電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用探討

摘 要：在當(dāng)前信息時代，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，為電子信息化在檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展創(chuàng)造了極為有利的條件。本文在闡述電子信息化應(yīng)用優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，分析了現(xiàn)代檔案管理中電子信息化的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在問題，并探討了強化其應(yīng)用的相關(guān)措施，以期推動檔案管理電子信息化的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；電子信息化；現(xiàn)狀；應(yīng)用探討

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中，促使檔案管理模式由傳統(tǒng)模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒Ｊ?，在很大程度上推動了現(xiàn)代檔案管理的進一步發(fā)展。電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的應(yīng)用，不僅能提升檔案工作管理水平，還能有效滿足新時期社會對檔案服務(wù)的需求。

1 電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中的優(yōu)勢

1.1 計算機網(wǎng)絡(luò)的普及為檔案管理信息化創(chuàng)造了有利條件

在當(dāng)前信息時代，計算機信息技術(shù)不斷成熟，并逐漸被應(yīng)用到社會中的各個領(lǐng)域內(nèi)，其中也包括在現(xiàn)代檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用。現(xiàn)階段，大部分檔案管理部門已配置了現(xiàn)代化信息設(shè)備，并聘請了專業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理人員，檔案部門的管理工作有了較大進展，為檔案的信息化管理創(chuàng)造了有利條件。

1.2 電子信息化的應(yīng)用有助于提高檔案工作管理水平

新形勢下，社會經(jīng)濟的發(fā)展對檔案管理水平提出了更高層次的要求，檔案管理人員只有轉(zhuǎn)變管理方式，不斷創(chuàng)新管理方法，建立符合當(dāng)前社會要求的檔案管理模式，才能促進檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。而信息技術(shù)的發(fā)展，電子信息化在檔案管理中的應(yīng)用，既有效提升了檔案管理效率，又充分符合今后檔案管理的發(fā)展趨勢，具有較大的實用價值。通過信息化設(shè)備與技術(shù)，能將檔案材料迅速輸入計算內(nèi)，在很大程度上便利了檔案統(tǒng)計、查詢、歸檔等各項管理工作，為檔案的動態(tài)管理創(chuàng)造了有效條件。

1.3 檔案管理信息化適應(yīng)新時期的檔案工作服務(wù)要求

檔案作為一種信息資源，是社會公眾獲取與利用信息的主要途徑。在經(jīng)濟快速發(fā)展的今天，人們生活水平有了較大提升，生活方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，在信息的獲取上，主要通過網(wǎng)絡(luò)渠道進行，因而傳統(tǒng)的檔案存儲與管理方式，已不能滿足公眾對檔案工作的要求。在此情況下，電子信息化應(yīng)用于檔案管理，能讓檔案工作更加貼近群眾的生活，為廣大群眾提供更高效、便捷的檔案信息資源服務(wù)。

2 現(xiàn)代檔案管理電子信息化的現(xiàn)狀及問題

2.1 未建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段，在國內(nèi)還未建立統(tǒng)一的用于檔案管理的數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)。各個檔案管理部門在檔案管理中，通常都有獨立的網(wǎng)絡(luò)運行體系與檔案信息管理系統(tǒng)。從整體上看，缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性以及共享性，致使各部門的檔案信息難以實現(xiàn)資源共享。其中，各檔案管理部門在現(xiàn)代化信息設(shè)備的配置上，采用型號、規(guī)格不一的設(shè)備，所開發(fā)應(yīng)用的軟件所互不兼容，并且未能研發(fā)出兼具檔案信息管理與文件檢索功能的軟件系統(tǒng)，無法及時進行信息的出版與更新，對電子信息化在檔案管理中應(yīng)用發(fā)展，形成了較大阻礙。

2.2 經(jīng)費緊缺成為阻礙檔案電子信息化建設(shè)的重要因素

電子信息化在檔案管理中的應(yīng)用，需要投入大量資金，用于硬件、軟件等現(xiàn)代化信息設(shè)備的購買。但在實際中，由于受政府財政投入、單位經(jīng)濟效益、經(jīng)費預(yù)算、部門領(lǐng)導(dǎo)認知等多方因素影響，各檔案管理部門在經(jīng)費有限，無法為設(shè)備購買與信息技術(shù)開發(fā)提供充足的資金支持。

2.3 檔案信息資源建設(shè)發(fā)展較為緩慢

作為檔案資源共享的基礎(chǔ)，檔案資源建設(shè)發(fā)揮著重要作用。但在實踐發(fā)展中，由于國家相關(guān)檔案法規(guī)制度的不完善，檔案資源建設(shè)整體規(guī)劃的不全面，以及各檔案管理部門之間缺乏長期、有效的溝通，致使檔案管理部門的庫藏檔案量急劇增加，形成檔案庫房緊張局面。另外，許多無任何價值或已失去價值的檔案存放于檔案管理庫類，占用了大量資源，并影響到庫存檔案管理的效率。

2.4 電子檔案存儲存在較大的不確定性

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，只需通過簡單的鍵盤操作便可完成相關(guān)的信息整理及存儲工作，檔案管理效率有了大幅度提升。但是，在計算機網(wǎng)絡(luò)中存在較多安全隱患，如木馬病毒、黑客攻擊等，對存儲于網(wǎng)絡(luò)中的電子檔案造成了極大的威脅，特別是在網(wǎng)絡(luò)癱瘓的情況下，未進行備份的電子檔案極有可能形成永久性的丟失，為檔案部門甚至社會公眾帶來難以彌補的損失。

2.5 檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

在當(dāng)前檔案管理中，關(guān)于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，需要依靠現(xiàn)代化的專業(yè)檔案管理人才，能在掌握豐富檔案管理知識的基礎(chǔ)上，進行計算機網(wǎng)絡(luò)操作，并熟練使用相關(guān)檔案處理軟件。但在實際中，檔案管理人員的整體專業(yè)素質(zhì)偏低，許多管理人員對現(xiàn)代化信息設(shè)備及計算機設(shè)備了解不全面，對檔案管理上仍采用傳統(tǒng)管理方法與管理模式，檔案管理效率較低，且缺乏創(chuàng)新意識。

3 加強電子信息化在現(xiàn)代檔案管理中應(yīng)用的對策

3.1 完善電子信息化檔案管理的規(guī)章制度

結(jié)合紙質(zhì)檔案與電子檔案的不同特征，建立統(tǒng)一的規(guī)章制度，將對紙質(zhì)文件與電子文件的管理有機結(jié)合，實現(xiàn)同步歸檔。確保規(guī)章制度既能規(guī)范對紙質(zhì)文件的各項歸檔處理程序，又能落實對電子文件的及時錄入存檔，為檔案信息資源的共享，提供有利的制度支撐。此外，對于計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中存在的安全隱患，還需建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全制度，用于電子信息化檔案管理。

3.2 建立統(tǒng)一的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式

加強各館室及檔案管理部門之間的溝通，共同構(gòu)建統(tǒng)一的電子檔案模板，對電子檔案的類型、格式等作出統(tǒng)一規(guī)劃。同時，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理需求，制定與之相應(yīng)的培訓(xùn)體系，對檔案形成單位的相關(guān)人員開展有效的培訓(xùn)活動，以提升其現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用水平，能使用規(guī)范化的模板與軟件，完成對檔案資料的整理與歸納。此外，還可派遣專業(yè)技術(shù)人員到檔案形成部門，為相關(guān)人員提供必要的技術(shù)指導(dǎo)，形成符合要求且格式統(tǒng)一的電子檔案，以為檔案管理部門及館室的電子檔案接受與管理提供便利。

3.3 加大資金的投入與人才的培養(yǎng)

在現(xiàn)代檔案管理中，由于現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速發(fā)展，電腦、硬件等信息化設(shè)備也需進行更替，要求檔案管理部門必須加大資金投入。在資金投入方面，檔案管理部門拓寬經(jīng)費籌集渠道，加強與相關(guān)檔案信息需求方的合作，共同籌資完成對電子信息化檔案建設(shè)。同時，加強對現(xiàn)代化專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)，制定科學(xué)的人才培養(yǎng)體系，盡可能培養(yǎng)出一批符合電子化應(yīng)用需求的綜合性人才，為電子信息化檔案管理創(chuàng)造有利的條件。

3.4 增強電子檔案的可靠性

在電子信息化應(yīng)用中，關(guān)于電子檔案的可靠性問題，是阻礙其發(fā)展最主要因素之一。對此，檔案管理部門需不斷進行技術(shù)改進，最大限度提升電子檔案的原始性、完整性及真實性，并及時進行檔案文件結(jié)構(gòu)及格式的更新，確保電子檔案始終適應(yīng)科技快速發(fā)展的現(xiàn)代檔案管理環(huán)境，具備長期可讀性。同時，在電子檔案存儲方面，對于存在的儲介質(zhì)不穩(wěn)定、計算機病毒、黑客入侵等不安定因素，需建立專門的電子檔案存儲庫房，并配置安全性與穩(wěn)定性較高的電腦設(shè)備，以此削減檔案管理部門對電子信息化應(yīng)用存在的顧慮。此外，為確保電子檔案信息存儲的安全，可建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)，以防止系統(tǒng)崩潰時，出現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)丟失的狀況，并采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全防護措施。

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作者簡介

李文娟（1978-）女，北京市，館員，本科，研究方向：檔案工作與新聞。