠的抽樣水平。

（3）對庫存管理情況進(jìn)行考察。在庫存盤點(diǎn)過程中，應(yīng)對倉庫設(shè)施情況、倉庫管理情況、公司庫存管理人員與倉儲(chǔ)單位之間的收發(fā)貨流程執(zhí)行情況、貨物保險(xiǎn)覆蓋情況、倉儲(chǔ)協(xié)議情況等內(nèi)容進(jìn)行核查，判斷公司庫存管理是否達(dá)到制度要求。

通過庫存盤點(diǎn)工作，不僅可以使公司更加了解存貨的實(shí)際狀態(tài)，更能督促倉儲(chǔ)企業(yè)做好對公司庫存商品安全的保護(hù)工作，監(jiān)督庫存管理人員的制度執(zhí)行情況，對公司的庫存管理起到定期體檢的作用。

通過以上各個(gè)庫存管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的把控，可使公司庫存管理工作做到細(xì)致、可靠、合理?？偨Y(jié)來說，倉儲(chǔ)外包型的貿(mào)易公司在庫存管理中應(yīng)做到“把握好三條主線，控制好一個(gè)關(guān)鍵”，即對文件單據(jù)線、流程執(zhí)行線和監(jiān)督機(jī)制線的把握，確保管理滲入每個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，達(dá)到閉環(huán)管理的效果；控制好的關(guān)鍵，就是確保制度有效執(zhí)行，強(qiáng)化相關(guān)崗位人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，增強(qiáng)相關(guān)崗位人員的責(zé)任心，使庫存管理效果最大化。

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