淺談電子照片檔案的管理

任琰

摘 要：電子照片文檔的存儲(chǔ)，可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)照片容易丟失、容易失真和難以?xún)?chǔ)存等問(wèn)題，繼而可以增加照片管理的效率，方便人們對(duì)照片的管理和查詢(xún)。本文主要對(duì)電子照片檔案的優(yōu)點(diǎn)、管理中存在的問(wèn)題和解決的措施進(jìn)行探討。以期電子照片檔案管理人員可以提高自身的覺(jué)悟，提升對(duì)電子照片檔案的重視程度，進(jìn)而可以制定合理的措施來(lái)管理電子照片檔案。

關(guān)鍵詞：電子照片檔案；電子數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案存儲(chǔ)

隨著科技的不斷發(fā)展，電子照片在一定程度上取代了紙質(zhì)照片。電子照片具有存放簡(jiǎn)單、像素較高和拍攝方式簡(jiǎn)單等優(yōu)點(diǎn)。但是隨著電子照片的拍攝，會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案。由于電子檔案存在易丟失和容易被篡改等問(wèn)題，增加了電子照片檔案的管理難度。因此，制定合理的措施，加強(qiáng)對(duì)電子照片檔案的管理具有十分重要的意義。

1 電子照片檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

電子照片檔案的存儲(chǔ)可以保證檔案的完整性和長(zhǎng)久性。紙質(zhì)照片不宜保存，而且部分照片缺乏底片，一旦照片出現(xiàn)損壞，將會(huì)永久性的丟失資料。電子照片檔案容易復(fù)制和保存，并且電子文檔可以恢復(fù)原樣，進(jìn)而可以保證電子檔案存儲(chǔ)的長(zhǎng)久性和完整性。同時(shí)，電子照片檔案對(duì)于破損的照片，可以利用電腦進(jìn)行掃描和處理，可以達(dá)到照片的最佳效果。另外，電子照片檔案的存儲(chǔ)，方便用戶(hù)在網(wǎng)上進(jìn)行傳輸、查找和儲(chǔ)存，并且多次查看照片的情況下，不會(huì)損壞照片的質(zhì)量。

2 電子照片檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 容易遺失原件

在電子照片檔案的存儲(chǔ)中，經(jīng)常容易出現(xiàn)電子檔案丟失的現(xiàn)象，人們往往找不到以前拍攝的電子照片。主要是由于在電腦的正常運(yùn)行中，容易感染病毒，導(dǎo)致電子文件的損壞，另外，用戶(hù)由于使用不當(dāng)造成的U盤(pán)損壞和光盤(pán)損壞也會(huì)造成電子檔案的流失。諸多因素影響著電子照片檔案的管理質(zhì)量[1]。

2.2 檔案容易被修改

在電子照片檔案的存儲(chǔ)中，容易出現(xiàn)電子檔案被篡改或者刪除的現(xiàn)象。主要是由于電子照片具有電子文檔的屬性，容易被修改或者刪除，給電子照片檔案的長(zhǎng)期管理帶來(lái)一定的難度。另外，部分用戶(hù)會(huì)將電子照片存在光盤(pán)上，但是電子光盤(pán)可能由于硬件、編碼方式和軟件等問(wèn)題的影響而發(fā)生變化，從而難以讀出電子文檔的內(nèi)容[2]。

2.3 缺乏管理意識(shí)

在電子照片檔案的管理中，部分管理人員缺乏管理意識(shí)，未采取合理的措施來(lái)保護(hù)電子照片文檔。還有部分人員認(rèn)為紙質(zhì)文檔才屬于檔案的范疇，而電子文檔只能夠用作為資料使用。同時(shí)，在電子檔案的管理中，如果管理人員過(guò)分依賴(lài)于計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，會(huì)造成電子照片檔案的遺失，不利于電子照片檔案的管理[3]。

2.4 保管形式單一

在電子照片檔案的管理中，管理人員通常將照片存在一個(gè)文件中，一旦電腦發(fā)生故障或者文件被刪除，將會(huì)遺失電子照片，不利于電子照片的管理。另外，部分管理人員存儲(chǔ)照片時(shí)，會(huì)選擇較大的分辨率，雖然會(huì)增加電子照片的分辨率率，但是會(huì)占據(jù)較大的內(nèi)存，不利于大量電子照片的管理。

3 加強(qiáng)電子照片檔案管理的措施

3.1 利用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行保存

在電子照片檔案的管理中，可以建立電腦數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理。一條數(shù)據(jù)庫(kù)可以對(duì)應(yīng)一張電子照片，數(shù)據(jù)庫(kù)的信息可以包含照片號(hào)、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和參見(jiàn)號(hào)等信息。底片號(hào)是對(duì)照片底片編號(hào)的記錄，照片檔號(hào)是對(duì)檔案編號(hào)的記錄，時(shí)間、地點(diǎn)和人物是對(duì)照片信息的記錄，指針字段是對(duì)電子照片的存儲(chǔ)路徑和文件名的記錄。通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)可以對(duì)電子照片檔案進(jìn)行查詢(xún)和管理，當(dāng)管理人員需要調(diào)用某張照片時(shí)，只需要根據(jù)指針字段記錄的內(nèi)容來(lái)打開(kāi)相應(yīng)的文件，照片的圖像就會(huì)顯現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕中。

3.2 加強(qiáng)對(duì)電子照片檔案的管理

在電子照片檔案的存儲(chǔ)中，電子文件容易被修改或者刪除，不利于電子照片文檔的管理。針對(duì)這種現(xiàn)象，管理人員應(yīng)該采取各種措施來(lái)防范電子照片檔案被篡改。首先，管理人員在將傳統(tǒng)照片制作成為電子照片檔案時(shí)，應(yīng)該注意分辨率、圖片處理和數(shù)據(jù)壓縮對(duì)電子文檔的影響。圖像的分辨率越高，其保真性能越好，但是分辨率過(guò)高會(huì)增加照片的內(nèi)存，不利于電子照片的大量存儲(chǔ)。因此，管理人員在照片的存儲(chǔ)中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，選擇合理的分辨率。其次，對(duì)于已經(jīng)歸檔的電子照片檔案，應(yīng)該及時(shí)制作成光盤(pán)來(lái)進(jìn)行保存。最后，對(duì)收集保存的電子照片檔案要確定其真實(shí)性。

3.3 提升管理意識(shí)

在電子照片檔案的管理中，由于部分管理人員缺乏對(duì)電子照片文檔的重視，導(dǎo)致其未能對(duì)電子照片文檔進(jìn)行合理的管理。針對(duì)這種現(xiàn)象，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該制定合理的措施，提升管理人員的意識(shí)，以便提升電子照片檔案的管理效率。管理人員首先應(yīng)該嚴(yán)格遵守照片檔案管理規(guī)范，明確照片的定義和收集范圍。電子照片檔案是指組織或個(gè)人在活動(dòng)中以靜止影像的形式進(jìn)行保存的記錄。電子照片分為底片、照片和說(shuō)明，管理人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況加強(qiáng)對(duì)電子照片的分類(lèi)管理。對(duì)于同一年度的電子照片，應(yīng)該將其刻錄在同一光盤(pán)中進(jìn)行保存。在電子檔案管理的過(guò)程中，只有提升管理人員的管理意識(shí)，才可以保證電子照片檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，進(jìn)而可以提升電子照片檔案管理的效率。

3.4 多樣化的電子照片管理

在電子照片檔案的管理中，單一的管理形式不利于電子照片的妥善保存，管理人員可以根據(jù)照片的不同類(lèi)別將照片放在多個(gè)相冊(cè)中進(jìn)行管理。用相關(guān)的軟件打開(kāi)相冊(cè)時(shí)，窗口會(huì)列出相片的全部存儲(chǔ)位置。當(dāng)點(diǎn)擊某個(gè)縮微圖時(shí)，電子照片的原件會(huì)顯示在屏幕中。另外，可以將電子照片按照不同的分類(lèi)制作成不同的光盤(pán)或者將電子照片制作成幻燈片。電子照片檔案的多樣化管理形式會(huì)提升電子照片檔案的管理效率。

4 結(jié)語(yǔ)

在電子照片文檔的管理中，存在電子照片容易丟失、容易被篡改，管理人員缺乏管理意識(shí)和保管形式單一等問(wèn)題，嚴(yán)重影響電子照片檔案管理的效率。希望通過(guò)本文的介紹，管理人員可以提升自身的管理意識(shí)，建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，并且加強(qiáng)對(duì)電子照片檔案的管理力度，進(jìn)而可以保證電子照片檔案管理的科學(xué)性。

參考文獻(xiàn)

[1]宋小杰.淺談電子檔案的整理與保護(hù)[J].才智，2014，06（30）：387-388.

[2]韓健.淺談電子照片檔案的保管與利用[J].蘭臺(tái)世界，2013，03（15）：128-129.

[3]張旭.如何做好照片檔案管理之我見(jiàn)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2013，08（26）：238-239.