談如何加快數(shù)字化檔案交流平臺的建設(shè)

高秋月

近幾年來，隨著辦公自動化及數(shù)字化信息管理的進一步普及與完善，信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化成為世紀科技發(fā)展的主流，數(shù)字化檔案管理技術(shù)將促進檔案事業(yè)新的發(fā)展，對檔案的現(xiàn)代化管理具有十分重要的意義。如何加快數(shù)字化檔案平臺的建設(shè)一時成為各級檔案部門普遍關(guān)注的熱門話題。筆者根據(jù)本地區(qū)近幾年的建設(shè)數(shù)字檔案平臺的特點及工作情況談一點粗淺的看法，與各級檔案同行商榷。

1 加快檔案工作信息自動化進程，必須選準工作定位，明確主攻方向

近幾年來，各級檔案部門都十分注重抓業(yè)務(wù)建設(shè)，也創(chuàng)造了許多適合本地特點的檔案工作思路和方法，各項業(yè)務(wù)工作已走向正規(guī)，對當?shù)亟?jīng)濟和社會發(fā)展起到了積極作用。在這種情況下，僅僅圍繞傳統(tǒng)檔案管理模式做文章，難以有大的作為，而要實現(xiàn)抓特色、抓亮點的要求，就必須打破老圈子束縛。近年來，我們通過進行深入調(diào)查研究認為，加快檔案事業(yè)的發(fā)展，必須在實現(xiàn)信息化上有所突破。為此，我們確立了進行檔案信息化建設(shè)的思路：

一是堅持長遠規(guī)劃與近期目標相結(jié)合。我們認為，作為縣級檔案部門，由于受人才、財力制約，實現(xiàn)數(shù)字化檔案平臺不可能一蹴而就，必須制定長遠規(guī)劃，分步實施。為此，我們制定了建設(shè)數(shù)字檔案平臺的遠景規(guī)劃與近期目標，確定分三步走。第一步是擴大電子文檔的接收范圍，編制相應(yīng)檢索工具，提高檢索速度，為利用者提供了方便、快捷的服務(wù)；第二步是籌建檔案平臺內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，開通館內(nèi)局域網(wǎng)，實現(xiàn)網(wǎng)內(nèi)檔案信息資源共享。第三步是建檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)檔案工作面向社會。

二是堅持全面推進與重點突破相結(jié)合。建設(shè)數(shù)字檔案平臺需要做的工作很多。我們覺得，各項工作不可能齊頭并進，必須抓住一點，集中突破，以此帶動各項工作整體推進。館藏案卷目錄錄入是基礎(chǔ)性工作，也是需要近期攻克的難點。為此，我們把錄入作為首要任務(wù)，采取分階段集中錄入的辦法，將錄入任務(wù)層層分解到個人，限定時間完成，營造了扎實、積極、高效的工作氛圍。

三是堅持硬件投入與軟件開發(fā)相結(jié)合。近兩年，我們先后購買了10臺計算機和掃描儀、復印機、照相機、刻錄機等設(shè)備，并對檔案平臺舍進行了大規(guī)模的修繕改造，硬環(huán)境有了較大突破，促進了檔案信息化工作的開展。在此基礎(chǔ)上，我們把加強軟件開發(fā)作為推動檔案信息化建設(shè)上檔次、上水平的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，根據(jù)館藏特色檔案資料的的價值和基層利用情況，不斷研究先進的檢索方式，將利用價值較高、利用頻率較高的工商企業(yè)信息、房產(chǎn)存根信息、革命歷史檔案、征用土地檔案信息等檔案資料輸入計算機，并編制相應(yīng)的計算機檢索程序，先后開發(fā)了“蓬萊市工商注銷企業(yè)檔案管理系統(tǒng)”、“蓬萊市房產(chǎn)存根檔案檢索系統(tǒng)”等5套計算機軟件，使檔案管理人員從繁瑣的手工檢索工作中解脫出來，大大提高了查詢速度，方便了基層和群眾的利用，取得了較好的經(jīng)濟效益和社會效益。

2 建設(shè)數(shù)字檔案平臺，必須突破資金瓶頸，完善基礎(chǔ)設(shè)施

建設(shè)數(shù)字檔案平臺，資金不足成為制約瓶頸。我館每年財政撥款連日常辦公經(jīng)費都難以保證，為此，我們把全方位、多渠道籌集資金作為建設(shè)數(shù)字檔案平臺的首要任務(wù)。采取了多條腿齊步走的方法，取得了一定的成效。

一是爭取財政撥一塊。多與市級分管領(lǐng)導溝通、匯報，積極提出意見建議，引起領(lǐng)導的關(guān)心和重視，獲取認可和支持，并在資金上給予傾斜。近幾年來，我們通過努力，積極爭取財政多次撥款，基本滿足了辦公需要。

二是拓寬服務(wù)領(lǐng)域創(chuàng)一塊。我們通過與物價部門協(xié)商，先后舉辦檔案專業(yè)技術(shù)干部培訓班、歸檔文件整理培訓班、企業(yè)檔案管理人員培訓班等，以收取培訓費的形式創(chuàng)收，補貼經(jīng)費不足。同時我們擴大有償服務(wù)的范圍，在文書立卷工作中聘請退休的老同志對立卷單位進行立卷、完善封面、打印目錄等一條龍服務(wù)，每卷按照一定的標準收取服務(wù)費用，既加快了立卷進度，又提高了案卷質(zhì)量。另外，我們還在搞好各項服務(wù)的同時，尋求援助，取得了市直部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)的無償資金援助，緩解了建設(shè)資金不足的壓力。

三是壓縮開支擠一塊。我們本著勤儉持家、節(jié)約開支辦事業(yè)的原則，對館內(nèi)的各項開支進行把關(guān)，嚴格審批程序，確保收支平衡。比如，我館過去電話費居高不下，擠占了很大一塊經(jīng)費，今年以來，將原有電話改為磁卡電話，使電話費由過去每月六七百元下降到二百元左右。

3 建設(shè)數(shù)字檔案平臺，必須講究工作方法，引起社會關(guān)注

建設(shè)數(shù)字檔案平臺，僅靠我們自身能力是難以做到的，尤其是需要市委、市政府和業(yè)務(wù)上級的支持。為此，我們注意改進工作方法，確立有為才能有位的思想觀念，積極穩(wěn)妥的開展各項工作，引起上級領(lǐng)導和社會各界對檔案工作的關(guān)注。

一是注意加強與市委分管領(lǐng)導的溝通。近年來，我們反復向市領(lǐng)導匯報建設(shè)數(shù)字檔案平臺的設(shè)想和檔案信息化建設(shè)的工作打算及合理化建議，使其進一步了解檔案工作，明確檔案信息化建設(shè)的難度與主要任務(wù)，成為我們開展工作的堅強后盾。

二是注意爭取上級業(yè)務(wù)部門的支持。在數(shù)字檔案平臺建設(shè)過程中，我們遇到很多困難，為此，我們及時向市局請教，市局對我們的檔案信息化建設(shè)工作給予了大力幫助，多次提出指導性建議，有效促進了工作的進展。

三是注重提高檔案部門的地位，我們檔案平臺歸口市委辦公室領(lǐng)導。我們充分利用這一優(yōu)勢，不斷擴大檔案工作的影響，開會，發(fā)文，主要以市委辦行文為主。對各級各部門的檔案檢查，也以市委辦的名義進行通報，例如，2002、2005年我們分別以市委辦、政府辦名義下發(fā)了加強檔案管理現(xiàn)代化和配置檔案管理計算機軟件的通知，這樣一來，既方便了我們開展工作，又使檔案工作越來越引起重視。四是注重排憂解難，增強親和力。我們十分注重為同志們解決后顧之憂，在職工及親屬生病時，館里所有領(lǐng)導都去看望；另外我們還在組織人事調(diào)動、畢業(yè)生分配、職稱、工資待遇、職務(wù)晉升、福利分房等方面，都靠上去竭盡全力的做工作，力求盡善盡美，使全員能夠以飽滿的熱情投入到工作中，促進了檔案信息化建設(shè)的跨越發(fā)展。