原始地質資料的歸檔及存在問題

劉方瑜

核工業(yè)二○八大隊　包頭市　014010

原始地質資料的歸檔及存在問題

劉方瑜

核工業(yè)二○八大隊包頭市014010

做好原始地質資料立卷歸檔工作，是實現(xiàn)地質檔案規(guī)范化、標準化、科學化管理的基礎?，F(xiàn)階段地勘單位都按照《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》進行歸檔，但在實際工作中，此歸檔規(guī)則不能做到方便利用。文章通過將《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》與《核工業(yè)西北地質局綜合檔案分類表》中的科技檔案部分進行結合，探索出了切合核工業(yè)二○八大隊實際的原始地質資料歸檔方法。針對工作實際，就原始地質資料歸檔過程中資料收集與整理環(huán)節(jié)存在的地質資料繁而雜、項目人員歸檔意識薄弱、資料管理缺乏監(jiān)督與交接機制等問題進行總結，提出了領導重視、檔案人員介入等應對措施，旨在解決核地質系統(tǒng)在原始地質資料歸檔中存在的問題，呼吁各地勘基層單位重視此項工作，使原始地質資料的價值和作用得到充分的發(fā)揮。

原始地質資料歸檔方法存在問題

前言

原始地質資料是在進行地質工作時直接形成或采集的，反映地質現(xiàn)象或地質體的，以各種載體類型存在的原始記錄、中間性解譯資料、最終地質工作成果原稿等（見圖1）。［1］

中國原始地質資料起步于1952年，至1988年實行館藏與行政分開管理，現(xiàn)今已經(jīng)進入全面發(fā)展階段。如今規(guī)范化已經(jīng)成為各地勘單位進行原始資料歸檔越來越重視的問題。其原因有以下幾個方面：原始地質資料保存分散，主要保存于各個基層地勘單位；數(shù)量巨大，已達1億件以上；保管條件有待改善；人員與辦公設備不足；現(xiàn)代化管理較落后；集中管理難度大。本文針對依據(jù)《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》在實際歸檔工作中存在的不足之處參照《核工業(yè)西北地質局綜合檔案分類表》進行改進，建立了切合核工業(yè)二○八大隊實際的原始地質資料歸檔方法，并對本單位在原始地質資料搜集中存在的問題進行總結，提出了相應的應對措施。

圖1　地質資料概念

1.原始地質資料的歸檔的意義

原始地質資料潛在價值巨大，是一座金庫，據(jù)統(tǒng)計，新中國成立以來，我國已累計投入地勘費近7000億元，形成各類原始地質資料近億件、重要鉆孔巖心數(shù)億米及超過1000TB的數(shù)字化資源。

原始地質資料整理與歸檔會影響下一步地質勘查工作資料利用，加強地質資料的收集整理與歸檔工作，是強化地勘單位科學管理不可缺少的部分。

原始地質資料具有形成成本高、應用范圍廣、可反復利用等特點，對地質找礦、環(huán)境保護和重大工程建設具有重要支撐作用，開發(fā)利用潛在價值巨大。原始地質資料的整理歸檔工作是地質工作服務社會的主要載體；是地質工作價值的主要體現(xiàn)；是地質工作服務社會的窗口；只有做好原始地質資料的立卷歸檔工作，才能更好地提供地質資料對外服務，才能充分體現(xiàn)地質工作的價值。

2.原始地質資料的歸檔方法

2008年國家檔案局頒布了《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》DA/T41-2008，對原始地質資料的歸檔方法進行了概略性的統(tǒng)一，核工業(yè)二○八大隊原始地質資料歸檔基本遵循此規(guī)則。但是此歸檔規(guī)則對地質項目涉及的項目屬性、實施單位、原始地質資料形成時間在分類方法中未作闡述，不利于實際操作。作者結合核工業(yè)二○八大隊工作實際，將此規(guī)則與《核工業(yè)西北地質局綜合檔案分類表》進行綜合，形成符合本單位實際的可操作性強的方法，解決了實際操作過程中的困難。

2.1第一步：對原始地質資料進行分類

核工業(yè)二○八大隊原始地質資料的歸檔文件材料嚴格按《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》劃分為10類［1］（見圖2），每一件原始地質資料按有機聯(lián)系只能歸入其中一類，不應增設類別。

圖2　原始地質資料歸檔類別

2.2第二步：對原始地質資料進行組卷

原始地質資料歸檔文件以件為單位，按一項地質工作的各類文件材料組卷，同一案卷號內不能有重號和重份文件［3］。

對一項地質工作年限數(shù)年的，核工業(yè)二○八大隊按每年的原始地質資料立一案卷號進行歸檔，解決了工作中密集架空檔不合理的問題

2.3第三步：對原始地質資料進行排列

原始地質資料歸檔文件材料按《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》，所列十類的順序排列，編件號。

2.4第四步：對原始地質資料進行編目

核工業(yè)二○八大隊原始地質資料采用以一個地質項目編一個案卷號的方法進行歸檔，在《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》的基礎上補充了依據(jù)《核工業(yè)西北地質局綜合檔案分類表》科技檔案部分的一級類目和二級類目，按照二級類目統(tǒng)一項目屬性代碼，加入了項目實施單位和工作時間等多項類目，形成了符合工作實際的地質檔案分類方法（如表1）所示。

表2　地質檔案編號方法

編號采用三階為例，后一階屬于前一階，第一階為檔案類別，第二階單位、地區(qū)（礦區(qū)）、年代，第三階為類別號。

如：《九一年五分隊提交的內蒙古正鑲白旗上烏蘇地區(qū)鈾礦普查報告》歸檔，其檔案號如圖2所示：

圖2　分類編號示例圖

原始地質資料文件材料以件為單位編制檔號，檔號由案卷號、卷內類別代號、件號組成，按十個類的分類方案編寫地質檔案文件目錄，并逐件加蓋檔案章；每一案卷都應有地質檔案目錄文件和備考表，檔案卷盒封面和脊背應符合相關要求。

在對紙質原始地質資料進行立卷歸檔的同時，也必須建立地質原本檔案總賬、明細賬兩種目錄數(shù)據(jù)庫，以方便借閱利用。

2.5第五步：對原始地質資料進行裝訂

原始地質資料按件用棉線裝訂，圖紙不裝訂。

2.6第六步：對原始地質資料進行裝盒

將原始地質資料按地質檔案文件目錄所列的順序裝入檔案盒，并填寫其封面、脊背內容；檔案卷盒按案卷號由小到大依次排列；一項地質檔案文件有兩盒以上時，按盒號從小到大依次排列。

3.原始地質資料歸檔過程中存在的問題

核地質系統(tǒng)各地勘單位在原始地質資料歸檔過程中普遍存在原始地質資料分布范圍廣，野外工作人員檔案意識淡薄，資料歸檔不及時和資料破損等問題，作者針對核工業(yè)二○八大隊在原始地質資料歸檔過程的收集整理環(huán)節(jié)存在問題進行總結如下：

3.1項目周期長，工作類別多，形成的原始資料量多且雜［2］

在地質項目實施過程中，往往地質填圖、測量、物探、化探、鉆探、槽探、采樣、分析測試等多項工作交替實施，才能達到找礦目的，提交一份完整的地質成果報告，每一項工作的實施均會形成各自的圖、文、表、數(shù)據(jù)等原始資料；另外有些地質項目少則幾個月完成，多則幾年不等，形成的原始地質資料多而雜。

3.2原始地質資料收集監(jiān)管不力，野外工作人員檔案意識薄弱

在項目實施過程中，野外工作人員認為原始地質資料歸檔是檔案人員的事，只重視項目任務的完成，認為只要達到找礦目的即可，因而項目立項中形成的各類技術管理類文件如立項申請書、任務書、設計及審批類文件不重視，導致提交年度性報告或結題性報告歸檔時缺乏此類技術管理文件，另外項目負責人也許指定專人負責資料收集整理，但監(jiān)督力度不夠，資料不及時交接也造成資料遺失。

3.3原始地質資料整理歸檔不及時

按照地質檔案原本立卷歸檔的管理辦法，地質項目在完成到一定階段時應及時整理歸檔，但在實際工作中，工作量分配在幾年的地質項目涉及的鉆探、物探及分析測試等原始地質資料并沒有及時歸檔，項目負責人只重視成果地質資料和任務書中所列資料的匯交，對項目中產(chǎn)生的原始地質資料不給予重視，造成成果地質資料匯交多年后原始地質資料也無法整理歸檔入庫，給地勘工作的后續(xù)利用造成不利影響。

3.4項目人員對已形成資料不重視，造成資料破損

項目實施過程中，對已形成的原始地質資料，項目人員隨意放置，沒有加以重視，造成資料污損看不清或缺頁等現(xiàn)象，應該裝訂成冊的沒有按照要求用棉線裝訂，圖紙也沒有按照規(guī)范折疊，給檔案工作人員整理入庫帶來很大工作量，另外圖紙的二次折疊也損壞了圖紙，減少了圖紙的利用年限。

4.應對措施

本文針對核工業(yè)二○八大隊原始地質資料收集整理過程中存在問題提出了一些積極可行的解決方案。具體如下：

4.1及時與項目負責人溝通，爭取對原始地質資料歸檔的重視

原始地質資料是地勘單位的核心檔案，是地勘單位賴以生存和發(fā)展的資本，也是開展地質工作的價值所在，在實際工作中，對項目的年度性歸檔，若原始地質資料不齊全，檔案人員首先向檔案室領導匯報，檔案室領導與項目負責人溝通，及時補全原始地質資料整理入庫，以便后續(xù)項目利用，對項目的結題性歸檔，若資料不齊全，不頒發(fā)歸格合格證，爭取項目人員對原始地質資料的重視，保證項目中所產(chǎn)生的原始地質資料齊全完整。

4.2項目組指定專人負責項目歸檔，并建立資料監(jiān)督和交接機制

因地質項目涉及的原始地質資料多而雜，資料會在鉆探、物探、測試中心等不同部門和不同人員工作中產(chǎn)生，需要指定專人收集保管，以防丟失，并辦理交接手續(xù)，建立資料明細賬，在項目結束歸檔時才能確定責任人，對不合格或存在破損不符合歸檔要求的資料及時修正歸檔。

4.3檔案人員介入項目組指導項目人員對原始地質資料及時整理歸檔

在對地質項目進行立項設計評審時，檔案室領導參與評審并對在項目結束時應該歸檔的資料和歸檔要求進行說明，以使項目組成員在項目實施過程中對原始地質資料重視，避免技術管理類文件的遺失；同時，在項目年終報告評審時，檔案室領導嚴格要求，使歸檔的報告、附件和附圖達到規(guī)范化要求。

4.4開展原始地質資料展評活動，各野外分隊相互借鑒學習，提高對資料收集、整理工作的水平

野外分隊可在檔案室的主辦下舉辦“原始地質資料展評”活動。展評包括鉆孔原始編錄資料；地質填圖及地化剖面原始資料；各種圖件的電子版，包括原始附圖、插圖等。通過展評活動的開展，各野外分隊相互借鑒學習，提高對資料收集、整理工作的水平。為保證各項目采集的原始數(shù)據(jù)真實可靠，格式整齊、美觀，內容充實全面起到了積極推動作用。

5.結論

（1）文章探索出了切合核工業(yè)二○八大隊實際的原始地質資料歸檔方法，即針對每個項目進行立卷，融合進項目屬性，工作單位和工作時間，做到了快速查找，方便利用。

（2）文章針對核工業(yè)二○八大隊工作實際，對原始地質資料歸檔過程中資料收集整理這一歸檔環(huán)節(jié)存在問題進行了總結。

（3）文章針對原始地質資料收集整理存在問題提出了有利于規(guī)范資料收集整理的解決措施，以減少此類問題在今后工作中產(chǎn)生。

［1］國土資廳發(fā)［2008］98號《原始地質資料立卷歸檔規(guī)則》.

［2］唐瑞瓊，淺談在地質資料收集整理與歸檔工作中存在的問題及解決方法.

［3］曾晴，潘麗莉，試論原始地質資料的立卷歸檔，北京，科學出版社，2009.

Archiveoforiginalgeologicaldatasand problems

Liu fangyu
Geological Team No·208，CNNC，Baotou 014010，InnerMongolia，China

Good original geological data archive work is the foundation of realization of geological archives standardized and scientificmanagement.Atpresent，all the geologicalexploration units are in accordancewith the"originalgeologicaldata filing and archive rule"for archiving，but in practicalwork，this archive can notbe done easily using the normalization.The article combine" originalgeological data filing and archive rule"and science and technology partof the file"nuclear Industry geologicalnorthwest Bureau comprehensive records classification"，explored a fitting data archivingmethod to Geological Team No？208.For the actual work，the author summarize the issues in theoriginalgeologicaldata collection and archiving process，thatare numerousand complex geological data，weak archives awareness of project personnel，datamanagement lack of supervision and defective data transfer mechanism.Moreover the author presented the response measures，that is leadership attention，archivists taking part，Etc，which aimed at resolving the existing problems of the nuclear geology originalgeologicaldata archiving system，calling attention this job to all thegeologicalexploration units，so that theoriginalvalueand roleofgeologicaldataobtained can be fully exploited.

originalgeologicaldataarchivemethodproblems