高職院校干部人事檔案的管理與利用

殷纓

[內(nèi)容摘要]在高職院校的眾多工作任務(wù)中，管理和利用干部人事檔案占據(jù)著重大比例。通過人事檔案，我們不僅能夠?qū)W(xué)校干部人員的能力、品行進(jìn)行全面的了解，而且可以基于人事檔案而對(duì)干部人事制度進(jìn)行相應(yīng)的改革，從而大大加快學(xué)校教育工作的進(jìn)度，提升整個(gè)學(xué)校的外在形象，為學(xué)校帶去更可觀的經(jīng)濟(jì)效益。本文通過詳細(xì)介紹加強(qiáng)高職院校干部人事檔案的管理和利用的方法，從而為更多的高職院校提供有效建議。

[關(guān)鍵詞]高職院校;干部人事檔案;管理與利用;管理原則

在各大高職院校中，干部人事檔案能直接影響校內(nèi)人事的任免工作安排。其涵蓋的內(nèi)容豐富多樣，除了干部最基本的個(gè)人信息外，還包括對(duì)干部的思想品質(zhì)的評(píng)價(jià)、日常工作中的表現(xiàn)情況、具體的獎(jiǎng)懲情況等等，具有一定的客觀性和真實(shí)性。與此同時(shí)，它也是學(xué)校對(duì)干部進(jìn)行考察、評(píng)價(jià)和選用的信息基礎(chǔ)。隨著教育制度的不斷改革，各高職院校也對(duì)干部人事檔案的管理工作越來越重視，有效提高其管理水平，不僅是加強(qiáng)校內(nèi)管理的有力法寶，更是提升學(xué)校內(nèi)在競爭力的有效手段。然而，在各高職院校中，人事檔案管理工作并不盡如人意，仍然存在很多的不足之處，除了在管理思想上存在偏差外，管理手段及其他服務(wù)功能也存在很多的缺陷。所以，從其面臨的基本問題出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和利用已經(jīng)顯得刻不容緩，這是新時(shí)期的要求，也是教育制度不斷改革下的必然趨勢。以下是對(duì)其加強(qiáng)措施的詳細(xì)介紹。

一、遵循管理原則，強(qiáng)化管理意識(shí)

對(duì)于干部人事檔案，必須要遵循最基本的管理原則。首先，有關(guān)其信息記錄必須是真實(shí)準(zhǔn)確的。應(yīng)該杜絕“偽造型”檔案、“無據(jù)型”檔案、“隱瞞型”檔案等的產(chǎn)生，即對(duì)于一些無中生有、胡亂捏造和故意隱瞞不利信息的行為做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)并強(qiáng)烈制止。在管理過程中，我們總是會(huì)發(fā)現(xiàn)一些年齡、學(xué)歷與實(shí)際不符的情況，一些干部人員為了自身利益，想要加薪或升職等，便故意對(duì)檔案進(jìn)行涂改，弄虛作假，嚴(yán)重違背了檔案真實(shí)性這一原則，大大影響了對(duì)其綜合能力的正確判斷，使得學(xué)校在選撥干部時(shí)進(jìn)度遲緩，造成一定的阻礙。同時(shí)，檔案應(yīng)遵循準(zhǔn)確性這一原則，確保其可靠性，增強(qiáng)其權(quán)威力，使得管理人員、干部人員都能更好地規(guī)范自身行為，有效減少弄虛作假的情況發(fā)生。所以，在檔案進(jìn)行歸檔的全過程中，都必須做好監(jiān)督檢查工作。在收集檔案材料時(shí)，要依照基本原則，進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，做好事先調(diào)查，確保信息無誤。在材料整合管理時(shí)，應(yīng)該選派專業(yè)化的管理人員，盡量避免干部人員與檔案進(jìn)行直接接觸。只有立足于基本原則，才能為后續(xù)工作奠定良好的基礎(chǔ)。此外，管理思想必須做到及時(shí)更新，這就要求管理人員的思想素質(zhì)必須得以提高，只有從思想上得以改變，才能使管理工作更加科學(xué)高效。高職院校應(yīng)該適時(shí)地開展一些管理知識(shí)講座，強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)，提高他們的專業(yè)水平。同時(shí)，要開展思想道德教育工作，讓管理人員明確人事檔案管理的重要性，提高他們對(duì)這一工作的自豪感，使工作人員提高工作熱情，還可以適當(dāng)開展一些校內(nèi)團(tuán)體活動(dòng)，培養(yǎng)他們的團(tuán)結(jié)協(xié)作能力，使其在工作中能夠更加高效地配合，從而加快工作進(jìn)度，加強(qiáng)管理人員的綜合素質(zhì)，從而提高管理和利用人事檔案的效率。

二、做好保密工作，確定開放界限

在一定范圍內(nèi)，人事檔案要做到及時(shí)開放，以便更好地發(fā)揮作用，同時(shí)要做好保密工作，它們二者之間相互矛盾，卻又互相統(tǒng)一。就管理人員來說，對(duì)于人事檔案的開放界限，要異常明確，對(duì)其開放范圍要做到全面掌握。通常情況下，其開放界限主要由利用對(duì)象和利用目的決定。比如，對(duì)黨政領(lǐng)導(dǎo)而言，開放界限可以適度放寬，而對(duì)非黨政領(lǐng)導(dǎo)，就要嚴(yán)格控制其界限;對(duì)于業(yè)務(wù)管理部門可以適度放寬，對(duì)其他人員要從嚴(yán);對(duì)于已經(jīng)形成文件材料的單位或者是個(gè)體，可以依據(jù)實(shí)際情況考慮加寬開放范圍，反之要嚴(yán)格對(duì)待。就開放方面來說，要從實(shí)際情況出發(fā)，做到明確劃分，從而使檔案管理工作更加有計(jì)劃性和組織性。在保密方面，可以制定相關(guān)的管理制度，從而加強(qiáng)其管理。應(yīng)制定一套完整的查閱制度，將查閱過程中應(yīng)該遵循的各項(xiàng)細(xì)則及時(shí)歸入到制度當(dāng)中去，從而使查閱流程更加規(guī)范。比如，檔案利用者要對(duì)某一檔案進(jìn)行查閱時(shí)，必須要出示相關(guān)的證件證明，與此同時(shí)還要將查閱內(nèi)容加以告知，對(duì)于未經(jīng)同意的材料，不可以隨意摘抄和復(fù)制。此外，對(duì)于工作人員，應(yīng)該制定崗位責(zé)任制，把檔案管理職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)人的身上。嚴(yán)格規(guī)范工作人員的行為，強(qiáng)化他們的責(zé)任意識(shí)，對(duì)于檔案材料中可以公布的和不能公布的，要做到嚴(yán)格區(qū)分，對(duì)于能看的和不能看的要做到正確衡量，努力保證檔案的機(jī)密性，將獎(jiǎng)懲制度歸到崗位責(zé)任制中去，對(duì)于玩忽職守的工作人員要做到及時(shí)懲處，對(duì)于使機(jī)密受損的工作人員，也要有相應(yīng)的處理，從而提高制度的嚴(yán)肅性，使全體工作人員在制度的約束下能夠更加盡心盡責(zé)，提高法律意識(shí)和責(zé)任感。

三、提升服務(wù)質(zhì)量，擴(kuò)大利用空間

管理檔案歸根結(jié)底是對(duì)其包含的信息加以利用，從而更好地為學(xué)校、為社會(huì)服務(wù)，所以應(yīng)該對(duì)其原有的服務(wù)范圍進(jìn)行擴(kuò)充，從而提高服務(wù)質(zhì)量，使人事檔案的利用率得以提高。首先，在服務(wù)目標(biāo)的確定上，應(yīng)該以為高職院校改革服務(wù)為終極目標(biāo)。其次，在建立檔案的信息庫時(shí)，要把“干檔”軟件規(guī)定的檔案內(nèi)容詳細(xì)錄入相應(yīng)數(shù)據(jù)庫外，還應(yīng)該依據(jù)不同的檔案內(nèi)容對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理分類，使利用者無論是在提取電子信息或查閱紙質(zhì)檔案時(shí)更加方便。最后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況擴(kuò)大服務(wù)的范圍，具體包括服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)對(duì)象等等，使人事檔案能夠被更多的人利用，提高檔案的利用率，同時(shí)對(duì)于不同階段的服務(wù)情況，都要做好相應(yīng)的記錄，從而使檔案評(píng)估工作更加客觀，在之后的干部人事任免中，能夠做到更加公平公正。另外，管理人員在提供檔案服務(wù)的同時(shí)，要學(xué)會(huì)將“死”的檔案信息轉(zhuǎn)化為“活”的內(nèi)容，即充分發(fā)揮服務(wù)的靈活性，可以通過引伸的方法對(duì)檔案信息進(jìn)行深度挖掘，從而使利用者在提取檔案時(shí)可以了解檔案中隱藏的其他有價(jià)值信息。服務(wù)應(yīng)謙和、友善、有耐心，嚴(yán)格規(guī)范每一個(gè)步驟和每一個(gè)環(huán)節(jié)，最大程度地提高檔案的服務(wù)質(zhì)量，使檔案資源能夠被充分利用。

四、利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息爆炸時(shí)代，各國之間的交流日益頻繁，整個(gè)世界逐漸形成一個(gè)“地球村”，各類信息實(shí)現(xiàn)了全球共享，這與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)密切相關(guān)。在近幾年的發(fā)展過程中，我國的科技水平也得到了一定的提高，各種網(wǎng)絡(luò)科技相繼走進(jìn)人們的生活，豐富了人們的生活方式，使人們的生活和工作更加方便快捷。其中，計(jì)算機(jī)設(shè)備的應(yīng)用領(lǐng)域最為廣泛。各高職院校在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，也應(yīng)該學(xué)會(huì)充分利用現(xiàn)代科技資源，從而提高管理效率。首先，學(xué)校應(yīng)該加大資金投入，提高對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的購買力度，使校內(nèi)的計(jì)算機(jī)設(shè)備更加齊全，從而方便學(xué)校對(duì)干部檔案人事進(jìn)行管理。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)困難的高職院校，可以向國家政府或相關(guān)部門申請(qǐng)資金支持，從而有效解決這一物質(zhì)問題。通過借助計(jì)算機(jī)的輔助功能，檔案管理可以實(shí)現(xiàn)人工管理到信息管理的轉(zhuǎn)化，不僅能夠大大節(jié)省人力和物力，還能提高檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。利用者在進(jìn)行檔案查詢時(shí)，可以進(jìn)行自主查詢，不需要時(shí)刻由管理工作者進(jìn)行操作，不僅大大節(jié)省了查詢時(shí)間，還有效減輕了管理工作者的工作量。此外，學(xué)校在實(shí)現(xiàn)信息化管理的同時(shí)，還應(yīng)該制定相應(yīng)的信息管理制度來對(duì)管理工作進(jìn)行約束，除了確保信息環(huán)境的文明與安全之外，還需培養(yǎng)一批專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)人才，在日常工作時(shí)，要對(duì)技術(shù)人才進(jìn)行定期的培訓(xùn)，除了提高他們的專業(yè)技術(shù)能力之外，還要注重培養(yǎng)他們的綜合素質(zhì)，使其綜合能力得到提高，從而充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)設(shè)備的利用效果，為實(shí)現(xiàn)信息化管理做好充足的準(zhǔn)備。

高職院校干部人事檔案的管理與利用處于剛剛興起的階段，面臨很大的挑戰(zhàn)。通過深度探討，我們不難發(fā)現(xiàn)，只要不斷創(chuàng)新思想，加強(qiáng)制度管理，充分融入現(xiàn)代科技，一定能夠使檔案管理工作迎難而上，取得期待中的成績。我們有理由相信，在各校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員的共同努力下，檔案管理與利用定能取得共同進(jìn)步，在其基礎(chǔ)上，我國的高職院校教育事業(yè)也定能創(chuàng)造出新的輝煌！

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（責(zé)任編輯 馮 璐）