淺談期刊社的數(shù)字資產(chǎn)管理

朱靜文，顧笑笑，靳　杰，王　婧

（上海大學(xué)期刊社，上海 200444）

淺談期刊社的數(shù)字資產(chǎn)管理

朱靜文，顧笑笑，靳杰，王婧

（上海大學(xué)期刊社，上海 200444）

期刊社擁有大量的數(shù)字資源，如何妥善保管、利用這些資源，提高工作效率，并使其在期刊數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天為期刊社帶來(lái)增值收益，是一個(gè)亟須解決的問(wèn)題。本文從數(shù)字庫(kù)系統(tǒng)、數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建立和逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的全方位信息化管理、數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的安全性方面闡述了數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)構(gòu)建的主要思路和必要性。

數(shù)字資產(chǎn)；數(shù)據(jù)庫(kù)；信息化管理

隨著期刊數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)和發(fā)展，期刊社每天都會(huì)產(chǎn)生并處理大量不同類(lèi)型的電子文件。這些電子文件在被使用后，如果不加以歸類(lèi)、整理、妥善儲(chǔ)存，當(dāng)我們需要重新使用其中某些文件時(shí)，就無(wú)法迅速找到它們，造成重復(fù)勞動(dòng)，導(dǎo)致人力物力資源的浪費(fèi)。因此，期刊社應(yīng)該保存和管理好這些數(shù)字文件，并逐步建立起自己的數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字資源的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1　數(shù)字資產(chǎn)是期刊社的重要資產(chǎn)

廣義上來(lái)說(shuō)，一切能以數(shù)字方式存儲(chǔ)的內(nèi)容，都可稱(chēng)之為數(shù)字資產(chǎn)。它是指一個(gè)單位在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中積累的有保存和利用價(jià)值的，且在現(xiàn)在或?qū)?lái)可以轉(zhuǎn)化為有形資產(chǎn)的數(shù)字化信息［1］。數(shù)字資產(chǎn)的基本特征體現(xiàn)在：第一，它是無(wú)形的，是非物質(zhì)的；第二，它具有資產(chǎn)的一般特性，能給所有者創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值［2］。對(duì)于期刊社來(lái)講，各個(gè)期刊的排版文件，期刊社、雜志宣傳頁(yè)，各編輯部參與舉辦各種活動(dòng)的照片、發(fā)行資料及其他資料性文件，都是期刊社的數(shù)字資產(chǎn)。

數(shù)字資產(chǎn)在出版單位的整個(gè)資產(chǎn)中占有重要的地位。以上海大學(xué)期刊社為例。上海大學(xué)期刊社是上海大學(xué)下屬的學(xué)術(shù)期刊編輯出版機(jī)構(gòu)，編輯出版中英文期刊12種，內(nèi)容涵蓋自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)等眾多學(xué)科，每年出版各種期刊累計(jì)78期。社內(nèi)設(shè)有12個(gè)期刊編輯部，另有發(fā)行部、技術(shù)編輯室及辦公室等部門(mén)。目前，期刊社的各種數(shù)字資源由各部門(mén)單獨(dú)保存，各部門(mén)間信息無(wú)法流通，形成了數(shù)據(jù)孤島（見(jiàn)圖1）。

再以期刊排版制作為例，每期雜志的錄入排版校對(duì)費(fèi)用平均至少2 000元，全社每年此項(xiàng)費(fèi)用接近16萬(wàn)元，這還只是直接投入的費(fèi)用。在期刊社數(shù)字化、集約化不斷推進(jìn)的形勢(shì)下，需要對(duì)這些數(shù)字資源進(jìn)行科學(xué)管理和有效利用，消除社內(nèi)的信息孤島，實(shí)現(xiàn)共享，降低工作成本，提高工作效率；在數(shù)字出版技術(shù)日益完善，傳統(tǒng)期刊正在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，期刊出版后，除了紙質(zhì)版，更多的讀者通過(guò)電腦、手機(jī)等多種電子終端接收閱讀。而無(wú)論是紙質(zhì)出版還是網(wǎng)刊推送、移動(dòng)客戶(hù)端服務(wù)，或是按需印刷等增值服務(wù)，以及期刊社的網(wǎng)站建設(shè)等工作，都需要完整的數(shù)字文件作為這一切工作的基礎(chǔ)。完整的數(shù)字資源庫(kù)可以幫助期刊社嘗試從不同經(jīng)營(yíng)模式中尋找盈利點(diǎn)，對(duì)數(shù)字資源的有效管理可以提高數(shù)字資產(chǎn)的再利用率，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字資產(chǎn)的保值和增值。

圖 1　數(shù)據(jù)孤島示意

2　數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建立

期刊社的數(shù)字資產(chǎn)主要來(lái)源于以下幾部分：①編輯加工過(guò)程中產(chǎn)生的文本文件、版式設(shè)計(jì)文件；②排版制作過(guò)程中產(chǎn)生的排版原始文件、圖形圖像文件、排版成品文件及最后導(dǎo)出的PDF、PS等格式文件；③電子出版、互聯(lián)網(wǎng)出版，及其他各種形式出版的各類(lèi)數(shù)字文件；④期刊社、編輯部參與開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)制作的宣傳文件、照片、視頻；⑤平時(shí)工作中使用到的各種資料性文件。這些資產(chǎn)要得到再次利用和保值增值，首先要對(duì)所有的文件進(jìn)行收集和存貯。因?yàn)橛行╊?lèi)型的數(shù)字文件只有具備了一定量的積累，才有重新整合和開(kāi)發(fā)利用的可能和價(jià)值。

2.1建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)

目前，期刊社已有專(zhuān)人負(fù)責(zé)將每年所有雜志排版的電子文件、文本文檔、照片音頻視頻以及其他資料性文件刻盤(pán)存儲(chǔ)，再以電子文件形式歸檔，以便查詢(xún)和再利用。同時(shí)在歸檔時(shí)對(duì)所有電子文件進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)歸檔的電子文件是否完整齊全，是否為最終版本，文件有無(wú)感染病毒，刻錄光盤(pán)后再次檢查文件讀出信息是否準(zhǔn)確，確保電子文件的準(zhǔn)確性。

但這只是初步的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，是數(shù)字資產(chǎn)管理的前提和基礎(chǔ)。期刊社要做到真正意義上的數(shù)字資產(chǎn)的檢索、存取、再利用、共享，就要依靠信息技術(shù)，選擇建立適合自己的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，畢竟“存儲(chǔ)”的目的是為以后的使用和開(kāi)發(fā)。因此，對(duì)需要放入數(shù)據(jù)庫(kù)的所有文件，必須進(jìn)行技術(shù)上的再加工處理。

具體建立數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)比較復(fù)雜，屬于計(jì)算機(jī)科學(xué)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，在此不進(jìn)行討論。但筆者認(rèn)為此項(xiàng)工作的核心內(nèi)容就是期刊社應(yīng)根據(jù)所辦期刊的特點(diǎn)，對(duì)各種數(shù)字文件進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)引。這里所謂的標(biāo)引，就是根據(jù)每個(gè)文件的核心內(nèi)容進(jìn)行主題分析，標(biāo)出文件中具有檢索價(jià)值和分析價(jià)值的項(xiàng)目，賦予其檢索標(biāo)志。這些標(biāo)引出來(lái)的項(xiàng)目，可以以其為基礎(chǔ)建立各種索引，從而給使用者提供檢索的入口［3］。例如某篇文章，其所屬刊物、出版日期、作者姓名、文件屬性等就是標(biāo)引的對(duì)象。當(dāng)它們被標(biāo)引之后，使用者就可以從這些刊名、日期、作者姓名出發(fā)，進(jìn)行單項(xiàng)檢索或多項(xiàng)組配檢索。如某本期刊中的一篇文章，除了以其題目作為文件名外，還可以用“作者名”“所屬欄目名稱(chēng)”作為標(biāo)簽。這樣，無(wú)論是定向的查詢(xún)此文章，還是作者在本社發(fā)表的所有文章，或者同一欄目的所有文章，都可避免遺漏。標(biāo)引是打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)字文件價(jià)值的鑰匙，標(biāo)引的質(zhì)量在很大程度上決定了數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的質(zhì)量。

對(duì)數(shù)字文件的收集、分類(lèi)、整理、儲(chǔ)存等技術(shù)處理，是進(jìn)行數(shù)字資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)性工作。這項(xiàng)工作無(wú)論在人力還是資金方面都需要較大的投入，并且需要一個(gè)較長(zhǎng)的周期來(lái)完成。但從期刊社向數(shù)字化發(fā)展的方向來(lái)看，這又是一項(xiàng)必須做的工作，因?yàn)橹挥芯哂辛藬?shù)字資產(chǎn)的數(shù)據(jù)庫(kù)，才能為以后利用這些數(shù)字資產(chǎn)提供必要的條件［4］。

2.2在期刊社內(nèi)部實(shí)現(xiàn)數(shù)字資產(chǎn)的信息化管理

資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)完成之后，就可以逐步建立數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)，初步實(shí)現(xiàn)期刊社內(nèi)部的數(shù)字資產(chǎn)的信息化管理。數(shù)字資產(chǎn)管理的重要作用之一，就是實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源在期刊社內(nèi)部的共享，提高社內(nèi)人員的工作效率，降低文件制作成本。因此，系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)對(duì)每位登陸用戶(hù)設(shè)置不同權(quán)限，既讓系統(tǒng)內(nèi)的文件得到最大程度的共享，又保證各部門(mén)工作的獨(dú)立性。使用人員登錄系統(tǒng)后，應(yīng)當(dāng)可在系統(tǒng)內(nèi)，依據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行搜索、瀏覽、下載、上傳文件等操作，提高工作效率，減少文件再次制作的成本（見(jiàn)圖2）。例如，行政管理人員經(jīng)常需要協(xié)助制作期刊社和編輯部的各種宣傳品，以往收集資料都是去一個(gè)個(gè)部門(mén)分別查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且效率不高。如果使用數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)，檢索時(shí)只需設(shè)置檢索路徑，輸入所需資料的名稱(chēng)，系統(tǒng)即可根據(jù)文件標(biāo)引信息一一呈現(xiàn)檢索結(jié)果。或者編輯可以通過(guò)這一系統(tǒng)查詢(xún)到社內(nèi)其他編輯部所擁有的同類(lèi)學(xué)科的審稿人或作者信息，有助于更有針對(duì)性地尋找審稿人，擴(kuò)充作者隊(duì)伍。這就如同以前科研人員查找文獻(xiàn)資料要一家家跑圖書(shū)館，在書(shū)海中尋找信息，而現(xiàn)在只要登錄網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)動(dòng)動(dòng)手指就可得到海量文獻(xiàn)一樣。

圖 2　期刊社內(nèi)信息化查詢(xún)系統(tǒng)示意

2.3全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字資產(chǎn)的信息化管理

期刊的出版形態(tài)、營(yíng)銷(xiāo)方式現(xiàn)在正處在向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時(shí)期，數(shù)字技術(shù)在改變出版物形態(tài)的基礎(chǔ)上，也改變著期刊出版者生存、盈利的模式。與大眾類(lèi)期刊不同，由于政策限制等原因，學(xué)術(shù)期刊很難用廣告作為盈利點(diǎn)；專(zhuān)業(yè)刊的受眾面又較窄，傳統(tǒng)單純依靠出賣(mài)期刊內(nèi)容盈利的模式，無(wú)論是掛在自己網(wǎng)站上付費(fèi)下載還是加入數(shù)據(jù)庫(kù)這些單一的模式，收益都相當(dāng)有限。數(shù)字資產(chǎn)管理能夠幫助期刊社進(jìn)行資源整合，使得期刊社能夠充分利用已有的資源進(jìn)行重組和開(kāi)發(fā)，開(kāi)展數(shù)字化、個(gè)性化營(yíng)銷(xiāo)，為讀者提供全方位、立體式的服務(wù)，從而創(chuàng)造新的盈利點(diǎn)，幫助期刊社在期刊數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中走出一條自己的道路。將數(shù)據(jù)庫(kù)與期刊社網(wǎng)站鏈接，讀者進(jìn)入期刊社網(wǎng)站即可進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)完整的期刊全文數(shù)據(jù)，可以為讀者提供按需印刷、個(gè)性化出版等服務(wù)。身處大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)內(nèi)豐富的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為讀者進(jìn)行增值服務(wù)：對(duì)多年積累的眾多的作者、讀者資料進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析，可以提供讀者群及其需求的精準(zhǔn)數(shù)據(jù)，幫助期刊社開(kāi)展多形式的發(fā)行營(yíng)銷(xiāo)，準(zhǔn)確推送各類(lèi)廣告、文章目錄，甚至可以使用這些資料開(kāi)展其他拓展業(yè)務(wù)，有針對(duì)性地向不同層次、不同需求的讀者提供各種不同服務(wù)。

2.4數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)的安全性

數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)內(nèi)包含的文章、作者、讀者信息和社內(nèi)工作文件都是期刊社極其重要的資產(chǎn)，這些文件涉及版權(quán)、作者隱私等問(wèn)題。如果數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)受到病毒攻擊或惡意盜取，會(huì)造成嚴(yán)重的后果，給期刊社帶來(lái)重大損失。因此，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)保證系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，有足夠強(qiáng)大的防御系統(tǒng)，避免數(shù)據(jù)庫(kù)遭受外部惡意攻擊。社內(nèi)人員使用數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)時(shí)，權(quán)限應(yīng)也所不同，不同層次、部門(mén)、職責(zé)的工作人員對(duì)文件的上傳、瀏覽、下載、使用的權(quán)限也應(yīng)不同。這樣，社內(nèi)人員在最大化地利用已有數(shù)字資源的同時(shí)，能充分保證各編輯部工作的獨(dú)立性和文件的安全性。

3　結(jié) 束 語(yǔ)

數(shù)字資產(chǎn)是期刊社的重要資產(chǎn)，具有潛在開(kāi)發(fā)、共享、增值的巨大價(jià)值。在期刊社不斷向集約化發(fā)展的過(guò)程中，數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以幫助期刊工作者以最快的速度查詢(xún)、檢索、調(diào)用已有的數(shù)字資源，提高數(shù)字資源的利用率和工作效率。在期刊數(shù)字化轉(zhuǎn)型的今天，數(shù)字資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以幫助期刊社更好地整合內(nèi)部資源，讓已有數(shù)字資產(chǎn)創(chuàng)造新的價(jià)值，在期刊數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過(guò)程中找到新的盈利點(diǎn)，在數(shù)字出版的道路上探索出一條具有自身特色的發(fā)展之路。

［1］金東，游蘇寧.科技期刊排版中心應(yīng)重視數(shù)字資產(chǎn)的管理［J］.中國(guó)科技期刊研究，2007，18（4）： 583-584.

［2］劉堅(jiān).大學(xué)出版社如何盤(pán)活數(shù)字資產(chǎn)［J］.現(xiàn)代出版，2014（1）：31-33.

［3］陳光祚.我國(guó)電子出版物與全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)［J］.中國(guó)圖書(shū)館學(xué)報(bào)，1995（5）： 26-34.

［4］李慧.淺談出版社數(shù)字資產(chǎn)的管理［J］.出版發(fā)行研究，2008（9）： 60-62.