基于信息化的物資集中采購管理研究與應(yīng)用

中電科投資開發(fā)有限公司 駱健明

物資采購是企業(yè)經(jīng)營活動中的核心之一，直接影響生產(chǎn)進(jìn)度、生產(chǎn)成本、產(chǎn)品質(zhì)量和流動資金占用。更重要的是采購的效率直接影響企業(yè)的運(yùn)行效率，是庫存管理和流動資金管理的核心指標(biāo)。大型企業(yè)為降低采購成本，保證物資質(zhì)量穩(wěn)定都會采用集中采購模式，以確保產(chǎn)品的成本和質(zhì)量，同時簡化采購操作，降低企業(yè)總體的采購管理費(fèi)用，并通過集中采購有效控制庫存水平和財(cái)務(wù)成本，可以說集中采購是現(xiàn)代化企業(yè)的基本特征。

一、信息化是推行物資集中采購的必由之路

在集中采購的模式下，一個采購中心會服務(wù)多個不同地點(diǎn)的內(nèi)部用戶，每個內(nèi)部用戶又是基于自身的銷售計(jì)劃制定的生產(chǎn)計(jì)劃，對物資的需求時點(diǎn)和數(shù)量上各不相同，多個需求時點(diǎn)和數(shù)量需要匯總到采購中心，采購中心將匯總的年需求包括時點(diǎn)和數(shù)量發(fā)給合格供應(yīng)商，供應(yīng)商按照要求的時間、地點(diǎn)和質(zhì)量、數(shù)量完成交貨。這是一種理論狀態(tài)。在現(xiàn)實(shí)情況下，集中采購?fù)鎸r效性壓力。

時效性是指從采購需求產(chǎn)生時點(diǎn)到產(chǎn)品按要求到達(dá)內(nèi)部用戶指定地點(diǎn)的時點(diǎn)，其中包含兩個概念:采購周期和準(zhǔn)確性。一般來說，采購周期越短越好；同時物資要在數(shù)量、質(zhì)量和規(guī)格上百分之百符合內(nèi)部用戶的要求。具體來講，采購周期就是指從內(nèi)部用戶，比如某個工廠或子公司的生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生的時點(diǎn)為起點(diǎn)，到所需求的物資到達(dá)指定地點(diǎn)的時點(diǎn)，例如到達(dá)內(nèi)部用戶的倉庫或工廠的時點(diǎn)。采購周期可以分為兩個部分，內(nèi)部周期：即從生產(chǎn)計(jì)劃產(chǎn)生到采購訂單發(fā)出；外部周期：即從采購訂單發(fā)出到物資到達(dá)訂單指定地點(diǎn)。

采購時效性在集中采購的過程中之所以成為問題是因?yàn)榧胁少忂\(yùn)行過程中產(chǎn)生的大量動態(tài)實(shí)時數(shù)據(jù)要在內(nèi)部用戶和采購中心之間多次、高質(zhì)量的交流，因?yàn)樾畔⒍啻谓涣鲗?dǎo)致信息質(zhì)量大幅度衰減，進(jìn)而造成采購決定無法準(zhǔn)時做出或決定錯誤，使采購周期變長，準(zhǔn)確性變差。要達(dá)到采購時效性要求，集中采購比一般采購難度要大得多，在實(shí)施集中采購的過程中，內(nèi)部用戶，也就是實(shí)際需要使用物資的部門比如生產(chǎn)工廠，和采購中心，即執(zhí)行集中采購的部門，之間的信息交流過程是間接的、不連續(xù)的，信息流動因?yàn)轶w系和體制的原因交流不暢和滯后。而且，從組織結(jié)構(gòu)上講，內(nèi)部用戶和采購中心一般分屬兩個獨(dú)立內(nèi)部機(jī)構(gòu)，在一般采購過程運(yùn)行的一個決策中心的直接指令在集中采購過程中是兩個決策中心在參與，指令變成間接信息。信息交流的效率和準(zhǔn)確性大幅度降低，非常容易使采購時效性無法達(dá)到內(nèi)部用戶的要求，造成采購失敗。更重要的是，頻繁的采購失敗，致使生產(chǎn)拖延和庫存水平上升，最終會影響到銷售額、流動資金成本等企業(yè)運(yùn)行的核心指標(biāo)。這是絕大多數(shù)推行集中采購失敗的根本原因。

解決這個問題的根本方法是信息自動化，在信息的采集、分類、匯總、分配以及反饋都做到自動化。也只有在信息處理自動化的條件下，才可能做到內(nèi)部用戶和集中采購中心的信息交流及時準(zhǔn)確，這樣才可能達(dá)到內(nèi)部用戶對采購時效性的要求。信息自動化的采購平臺也是突破兩個決策中心參與集中采購過程所造成各種弊端的有效手段。

二、集中采購信息化建設(shè)中應(yīng)注意的管理問題

信息化處理已經(jīng)有多種基于數(shù)據(jù)庫的商業(yè)軟件可供選擇，這里不做討論，重點(diǎn)討論應(yīng)用這些軟件時幾個主要的管理問題。

(一)信息格式統(tǒng)一，避免隱性信息

集中采購的物資必須有統(tǒng)一的定義，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格要求、內(nèi)部檢測方法、合格供應(yīng)商名錄以及產(chǎn)品的包裝形式，并以信息化的格式加以規(guī)范。可以用信息化格式加以統(tǒng)一的信息稱為顯性信息。在實(shí)際運(yùn)行中，只要有不一致的因素，就必須產(chǎn)生一個單獨(dú)的產(chǎn)品代碼，而產(chǎn)品代碼增加會導(dǎo)致信息量成倍增加，會使信息交流的時間變長甚至失控，增加采購難度。這些信息格式的統(tǒng)一，需要生產(chǎn)、技術(shù)和質(zhì)量管理部門協(xié)調(diào)制定，是推行集中采購的基礎(chǔ)工作。

除了顯性信息，每種物資還可能包含大量的隱形信息，這些隱形信息以約定俗成的、沒有文字或數(shù)字或代碼描述的狀態(tài)存在，或存在于內(nèi)部用戶的某些個體的頭腦里，是某個內(nèi)部用戶特有的。隱性信息的存在會導(dǎo)致集中采購過程中信息準(zhǔn)確性大幅度降低。在一般采購模式下，信息可以做到直接交流。這時的內(nèi)部用戶和采購部門往往處于同一辦公地點(diǎn)同一個組織體系內(nèi)，可以面對面直接交流。在面對面直接交流的情況下，除了顯性信息之外，隱形信息也可以進(jìn)行交流，信息交流相對準(zhǔn)確。而且內(nèi)部用戶和采購部門這時處于同一個組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，可以通過上層的直接指令確保信息交流的時效和準(zhǔn)確。而在集中采購模式下，交流的主體處于不同的空間，又隸屬于不同的組織結(jié)構(gòu)，致使隱性信息是無法交流，使信息交流的準(zhǔn)確性大打折扣。

數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一的過程就是將隱形信息轉(zhuǎn)變成顯性信息的過程，這個過程要統(tǒng)一已有顯性數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)格式，還要將影響采購周期的隱形數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成可以通過信息自動化平臺交流顯性數(shù)據(jù)。這個轉(zhuǎn)變過程是控制采購內(nèi)部周期的有效手段。推行集中采購?fù)鶑暮唵挝镔Y著手。簡單物資是指企業(yè)需求量大、需求穩(wěn)定、質(zhì)量規(guī)格統(tǒng)一、供應(yīng)商質(zhì)量相對穩(wěn)定，不包含隱性信息的物資。這樣的簡單物資因?yàn)椴话[形信息，交流過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量小，信息準(zhǔn)確性較高。

(二)信息的實(shí)時更新是做出正確采購決定的基礎(chǔ)

整個生產(chǎn)經(jīng)營活動是個動態(tài)的，各個運(yùn)行中心實(shí)時會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都帶有時效性的特點(diǎn)，即定義這些數(shù)據(jù)的時候必須含有時間因素。例如說價格，一定是某一時段內(nèi)的價格，某些價格變動劇烈的大宗商品甚至是某一時點(diǎn)的價格，包含時間因素的價格才是有實(shí)際意義的。

這就要求那些涉及到集中采購的、帶有時效性的數(shù)據(jù)必須能夠準(zhǔn)確地、實(shí)時地更新，實(shí)時地產(chǎn)生各種物資的庫存、在途、已訂以及預(yù)計(jì)需求等狀態(tài)的信息。只有在數(shù)據(jù)更新保持實(shí)時的狀態(tài)下，才能適時做出準(zhǔn)確的采購決定。

對物資狀態(tài)的實(shí)時更新是搭建集中采購體系的難點(diǎn)也是集中采購能夠有效實(shí)施的必要條件。物資的狀態(tài)是指內(nèi)部用戶需求的物資是處于訂單待出、訂單已出、供應(yīng)商備貨、供應(yīng)商已出運(yùn)在途、到達(dá)待驗(yàn)、到達(dá)不合格、到達(dá)也合格、已領(lǐng)用等狀態(tài)以及相關(guān)的應(yīng)付賬款狀態(tài)。通過實(shí)施集中采購對上述物資狀態(tài)進(jìn)行有效控制是達(dá)到各項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)，如庫存水平、流動資金占用和周轉(zhuǎn)率的必要手段，這也是實(shí)施集中采購的核心意義。在實(shí)踐中，實(shí)時數(shù)據(jù)更新是依據(jù)內(nèi)部用戶對物資需求的頻率而定的，有些需求頻率高的物資數(shù)據(jù)的需要每天更新，而有些低頻率需求的物資數(shù)據(jù)可以按周、旬、月、季度或年來更新。數(shù)據(jù)的實(shí)時更新過程中，要注意取得實(shí)時更新數(shù)據(jù)的成本。

這里舉例說明庫存數(shù)據(jù)實(shí)時更新對于集中采購的重要性。倉庫是企業(yè)運(yùn)行的核心之一，物資、半成品、成品不停地在倉庫周轉(zhuǎn)，也是企業(yè)的價值鏈在運(yùn)動平臺。各項(xiàng)庫存的狀態(tài)數(shù)據(jù)是做出采購、生產(chǎn)、銷售等決策的依據(jù)。在傳統(tǒng)的庫存數(shù)據(jù)管理中，出入庫記錄并不是實(shí)時更新到庫存數(shù)據(jù)中，這樣就會在某一時段或時點(diǎn)出現(xiàn)信息平臺的數(shù)據(jù)與實(shí)物數(shù)據(jù)不相符合的情況。在一般采購中，可以通過面對面交流直接更新庫存狀況，確保采購不失誤。而在集中采購模式下，不存在直接交流的體系和機(jī)制，如果采購人員依據(jù)這樣的數(shù)據(jù)做出采購決策，一定會導(dǎo)致采購失誤，要么耽誤生產(chǎn)計(jì)劃，要么導(dǎo)致額外的庫存，增加流動資金占用并影響流動資金周轉(zhuǎn)率。在信息化的庫存管理中，就要求數(shù)據(jù)和實(shí)物應(yīng)該能實(shí)時對應(yīng)，這包括數(shù)量、狀態(tài)、到貨期等信息。

(三)重視銷售計(jì)劃對采購的指導(dǎo)作用

相對準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃是制定生產(chǎn)計(jì)劃的基礎(chǔ)，而生產(chǎn)計(jì)劃確定之后，依據(jù)物資庫存情況可以最終確定采購需求。但是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，在信息化系統(tǒng)完善運(yùn)行的條件下，完全依賴銷售計(jì)劃的準(zhǔn)確性。而銷售計(jì)劃又會隨著外部市場的情況經(jīng)常變動，使銷售計(jì)劃有很大的不確定性，計(jì)劃期間越長不確定性就越大。銷售計(jì)劃要按月或按季度滾動更新，以便及時調(diào)整采購需求。這個過程會有大量的、重復(fù)的甚至無效的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，對這些數(shù)據(jù)的處理和篩選必須有清晰的原則和方法，這是企業(yè)管理層經(jīng)營決策的主要工作之一。

計(jì)劃期較長、相對準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃可以產(chǎn)生高質(zhì)量的物資需求預(yù)測，通過集中采購向供應(yīng)商下達(dá)長期采購計(jì)劃，這樣供應(yīng)商通過其生產(chǎn)計(jì)劃和安全庫存等手段可以有效縮短采購的外部周期。

三、集中采購信息化應(yīng)用中需要各部門的支持

實(shí)施集中采購必須有來自企業(yè)其他部門有效及時的原始數(shù)據(jù)，如何保證這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時？這需要各個職能中心能利用信息自動化的平臺做到準(zhǔn)確及時的更新，這樣才能使數(shù)據(jù)的使用部門適時準(zhǔn)確的做出預(yù)測和決策。

(一)對銷售的要求

計(jì)劃期較長的、相對準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃是整個企業(yè)高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，在此基礎(chǔ)上，生產(chǎn)部門可以制定相應(yīng)的生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)部門可以得出流動資金需求計(jì)劃。計(jì)劃期長就能給予采購部門充足的時間研究供應(yīng)市場、選擇有能力的供應(yīng)商，而且在關(guān)鍵的價格談判中利用時間因素取得主動。一些大型跨國公司對某些穩(wěn)定采購的物資能夠做到一次簽訂3~5 年的采購合同，在這種情況下，這樣的合同對供應(yīng)商的吸引力十分巨大，也就愿意報(bào)出有競爭力的價格和交貨條件。同時長期合同使供應(yīng)商能夠盡早安排其生產(chǎn)計(jì)劃，制定安全庫存，能有效縮短了采購?fù)獠恐芷?，使總體的采購周期縮短。

(二)對財(cái)務(wù)的要求

集中采購是否確實(shí)對整個企業(yè)的有利？需要通過財(cái)務(wù)指標(biāo)進(jìn)行評價。財(cái)務(wù)部門應(yīng)該對集中采購制定總體的評價體系，這其中采購價格和采購流動資金占用和周轉(zhuǎn)率是核心的指標(biāo)。通過集中采購對采購價格的降低比較困難進(jìn)行評價，因?yàn)閮r格中包含的時間因素使不同時期的價格不具備可比性，可以嘗試比較同期的一般采購總成本和集中采購的總成本來評價的價格優(yōu)劣。更重要的是對比集中采購的流動資金占用是評價集中采購的核心，也能為集中采購不斷改進(jìn)提供指導(dǎo)意見。

(三)對生產(chǎn)的要求

從流程關(guān)系上講，生產(chǎn)是采購的內(nèi)部用戶，實(shí)時更新對物資的需求能夠給集中采購提供制定采購策略和決策的依據(jù)。

(四)對倉儲的要求

物資的實(shí)時數(shù)據(jù)都會匯總在倉庫，在傳統(tǒng)的倉儲管理中，并不要求數(shù)據(jù)的實(shí)時性。在一般采購的模式下，雖然效率不高，但是不至于使采購失敗，這是因?yàn)椴少彙⑸a(chǎn)和倉庫可以通過面都面的直接交流解決信息交流的問題，而在集中采購模式下，這種交流方式失效，致使信息不是準(zhǔn)確的、實(shí)時的，集中采購無法運(yùn)行。通過信息自動化平臺，倉庫能對所有的物資狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時更新，這包括訂單待出、訂單已出、供應(yīng)商備貨、供應(yīng)商已出運(yùn)在途、到達(dá)待驗(yàn)、到達(dá)不合格、到達(dá)已合格、已領(lǐng)用等，就能為集中采購提供決策依據(jù)。

(五)對技術(shù)質(zhì)量管理的要求

技術(shù)質(zhì)量部門對產(chǎn)品的質(zhì)量把關(guān)，物資質(zhì)量是個范圍涵蓋很廣的概念，其中包含大量的隱性信息。有必要在搭建集采購平臺時就重新評價物資的質(zhì)量要求，最大限度地轉(zhuǎn)換隱性信息。

四、結(jié)束語

集中采購信息化，需要各個部門的大力配合，其中的管理問題涉及各個方面，矛盾沖突有明顯直觀的也有隱形，這都需要企業(yè)管理層見微知著，拆解各種問題。通過格式化的數(shù)據(jù)避免隱性信息，使在集中采購模式下的間接信息交換不會出現(xiàn)影響采購周期的信息差錯或缺失；通過數(shù)據(jù)的實(shí)時更新保證集中采購中心可以低成本的實(shí)時掌握采購和庫存狀態(tài)，做出正確的采購決定，縮短采購內(nèi)部周期；通過相對準(zhǔn)確的銷售計(jì)劃得到高質(zhì)量的采購需求預(yù)測，使供應(yīng)商能夠設(shè)立最大程度滿足我方需求的生產(chǎn)計(jì)劃和安全庫存，縮短采購?fù)獠恐芷?。本文通過分析在推行集中采購中幾個主要的管理問題，為共同推進(jìn)集中采購貢獻(xiàn)綿薄之力。

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