高校教學(xué)秘書視角下的教學(xué)檔案建設(shè)與管理策略研究

穆亞榮

摘 要 高校教學(xué)檔案管理在本科教學(xué)合格評估工作中扮演著極其重要的角色，本文主要從高校教學(xué)檔案包括的內(nèi)容、教學(xué)檔案的基本特點(diǎn)、教學(xué)檔案的重要性為出發(fā)點(diǎn)，闡述高校教學(xué)檔案的現(xiàn)狀，并針對此現(xiàn)狀提出了怎樣有效的建立與管理教學(xué)檔案，從而真正實(shí)現(xiàn)高校之間教學(xué)檔案信息的互換交流。

關(guān)鍵詞 高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理 現(xiàn)狀分析 策略研究

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.08.009

Teaching Files Construction and Management Strategies

Based on Perspective of College Teaching Secretary

MU Yarong

（Shaanxi Xueqian Normal University， Xi'an， Shaanxi 710061）

Abstract： Teaching File Management in undergraduate teaching qualified to play in the assessment of an extremely important role， teaching archives article from the content included in the basic characteristics of teaching archives， archives of the importance of education as a starting point to explain the current situation of teaching archives， and this status quo for how effective establishment and management of teaching archives， thus truly achieve teaching archival information interchange exchange between universities.

Keywords： college teaching files construction and management; situation analysis; strategies

1 教學(xué)檔案內(nèi)容

教學(xué)檔案主要是指學(xué)校、教師和學(xué)生在教學(xué)實(shí)踐活動和教學(xué)管理過程中形成的直接的、具有保存價值的文字、圖表和聲像等材料。高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理大多來源于教師從事的教學(xué)實(shí)踐工作過程中，由教務(wù)處和院（系）級教學(xué)部門兩個機(jī)構(gòu)組成，一般包括：學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各類指令性文件;教學(xué)制度、辦法、規(guī)定、條例;教學(xué)環(huán)節(jié)中的各類統(tǒng)計(jì)材料;授課教師的備課本、提要本和教學(xué)設(shè)計(jì);期中教學(xué)檢查文本;輔導(dǎo)答疑資料;教師教改、科研成果、學(xué)術(shù)專著;教師聽課記錄;教學(xué)效果評價記錄;教師考核情況;教師手冊;學(xué)籍管理材料;學(xué)生成績評定;實(shí)習(xí)報(bào)告;學(xué)生特色作業(yè);各類實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)設(shè)計(jì)論文材料，以及其他與教學(xué)相關(guān)的各類檔案材料。

2 教學(xué)檔案的基本特點(diǎn)

2.1 復(fù)雜性

不是任何教學(xué)文件都需要成為教學(xué)檔案，只有那些已經(jīng)處理完畢的，對將來的實(shí)際工作和科研等活動具有一定參考利用價值、并且按照一定規(guī)律保存起來的教學(xué)文件才能成為教學(xué)檔案。教學(xué)文件的立卷歸檔工作至關(guān)重要，文件收集的是否齊全、教學(xué)文件內(nèi)容質(zhì)量與書寫是否規(guī)范都直接影響著教學(xué)檔案壽命的長短，教學(xué)檔案的價值主要體現(xiàn)在教學(xué)過程中對其的利用。①

2.2 原始性

任何教學(xué)檔案都承載著各個教學(xué)環(huán)節(jié)的信息，它記錄了教學(xué)活動中的具體情況，能夠反映出教學(xué)工作過程中各個教學(xué)活動的具體環(huán)節(jié)，是直接從文件轉(zhuǎn)化而來，不是事后編寫或隨意收集的，注重原始性。除此之外，學(xué)校各類行政部門和教務(wù)處的收文、發(fā)文等底稿和其他各種原始材料等，都是將來教育部本科教學(xué)工作合格評估的支撐材料。

2.3 回溯性

從一個孤立的教學(xué)文件到教學(xué)檔案的轉(zhuǎn)化需要一個過程，它是經(jīng)過逐年累積、按照一定的程序和條理集中保存起來的，因此教學(xué)檔案信息與反映的教學(xué)活動內(nèi)容有一定的時間距離。例如，教學(xué)檔案中包涵的教育實(shí)習(xí)是高校師范專業(yè)教學(xué)中一個重要環(huán)節(jié)，也是教學(xué)計(jì)劃中重要的綜合性必修實(shí)踐課程，教育實(shí)習(xí)這個教學(xué)活動從召開籌備會和動員大會，制定教育實(shí)習(xí)計(jì)劃，確定實(shí)習(xí)帶隊(duì)教師、實(shí)習(xí)指導(dǎo)教師，聯(lián)系實(shí)習(xí)單位，協(xié)商實(shí)習(xí)的內(nèi)容和組織實(shí)習(xí)相關(guān)管理工作，到最后的教育實(shí)習(xí)總結(jié)。整套的程序必然有時間間隔，這就使教學(xué)檔案可以追根溯源，不僅可以考查過去教學(xué)工作中的不足，總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，也可使其為現(xiàn)實(shí)服務(wù)和預(yù)測未來。

3 教學(xué)檔案的作用

（1）教學(xué)檔案可以作為教育部普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評估的重要考查依據(jù)。高等學(xué)校圍繞教學(xué)條件、教學(xué)過程、教學(xué)效果進(jìn)行評估，必然要考查許多相關(guān)資料，教學(xué)檔案能夠反映某一個階段最基本的教學(xué)狀態(tài)，所以可為本科教學(xué)合格評估提供重要依據(jù)。在本科教學(xué)水平評估過程中，評估專家為了對一所高校的教學(xué)情況作出整體客觀的評價，往往要調(diào)閱大量的檔案資料，通過檔案材料對照各項(xiàng)評估指標(biāo)進(jìn)行科學(xué)的定量分析。所以高校檔案建設(shè)與管理工作在教學(xué)水平評估中扮演重要的角色，教學(xué)檔案在收集信息、記錄歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提供考查依的作用越來越明顯。

（2）教學(xué)檔案可以作為教育科學(xué)研究的參考。教學(xué)檔案的形成規(guī)律和自身特點(diǎn)決定了它可以對教育教學(xué)研究進(jìn)行指導(dǎo)和參考。②由于教學(xué)檔案反饋了各種教學(xué)過程，所以對開展教學(xué)研究或改革實(shí)踐有很好的指導(dǎo)作用。以陜西學(xué)前師范學(xué)院為例，學(xué)校每兩年舉辦一次青年教師教學(xué)基本功大賽，在此過程中形成了大量的教學(xué)檔案，通過研究當(dāng)時教師的教案、教學(xué)設(shè)計(jì)、教學(xué)手段、教學(xué)方法以及教學(xué)效果可以反映該教師的教學(xué)水平是否提高，直觀地反映出教學(xué)能力的高低，教師可以借鑒教學(xué)檔案吸納其他教師的優(yōu)點(diǎn)提高自身的教學(xué)及科研水平，從而為進(jìn)一步提升教學(xué)質(zhì)量水平和改革教學(xué)方式提供參考。

（3）教學(xué)檔案是宣傳教育的生動素材。教學(xué)檔案的內(nèi)容繁雜多樣，真實(shí)地記錄了教學(xué)實(shí)踐過程中的各類案例，在進(jìn)行教學(xué)成果展示和舉辦各種宣傳教育活動中可以提供生動的素材。

4 教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

（1）教學(xué)檔案管理人員管理意識薄弱。以教學(xué)檔案管理的認(rèn)識程度為出發(fā)點(diǎn)，經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，絕大部分高校教學(xué)檔案管理人員管理意識薄弱，對其重視程度不夠，尤其是教學(xué)檔案完整性維護(hù)和安全方面意識淡薄，教學(xué)檔案管理人員責(zé)任心弱，隨意性強(qiáng)，主觀能動性不夠，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案建設(shè)與管理混亂。③

（2）教學(xué)檔案管理集中性和規(guī)范性不強(qiáng)。由于教學(xué)檔案內(nèi)容的復(fù)雜多樣導(dǎo)致其具有很強(qiáng)的分散性、隨意性，教學(xué)檔案管理人員大多只重視收集院校下達(dá)的紅頭文件，忽視在教學(xué)實(shí)踐過程中形成的大量一線珍貴資料，甚至在一定程度上只強(qiáng)調(diào)質(zhì)量從而忽視數(shù)量，造成教學(xué)檔案殘缺，不能完整反映教學(xué)活動的全貌。教學(xué)檔案雜亂無章，每次查找教學(xué)檔案翻箱倒柜，不能系統(tǒng)地歸整教學(xué)檔案，④使其利用率不高。

（3）各高校間教學(xué)檔案建設(shè)與管理缺乏交流溝通。目前各高校對教學(xué)檔案建設(shè)與管理認(rèn)識不夠，相對來說比較封閉，幾乎都是閉門造車，各自按照自己的老思路進(jìn)行，幾乎不與其他高校進(jìn)行交流溝通、學(xué)習(xí)調(diào)研，這就導(dǎo)致了此項(xiàng)工作長久以來原地踏步，毫無進(jìn)展，嚴(yán)重影響了自身的教學(xué)質(zhì)量提升。

5 提升教學(xué)檔案建設(shè)與管理的應(yīng)對策略

（1）配備專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，提升教學(xué)檔案管理水平。研究表明，在各個高校中，專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員相對較少，絕大部分是由教學(xué)秘書、科研秘書或是其他的教師或教輔人員兼任，他（她）們沒有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過檔案管理的相關(guān)知識，也從沒參加過相關(guān)課程的培訓(xùn)，缺乏管理理論與技能，專業(yè)化程度不高。對其工作的性質(zhì)沒有更加全面的認(rèn)知，只能憑借自身的經(jīng)驗(yàn)去理解和解決問題。所以高校應(yīng)配備專業(yè)的教學(xué)檔案人員，從而能夠科學(xué)地收集、建設(shè)和管理教學(xué)檔案，以便充分發(fā)揮教學(xué)檔案的各方面作用。

（2）增強(qiáng)主動研究分析教學(xué)檔案意識，活化教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)其資源共享。目前在高校中大部分教學(xué)檔案只是應(yīng)用于應(yīng)付各類檢查或提供某些參考，往往更多的是體現(xiàn)教學(xué)檔案的回溯性，被動地運(yùn)用教學(xué)檔案。不注重將教學(xué)檔案進(jìn)行活化。所謂的活化就是：主動地從教學(xué)檔案中提取出有用的信息進(jìn)行思考和研究，用于服務(wù)教學(xué)。例如：教學(xué)檔案中很重要的一個環(huán)節(jié)——試卷歸類和整理，它絕對不是簡單地將每學(xué)期末考試的試卷收集和存放在某一個地方，這樣只是把試卷當(dāng)作一個教學(xué)檔案文本，如同死物。如果將每學(xué)期的試卷按照不同專業(yè)不同年級進(jìn)行分析研究，得出不同課程試卷中的考點(diǎn)、得分點(diǎn)以及學(xué)生從卷面答案中反映其掌握知識的水平和程度，總結(jié)本門課程出題規(guī)律和出題技巧，形成考試大綱，這就是活化，可以重復(fù)利用。倘若每學(xué)期將試卷進(jìn)行剖析，隨著社會信息和自身理解水平的提升，從而對該門課考試大綱不斷修訂，相信此舉定會使教師自身的教學(xué)水平有一個質(zhì)的飛躍。

（3）充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理。當(dāng)今社會是信息的時代，紙質(zhì)教學(xué)檔案從保存的持久性和利用率方面略顯保守，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理技術(shù)已難以適應(yīng)當(dāng)今社會，隨著人們的觀念和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，電子教學(xué)檔案逐漸慢慢出現(xiàn)在大眾的視線中。據(jù)調(diào)查某大學(xué)高考錄取通知書已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有螒B(tài)，掃二維碼就可以從網(wǎng)絡(luò)中找到自己的高考錄取通知書，方便學(xué)生查詢。為實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，可以更新理念，解放思想，將可以公開的教學(xué)檔案信息，組建檔案管理系統(tǒng)軟件，不斷地開發(fā)教學(xué)檔案相應(yīng)模塊，形成相關(guān)文件數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以電子形式利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺向大眾提供學(xué)籍管理、成績管理、教學(xué)計(jì)劃管理、課程管理、教學(xué)動態(tài)以及教學(xué)改革相關(guān)信息資源，真正實(shí)現(xiàn)各高校之間的教學(xué)檔案經(jīng)濟(jì)、快捷、高效地進(jìn)行信息互換交流。⑤

（4）實(shí)時開展高校間教學(xué)檔案建設(shè)與管理的交流，不斷地改革、提升教學(xué)質(zhì)量。社會是不斷進(jìn)步的、飛速發(fā)展的，高校想要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，其教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要，作為提升教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵一環(huán)，高校教學(xué)檔案建設(shè)與管理同樣如此。因此各高校之間應(yīng)該定期或不定期地開展教學(xué)檔案建設(shè)與管理交流工作，深入探討此項(xiàng)工作過程中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)，相互溝通和學(xué)習(xí)，取人之長、補(bǔ)己所短，只有不斷地改革創(chuàng)新，才能提升自身的水平和技能，從而實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展、共同進(jìn)步。

6 結(jié)語

時代在進(jìn)步，高校要發(fā)展，教學(xué)質(zhì)量不斷提升是關(guān)鍵，而提升教學(xué)質(zhì)量很重要的環(huán)節(jié)——教學(xué)檔案建設(shè)與管理也不能忽視。這不僅是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作，也同樣是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重中之重。但鑒于目前國內(nèi)各高校的現(xiàn)狀，教學(xué)檔案建設(shè)與管理必須受到各方重視，必須配置足夠的人員和硬、軟件設(shè)施，通過各種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流、研討等方式不斷地提高自己，以適應(yīng)社會快速發(fā)展的潮流。

注釋

① 劉芳，周晉陽.對高校教學(xué)檔案管理工作的思考[J].中共山西省委黨校學(xué)報(bào)，2006（3）：69-71.

② 程燦華.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的建設(shè)與管理[J].梧州學(xué)院學(xué)報(bào)，2008（6）：97-102.

③ 白海珍.新時期高校教學(xué)檔案的科學(xué)化管理[J].內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)學(xué)院學(xué)報(bào)：綜合版，2008（1）：72-74.

④ 張青玉.從普通高等教育評估看系級教學(xué)檔案管理[J].現(xiàn)代情報(bào)，2003（1）：173-174.

⑤ 戚艷.關(guān)于高等教學(xué)檔案管理與教學(xué)質(zhì)量評估的思考[J].鎮(zhèn)江高等專科學(xué)校，2011（1）：29-31.