企業(yè)檔案管理融合發(fā)展路徑探索

陳曼玲

摘 要 為推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，促進(jìn)企業(yè)檔案工作融合發(fā)展，本文對(duì)企業(yè)檔案管理進(jìn)行研究，并提出企業(yè)檔案管理與企業(yè)改革發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)文化、廠情廠史教育、班組管理等方面的融合發(fā)展路徑。

關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案 融合 發(fā)展

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.08.072

Exploration on the Fusion Development Path of

Enterprise Archives Management

CHEN Manling

（Archives Department of Chongqing Iron & Steel （Group） Co.， Ltd.， Chongqing 400080）

Abstract To promote the scientific development of archives science， promoting the fusion development of enterprise archives work， the paper on enterprise archives management research， puts forward the fusion development path of enterprise archives management with the reform and development of enterprises， production and management， enterprise culture， factory numismatic history of education and team management.

Key words enterprise archives; fusion; development

0 引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。企業(yè)檔案管理也是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是企業(yè)行政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)技術(shù)等方面管理的重要組成部分，企業(yè)檔案管理工作即企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為與活動(dòng)，其職責(zé)是維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)和管理方法，通過(guò)資源整合與開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效支撐。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2014年出臺(tái)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要意義，也為加強(qiáng)企業(yè)檔案工作指明發(fā)展方向。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作，已成為推進(jìn)企業(yè)整體實(shí)力的重要條件，因此企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。

1 企業(yè)檔案工作中存在的問(wèn)題

當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作發(fā)展形勢(shì)不容樂觀，以鋼鐵行業(yè)為例，七八十家大型鋼鐵企業(yè)中，目前具有直屬集團(tuán)的獨(dú)立檔案部門僅兩三家，而且隨著鋼鐵企業(yè)改革的推進(jìn)，這兩三家也有被弱化的趨勢(shì)。本文對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作主要存在以下問(wèn)題：

（1）檔案管理意識(shí)有待增強(qiáng)。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理是企業(yè)的首要任務(wù)，因此大多數(shù)企業(yè)忽略檔案管理，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案管理不夠重視，檔案管理意識(shí)薄弱，未充分意識(shí)到企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的重要作用和價(jià)值，從而在檔案管理方面投入的人力、物力和財(cái)力等資源嚴(yán)重不足，導(dǎo)致檔案管理工作有些滯后，出現(xiàn)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范和管理。很多企業(yè)的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，檔案管理信息化嚴(yán)重滯后，造成檔案利用價(jià)值偏低。

（2）檔案管理缺乏專門機(jī)構(gòu)。企業(yè)的核心工作是促進(jìn)生產(chǎn)，提效益，因此很多企業(yè)對(duì)檔案管理不夠重視，對(duì)檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則不夠明晰，導(dǎo)致很多企業(yè)缺乏一個(gè)專門機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理檔案，缺乏健全的檔案管理的機(jī)制，未形成系統(tǒng)的檔案管理制度，從而出現(xiàn)各部門的檔案管理規(guī)范不一，檔案形式不一，造成檔案缺失，破壞了檔案的完整性和統(tǒng)一性，給檔案管理帶來(lái)困難。

（3）檔案管理缺乏專業(yè)人才。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)程度很高的工作，檔案管理人員需要掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)技能。但由于檔案管理在企業(yè)中未能得到充分重視，因此企業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，很多企業(yè)檔案管理人員為兼職，不具備檔案方面的專業(yè)素質(zhì)，導(dǎo)致檔案管理不適應(yīng)企業(yè)管理的需要。檔案專業(yè)人才的缺乏導(dǎo)致大多數(shù)企業(yè)的檔案管理還處于收發(fā)查找的低級(jí)階段，檔案管理信息化程度偏低。

（4）檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范。檔案信息不僅是一個(gè)單位或部門內(nèi)部信息，現(xiàn)代檔案信息是一個(gè)地區(qū)、系統(tǒng)或國(guó)家，甚至是國(guó)際檔案信息交流的一個(gè)部分。為確保檔案信息交流的流暢，檔案管理必須遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，國(guó)家相繼出臺(tái)了一系列檔案管理規(guī)范。但有很多企業(yè)由于檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏專門機(jī)構(gòu)管理檔案，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范，各部門的檔案形式不一。

（5）檔案管理缺乏數(shù)據(jù)挖掘。很多企業(yè)僅僅將檔案進(jìn)行收集與保存，檔案僅僅成為一種記錄企業(yè)相關(guān)信息的方式，從而導(dǎo)致檔案利用價(jià)值不高。企業(yè)檔案管理人員未對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)分析和研究，更未對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘與提煉。在調(diào)閱檔案時(shí)，僅僅是簡(jiǎn)單地查閱檔案原始信息，而未將檔案中蘊(yùn)含的有用信息挖掘出來(lái)。由于缺乏對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘與研究提煉，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案未發(fā)揮其應(yīng)具備的綜合價(jià)值。

2 企業(yè)檔案管理融合發(fā)展路徑

本文認(rèn)為企業(yè)檔案管理工作應(yīng)創(chuàng)新發(fā)展，檔案管理人員必須打破固有的檔案管理思維模式，采用新思維，不能就檔案而管檔案，應(yīng)增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化;加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，提升檔案管理人員素質(zhì);加快檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化;加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)和企業(yè)管理知識(shí)學(xué)習(xí)，將檔案工作融入企業(yè)的其他各項(xiàng)具體工作中，融合發(fā)展。為提升企業(yè)檔案管理工作的實(shí)效，本文以重鋼集團(tuán)檔案管理為例，就企業(yè)檔案工作與企業(yè)管理各項(xiàng)業(yè)務(wù)融合發(fā)展的路徑提出以下建議：

（1）檔案工作與改革發(fā)展融合路徑。國(guó)企改革是目前國(guó)內(nèi)實(shí)體經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重大舉措，檔案工作應(yīng)在國(guó)企改革進(jìn)程中發(fā)揮重要作用。重鋼集團(tuán)具有百年歷史，已保存了豐富的檔案資源，形成了系統(tǒng)檔案體系。為進(jìn)一步發(fā)揮檔案的綜合價(jià)值，檔案部門應(yīng)深入挖掘企業(yè)檔案中各個(gè)變革時(shí)期重鋼面臨的危機(jī)與對(duì)策，通過(guò)系統(tǒng)研究形成研究報(bào)告和咨詢報(bào)告，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)改革發(fā)展決策提供借鑒。同時(shí)與宣傳媒體深度合作，挖掘檔案中第一輪改革前后，重鋼對(duì)國(guó)企改革作出的貢獻(xiàn)和重鋼人敢為人先的改革精神，以輿論為企業(yè)的改革發(fā)展造勢(shì)。與工會(huì)、宣傳部等組織機(jī)構(gòu)聯(lián)合采訪上世紀(jì)七十年代末、八十年代初企業(yè)改革的親歷者，采集口述歷史檔案，并編輯專題視頻，在電視臺(tái)和檔案門戶網(wǎng)站播出，為企業(yè)改革發(fā)展?fàn)I造良好的文化氛圍。

（2）檔案工作與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)融合路徑。企業(yè)檔案工作本身是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)組成部分，因此檔案工作要納入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，從而促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展，提升綜合實(shí)力。重鋼集團(tuán)將企業(yè)檔案管理工作以“雙保障機(jī)制”融入集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)體系，即：每年的檔案工作納入集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，并設(shè)定考核指標(biāo)，歸檔計(jì)劃以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的形式下發(fā)各單位;每年的檔案工作計(jì)劃納入集團(tuán)行政工作計(jì)劃，并由總經(jīng)理在職工代表大會(huì)的行政工作報(bào)告中向職工代表進(jìn)行報(bào)告。檔案部門通過(guò)經(jīng)理辦、技發(fā)辦、經(jīng)濟(jì)運(yùn)行處等業(yè)務(wù)部門的各項(xiàng)渠道收集鋼鐵行業(yè)及其上下游產(chǎn)業(yè)的信息，并匯總到檔案部門，檔案部門組織專業(yè)人員對(duì)收集的產(chǎn)業(yè)信息進(jìn)行梳理、分析，每年形成6～8個(gè)專題信息研究報(bào)告，分送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和各主要業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供決策參考。同時(shí)檔案部門組織人員與經(jīng)濟(jì)運(yùn)行處共同采集對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有重大影響的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，建設(shè)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)中心，建立大數(shù)據(jù)信息中心，為集團(tuán)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。

（3）檔案工作與企業(yè)文化融合路徑。企業(yè)文化是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、管理等方面長(zhǎng)期形成的，能成為企業(yè)全體職工普遍接受的理想信念、價(jià)值觀念和行為規(guī)則，是在企業(yè)的建設(shè)和職工隊(duì)伍的成長(zhǎng)過(guò)程中逐步形成的，與企業(yè)物質(zhì)文明相適應(yīng)的一種微觀上層建筑。檔案不是對(duì)企業(yè)文化的一種簡(jiǎn)單的記錄，而是系統(tǒng)分析企業(yè)文化建設(shè)的成就與不足，精心梳理，留其精華，去其糟粕，形成價(jià)值取向。檔案工作對(duì)于企業(yè)文化建設(shè)具有“緬懷歷史、啟迪未來(lái)、傳承文化”的重要作用，從而更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)。企業(yè)檔案工作與企業(yè)文化融合，可通過(guò)對(duì)企業(yè)檔案價(jià)值挖掘，建立企業(yè)形象系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的文化價(jià)值，比如：挖掘聲像檔案，發(fā)揮企業(yè)檔案在企業(yè)形象宣傳中的作用;開發(fā)榮譽(yù)檔案，樹立企業(yè)社會(huì)良好形象;編寫先進(jìn)人物宣傳冊(cè)，發(fā)揮企業(yè)英雄模范作用;全方位利用檔案資源，展示企業(yè)文化。

（4）檔案工作與廠情廠史融合路徑。廠情廠史教育是回歸溯源的傳統(tǒng)教育，也是居安思危的警示教育，更是勵(lì)精圖治的勵(lì)志教育。企業(yè)檔案工作是維護(hù)企業(yè)歷史面貌的一項(xiàng)重要工作，在廠情廠史教育方面有責(zé)任對(duì)廠情廠史進(jìn)行綜合研究，形成廠情廠史的研究成果，為廠情廠史教育提供現(xiàn)實(shí)的教育素材。企業(yè)檔案部門可以通過(guò)挖掘檔案資源，梳理企業(yè)歷史脈絡(luò)，同時(shí)對(duì)企業(yè)歷史進(jìn)行系統(tǒng)研究，編研出企業(yè)史志等檔案資料，形成廠情廠史的研究發(fā)布體系。為加強(qiáng)廠情廠史教育實(shí)效，檔案部門建立企業(yè)廠情廠史館，展示企業(yè)發(fā)展的不同時(shí)期的檔案和文物，與廠情廠史教育工作相融合，充分發(fā)揮檔案的教育功能。

（5）檔案工作與班組管理融合路徑。班組是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基本單位，也是企業(yè)基層的生產(chǎn)管理組織，班組管理直接影響企業(yè)生產(chǎn)決策的實(shí)施。檔案管理可以與班組管理相互融合，檔案部門可與班組長(zhǎng)協(xié)作，充分發(fā)揮檔案記錄的職能，對(duì)班組人員和班組崗位進(jìn)行聲像等記錄，尤其對(duì)于優(yōu)秀班組、關(guān)鍵崗位的資料收集與拍攝。同時(shí)檔案部門對(duì)班組產(chǎn)生的各項(xiàng)資料進(jìn)行歸檔，組織班組長(zhǎng)等管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分析，挖掘其蘊(yùn)含的隱形知識(shí)，優(yōu)化班組管理，確保生產(chǎn)安全，提升生產(chǎn)效率，從而促進(jìn)班組建設(shè)，提高企業(yè)效益。

3 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，為企業(yè)管理各項(xiàng)工作提供信息資源和智力支撐。企業(yè)檔案工作也只有在與企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)相融合才能獲得活力和發(fā)展動(dòng)力，同時(shí)也要求企業(yè)檔案管理從業(yè)者解放思想，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，具備融入企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的知識(shí)和技能。本文對(duì)企業(yè)檔案管理融合發(fā)展路徑進(jìn)行探索，提出企業(yè)檔案管理與企業(yè)改革發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)文化、廠情廠史、班組管理等方面的融合發(fā)展的具體路徑。

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