科技期刊中編輯Excel格式圖的編修方法
——以《林業(yè)研究》編排Excel圖為例

朱　虹

（《林業(yè)研究》編輯部，哈爾濱150040）

科技期刊中編輯Excel格式圖的編修方法
——以《林業(yè)研究》編排Excel圖為例

朱虹

（《林業(yè)研究》編輯部，哈爾濱150040）

基于編輯排版時(shí)，大多用Excel格式進(jìn)行編輯排版圖表，常常遇到作者投來的稿件中存在一些Excel格式圖不規(guī)范的問題?？偨Y(jié)一些修改Excel圖表時(shí)遇到問題時(shí)的編輯技巧，包括粘貼、修改、圖形美化，以及編輯Excel圖時(shí)，一些特殊符號(hào)的輸入技巧，以期與作者和編輯共勉。

Excel；編輯；選擇粘貼

Excel軟件不僅具有許多強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)計(jì)算的功能［1］，而且Excel軟件在作圖方面，也有很好的功能，Excel格式圖被科學(xué)工作者經(jīng)常使用［2-3］?！读謽I(yè)研究》屬于農(nóng)林期刊類，發(fā)表文章大多是林業(yè)研究方面的論文，投來的稿件一般為Word文檔；林業(yè)學(xué)科數(shù)據(jù)具有海量方面的特點(diǎn)，如，林業(yè)數(shù)據(jù)類型非常多，如森林資源調(diào)查、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等方面的數(shù)據(jù)。這些海量數(shù)據(jù)，都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行加工處理后形成科學(xué)論點(diǎn)，而林業(yè)工作者采用小巧方便的Excel軟件，處理林業(yè)外業(yè)調(diào)查中的海量數(shù)據(jù)時(shí)，可以更快、更準(zhǔn)確地進(jìn)行有效分析，得到森林經(jīng)營決策所需要的數(shù)據(jù)，因此大部分林業(yè)工作者投稿時(shí)，提供的圖片，大多是利用Excel格式軟件生成的圖，所以Excel圖在期刊的編輯中占了很大的比例?？萍计诳虐媸褂玫膱D片處理軟件很多，常用有Photoshop、Core1DRAW、AutoCAD、Illustrator等，此外，還有輔助作圖的軟件PowerPoint、Adobe Acrobat等。這些軟件操作流程各異，處理效果也不盡相同，而且與Word 2007的兼容性不穩(wěn)定。Excel是電子表格，是Windows環(huán)境下的一個(gè)應(yīng)用軟件，它的主要功能是制作工作圖表，并對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、管理。并且，Excel格式軟件與Word的兼容性較好，所以在Excel軟件中做的圖與Word的兼容性較好［4-6］。為此，本文從《林業(yè)研究》編輯的實(shí)例，介紹Excel在編輯修改圖中的應(yīng)用，對(duì)科技論文中Excel圖的編輯加工技巧進(jìn)行探索，通過編輯的編修來提高科技論文的寫作質(zhì)量和科研成果的清晰表達(dá)。合理運(yùn)用Excel圖的編輯加工技巧，可以極大地提高編輯的工作效率，從而達(dá)到在編輯環(huán)節(jié)提高論文的學(xué)術(shù)質(zhì)量的目的。

1　選擇性粘貼

目前大多數(shù)編輯部的來稿為電子版本，且一般為Word文檔，其中包含很多Excel格式的圖，Excel圖在林業(yè)科學(xué)研究中被科學(xué)工作者使用率很高；因此，編輯在作圖方面采用最多的是Excel格式的圖。如果把Excel格式的圖粘貼到Word文檔中，是正確“選擇性粘貼”的方式的話，可以在Word中直接編輯圖，而不用像其他軟件需要在軟件的環(huán)境下編輯完成后，再插入文中。同時(shí)Excel格式的圖，可以做到在Word文檔中，采用圖文混排的編輯，可以減輕工作強(qiáng)度，而且圖的位置準(zhǔn)確，美觀。但是，作者通常沒有注意把 Excel格式的圖正確粘貼到Word文檔中。

圖1（a）就是作者沒有正確“選擇性粘貼”的圖，隨意性粘貼的結(jié)果就是“圖片”格式的圖，這種圖不容易修改，即使在Photoshop等其他軟件中修改，也由于圖字不清，很難修改。其實(shí)作者是Excel軟件中做的圖，但是沒有進(jìn)行合適的“選擇性粘貼”，結(jié)果投來稿件中的Excel格式圖還是“圖片”格式，無法及時(shí)修改。因此，我們要求作者用Excel格式的圖，首先在Excel軟件中，復(fù)制Excel圖，粘貼時(shí)操作的關(guān)鍵是右擊鼠標(biāo)，出現(xiàn)窗口，然后必須“選擇性粘貼”，一定選擇第一個(gè)粘貼項(xiàng)（圖2）。這樣粘貼到Word文中的Excel圖就不是圖片的格式，可以隨意修改，編輯的Excel圖（圖1（b））可以更加清晰，美觀。否者，是“圖片”格式（圖1（a）），就不容易在Word文檔中修改。

圖1　未修改和修改后的Excel圖

圖2　選擇粘貼選項(xiàng)

2　修改插圖

編輯Excel圖時(shí)，選擇粘貼后，還要進(jìn)行修改，修改插圖的工作對(duì)于編輯來說，其意義與作者不同，處理的方法也有所區(qū)別。作者大多只注重用插圖解釋問題，而不顧及插圖的規(guī)范性。編輯在工作時(shí)，注重的是插圖能否恰當(dāng)表達(dá)相應(yīng)的內(nèi)容，對(duì)文字起補(bǔ)充說明的作用；插圖中的數(shù)據(jù)是否正確，是否與正文一致，并要做到簡明扼要；插圖的線條主次是否分明，標(biāo)值線是否清晰，標(biāo)值是否正確；圖與表和文字有沒有重復(fù)，術(shù)語、符號(hào)、單位是否一致等都要注意。作者投稿時(shí)，Excel圖往往對(duì)線段粗細(xì)、字號(hào)、字體、坐標(biāo)刻度線等不太考慮，基本達(dá)不到出版規(guī)范要求，而編輯要對(duì)坐標(biāo)軸的線段顏色、粗細(xì)，數(shù)字的字體、字大小進(jìn)行修改（圖1（b））。編輯在復(fù)制 Excel圖時(shí)，采用了“選擇性粘貼”后，可以利用上述方法，可以非常方便、快速地進(jìn)行一般的插圖處理，如插圖總體和局部的縮放，改變圖中的線條的粗細(xì)，增添文字、符號(hào)和坐標(biāo)標(biāo)值等（圖1（b））。

3　Excel圖轉(zhuǎn)化為表格

有的Excel圖形過于簡單（圖3（a）），數(shù)據(jù)也沒有太大的趨勢(shì)性，做成圖即浪費(fèi)版面又不美觀，可利用Excel軟件中數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的功能。根據(jù)Excel軟件中把圖轉(zhuǎn)換成表格較容易的特點(diǎn)（圖3（b）），Excel圖可以轉(zhuǎn)變成表的形式。可以看出簡化后的表1，內(nèi)容簡潔清晰，這樣的處理會(huì)使數(shù)據(jù)的表達(dá)更趨合理。

圖3　Excel格式的圖容易轉(zhuǎn)換為表格

表1　Excel圖變換成表的形式

4　Excel圖中幾個(gè)特殊符號(hào)

編輯Excel圖時(shí)，也常常遇到Excel圖中需要插入特殊符號(hào)的情況。這些符號(hào)不能在Excel軟件的頁面中直接找到，要借助于拼音輸入法，并且要在“全角”狀態(tài)下編輯。而且這類符號(hào)比較不明顯，如果沒有積累一定經(jīng)驗(yàn)，也不好操作。如，數(shù)量單位量（mg·L-1，℃），表示地理位置的度（°）、分（＇）、秒（＂）。編輯這類符號(hào)時(shí)，要同時(shí)在“中文輸入法”并且“全角”狀態(tài)下，右擊鼠標(biāo)鍵出現(xiàn)對(duì)話框（圖4），然后，點(diǎn)擊 “標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”或“特殊符號(hào)”（圖4），才能實(shí)現(xiàn)正確找到這些符號(hào)。作者投來的稿件中的圖，凡涉及此類符號(hào)時(shí)，大部分都不合格，達(dá)不到出版的要求，編輯就要為作者改正。

圖4　拼音輸入法的全角狀態(tài)

5　結(jié) 束 語

科技期刊的學(xué)術(shù)性和專業(yè)性強(qiáng)，在傳遞最新科學(xué)文化知識(shí)方面起到重要作用。而隨著其專業(yè)文章插圖的增多，利用上述方法，編輯可以非常方便、快速地進(jìn)行一般的插圖處理，如插圖總體和局部的縮放，改變圖中的線條的粗細(xì)，增添文字、符號(hào)和坐標(biāo)標(biāo)值等。熟練掌握了這些技巧，通過認(rèn)真細(xì)致的編修，這些工作會(huì)變得輕松很多，給編輯帶來高效的工作。因此，提高科技論文質(zhì)量的編修技巧，使論文的表現(xiàn)形式得到優(yōu)化，以適應(yīng)讀者的閱讀和理解，展現(xiàn)研究成果的價(jià)值，從而達(dá)到在編輯環(huán)節(jié)提高論文的學(xué)術(shù)質(zhì)量的目的。

［1］陳芳.巧用Excel，提高編輯工作效率［J］.編輯學(xué)報(bào)，2010，22（S2）： 86-87.

［2］高永，張中文，石德文，等.基于 Excel的統(tǒng)計(jì)分析系統(tǒng)在期刊編輯部審稿中的應(yīng)用［J］.編輯學(xué)報(bào)，2013，25（5）：479-483.

［3］陳浩元.科技書刊標(biāo)準(zhǔn)化18講［M］.北京：北京師范大學(xué)出版社，1998：127.

［4］趙麗瑩，張宏.科技論文函數(shù)圖優(yōu)化案例分析［J］.編輯學(xué)報(bào)，2014，26（5）：479-483.

［5］常青云，張向誼，石偉.科技期刊編輯中應(yīng)注意的幾個(gè)“一致”［J］.編輯學(xué)報(bào)，2009，21（4）：305-307.

［6］王慧霖.Excel軟件在百科全書后期成書工作中的具體應(yīng)用——以編輯《中國大百科全書·電工與電子技術(shù)》為例［J］.中國編輯，2012，58（04）：39-42.