基于檔案管理視角的高校基金會公開透明研究

陳艷++蘇鈺琰++伍卓深

摘要：實現(xiàn)公開透明是高?；饡拇髣菟叀８咝；饡獙崿F(xiàn)公開透明，加強檔案管理工作則是基礎(chǔ)。本文站在檔案管理的視角，在分析檔案管理和公開透明關(guān)系的基礎(chǔ)上，著重分析了制約公開透明的高?；饡n案管理存在的問題，并提出了促進公開透明的相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞： 高校基金會；檔案管理；公開透明

中圖分類號： G647文獻標(biāo)志碼：A文章編號：1009-055X（2015）04-0084-04

高?；饡歉咝榱藦浹a學(xué)校發(fā)展經(jīng)費不足，向社會籌集辦學(xué)資金而設(shè)立的教育類型基金會。[1]中國高?；饡诮耆缬旰蟠汗S般出現(xiàn)，成為國內(nèi)基金會的重要組成部分。[2]中國高?；饡c其他領(lǐng)域基金會一樣，透明管理是其獲得持續(xù)生命力的關(guān)鍵。對于高校基金會而言，公開透明是指基金會出于義務(wù)或者自身意愿對外發(fā)布與提供和組織相關(guān)的關(guān)鍵信息。

一、高?；饡嵭泄_透明的動因

（一）法律法規(guī)的要求

2004年6月1日起施行的我國《基金會管理條例》第五條明確規(guī)定，基金會依照章程從事公益活動，應(yīng)當(dāng)遵循公開、透明的原則。2006年1月，民政部發(fā)布了《基金會信息公布辦法》，要求各基金會按統(tǒng)一的格式要求，在登記機關(guān)指定的媒體上公布年度工作報告的全文和摘要。2011年8月，民政部起草了《公益慈善捐助信息披露指引（征求意見稿）》，進一步細(xì)化了公益慈善捐贈信息披露的內(nèi)容。2012年4月，民政部起草了《關(guān)于規(guī)范基金會行為的若干規(guī)定（試行）》（征求意見稿），規(guī)定在信息公布方面，除了包括對基礎(chǔ)信息公開之外，還需要開始注重捐款人對基金會的問責(zé)。

（二）受托角色的要求

基金會要實現(xiàn)公開透明最根本的原因在于，基金會相當(dāng)于公益信托中的受托人，在受托關(guān)系中，它負(fù)責(zé)將捐贈者捐贈的款物用于社會中的第三人?；饡氖芡薪巧珱Q定了基金會必須對捐贈者負(fù)責(zé)，必須按照捐贈者的意愿履行職責(zé)、接受捐贈者的監(jiān)督與滿足其知情權(quán)。這就決定了其務(wù)必采取適當(dāng)透明的方式，使捐贈者能夠獲得了解所捐贈款物使用情況的渠道，確認(rèn)基金會是否確實按照捐贈者的要求幫助了受益人，是否最大化地實現(xiàn)了捐贈者的捐贈意向和捐贈目的。

（三）自身發(fā)展的要求

當(dāng)前，高?；饡呀?jīng)成為促進高等教育發(fā)展的重要途徑之一，尤其在我國由高等教育大國向高等教育強國邁進的過程中，高?；饡陌l(fā)展是一個關(guān)鍵性因素。著名慈善專家徐永光（2012）表示，基金會引發(fā)公眾強烈質(zhì)疑，根源在于基金會管理是否透明，在于信息是否及時傳遞給公眾。[3]“透明”是基金會最珍貴的品質(zhì)，透明管理是基金會管理的關(guān)鍵。[4]基金會想要證明自己是可信的、高效的，要吸引更多的捐贈者，就必須關(guān)注捐贈者和社會公眾的需求，根據(jù)需求主動選擇公開透明的內(nèi)容、程度和方式?？梢哉f，高校基金會的公開透明是基金會自律、自省和自我提升的重要手段，它賦予了捐贈者和社會的監(jiān)督權(quán)，有助于提升基金會的社會公信力，有助于高校基金會為學(xué)校發(fā)展籌措更多的資金。

（四）社會公眾的要求

2011年慈善信任危機事件之后，大多數(shù)慈善機構(gòu)發(fā)現(xiàn)，如何及時應(yīng)對公眾質(zhì)疑，面向全社會公開透明，成了它們必須面對和思考的話題。[5]一連串的負(fù)面事件讓中國公益慈善組織遭遇了信任危機，善款使用和管理方面曝光的一些問題侵蝕著基金會的公信力，挫傷了捐助者的積極性，導(dǎo)致社會對基金會公信力產(chǎn)生認(rèn)同危機，影響了基金會組織的穩(wěn)定健康發(fā)展。在這樣的社會大環(huán)境之下，高校基金會也難以避免受到捐贈者的關(guān)注和質(zhì)疑。

總之，無論是基于法律法規(guī)的要求，還是應(yīng)對捐贈者問責(zé)的職責(zé)屬性，或者是為了優(yōu)化基金會內(nèi)部管理，提高其公信力和感召力，促進基金會的長期健康發(fā)展，基金會實行公開透明，都是大勢所趨，必走之路。華 南 理 工 大 學(xué) 學(xué) 報（社 會 科 學(xué) 版）

第4期陳艷 等：基于檔案管理視角的高校基金會公開透明研究

二、高?；饡n案管理是實行公開透明的基礎(chǔ)

（一）檔案是基金會實行公開透明的信息來源

高?；饡n案，是指高?；饡鶕?jù)規(guī)定，在理論研究、制度建設(shè)、項目運行、財務(wù)管理、日常工作中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式或載體的歷史記錄。

按照涉及的工作內(nèi)容和對象來分類，高?；饡n案分為四類。第一是行政類，主要包括上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于基金會行政管理的文件材料、基金會行政工作發(fā)文、理事會會議文件、會議記錄及紀(jì)要、制定的各種規(guī)章制度等。第二是法律類，主要包括基金會接受國內(nèi)外企業(yè)、社團及個人以各種形式捐贈簽署的各種協(xié)議、訂立的合同等法律文件。第三是公益項目類，主要包括基金會在學(xué)生發(fā)展基金、教師發(fā)展基金、學(xué)校建設(shè)基金、校友工作基金、專項基金等各類公益項目和重大活動中形成的文件與實物。包括設(shè)立基金項目的立項表；基金項目實施過程中的申請表，例如針對學(xué)生的獎助學(xué)金申請表，針對教師的獎教金申請表等；隨申請表一起提交的其他材料，如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績單、獲獎證明，申請助學(xué)金要求提交的家庭經(jīng)濟情況證明等，申請獎教金要求提交的教師發(fā)表論文復(fù)印件、獲獎證書等；專家評審材料，即在基金項目申請材料收集完畢之后，組織專家對申請材料進行審核評定，并最后評選出授予獎助的師生這一過程所形成的有價值的文件或材料；各基金項目實施過程中財務(wù)上的收支明細(xì)；基金項目如舉行頒獎儀式，當(dāng)時現(xiàn)場的照片和視頻材料等。[6]第四是財會類，主要包括高?；饡谪攧?wù)管理工作中和會計核算活動中形成的財務(wù)會計文件材料，如基金會每一年度的審計報告書、各個季度與年度的會計報表等。

高?；饡纳鲜鰴n案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計與使用等過程中，把檔案蘊含的有關(guān)基金會運作的信息與資料進行歸納與儲存，主要是顯性知識的儲存與隱性知識的挖掘外顯化，最后形成高?；饡_透明的重要信息來源資料庫，從而使得高?；饡碛胸S富的公開透明資源庫，支持高校基金會做好公開透明工作，支持其樹立良好的社會公信力。

（二）檔案管理能提升基金會的公開透明水平

對于高校基金會的公開透明，從公開的形式來看，可分為主動式公開透明和被動式公開透明兩種，前者是指基金會主動將信息公開給各方，后者是指各方向基金會索取信息。從公開透明的層次來看，第一層次是公開高?；饡哪甓裙ぷ鲌蟾婧蛯徲媹蟾妫诙哟问枪_捐贈的接收和使用情況，第三層次是整體性的公開透明。從公開的內(nèi)容來看，一是捐贈款物的數(shù)量、使用方式、使用效率和受益人；二是公益成本，比如選定受益人的費用，捐贈款物的保存、運輸、開發(fā)的費用，基金會工作人員的工資和行政辦公經(jīng)費等；三是基金會的內(nèi)部治理情況，包括基金會的宗旨和業(yè)務(wù)范圍、規(guī)章制度、組織框架、資產(chǎn)關(guān)聯(lián)情況等；四是項目開展的情況；五是外部評價。

然而，需要指出的是，無論高?；饡x取哪種公開形式、何種公開層次以及公開什么內(nèi)容，都有賴于高?；饡n案管理工作的支持。高?；饡崿F(xiàn)公開透明，特別是高水平的公開透明，都牢牢地建立在優(yōu)秀的檔案管理工作基礎(chǔ)上。缺少了優(yōu)秀的檔案管理，高校基金會的公開透明就會缺乏堅實的基礎(chǔ)，會導(dǎo)致公開透明被動、公開層次不高、公開內(nèi)容不全面，嚴(yán)重制約高校基金會的公開透明水平。檔案管理能夠提升高?；饡墓_透明水平，使得其自身的公開透明能夠滿足法律法規(guī)、受托角色、自身發(fā)展和社會公眾的多方要求。

三、高?；饡n案管理存在的問題

高?；饡儆谛律挛铮l(fā)展還處于起步階段，各項規(guī)章制度尚待健全，檔案管理工作更是普遍缺乏規(guī)范，導(dǎo)致高?；饡趯崿F(xiàn)公開透明上知識信息來源不足，來源渠道不暢，對高?；饡崿F(xiàn)公開透明帶來了挑戰(zhàn)。目前而言，我國高校基金會檔案管理普遍存在如下的問題，制約了高校基金會更好地實現(xiàn)公開透明。

（一）缺少專業(yè)的檔案管理工作者

檔案管理人才配備嚴(yán)重不足是制約我國高?；饡龊脵n案管理、實現(xiàn)公開透明的最根本原因。我國高?；饡鸩捷^晚，負(fù)責(zé)基金會工作的員工數(shù)量偏少，一般為24人，而規(guī)模比較大的國內(nèi)高?；饡?，配備的專職人員也不過十余人，與國外大學(xué)基金會在職員人數(shù)上存在較大的差距。由于員工數(shù)量不足，導(dǎo)致缺乏專業(yè)從事高?；饡n案管理工作的人員。目前的狀況是，大多數(shù)高校基金會檔案管理人員都是兼職，他們普遍缺乏檔案管理的專業(yè)知識，只是單純的保管員，對于基金會檔案如何歸類、如何查閱等基本檔案知識都不清楚，與檔案的信息化建設(shè)與知識管理更是差距甚遠(yuǎn)。甚至，有的基金會沒有固定人員管理檔案，所有檔案由承辦人員自行收集、整理和保存。這導(dǎo)致了我國高?；饡_透明的信息來源存在較大的隱患，表現(xiàn)在公開信息來源零散、不成系統(tǒng)，公開透明的專業(yè)性不足，形式普遍被動，很難做到主動公開。

（二）檔案管理制度不完善

不少高?；饡贾贫苏鲁?、管理辦法和捐贈流程等規(guī)章制度，但對于檔案管理，專門制定管理規(guī)定的并不多。這就容易使得檔案管理出現(xiàn)隨意性、無標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、放置混亂。如果需要查找的話，要花費大量的時間，嚴(yán)重影響工作效率。另外，檔案沒有統(tǒng)一的規(guī)范化管理，缺乏安全性，很容易出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。這導(dǎo)致高?；饡n案管理無制度可循，隨意性較大，高質(zhì)量的公開透明便無保證。

（三）檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后

多數(shù)高?；饡n案基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，主要體現(xiàn)在兩個方面。第一是個別高?；饡M管有小型的檔案室，但面積不大，檔案室設(shè)施簡陋。而大多數(shù)高?；饡踔翛]有設(shè)立專門的檔案室來存放檔案。有的高?；饡捎跊]有統(tǒng)一的歸置和存放地點，檔案都由具體經(jīng)辦的工作人員自行保管。第二是基金會檔案嚴(yán)重依賴于手工管理，不僅在歸檔過程中難以實施規(guī)范化管理，而且在日常管理中占用了大量的人力、物力資源。再者，隨著工作的持續(xù)開展，基金會檔案逐日增多，對庫房存儲的壓力也日益增大。另外，在數(shù)字形式的文件比重越來越大的今天，電子文件將成為檔案的主要內(nèi)容，純手工管理根本滿足不了檔案管理的需要，也滿足不了高?；饡_透明工作的需要。

要實現(xiàn)主動的、高層次和全面的公開透明工作，必須要具備合適的檔案設(shè)施，否則即使檔案的來源很科學(xué)、檔案的信息含量很豐富，也會因為管理效率低下而滿足不了資訊發(fā)達(dá)社會和信息時代的社會公眾對高?；饡_透明的要求。

四、檔案管理促進高?；饡_透明的對策

（一）設(shè)定專門檔案管理人員，提高檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施水平

在高校基金會內(nèi)部設(shè)定專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，并與負(fù)責(zé)高校基金會公開透明人員緊密銜接，保證檔案信息在二者之間順暢傳輸。高校基金會檔案管理人員還應(yīng)攜同負(fù)責(zé)公開透明人員定期參加相關(guān)工作培訓(xùn)，使其認(rèn)識到此項工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，切實提高專業(yè)知識和業(yè)務(wù)素質(zhì)，適應(yīng)高?；饡n案管理和公開透明的需要，使兩項工作可以有機地結(jié)合起來。

將基金會檔案管理工作列入基金會整體發(fā)展規(guī)劃，在經(jīng)費的投入、設(shè)備的更新和庫房的改善等方面予以傾斜。一方面，要設(shè)置專門的檔案室存放和保管檔案；另一方面，要按照檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)要求，添置必備的辦公設(shè)備。通過提高檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施水平，保證作為高?；饡Y源庫的檔案管理工作能夠順暢地開展，同時保證這個資源庫可以為高?；饡_透明工作順暢地輸送資料與信息，支持高?；饡_透明工作的開展。

（二）健全檔案管理辦法，完善檔案管理流程

高?；饡Y(jié)合檔案管理的相關(guān)要求，以及所在高校的具體實際，出臺檔案管理辦法，對于檔案管理工作形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作有法可依、有章可循，提高檔案管理水平，強化工作人員的檔案意識，指導(dǎo)基金會檔案工作的順利開展，保證基金會檔案是記載基金會顯性知識與蘊含隱形知識的載體，使其成為公開透明的可靠知識與信息資源庫。

不斷完善高?；饡臋n案管理流程。在檔案管理規(guī)章制度中，還要明確基本的管理流程。在高?；饡校菩袡n案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管與檔案使用的基本管理流程，在各基本流程中，融合檔案知識識別與挖掘、檔案知識組織與積累、檔案知識共享與創(chuàng)新、檔案知識服務(wù)與評價等知識管理流程，使得傳統(tǒng)檔案管理流程與現(xiàn)代知識管理流程完美結(jié)合。這樣可以更大限度地識別、發(fā)現(xiàn)、組織與積累檔案中蘊藏的顯性知識與隱形知識，更好地充實高校基金會的知識庫，為高?；饡龊霉_透明提供更豐富與可靠的知識與信息來源。

（三）因應(yīng)時代要求，推進高?；饡n案管理的信息化建設(shè)

高?；饡_透明渠道很豐富，一般有門戶網(wǎng)站、微信、微博、報刊、雜志、政府指定媒體等。而在互聯(lián)網(wǎng)時代的當(dāng)今，如何在門戶網(wǎng)站、微信、微博等及時做好信息公開，變得更有必要與價值。要實現(xiàn)因應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時代做好公開透明，其要求信息公開知識與信息庫能快速、信息化并且最好無縫地向公開透明工作提供所需的資料與信息。因此，這要求高校基金會檔案管理加強信息化建設(shè)，以使得知識與信息庫能滿足互聯(lián)網(wǎng)時代對公開透明的要求。再者，隨著高校基金會的發(fā)展，檔案越來越多，單純依靠傳統(tǒng)的手工管理越來越不能滿足時代發(fā)展的要求，只有推進信息化建設(shè)，打造高?；饡n案管理信息化系統(tǒng)，才能滿足發(fā)展的需要。

通過加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、檔案信息資源庫的建設(shè)、檔案信息化建設(shè)的安全管理、檔案信息化建設(shè)的人才培養(yǎng)等方面的工作，打造集文檔管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、知識地圖、高?；饡?nèi)部網(wǎng)等信息工具為一體的，包含電子文檔管理、數(shù)據(jù)儲存、數(shù)據(jù)挖掘、知識傳遞等功能的高校基金會檔案信息化知識管理系統(tǒng)，推進高?；饡n案的信息化管理與知識化管理，使高?；饡n案管理信息化系統(tǒng)成為高?；饡嵭泄_透明可靠的知識庫，并且可實現(xiàn)公開信息的快速提取與整合的功能，支持高?；饡哔|(zhì)量地實現(xiàn)信息公開。

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