對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全與檔案信息安全技術(shù)保護(hù)的思考

摘 要：機(jī)關(guān)單位的檔案安全管理是檔案工作的核心內(nèi)容，也是為社會(huì)提供檔案信息服務(wù)的必然選擇。在機(jī)關(guān)檔案安全管理中，即包括了對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體的安全保護(hù)，也包括了對(duì)機(jī)關(guān)檔案信息的安全保護(hù)。在信息化時(shí)代背景下，改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案信息的安全保護(hù)技術(shù)，消除各種安全隱患，能夠保證機(jī)關(guān)檔案工作的順利開(kāi)展。為此，筆者從研究加強(qiáng)保護(hù)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體以及信息安全的必要性入手，并總結(jié)提出各種有效措施，為強(qiáng)化檔案保護(hù)，做好機(jī)關(guān)檔案工作提供參考資料。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；實(shí)體安全；信息安全；技術(shù)保護(hù)

機(jī)關(guān)檔案是記錄我國(guó)內(nèi)政活動(dòng)、外交活動(dòng)以及軍事活動(dòng)等諸多信息的一種行政事務(wù)文件，為我國(guó)機(jī)關(guān)單位順利開(kāi)展各項(xiàng)工作提供了重要的信息支持。此外，對(duì)于我國(guó)機(jī)關(guān)檔案的安全問(wèn)題，已經(jīng)引起了機(jī)關(guān)單位的高度重視。我國(guó)機(jī)關(guān)檔案的研究較多，機(jī)關(guān)檔案管理員的管理意識(shí)較強(qiáng)，但是在技術(shù)監(jiān)督以及安全保護(hù)等方面依然存在漏洞。因此深入研究機(jī)關(guān)檔案實(shí)體以及信息的安全保護(hù)問(wèn)題極為重要。

1.加強(qiáng)保護(hù)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體的安全以及信息安全的必要性

機(jī)關(guān)檔案作為我國(guó)內(nèi)政、外交以及軍事活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)于國(guó)家的和諧發(fā)展有著極為重要的參考價(jià)值。所以要求長(zhǎng)期并永久性的保存下來(lái)。而機(jī)關(guān)檔案的安全保管則是機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案工作的基礎(chǔ)，如果未能夠?qū)C(jī)關(guān)檔案采取科學(xué)的保護(hù)措施，將會(huì)對(duì)機(jī)關(guān)單位的全部工作產(chǎn)生影響。而在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時(shí)代，各種先進(jìn)技術(shù)的普及和運(yùn)用，不斷研制出各種新的檔案載體，使得檔案信息的保護(hù)又遇到了新的問(wèn)題。所以對(duì)機(jī)關(guān)檔案的保護(hù)至關(guān)重要。如果對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體沒(méi)有采取行之有效的保護(hù)措施加以保護(hù)，將會(huì)對(duì)檔案信息的完整性與安全性產(chǎn)生極大程度的威脅。因此對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體以及檔案信息的安全保護(hù)，都是極為重要的工作。

此外，在機(jī)關(guān)檔案的的安全保護(hù)工作中，以檔案實(shí)體以及檔案信息的安全保護(hù)作為核心內(nèi)容。如今的機(jī)關(guān)檔案指的是包括紙質(zhì)檔案、記錄圖像、聲音的磁帶、實(shí)物檔案、光學(xué)照片檔案、縮微膠片檔案等在內(nèi)的所有傳統(tǒng)檔案，以及包括了軟盤、磁盤以及光盤在內(nèi)的所有電子檔案以及數(shù)字檔案等。不同類型的檔案載體存在著不同的安全影響因素。因此機(jī)關(guān)檔案管理員應(yīng)對(duì)檔案安全問(wèn)題加以分析，并及時(shí)排除各種隱患，保證檔案實(shí)體的完整性與安全性[1]。

2.我國(guó)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體的安全保護(hù)

其一，檔案庫(kù)房對(duì)于機(jī)關(guān)檔案實(shí)體的安全保護(hù)存在著一定程度的影響。庫(kù)房作為檔案保管的主要場(chǎng)所，是檔案的“安身之地”，但只是暫時(shí)保管機(jī)關(guān)檔案的場(chǎng)所。通常情況下，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案庫(kù)多是設(shè)置在機(jī)關(guān)單位的辦公大樓中，并利用多間房屋作為機(jī)關(guān)檔案管理員的辦公場(chǎng)所以及檔案庫(kù)房。因此筆者建議應(yīng)考慮檔案庫(kù)房的承重問(wèn)題，結(jié)合我國(guó)建筑設(shè)計(jì)規(guī)范以及結(jié)構(gòu)荷載規(guī)定等，提高檔案庫(kù)房的鋼筋密度。

其二，火災(zāi)預(yù)防?？萍嫉陌l(fā)達(dá)，我國(guó)建筑材料、電氣設(shè)備的逐漸增多，加大了機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房的火災(zāi)威脅?；馂?zāi)是影響機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全的首要問(wèn)題。所以在設(shè)計(jì)檔案庫(kù)房的過(guò)程中，首先應(yīng)考慮防火災(zāi)問(wèn)題。我國(guó)檔案局要求，在專門的防火區(qū)域內(nèi)設(shè)置機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房，其耐火極限應(yīng)在四小時(shí)以上。通常在庫(kù)房配備光感、溫感以及煙感自動(dòng)防火預(yù)警探頭。對(duì)于紙質(zhì)檔案較多的庫(kù)房，為有效預(yù)防火災(zāi)，在庫(kù)房門口應(yīng)安裝消防器材，并設(shè)置多個(gè)煙感式預(yù)警探頭；或是配備自動(dòng)滅火系統(tǒng)。

其三，防水防潮。機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房的檔案存放柜應(yīng)設(shè)置在高于地面15cm的位置；且給排水管道不能通過(guò)庫(kù)房；庫(kù)房?jī)?nèi)不能設(shè)計(jì)熱水管道。由于暖氣管道的泄漏，會(huì)對(duì)庫(kù)房紙質(zhì)檔案、磁帶等造成嚴(yán)重影響，損毀字跡。所以當(dāng)熱水通過(guò)機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房時(shí)，應(yīng)直通而下，切不可預(yù)留安裝暖氣片的接口。

此外，溫度和濕度對(duì)于機(jī)關(guān)檔案的使用壽命產(chǎn)生嚴(yán)重影響。因此，在保管機(jī)關(guān)檔案的過(guò)程中，對(duì)于溫度和濕度應(yīng)有嚴(yán)格的要求。例如：紙質(zhì)檔案的保管，其溫度應(yīng)控制在15℃至23℃，其濕度應(yīng)控制在45%至60%；對(duì)于錄音帶以及錄像檔案的保管，其溫度應(yīng)控制在18℃左右，其濕度應(yīng)控制在35%至45%之間。

3.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息的安全技術(shù)保護(hù)

其一，防止檔案信息的泄露和流失。為了確保機(jī)關(guān)檔案信息的完整性和安全性，我們應(yīng)改進(jìn)檔案保管的硬件設(shè)備，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)，加強(qiáng)入網(wǎng)訪問(wèn)管理，設(shè)置信息防火墻技術(shù)，嚴(yán)格監(jiān)控進(jìn)入到網(wǎng)絡(luò)中的各種數(shù)據(jù)資料，禁止陌生賬號(hào)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的范圍；對(duì)于入侵網(wǎng)絡(luò)的各種惡意行為應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，從而確保檔案信息的完整性與安全性。

此外，對(duì)于計(jì)算機(jī)病毒，機(jī)關(guān)檔案管理員應(yīng)提高警惕，采取安全系數(shù)高的殺毒軟件和防毒軟件進(jìn)行嚴(yán)格的控管，并及時(shí)進(jìn)行處理，一旦發(fā)現(xiàn)病毒，就應(yīng)立即采取相應(yīng)措施，全方位殺毒。

其二，對(duì)機(jī)關(guān)方案信息應(yīng)加強(qiáng)保密處理?，F(xiàn)階段，部分機(jī)關(guān)單位為了確保檔案工作的順利開(kāi)展，保證機(jī)關(guān)檔案資料的合理利用，采取了檔案數(shù)字化管理工作。但是因?yàn)闄C(jī)關(guān)檔案專業(yè)管理員較少，通常采用外包管理模式。這種情況下，機(jī)關(guān)單位應(yīng)和承包商簽訂檔案保密協(xié)議，在檔案管理期間，應(yīng)切實(shí)做好檔案的保密工作，確保檔案信息的安全保管，任何人不得泄露檔案信息[2]。此外，在做好機(jī)關(guān)檔案信息的保密工作的同時(shí)，還應(yīng)預(yù)防檔案信息的篡改。為相關(guān)人員提供防篡改的數(shù)字化檔案；并且在監(jiān)控環(huán)境下，閱覽以及利用機(jī)關(guān)檔案信息；對(duì)于檔案信息的查閱情況等做好詳細(xì)的記錄。

其三，做好備份工作。備份指的是在運(yùn)用存儲(chǔ)介質(zhì)的基礎(chǔ)上，定期復(fù)制業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在發(fā)生故障或?yàn)?zāi)害的情況下，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，最大限度的降低損失。通常所用的備份介質(zhì)包括了關(guān)盤、磁盤以及硬盤等。其中存取速度最快的是硬盤；保存時(shí)間最長(zhǎng)的是光盤；備份成本最低的是磁帶；常用的是移動(dòng)硬盤以及光盤。筆者建議機(jī)關(guān)檔案管理員將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，將原有的照片、錄音帶以及錄像帶等錄制成光盤，進(jìn)行備份處理，然后加以保存，做好檔案信息的備份工作，從而確保機(jī)關(guān)檔案信息的完整性與安全性。

其四，在讀取機(jī)關(guān)檔案信息的過(guò)程中，保證檔案讀取的安全性。計(jì)算機(jī)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得檔案信息讀取設(shè)備以及讀取軟件不斷更新。所以為了確保機(jī)關(guān)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)安全，應(yīng)將讀取軟件和讀取硬件同時(shí)加以保存；定期更新現(xiàn)行的軟件設(shè)備以及硬件設(shè)備，并將機(jī)關(guān)檔案信息完全遷移至安全區(qū)域[3]。

4.結(jié)語(yǔ)

在對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體以及檔案信息加強(qiáng)保護(hù)的過(guò)程中，我們應(yīng)樹(shù)立正確的安全保護(hù)觀念，從火災(zāi)預(yù)防、庫(kù)房設(shè)計(jì)、防水防潮、防水防潮等方面，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體安全保護(hù)。從做好保密工作、做好防泄漏、防篡改以及備份工作等方面入手，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全保護(hù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張霞.檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)指標(biāo)的建立及其實(shí)現(xiàn)[J].青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2014，11（02）：78-79.

[2]謝建波.對(duì)機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全與檔案信息安全技術(shù)保護(hù)問(wèn)題的認(rèn)識(shí)[J].檔案管理，2010，01（15）：116-117.

[3]肖英.淺談中小城市如何加強(qiáng)檔案實(shí)體安全與檔案信息安全[J].蘭臺(tái)世界，2013，12（25）：221-223.

作者簡(jiǎn)介

胡茲泉，湖北省疾病預(yù)防控制中心，本科。