AH公司用友軟件的應用研究

摘 要：隨著計算機數(shù)據(jù)處理技術廣泛運用，會計電算化風起云涌。會計軟件的大力開發(fā)和廣泛使用，讓會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，并大大提高了會計工作質量和會計工作效率。用友會計軟件作為其中的佼佼者，得到無數(shù)供應鏈復雜的大中型企業(yè)的青睞。相應地，用友會計軟件教學工作任重道遠。文章以案例研究的方式就用友會計軟件的教學實施進行探討。

關鍵詞：會計；教學；研究

一、引言

隨著科學技術的發(fā)展，計算機數(shù)據(jù)處理技術已在會計領域廣泛運用。而會計電算化的產(chǎn)生，也使會計人員從繁重的手工核算中解脫出來，各種會計軟件的應用大大提高了會計工作質量和會計工作效率。因此，會計軟件的教學過程逼近真實的企業(yè)使用環(huán)境成為已成會計教學中迫切需要解決的問題。

二、AH公司導入用友會計軟件示例

1.AH公司簡介

AH公司是專門從事水質測試的高新技術企業(yè)。公司從事水質分析、水質分析儀器設備供應、水質環(huán)境保護技術支持、水華產(chǎn)品新技術推廣、測試服務、維護和培訓等。AH公司建立了全國性產(chǎn)品銷售和技術服務網(wǎng)絡。

2002年，AH公司通過ISO9000：2000質量體系認證。

2004年，AH公司成為美國HACH公司的中國授權代理商。代理包括：在線實驗室分析系統(tǒng)，在線檢測、控制類儀表，應用于飲用水、污水處理、環(huán)境監(jiān)測、水利、工程建設、衛(wèi)生監(jiān)督、科研教育等水測試分析領域。公司在北京、遼寧、重慶、山東、浙江、江蘇、福建、內(nèi)蒙古等地設立辦事處，為廣大用戶提供便利和專業(yè)的水質分析和測試服務。

綜上，AH公司是從事產(chǎn)品銷售和技術服務為一體，多種經(jīng)營相結合的中等規(guī)模的企業(yè)。

2.公司導入用友會計軟件的必要條件

AH公司是中等規(guī)模的企業(yè)，它的年銷售額12億元人民幣左右，具有比較復雜的供應鏈系統(tǒng)和財務會計系統(tǒng)。隨著公司業(yè)務的不斷發(fā)展，導入合適的會計管理軟件勢在必行。經(jīng)過權衡，公司決定選用用友會計軟件。

一般而言，復雜的供應鏈系統(tǒng)和財務會計系統(tǒng)是公司導入用友會計軟件和必要條件。具備這兩個條件一般都是中大型企業(yè)。

供應鏈系統(tǒng)包括：采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算四個方面。

財務會計系統(tǒng)包括：總賬、應收款管理、應付款管理、固定資產(chǎn)管理四個方面。

企業(yè)的財務系統(tǒng)與其管理戰(zhàn)略是相輔相成的，企業(yè)若想在供應鏈管理的實踐中取得成功，必須建立起與之相匹配的財務管理系統(tǒng)?；诠溗枷氲钠髽I(yè)財務管理系統(tǒng)，始終貫穿于企業(yè)的物流、資金流和信息流三大循環(huán)之中。在此系統(tǒng)中，外環(huán)是企業(yè)的物流環(huán)，它以客戶和訂單管理為入口，根據(jù)訂單下達生產(chǎn)計劃，制訂采購計劃，采購管理系統(tǒng)根據(jù)一定的準則選擇合適的供應商，原材料經(jīng)過質量檢驗后入庫投入到車間進行生產(chǎn)最后，產(chǎn)品通過分銷系統(tǒng)的管理方法送給客戶，實現(xiàn)實物的循環(huán)流動。系統(tǒng)的內(nèi)環(huán)是企業(yè)的資金流，它具有與企業(yè)物流循環(huán)相同的流動方向，從付款到收款，實現(xiàn)企業(yè)資金的循環(huán)，利益創(chuàng)收。在這個內(nèi)環(huán)中，還包括了人力資源管理、設備管理和成本管理三個企業(yè)內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)。

明白企業(yè)的財務系統(tǒng)與供應鏈系統(tǒng)的關系，才能理解企業(yè)導入用友會計軟件的必要性。

3.合作導入過程簡介

2009年，AH公司從本公司的發(fā)展現(xiàn)狀和實際需要出發(fā)，決定在會計管理中導入用友會計軟件，提高會計工作質量和效率。

從軟件安裝到最終調(diào)試完成，歷時一個半月。在使用前，AH公司對會計人員、銷售管理人員、采購管理人員、庫存管理人員和存貨核算人員進行專門培訓。人員培訓依據(jù)AH公司用友用戶守冊進行。

AH公司用友會計軟件的導入過程充分說明，用友軟件的用友技術人員和精通會計專業(yè)的公司會計人員，在用友軟件導入過程需要通力配合。最終成果的取得是艱難、艱苦的奮斗歷程。

下面采擷實施過程的部分內(nèi)容作闡述，是為引玉之舉。

三、項目總體解決方案

這是項目的宏觀整體規(guī)劃。是實施過程的高瞻遠矚部分。在用戶手冊中，用流程圖和流程描述兩個基本方面進行闡述，做到容易理解和操作方便。

圖1 項目總體解決方案流程圖

流程描述：①采購管理的采購訂單作為庫存管理系統(tǒng)的入庫依據(jù)，采購發(fā)票作為確認應付的依據(jù)。②銷售管理的銷售訂單作為銷售業(yè)務的起點，銷售發(fā)貨單作為銷售出庫的來源單據(jù)，銷售發(fā)票作為處理收入的依據(jù)。③庫存管理審核各種單據(jù)，并作調(diào)撥單及調(diào)整單。④存貨核算審核并處理所有的出入庫單據(jù)，并生成憑證傳到總賬系統(tǒng)。⑤應付管理審核采購發(fā)票生成應付憑證。⑥應收管理處理銷售發(fā)票和收款單，生成憑證傳到總賬。

過程描述部分是在開發(fā)成果體現(xiàn)在用友用戶手冊中。市場營銷人員和會計人員都擁有用友用戶手冊。

四、供應鏈系統(tǒng)

這是兩大系統(tǒng)之一，是企業(yè)的經(jīng)營部分，直接縱橫于市場。

1.采購管理流程

適用范圍：大供應商采購、其他采購業(yè)務。

流程描述：①由商務部人員將紙質采購合同傳遞給財務部人員，財務部人員打印清單并審核。②商務部接到供應商的到貨通知后，將詳細信息通知財務部人員，財務部人員根據(jù)采購到貨通知信息，在U8系統(tǒng)根據(jù)“采購訂單”生成“采購到貨單”并審核。③商務部收到供應商的紙質采購發(fā)票后及時傳遞給財務部人員，財務部人員參照此在U8系統(tǒng)中根據(jù)“采購入庫單”生成“采購發(fā)票”并結算。④財務將采購入庫單在存貨核算模塊記賬，并在月末生成憑證。⑤對于生成的采購發(fā)票系統(tǒng)自動傳遞到應付管理模塊，需財務人員審核。⑥在應付系統(tǒng)，財務人員將采購發(fā)票、付款單生成憑證自動傳遞到總賬系統(tǒng)。

2.銷售管理流程

以分期發(fā)出業(yè)務的流程圖和流程描述作為示例闡述。與分期發(fā)出業(yè)務相對應的是期貨開票業(yè)務，其適用范圍是先開發(fā)票后發(fā)貨的業(yè)務。本部分將盤點業(yè)務單列說明。

（1）分期發(fā)貨業(yè)務

適用范圍：先發(fā)貨后開發(fā)票的業(yè)務。

圖3 分期發(fā)貨業(yè)務流程圖

流程描述：①銷售部業(yè)務員與客戶簽訂新的銷售合同后，財務部人員在U8銷售系統(tǒng)輸入“銷售訂單”并審核。（二次開發(fā)完畢后，可將銷售部在AH公司內(nèi)部網(wǎng)系統(tǒng)輸入的銷售訂單直接導入U8系統(tǒng)，由財務部人員審核銷售訂單）；②發(fā)貨時，財務部手工將需要發(fā)出的存貨從實倉庫調(diào)撥到發(fā)出庫；再根據(jù)“銷售訂單”生成“銷售發(fā)貨單”并審核。由財務人員再對“銷售出庫單”進行審核，可批量完成；③需要開票時，根據(jù)“銷售發(fā)貨單”生成“銷售發(fā)票”，系統(tǒng)自動傳遞到應收系統(tǒng)，以“銷售發(fā)票”確認銷售收入及成本等；④若收到客戶款項，由財務部人員根據(jù)“銷售發(fā)票”生成“收款單”，并進行核銷；

（2）盤點業(yè)務

盤點業(yè)務是及時了解庫存情況，也是及時掌握采購和銷售的差量問題。在生產(chǎn)和運作管理中，對庫存有專門的研究。簡而言之，庫存過大和過小都不適合。

圖4 盤點業(yè)務流程圖

流程描述：（略）

以上是公司的供應鏈管理部分的擷珠。這部分是企業(yè)在市場中獲取利潤的重要部分。其實供應鏈管理本身就是一門實踐性強的學問。

五、財務處理

在月末時，財務部在存貨核算、應收、應付模塊對所有的業(yè)務單據(jù)處理并生成憑證。日常發(fā)生的各種費用支出在總賬模塊直接輸入憑證處理。

在本部分應該包括存貨核算模塊。文章略去本部分。

1.應收管理系統(tǒng)

適用范圍：企業(yè)實現(xiàn)收入，收取款項的過程。重在客戶回款的管理。應收管理系統(tǒng)對企業(yè)了解市場狀態(tài)，調(diào)整企業(yè)經(jīng)營策略有輔助作用。

流程描述：①財務收到銷售部門的發(fā)貨單后，在銷售管理系統(tǒng)中參照銷售發(fā)貨單生成銷售普通發(fā)票并輸入結算信息。確認無誤后，復核。②在應收管理系統(tǒng)審核銷售發(fā)票，確認應收賬款。③財務部門還需要對已有發(fā)票并收到款項的客戶在應收管理系統(tǒng)進行核銷操作。④財務部門對銷售發(fā)票和收款單生成憑證。⑤月末，以上業(yè)務處理完畢后，將應收管理系統(tǒng)進行月末結賬。

2.應付管理系統(tǒng)

適用范圍：企業(yè)依采購行為結果，支付款項的過程。重在采購供應商的管理。應付管理系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)營狀況，調(diào)整企業(yè)采購策略有輔助作用。

圖6 應付管理系統(tǒng)流程圖

流程描述：①財務部對每一張采購入庫單和供應商對賬后，參照“采購入庫單”在采購管理系統(tǒng)生成“采購發(fā)票”并結算。②財務部在應付管理系統(tǒng)對“采購發(fā)票”進行審核，確認應付賬款。③啟用期后，當給供應商付款時，財務部門在應付管理系統(tǒng)根據(jù)審核后的“采購發(fā)票”生成“付款申請單”并審核，系統(tǒng)自動生成“付款單”，需審核。④如果供應商是預付款，則財務部門在應付管理系統(tǒng)生成“預付款單”并審核。⑤月末，以上業(yè)務處理完畢后，財務部門需對應付管理系統(tǒng)進行月末結賬。

應付管理系統(tǒng)、應收管理系統(tǒng)與庫存管理系統(tǒng)三方緊密配合，相互溝通信息，及時反映企業(yè)的經(jīng)營狀況。

3.總賬系統(tǒng)

主要用來進行憑證處理、賬簿管理、個人往來款管理、部門管理、項目核算和出納管理等，是財務系統(tǒng)的核心模塊，與多個系統(tǒng)集成應用，包括應付款管理、應收款管理、存貨核算、UFO報表、財務分析。

圖7 總賬系統(tǒng)流程圖

流程描述：①對于應收業(yè)務、應付業(yè)務及存貨核算生成的憑證自動傳遞到總賬系統(tǒng)。②除此之外的憑證，比如費用支出憑證等需要在總賬系統(tǒng)手工填制憑證。③月末，還需要結轉期間損益，期間損益結轉生成的憑證也需要審核及記賬。④待各模塊的業(yè)務都處理完畢，且其他模塊都已結賬后，總賬系統(tǒng)便可進行月末結賬。

以上是會計管理系統(tǒng)的擷珠。會計管理系統(tǒng)一方面服務供應鏈系統(tǒng)，另一方面控制供應鏈系統(tǒng)。

商務部、物流部、銷售部和會計部之間需要密切配合，不能相互拆臺。

六、用友會計軟件教學實施

現(xiàn)在，高職院校的辦學條件極大提高，校企合作成績斐然。課堂有了大課堂的概念。大課堂包括教室、實訓室、企業(yè)。

教學實施過程中，應該2至4學時在教室講理論，12學時以上在實訓室進行操作，有條件的到企業(yè)進行觀摩學習。

負責用友會計軟件教學的老師應該至少在一家企業(yè)實際觀摩學習過。

學生在實訓室的實際操作，應該以某一企業(yè)作為樣本，如果擁有用友會計用戶手冊則更好，能達到接近真實環(huán)境的效果。

另外一個更高的境界是學校與企業(yè)合作導入用友會計軟件。學生可以參與，報酬相對少些。

七、結束語

越來越多的中等規(guī)模的企業(yè)選用用友會計軟件。高職院校的會計專業(yè)多數(shù)重視用友會計軟件的課堂教學。應該說明的是，承擔用友會計軟件教學的教師，應該在企業(yè)中有實踐歷練的經(jīng)歷。實現(xiàn)供應鏈系統(tǒng)和會計系統(tǒng)的密切配合，提高會計工作質量和效益，是企業(yè)導入用友會計軟件的必要性，也是最困難又必須完成的任務。校企合作是奮斗目標。

參考文獻：

[1]劉永愛，李雄偉.不同供應鏈結構及其庫存系統(tǒng)模式分析[J].商業(yè)時代，2012（2）：47-48.

[2]王戈秋.供應鏈中的物流成本管理[J].經(jīng)濟導刊，2011（10）：73-74.

[3]馬麗.供應鏈物流服務能力及評價分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2012.，24（1）：26-27.

[4]牛莉俠.高等職業(yè)教育會計電算化教學的思考[J].中國鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會計，2008，（01）.

作者簡介：汪艷萍（1975- ），女，江西景德鎮(zhèn)人，助講，研究生，理學碩士，主要從事會計教學與研究工作