利用統(tǒng)計(jì)表提高編輯部財(cái)務(wù)工作效率方法
——全國個(gè)稅聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的應(yīng)對(duì)

王繼紅，鄧　群，肖愛華，段瑞云，張貴芬

（《中國礦業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，江蘇 徐州221008）

利用統(tǒng)計(jì)表提高編輯部財(cái)務(wù)工作效率方法
——全國個(gè)稅聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的應(yīng)對(duì)

王繼紅，鄧群，肖愛華，段瑞云，張貴芬

（《中國礦業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部，江蘇 徐州221008）

為配合全國個(gè)稅聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的建立，學(xué)校開始實(shí)行新的稅收和勞務(wù)費(fèi)發(fā)放方案，審稿費(fèi)和稿費(fèi)的發(fā)放流程更加復(fù)雜。如何協(xié)調(diào)編輯工作和財(cái)務(wù)工作的關(guān)系，提高工作效率是亟待解決的問題。介紹了《中國礦業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)》編輯部利用統(tǒng)計(jì)表提高財(cái)務(wù)工作效率的實(shí)踐和實(shí)施辦法。由作者將自己的信息填表后發(fā)給責(zé)任編輯，責(zé)任編輯核對(duì)匯總后發(fā)給兼管財(cái)務(wù)工作的編輯，財(cái)務(wù)編輯郵寄完發(fā)票后再將信息以表格的方式發(fā)給責(zé)任編輯，責(zé)任編輯核對(duì)后再給作者。這樣使三者有效溝通，節(jié)省時(shí)間，提高效率。

統(tǒng)計(jì)表；編輯部財(cái)務(wù)；工作效率

在新一輪經(jīng)濟(jì)改革中，工信部在財(cái)稅體制改革方面，擬建立全國聯(lián)網(wǎng)個(gè)人稅收登記系統(tǒng)，為建立按家庭總收入征稅提供技術(shù)條件［1］。江蘇省國稅局決定，從2014年起全省國稅系統(tǒng)全面實(shí)施新一輪稅收管理改革，努力推進(jìn)稅收管理現(xiàn)代化和信息化，完善稅收數(shù)據(jù)情報(bào)管理平臺(tái)［2］。這些稅收管理改革措施可帶來良好的社會(huì)效益，使逃稅、漏稅者無處遁形，但也給我們期刊編輯部的財(cái)務(wù)工作帶來了更大的工作量。我校從2014年3月份開始實(shí)行新的稅收和勞務(wù)費(fèi)發(fā)放方案，審稿費(fèi)和稿費(fèi)的發(fā)放流程更加復(fù)雜，需要專家和作者提供除姓名和單位名稱外，還有身份證號(hào)、銀行卡號(hào)、開戶行、電話、地址等更多的信息，且都要財(cái)務(wù)人員自己登錄財(cái)務(wù)部的網(wǎng)站將每位作者的信息逐一錄入，待數(shù)據(jù)通過驗(yàn)證后方可打印，并在領(lǐng)導(dǎo)簽字后去財(cái)務(wù)部辦理轉(zhuǎn)賬手續(xù)。我們編輯部人員少，財(cái)務(wù)工作由一名編輯兼任。面臨新的復(fù)雜的工作要求，編輯如何高效率地處理好財(cái)務(wù)相關(guān)問題，是我們亟待解決的難題。通過認(rèn)真的思考和一段時(shí)間實(shí)踐，我們總結(jié)出處理此類問題的捷徑。據(jù)了解，由于實(shí)際需要，很多期刊的頁碼和刊期不斷增加，而編輯人員數(shù)量卻一直未變，故多數(shù)編輯部都存有我編輯部的這種情況：編輯人員身兼多職［3-4］，在處理繁雜的財(cái)務(wù)相關(guān)工作同時(shí)，還要靜下心處理編輯工作，二者如果協(xié)調(diào)不好，很容易顧此失彼，漏洞百出，因此很有必要將我們的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)介紹給大家，以期為編輯同仁提供借鑒。

1　改進(jìn)前編輯部財(cái)務(wù)工作雜亂無章

為提高作者投稿和專家評(píng)審的積極性，各個(gè)期刊，特別是科技期刊編輯部均向作者支付稿酬，向評(píng)審專家支付專家評(píng)審費(fèi)。此外，出于某些原因，編輯部還要向作者收取審稿費(fèi)和版面費(fèi)［5-8］，雖然錢不多，卻使編輯工作更加繁瑣。我們編輯部現(xiàn)有9位編輯，出版3種期刊，其中還有 3位老師屬于雙肩挑，既要代課搞科研，又要做編輯工作。因人員緊張，所以編務(wù)工作也只能由編輯兼任。其中一位編輯在做好自己負(fù)責(zé)的編輯工作的同時(shí)，還要負(fù)責(zé)審稿費(fèi)、版面費(fèi)的收取，相關(guān)發(fā)票的開具及郵寄，稿酬和專家評(píng)審費(fèi)的支付等工作。以前作者經(jīng)常會(huì)打電話給負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的編輯咨詢諸如審稿費(fèi)或版面費(fèi)的郵寄地址、收款人姓名、審稿費(fèi)或版面費(fèi)是否收到、什么時(shí)候寄發(fā)票等問題。她為此大為苦惱，一個(gè)電話剛剛掛下，還沒有靜下心來看幾行稿子，又一個(gè)電話打來，很多編輯工作只能晚上加班干，苦不堪言。另外，在郵寄發(fā)票時(shí)，經(jīng)常遇到作者寫的地址、轉(zhuǎn)賬信息不詳細(xì)等情況，無法及時(shí)將發(fā)票寄出，需要與責(zé)任編輯和作者多次溝通，浪費(fèi)時(shí)間和精力。而每位責(zé)任編輯在稿子送審前要和負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的編輯確認(rèn)此稿的審稿費(fèi)是否已郵寄到位，在遇到作者咨詢費(fèi)用、發(fā)票相關(guān)問題時(shí)還要轉(zhuǎn)給負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的編輯，這樣不僅要作者多打一次電話，同時(shí)也浪費(fèi)了編輯們的寶貴時(shí)間。為此經(jīng)我們編輯部商討決定，將此工作再細(xì)分到每個(gè)責(zé)任編輯身上，同時(shí)也注重利用作者的積極性，將財(cái)務(wù)工作化整為零，提高了工作效率。

2　改進(jìn)后編輯部財(cái)務(wù)工作井然有序

2.1編輯部規(guī)范繳費(fèi)通知

首先將“初審?fù)ㄟ^繳費(fèi)通知”和“繳納版面費(fèi)通知”寫得更詳細(xì)、要求更具體。通知寫明郵寄金額、郵寄地址、收款人、附言要求，并要求作者將自己的郵寄地址寫詳細(xì)，我們編輯部的繳費(fèi)通知主要內(nèi)容如表1所示。

表1　編輯部審稿費(fèi)和版面費(fèi)繳費(fèi)通知

請(qǐng)注意，表1里有一句看似多余的話：“注意收款人姓名寫：學(xué)報(bào)編輯部?！敝赃@樣做，是因?yàn)橥ㄟ^郵局匯款時(shí)如果收款人寫具體某位編輯收，則在去郵局取款時(shí)需要在取款單上寫上收款人的身份證號(hào)碼，還要帶上身份證原件。別人代取的還要同時(shí)寫上代取人的身份證號(hào)碼，帶上2人的身份證原件，很是繁瑣，特別是量大的時(shí)候很占用時(shí)間。如果將收款人寫成“學(xué)報(bào)編輯部”收，則只需要蓋上單位的公章即可，這樣省時(shí)省力。但有些作者不明白，認(rèn)為收款人應(yīng)該寫成具體的某個(gè)人，細(xì)心的作者會(huì)打電話確認(rèn)一下，而有一些作者則擅自寫成責(zé)任編輯收，給我們的取款工作造成很大的不便。為提醒作者，我們?cè)谝呀?jīng)寫清郵寄地址和收款人的情況下再次強(qiáng)調(diào)了收款人。在加了這句話之后，編輯部再也沒有收到過作者電話咨詢收款人寫誰的問題?？梢?，只要我們把工作做細(xì)，可以減少很多無謂的工作量。

表1中還有2個(gè)細(xì)節(jié)，其一為責(zé)任編輯郵箱只寫了后半部分，這是因?yàn)檫@些通知內(nèi)容是投稿系統(tǒng)中的模板，每位責(zé)任編輯使用時(shí)內(nèi)容都一樣，所以我們將大家共用的部分設(shè)成模板，編輯在處理稿件時(shí)只需要填上自己郵箱的前半部分即可，這樣形成了模式化工作，大大減少了編輯輸入文字的工作量，簡(jiǎn)化了工作內(nèi)容。可見只要我們留心觀察、認(rèn)真揣摩，多從作者的角度考慮問題，將我們的工作做細(xì)，就可以避免給作者造成困惑，也可以減少編輯人員的工作量，更和諧、更人性化。

2.2責(zé)任編輯認(rèn)真核對(duì)信息

編輯部的每位責(zé)任編輯負(fù)責(zé)與自己的作者聯(lián)系，要求作者在寄出費(fèi)用后及時(shí)將自己的相關(guān)信息以表格（表2）的形式發(fā)給相應(yīng)責(zé)任編輯。責(zé)任編輯認(rèn)真核對(duì)匯總后發(fā)給負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)工作的編輯。因?yàn)樽髡邔?duì)自己的信息比較熟悉，所以他們填寫此表不費(fèi)工夫。這樣一來就使財(cái)務(wù)工作化整為零，且避免了財(cái)務(wù)人員開具和郵寄發(fā)票時(shí)翻找作者信息的麻煩，提高了工作效率。

表2　作者信息

“匯款方式”有2種：郵局匯款和銀行匯款。郵局匯款比較簡(jiǎn)單，錢到后直接去郵局取款，之后根據(jù)表 2中的信息開具并郵寄發(fā)票即可。銀行匯款的就略微麻煩，因?yàn)殄X是直接匯到學(xué)校財(cái)務(wù)賬號(hào)上，學(xué)校所有老師和單位的來款都在此賬戶上，開發(fā)票時(shí)需要從眾多的來款中將寄到我編輯部的版面費(fèi)挑出來，而且很多銀行匯款沒有附言，只能憑作者所提供的匯款日期、金額、來款單位和用途上判斷是否是我們編輯部的來款。有的作者比較馬虎，不認(rèn)真看“通知”，時(shí)常會(huì)出錯(cuò)。在實(shí)踐中容易出錯(cuò)的有：漏寫附言，沒有著名注明第一作者姓名；只將地址寫到學(xué)校等一級(jí)單位；漏寫學(xué)校所在的詳細(xì)地址門牌號(hào)導(dǎo)致地址不詳。所以責(zé)任編輯在發(fā)給財(cái)務(wù)人員之前一定要認(rèn)真核對(duì)，因?yàn)樨?zé)任編輯對(duì)自己所負(fù)責(zé)的作者費(fèi)用情況比較清楚，聯(lián)系作者也很方便。

2.3財(cái)務(wù)人員及時(shí)反饋信息

財(cái)務(wù)人員收到責(zé)任編輯發(fā)的表2后，分批去郵局取錢、開具發(fā)票和到學(xué)校財(cái)務(wù)部開具發(fā)票，并將已開發(fā)票的作者信息再以表格（表3）的形式反饋給責(zé)任編輯，由責(zé)任編輯及時(shí)反饋給作者，這樣一來可以減少作者的電話咨詢量，二來可以讓作者再次核對(duì)自己的信息是否正確，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，再者還可以提醒作者及時(shí)收取信件。

此項(xiàng)工作看似增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，實(shí)則不然。表3是在責(zé)任編輯發(fā)來的表2的基礎(chǔ)上修改而得。在未實(shí)行此辦法前，需要財(cái)務(wù)人員自己做 2張表記賬，一是作者的來費(fèi)登記表，二是作者的開具發(fā)票登記表。開發(fā)票時(shí)需要財(cái)務(wù)人員自己從來費(fèi)登記表中查找作者的相關(guān)信息，還要結(jié)合作者的“版面轉(zhuǎn)讓協(xié)議”才能最終確定所開發(fā)票的金額、詳細(xì)地址等信息?，F(xiàn)在只需要在表 2的基礎(chǔ)上加以簡(jiǎn)單的修改，并注意做好是否收到錢和是否已郵寄發(fā)票的標(biāo)記即可。不需要自己再輸入的大量文字，同時(shí)因?yàn)樾畔⒂勺髡咛峁?，從而確保了信息的準(zhǔn)確性。

表3　學(xué)報(bào)編輯部校外作者開發(fā)票名單

如果這些表格都用Excel來做，則利用Excel的重復(fù)記憶功能還可以避免重復(fù)登記，另外Excel還有快速查找、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和超級(jí)鏈接等功能［3］。形成表格之后方便我們統(tǒng)計(jì)同一位作者一年投了幾篇文章、發(fā)表了幾篇文章等等，也方便對(duì)本編輯部的財(cái)務(wù)狀況做深層次的分析。

2.4財(cái)務(wù)管理模式的改變

從2015年1月份開始，我校財(cái)務(wù)部實(shí)行了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的辦法，而且取消了現(xiàn)金流，一切資金來往必須采取網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬的方式，這一舉措為編輯部的財(cái)務(wù)人員減少了很多工作量。首先是不用再直接面向作者收錢，而是由作者將錢打入學(xué)校的賬號(hào)，編輯部財(cái)務(wù)人員憑匯款憑證給作者開發(fā)票。其次是作者的稿酬和專家的評(píng)審費(fèi)只需要編輯部提供信息表（表4）給學(xué)校財(cái)務(wù)部，由學(xué)校財(cái)務(wù)部根據(jù)信息表直接將錢打入作者或者專家的卡中，不需要編輯部財(cái)務(wù)人員再一一郵寄。這種集約化、信息化的管理模式使財(cái)務(wù)工作效率更提高了一步。

表4　稿酬、評(píng)審費(fèi)發(fā)放明細(xì)

3　結(jié) 束 語

通過一段時(shí)間實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)我們編輯部的這種編輯之間、編輯與作者之間用統(tǒng)計(jì)表聯(lián)系的方法既能讓作者及時(shí)了解自己的相關(guān)情況，又有效提高了編輯之間的溝通，同時(shí)減少了編輯應(yīng)答咨詢電話的時(shí)間，可謂是一箭三雕。編輯也有了更多時(shí)間和精力處理稿件更深層次的問題。在大家都在感慨“時(shí)間都去哪了”的快節(jié)奏時(shí)代，如何提高工作效率是我們要注意的問題。其實(shí)只要我們有一顆熱情飽滿的心，愿意獻(xiàn)身編輯事業(yè)，并且遇事多為作者和同事們著想，大家共同出謀劃策、齊心協(xié)力，肯定能做到高效、高質(zhì)地完成工作，編排出更好的期刊。

［1］網(wǎng)易財(cái)經(jīng).工信部擬將家庭總收入建立全國個(gè)人稅收聯(lián)網(wǎng)［EB/OL］.（2013-11-10）［2014-03-25］.http://money.163.com/13/1110/17/9DBAA0GA00252G50.html.

［2］胡道新.推進(jìn)改革創(chuàng)新 努力實(shí)現(xiàn)稅收管理現(xiàn)代化［EB/OL］.（2014-01-26）［2014-03-25］.http://www.jsgs.gov.cn/art/2014/1/26/art_60_208590.html.

［3］陳芳.巧用Excel，提高編輯工作效率［J］.編輯學(xué)報(bào)，2010，22（S2）：86-87.

［4］曹作華.運(yùn)用注意策略提高編輯效率［J］.編輯學(xué)報(bào)，2010，22（3）：240-241.

［5］吳慶晏.一稿多投現(xiàn)象再思考［J］.編輯之友，2013（4）：88-89.

［6］陳翔.關(guān)于一稿多投與科技期刊自身建設(shè)的思考［J］.編輯學(xué)報(bào)，2010，22（5）：450-451.

［7］陳靜.學(xué)術(shù)期刊重復(fù)發(fā)表的異化形式及阻斷策略［J］.編輯學(xué)報(bào)，2007，19（4）：282-283.

［8］吳培紅，冷懷明，汪勤儉，等.防范科技論文一稿多投和重復(fù)發(fā)表的實(shí)踐與思考［J］.編輯學(xué)報(bào)，2009，21（5）：434-435.

江蘇省科技期刊學(xué)研究基金重點(diǎn)項(xiàng)目（JSRFSTP2013A02）