科學管理檔案，促進醫(yī)院發(fā)展

王珺

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中不可缺少的重要組成部分，它是為醫(yī)院的正常運行及不斷發(fā)展提供信息，為領導決策提供科學依據(jù)的服務性工作，在現(xiàn)今醫(yī)院改革新形勢下，檔案工作作為一個局部、一個環(huán)節(jié)不能是單純的事務性管理，而是要研究如何提高醫(yī)院檔案科學化管理水平，以適應現(xiàn)代化醫(yī)院發(fā)展的需要。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；科學化

醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院發(fā)展、醫(yī)學研究乃至醫(yī)療領域有著極其重要的作用，是現(xiàn)代醫(yī)學進步和發(fā)展的關鍵因素。醫(yī)院檔案形成于醫(yī)院的醫(yī)療、教學、研究、藥品管理、衛(wèi)生管理、行政管理以及各項其它活動，是具有保存和研究價值的各種文字、圖表、聲像等各種不同種類的載體和不同形式的歷史記錄。醫(yī)院檔案管理不僅涉及到我院的歷史發(fā)展，更關系到廣大患者的各種健康資料。它是指導協(xié)調(diào)醫(yī)院各項工作正常運行的重要參考資料，更是醫(yī)院在進行工作計劃和決策時的可靠依據(jù)。因此，加強醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院管理中有著極其重要的意義。結合本人在綜合檔案室工作余有9年，就我院檔案面臨的問題及如何提高檔案管理談談我的看法。

1 我院檔案管理存在的問題

（一）檔案專業(yè)人員素質(zhì)亟待提高。我院的綜合檔案室，凸顯的問題是員工少，有四名工作人員，而且都是半路出家，具體表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結構不合理，學歷普遍偏低，現(xiàn)代科學知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才沒有，這些情況已不適應新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展，檔案管理人員的素質(zhì)決定檔案管理水平。檔案管理的工作人員專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，不能很好地適應現(xiàn)代化檔案管理。在我院的人才培養(yǎng)中，重視醫(yī)療技術人員人才引進和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入計劃和要求，許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新和活力。

（二）檔案管理機構不健全、管理不規(guī)范。醫(yī)院檔案管理一般設在綜合檔案室負責。由于歷史原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、設備檔案、科研檔案、醫(yī)療質(zhì)量考核檔案、司法鑒定所檔案、聲像檔案等，人事檔案由政冶部門管理、醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，而X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等由各個業(yè)務科室自己管理。并且各科室沒有專職檔案員，檔案管理業(yè)務知識缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒有時限性。迄今為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度、標準。

（三）檔案意識薄弱，檔案利用率較低。在醫(yī)院工作中，很多工作人員，甚至領導，缺乏檔案意識，仍然存在強烈的“重經(jīng)營，輕檔案”的思想，對檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認識。從而忽略了檔案的科學管理，導致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（四）檔案管理設備落后，跟不上時代的要求。隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟的發(fā)展，我院的檔案管理設施設備都已經(jīng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高。在這個計算機網(wǎng)絡普及的時代，我院的檔案管理仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴重阻礙了醫(yī)院檔案的科學化管理。

2 科學化檔案管理的作用

（一）科學化檔案管理在醫(yī)院管理中起著關鍵作用，它是衡量一個醫(yī)院是否積極發(fā)展現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要標準，更是衡量一個醫(yī)院醫(yī)學水平的一個標準，一個醫(yī)療水平高深的醫(yī)院必然有一個相當科學的檔案管理系統(tǒng)。

（二）檔案管理科學化有利于我院的綜合發(fā)展。有利于院領導做出長遠準確的決策，為醫(yī)院現(xiàn)代化管理打下堅實基礎；有利于醫(yī)療技術與醫(yī)療質(zhì)量的有效管理，對調(diào)整各項醫(yī)療指標、技術指標提供準確、真實、可靠的依據(jù)；有利于醫(yī)院的各種設備設施的管理，通過對其使用性能、使用率的準確分析，能夠保證醫(yī)療設備的有效利用效果。

（三）醫(yī)院檔案管理是我院各種形式的醫(yī)療數(shù)據(jù)的收集、匯總、加工、儲存、分析的過程?？茖W化檔案管理能夠形成科學的、有效的、準確的醫(yī)療數(shù)據(jù)，能夠形成科學決策的有效數(shù)據(jù)。

3 檔案管理需科學化

科學分配檔案管理人員，提高工作效率 ，科學分配檔案管理人員，需考慮檔案管理的各個細致環(huán)節(jié)。只有分配的管理人員科學合理，才能保證檔案管理工作的順利、高效開展，確保檔案工作萬無一失。檔案管理人員應具備檔案管理的專業(yè)知識、技能及相關的現(xiàn)代科學知識。能夠很好的做好檔案的收集、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和編研工作。

（二）科學配備現(xiàn)代化管理設備，提高管理效率科學化檔案管理，是與現(xiàn)代化科學與技術接軌的管理方式。隨著現(xiàn)代化設備和技術的發(fā)展，檔案管理使用現(xiàn)代化設備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計算機和網(wǎng)絡資源的優(yōu)勢，利用計算機網(wǎng)絡進行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計等工作。實行文檔一體化管理，順應現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術多媒體發(fā)展的趨勢。利用計算機網(wǎng)絡技術，把檔案管理工作做到細致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。通過構建網(wǎng)絡電子檔案服務平臺，把收集整理好的眾多檔案構建成檔案查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡化，為更多的醫(yī)學研究者提供可靠有用的資料來源，共同促進現(xiàn)代化醫(yī)學的進步。

（三）科學檔案管理方法，提高檔案利用率 ，創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)科學發(fā)展。醫(yī)院應改變以往的模式，配備專業(yè)的檔案管理人員，組成專門的檔案管理隊伍，克服檔案管理中的分散管理的弊端，減小檔案收集的難度，使醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)化、完整化，全面涵蓋醫(yī)院的發(fā)展歷史。改變“重管理、輕服務”的管理方式，把檔案管理的工作重心由管理轉(zhuǎn)移到服務上來。醫(yī)院檔案管理工作人員要充分利用自己所處的資源優(yōu)勢，努力拓展服務業(yè)務和領域，變被動為主動，主動為醫(yī)院研究者和廣大患者提供全面的信息。同時檔案管理者也應該深入到臨床一線進行醫(yī)學研究，從多個角度，多層次，更加深入地為醫(yī)院人員、患者及社會公共服務。不管是醫(yī)院領導，還是醫(yī)院檔案管理人員，都要認真研究科學檔案管理的有效措施，結合創(chuàng)新理念，運用現(xiàn)代化技術和設備，適應現(xiàn)代社會的要求，把檔案管理科學化，真正為現(xiàn)代醫(yī)學提供豐富有效的數(shù)據(jù)，真正為廣大、醫(yī)院工作者患者服務。

檔案管理工作做好了，一方面為醫(yī)院高層管理人員及時了解醫(yī)院整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整管理策略提供準確依據(jù)，為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于社會各方準確認定醫(yī)院經(jīng)營成果，為醫(yī)院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。做好檔案管理工作對于促的全面發(fā)展不斷提升醫(yī)院在市場經(jīng)濟中的競爭力具有重要意義。