物聯(lián)網技術在檔案信息化中的應用研究

孫芳

物聯(lián)網技術是把所有物品通過無線射頻技術把設備通過智能芯片與互聯(lián)網連接，實現(xiàn)設備與人之間的連接，從而服務于社會，通過物聯(lián)網技術將人類社會與物理系統(tǒng)連接。物聯(lián)網技術應用于各行各業(yè)也是大勢所趨，甚至會影響檔案館建筑、檔案交接流程、檔案儲存環(huán)境、檔案安全保護等級、檔案管理者的知識結構、檔案從業(yè)者的社會地位，檔案管理理念，檔案的開放理念等方方面面。對此我們必須做好應對的準備，積極探索檔案管理新技術、新理念，改進工作方法，改善工作態(tài)度，應對時代對我們的挑戰(zhàn)。

1 相關研究綜述

在2014年5月3日萬方數(shù)據(jù)庫中以“物聯(lián)網”和“檔案”為關鍵詞進行檢測共檢測到61篇相關文章，其中第一篇是2009年首次以《基于物聯(lián)網的實物檔案智能管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)》。主要講述的是物聯(lián)網運用于實物檔案的管理，2010年3篇，2011年9篇，2012年29篇，2013年39篇，2014年截至到5月3日有3篇。從中可以發(fā)現(xiàn)物聯(lián)網應用于檔案方面的管理研究開始于2009年，但以“物聯(lián)網”與”檔案信息化”為檢索詞進行檢索時發(fā)現(xiàn)沒有命中的記錄。所以本文的創(chuàng)新點就是第一次對物聯(lián)網技術與檔案信息化進行研究，國內外的多部分著作都是分別對物聯(lián)網技術進行論述，或是對檔案信息化進行論述，只有部分研究檔案信息化的文章對使用物聯(lián)網技術進行探索。本文是第一次將物聯(lián)網技術應用于檔案信息化的研究。

2 物聯(lián)網技術在檔案相近行業(yè)的應用

通過對物聯(lián)網技術在圖書館、博物館的應用分析，我們可以發(fā)現(xiàn)物聯(lián)網技術在這些行業(yè)中取得了巨大的進步，帶動了一系列技術的進步。同時這些進步的技術可以被移植到檔案館的管理及檔案數(shù)字化上。我們可以應用的技術有：檔案館安檢設備、檔案自動借還系統(tǒng)、檔案三維檢索導航技術、檔案館建筑管理，如消防系統(tǒng)，在檔案館建筑管理上更加安全高效，并及時發(fā)現(xiàn)建筑隱患、批量自動借還系統(tǒng)、大規(guī)模盤點檔案系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)測、公共衛(wèi)生監(jiān)測系統(tǒng)。

（一）物聯(lián)網技術在圖書館中的應用

物聯(lián)網技術在圖書館系統(tǒng)中的應用，不僅僅是縮短了工作時間，而且可以把全部信息整合存儲在了一起。借還書避免充消磁的工作，簡化了借還書的操作，并且應用RFID及無線數(shù)據(jù)通信，可以找到亂架的圖書，提高了圖書管理員的工作效率，有效的幫助讀者找到需要的資源。還可以建設自助借還系統(tǒng)，此外，利用物聯(lián)網也可以加強圖書資料的安全防范，在圖書館的出口處設立安檢設備，自動對圖書檔案進行追蹤，防止出現(xiàn)安全事故，減少人員的勞動力。其中國內物聯(lián)網技術應用的圖書館有國家數(shù)字圖書館、深圳圖書館、長寧圖書館。國外圖書館物聯(lián)網應用的有新加坡國立圖書館，美國圣安東尼奧公共圖書館，荷蘭圖書館。這些圖書館主要應用的技術有將RFID標簽貼在圖書或光盤上，讀者可以自動借還圖書，此外還可以利用RFID技術創(chuàng)新開發(fā)了架位標識，文獻定位導航，智能圖書分類技術的實施，利用網絡標簽技術構建圖書館中的一個精確的定位系統(tǒng)，讀者從圖書館查閱圖書系統(tǒng)的資源，能順利地向讀者導航，將讀者引到要找的書本文獻處。另外可以升級24小時自助借還系統(tǒng)設備、便攜式庫房盤點系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)和三維檢索導航系統(tǒng)。

存在的問題物聯(lián)網技術的衍生產品成本較高，智能圖書館缺乏統(tǒng)一的標準體系，智能圖書館有系統(tǒng)漏洞和個人隱私泄露問題。

（二）物聯(lián)網技術在博物館中的應用

使用物聯(lián)網的相應技術能夠對文物的保存環(huán)境進行較為全面有效的控制和檢測。根據(jù)保存文物所需條件不同，使用物聯(lián)網技術對文物品所儲藏環(huán)境的溫度、濕度、光照、含氧量等監(jiān)控，并根據(jù)其溫度、濕度、光照、含氧量發(fā)生變化時，設置相應的報警裝置，并通過物聯(lián)網技術的使用，得到當前文物所儲存的濕度、溫度、光照等多項環(huán)境因素，從而能夠更好地針對這些因素的變化及時采取一些相應的調整措施，使文物儲存的環(huán)境得到恢復，使得文物的保存有一定的保障，不會受到環(huán)境變化的影響，如果保存的環(huán)境出現(xiàn)不能自動調節(jié)的問題時，發(fā)出警報。

使用物聯(lián)網射頻識別的相應技術把物聯(lián)網的標簽粘貼在文物上，從而真正做到對文物進行及時的定位，同時還會將這些信息及時的傳送到個人的手持設備等較為方便的終端上，能夠使隨地隨時地對信息進行查看成為可能，同時還能夠及時監(jiān)控相應的報警布防，檢測系統(tǒng)是否正常運行，從而方便這些信息在管理，使得監(jiān)控手段多樣化；在門禁控制系統(tǒng)及安全鎖閉系統(tǒng)中，通過在鎖和鑰匙上分別在內部置放相應的物聯(lián)網芯片，監(jiān)控所有的安全問題并且可以在發(fā)現(xiàn)異常情況下，自動結合視頻監(jiān)控設備，方便管理人員進行管理。還可以將鑰匙放入到物聯(lián)網相關的安防系統(tǒng)里面，實時對其進行定位，就這樣可以在很大程度上避免發(fā)生丟失或者是將其帶出博物館。也可以進行相應設定，即使是機械性對鑰匙進行復制依舊不能開鎖。另外還可以僅用電子編程設定每把鑰匙的開啟權限，可在設定范圍內開啟任意把鎖，提高管理的靈活性，一旦遇到警情，保衛(wèi)人員可以快速完成全部路線的巡查工作；在保衛(wèi)系統(tǒng)中，保衛(wèi)人員通過手持的手機等媒體終端設備，可實時定位保衛(wèi)人員位置，顯示保衛(wèi)人員行走路線。并對可疑人員進行標記，限制其活動范圍，保衛(wèi)人員可用手持移動設備將現(xiàn)場圖像及聲音實時傳送給中央監(jiān)控室，便于控制室人員第一時間掌握現(xiàn)場情況。

（三）物聯(lián)網技術在文物展覽方面的應用

科學工藝博物館中已經開始使用RFID當成是整個展示廳對手持無線設備導覽服務進行展示的平臺，參觀者只要使用自己的無線設備所呈現(xiàn)出來的語言、文字或者是圖像等多種方式，就能夠對相應文物內容進行了解。在故宮博物院的導覽系統(tǒng)中，參觀的觀眾能夠使用相應的耳麥和感應卡對導覽進行收聽，能夠依據(jù)自身的喜好在整個館中進行參觀。還能夠通過二維碼的相應服務，將其與產品進行有效地對應，進而制作物品的二維碼，這樣就能夠使得參觀的觀眾能夠使用手機就能夠對產品自身的狀況進行詳細的了解，還能夠將其保存在手機中留作紀念。

3 物聯(lián)網技術應用于檔案信息化中具體應用

通過以上總結，我們可以了解到物聯(lián)網的發(fā)展趨勢是極其快速的，通過對這方面的研究發(fā)現(xiàn)，物聯(lián)網正在以迅猛的速度在各行各業(yè)發(fā)展，我們從中看到了許多的成熟而又實用的技術，不僅是在商業(yè)領域，更是在與檔案的相近領域更有借鑒意義，我們通過對圖書館、博物館中的研究發(fā)現(xiàn)物聯(lián)網的新技術在不斷實踐中進步。目前檔案管理系統(tǒng)正在快速發(fā)展，物聯(lián)網技術物聯(lián)網正在快速發(fā)展中，應用于檔案數(shù)字化的研究以及實踐還有很長的路要走，但我們從中可以預測出一些現(xiàn)今可以應用的極好的技術。

（一）物聯(lián)網技術應用于檔案庫房管理信息化

傳統(tǒng)的檔案庫房管理是通過人手工的進行檔案管理，這種方式需要管理人員的工作壓力特別大，需要非常的有耐心、細心；經過一段實際的發(fā)展，很多地方使用的是將檔案目錄進行登記造冊，通過計算機查閱到相關位置，然后手工查找，新一代的檔案庫房管理系統(tǒng)是采用條形碼或二維碼.使用掃描器貼近掃描，然后獲取所需的信息。在未來檔案庫房管理系統(tǒng)中，更多的是把每份檔案制作一個物聯(lián)網智能芯片，并且自帶定位程序，還存有實物檔案的其它詳細信息，這樣我們可以通過物聯(lián)網快速查找所需的檔案文件，甚至管理人員可以通過遠程查詢檔案情況，不需要進入檔案庫房進行實地查找，另外，可以參考物聯(lián)網在圖書館，檔案館中的應用，構建自動引導系統(tǒng)。在檔案庫房的安保情況可以參考博物館的管理方式，使用帶有電子芯片的門禁系統(tǒng)級鑰匙系統(tǒng)。

對此，我們可以參考物聯(lián)網技術在博物館中的應用，有效提高檔案庫房的管理，使用物聯(lián)網技術對文件的保存環(huán)境進行全面有效的監(jiān)控，根據(jù)保存文件的差異性，使用物聯(lián)網的技術對文件所儲藏的濕度、溫度、光照強度等多種因素進行相應的監(jiān)控，從而進一步確定文件是否有良好的儲存環(huán)境。若是其濕度以及溫度條件發(fā)生相應的變化時，應當及時使用傳感器的監(jiān)控手段對其進行監(jiān)控，設置相應的提醒裝置，通過物聯(lián)網技術的使用，得到當前文件所儲存的濕度、溫度等多項環(huán)境因素，從而能夠更好地針對這些因素的變化及時的采取一些相應的調整措施，使得文物儲存的溫度以及濕度等環(huán)境得到恢復，使得文件的保存有一定的保障，不會受到環(huán)境的影響，要是保存的環(huán)境出現(xiàn)相應的問題時，依據(jù)發(fā)出的警報及時采取相應的解決對策。

（二）物聯(lián)網技術應用于實體檔案文件信息化

現(xiàn)在把檔案的內容進行信息化是一項非常時髦的話題，但我們也要關注一下那些實物檔案，還有一些實物檔案的管理，并且一部分檔案有著多重價值，價值不僅體現(xiàn)在檔案的內容上，其本身就是一件珍貴文物，因此我們可以參考博物館、文物館的管理模式，對檔案進行管理。

檔案實體文件其實與圖書保存、文物保存有交叉，檔案文件大部分是紙質，少部分是金屬，塑料，這就與圖書的保存很類似，也有部分檔案本身就是文物，因此我們可以參考文物的保存方法。結合物聯(lián)網技術應用于圖書館的技術有很多，我們完全可以稍加改造就可以應用于檔案實體文件的管理，例如：1.安檢設備。2.24小時自動借還系統(tǒng)。3.三維檢索導航技術。4.檔案館建筑管理，如消防系統(tǒng)，在檔案館建筑管理上更加安全高效，并能及時發(fā)現(xiàn)建筑隱患。5.批量自動借還系統(tǒng)。6.文件分揀系統(tǒng)。7.大規(guī)模盤點檔案系統(tǒng)。8.環(huán)境監(jiān)測、公共衛(wèi)生監(jiān)測系統(tǒng)。對于部分文物價值較高的，可以設立更為嚴格的保護環(huán)境，仿照文物館建立，每份文件都附有物聯(lián)網標簽，實時確定其保存安全程度，時事監(jiān)控其溫度、濕度、光照等條件。模仿文物館的先進經驗，建立物聯(lián)網的鎖鑰系統(tǒng)，及時監(jiān)控相應的報警布防，檢測系統(tǒng)是否正常運行，從而方便這些信息在管理，使得監(jiān)控手段多樣化；在門禁控制系統(tǒng)及安全鎖閉系統(tǒng)中，通過在鎖和鑰匙上分別在內部置放相應的物聯(lián)網芯片，監(jiān)控所有的安全問題并且可以在發(fā)現(xiàn)異常情況下，自動結合視頻監(jiān)控設備，方便管理人員進行管理。全面提高管理的自動化和信息化。

（三）物聯(lián)網技術應用于檔案內容信息化

現(xiàn)今越來越重視檔案信息化的建設，我們把大量的文字檔案通過掃描的方式進行數(shù)字化，研究了許多方法進行儲存，一方面是因為實體文件的載體畢竟是有一定的保存時間的，也有有限的使用壽命，如果使用次數(shù)過多會大大縮短使用年限，并且多次查找文件進出檔案庫房會對檔案庫房的環(huán)境造成破壞，加速整個檔案庫房的文件的老化速度。因此數(shù)字化既可以防止重要文件的丟失，也是對實體文件的一種保護，更是對整個檔案庫房文件的保護。但我們怎樣將其利用，怎樣將其價值最大化，又防止其內容泄密，我們可以根據(jù)其內容、密級進行分類，將其中適合開放的檔案進行展示，對此現(xiàn)在發(fā)展出一種新型檔案館——互動式檔案館，傳統(tǒng)的檔案館展廳都是簡單的文件展示，參觀者只能看到展品的固定一面，展品完整的內容不能展示出來，大部分展品只能看到簡介。利用物聯(lián)網技術，事先將檔案的內容進行全部總結，參觀者參觀檔案的實體文件，若是想了解檔案的全部內容，展館可以通過物聯(lián)網技術把所需要的信息發(fā)送到參觀者的手持設備上，甚至可以直接與互聯(lián)網相連，將所需信息發(fā)送到參觀者的手機上，讓參觀者直接參與檔案館的互動，讓這些檔案更好的發(fā)揮作用。

另外物聯(lián)網技術可以將整個檔案展館的內容進行梳理，將檔案展館的內容、路線設計好，讓參觀者對整個檔案展館有全面的了解，甚至可以制定出推薦路線，也可以讓時間緊迫的參觀者自主制定參觀路線，參觀精品展品。方便參觀者的參觀，也可以提高我國信息公開和政務公開水平。

任何一門新技術的產出都經過了不停地論證與發(fā)展，物聯(lián)網技術經過了二十多年的發(fā)展，時間及研究證據(jù)證明了其價值，對此我們應該從檔案研究的整個行業(yè)進行研究與探索，對檔案行業(yè)上層建筑進行重新規(guī)劃，以適應時代的發(fā)展，在規(guī)劃的同時要注意借鑒同行的工作經驗，比如圖書館、博物館、文物展覽館的經驗，并根據(jù)檔案行業(yè)的特點不同有所側重，吸收并改造其先進經驗，也要結合當前社會發(fā)展的需要，為我們的檔案信息信息化工作作出貢獻。

另外也要借助我國對文化方面政策的支持，充分發(fā)揮檔案的多重價值，利用物聯(lián)網新技術開拓檔案信息化新領域。利用物聯(lián)網技術的高效低耗的特點，加強檔案開發(fā)利用，讓新技術服務于我國的檔案開放政策，同時也借助政策的東風。加緊對檔案信息化工作的建設，讓我國檔案事業(yè)的發(fā)展更進一步。

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