新時(shí)期法院檔案管理如何應(yīng)用現(xiàn)代化手段

王九云

摘 要：法院作為司法系統(tǒng)的重要單位，在案件審理中起到了關(guān)鍵作用。從法院的實(shí)際工作來看，法院在案件審理過程中涉及到許多重要的信息，這些信息檔案的管理既關(guān)系到案件的審理質(zhì)量，同時(shí)也是法院日常工作的重要內(nèi)容。隨著檔案管理工作方法的創(chuàng)新以及手段的更新，當(dāng)前形勢(shì)下法院檔案管理要想提高整體效果，就要積極應(yīng)用現(xiàn)代化手段，保證檔案管理工作能夠得到有效開展，確保檔案管理質(zhì)量，以滿足高速準(zhǔn)確辦案之實(shí)際需要。為此，我們應(yīng)認(rèn)真分析新時(shí)期法院檔案管理的特點(diǎn)，在檔案管理手段上積極創(chuàng)新，充分滿足法院檔案管理需要。

關(guān)鍵詞：法院檔案管理；案卷信息；現(xiàn)代化手段

1 前言

考慮到檔案管理對(duì)法院工作的重要性，在法院檔案管理中，不但要對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，同時(shí)也要認(rèn)真研究法院檔案管理特點(diǎn)，制定具體的管理措施，全面提高檔案管理質(zhì)量。結(jié)合法院檔案管理實(shí)際，現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，對(duì)提高法院檔案管理工作實(shí)效性具有重要的促進(jìn)作用。從這一點(diǎn)來看，法院檔案管理工作應(yīng)重視管理手段的創(chuàng)新，并在實(shí)際管理中積極應(yīng)用現(xiàn)代化手段，為提升法院檔案管理質(zhì)量提供有力支持，確保法院檔案管理質(zhì)量和水平得到全面有效提高，滿足法院檔案管理需要。

2 新時(shí)期法院檔案管理應(yīng)積極建立和應(yīng)用電子檔案管理手段

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，法院的紙質(zhì)檔案不但存在保管困難和查閱難度大等特點(diǎn)，對(duì)保管場(chǎng)所要求也比較嚴(yán)格?；谶@一現(xiàn)實(shí)因素，將法院的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)成電子檔案，不但能夠節(jié)約檔案管理成本，同時(shí)也能夠提高檔案管理質(zhì)量。因此，積極應(yīng)用電子檔案管理手段，是新時(shí)期法院檔案管理的重要內(nèi)容。鑒于法院工作實(shí)際，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，積極應(yīng)用電子檔案管理手段：

1、明確電子文件歸檔的概念

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長(zhǎng)期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。

2、將法院的檔案材料納入到電子檔案歸檔范疇

在應(yīng)用電子檔案管理手段時(shí)，應(yīng)將法院的檔案材料按照類別分別進(jìn)行電子文件歸檔，分期分批實(shí)現(xiàn)法院紙質(zhì)檔案材料向電子文件的準(zhǔn)換，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案管理手段替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，充分滿足法院檔案管理需要，為法院檔案管理提供有力支持，確保法院檔案管理工作取得實(shí)效。

3、制定具體的電子檔案歸檔措施

考慮到法院檔案材料較多的特點(diǎn)，在紙質(zhì)檔案電子化過程中，我們應(yīng)制定具體的電子檔案歸檔措施和目標(biāo)，并圍繞著電子檔案歸檔目標(biāo)積極開展電子檔案歸檔工作，將法院現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)成電子檔案，提高法院檔案管理效率，促進(jìn)法院檔案管理手段的創(chuàng)新和發(fā)展，滿足法院檔案管理需要。

3 新時(shí)期法院檔案管理應(yīng)規(guī)范公文制作和控制程序

法院檔案材料的一個(gè)突出特點(diǎn)是需要進(jìn)行保密，所有檔案材料在調(diào)閱過程中需要嚴(yán)格履行規(guī)定程序，確保檔案材料的保密性滿足實(shí)際要求。基于這一現(xiàn)實(shí)特點(diǎn)，新時(shí)期法院檔案管理應(yīng)在紙質(zhì)檔案材料電子化的過程中，規(guī)范公文制作和控制程序，最大程度的保證法院檔案資料保密性，堅(jiān)決杜絕法院檔案材料泄密事件的發(fā)生，為此，我們應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1、建立專門的電子檔案管理部門

對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則。

2、對(duì)電子檔案的管理流程進(jìn)行明確

在電子檔案轉(zhuǎn)制過程中，只有對(duì)電子檔案的管理流程進(jìn)行明確，并對(duì)公文制作和控制程序進(jìn)行進(jìn)一步明確，才能保證電子檔案的轉(zhuǎn)制和管理取得實(shí)效，確保電子檔案的管理效果滿足實(shí)際需要。為此，我們應(yīng)根據(jù)法院工作的實(shí)際特點(diǎn)，重點(diǎn)構(gòu)建完善的電子檔案管理流程，使電子檔案管理流程和管理效果得到進(jìn)一步提升。

3、嚴(yán)格電子檔案調(diào)閱制度，保證電子檔案的保密性

在法院公文制作和控制過程中，電子檔案調(diào)閱制度的制定，對(duì)電子檔案管理具有較大的影響?；谶@一特點(diǎn)，法院電子檔案管理應(yīng)嚴(yán)格電子檔案調(diào)閱制度，并保證電子檔案的保密性，使電子檔案能夠滿足法院日常工作需要，為法院日常工作提供有力的文件管理支持，保證法院檔案管理能夠在手段上獲得有力支持。

4 新時(shí)期法院檔案管理應(yīng)加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

鑒于現(xiàn)代化檔案管理手段對(duì)法院檔案管理的促進(jìn)作用，新時(shí)期法院檔案管理中，只有全面加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施的建設(shè)和管理，才能確保法院檔案管理在整體水平和管理效果上獲得全面有效的提高?；谶@一認(rèn)識(shí)，新時(shí)期法院檔案管理應(yīng)重點(diǎn)做好電子文件的軟硬件設(shè)施管理，具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

1、法院應(yīng)增加電子文件軟、硬件設(shè)施的投入

要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。

2、法院應(yīng)對(duì)電子文件軟、硬件設(shè)施進(jìn)行全面升級(jí)

考慮到計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展速度較快，法院在電子檔案管理過程中，只有對(duì)電子文件軟、硬件設(shè)施進(jìn)行全面升級(jí)，并定期進(jìn)行軟、硬件維護(hù)，才能保證法院的檔案管理系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保法院的檔案管理信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)全面升級(jí)。基于這一現(xiàn)實(shí)需要，法院對(duì)電子文件軟、硬件設(shè)施進(jìn)行全面升級(jí)是十分必要的，只有做好這一工作，才能確保法院電子檔案管理工作取得實(shí)效。

3、法院應(yīng)結(jié)合檔案管理實(shí)際，優(yōu)化電子文件軟、硬件設(shè)施

在電子檔案管理手段運(yùn)用過程中，結(jié)合法院檔案材料的重要性，以及對(duì)保密性的要求，法院只有結(jié)合檔案管理實(shí)際，對(duì)電子文件軟、硬件設(shè)施進(jìn)行全面優(yōu)化，并從軟件管理系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)出發(fā)，制定具體的更換計(jì)劃和措施，才能保證法院的檔案管理水平和效果得到全面提高。為此，法院優(yōu)化電子文件軟硬件設(shè)施是十分必要的。

5 結(jié)論

通過本文的分析可知，在法院日常工作中，檔案管理是重要的組成部分，要想提高檔案管理質(zhì)量，就要在檔案管理手段的創(chuàng)新上入手。結(jié)合目前計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，積極應(yīng)用電子化手段是提高法院檔案管理效果的重要措施，為此，我們應(yīng)從積極應(yīng)用電子檔案管理手段、規(guī)范公文制作和控制程序和加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理等方面入手，確保法院檔案管理工作取得實(shí)效。

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