淺談新時期檔案人員應(yīng)具備的六種能力和四種素質(zhì)

褚立慧

隨著經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，同時也對檔案人員的能力和素質(zhì)提出了更高的要求。檔案人員能力水平的高低、素質(zhì)的好壞，直接決定著檔案工作的質(zhì)量，因此，新時期要做好檔案工作，只有具備六種能力和四種素質(zhì)，才能適應(yīng)瞬息萬變的現(xiàn)代化檔案管理的需要。

1 檔案工作人員應(yīng)具備的六種能力

（一）、文字表達能力

文字表達能力是檔案工作人員的基本功之一，對于做好檔案工作具有特殊的意義和作用，這要求檔案工作者不但要懂語法、邏輯修辭等多種知識和寫作技巧，而且要具備一定的理論修養(yǎng)、政策水平、專業(yè)知識和科學(xué)的思維方式以及把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和獲取信息的能力。

（二）、獲取檔案信息能力

信息時代信息無處不在，誰獲得信息誰就贏得先機和勝利。檔案信息以它獨有的最直接、最真實、最原始的特點區(qū)別于其他信息。因此，檔案工作者要有敏銳的信息意識，廣泛收集信息、轉(zhuǎn)化加工、準確提供，快速傳遞和充分利用。

（三）、駕馭現(xiàn)代化科技設(shè)備的能力

現(xiàn)代科技日新月異的發(fā)展和辦公自動化的普及，特別是電子計算機及現(xiàn)代化通信技術(shù)在檔案領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，必然對檔案工作人員的能力提出更新更高的要求。新時期檔案人員再也不能憑借原有的知識、經(jīng)驗、資歷和眼光等傳統(tǒng)的模式來進行管理工作，而是要用全新的思維方式和現(xiàn)代化管理手段，掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備，熟練的使用計算機、打印機、掃描儀、傳真機等設(shè)備，掌握錄音、錄像、縮微、攝像、光盤刻錄等現(xiàn)代化手段，特別是利用計算機完成檔案的全面存貯、自動索引、圖形處理、字跡恢復(fù)，老檔案的保護及自動借閱等，從而實現(xiàn)對檔案信息的現(xiàn)代化的駕馭。

（四）、溝通協(xié)調(diào)能力

檔案工作的性質(zhì)決定了檔案人員長期以來封閉半封閉的工作方式，使好多檔案工作者甘當(dāng)無名英雄，不善于同各部門進行溝通和協(xié)調(diào)，新時期要求檔案工作人員打破傳統(tǒng)封閉的工作方式，轉(zhuǎn)化工作方法，加強與本單位領(lǐng)導(dǎo)和各部門以及其他各部門的聯(lián)系與協(xié)作，爭取各個部門對檔案工作的了解，重視，認可和支持。檔案工作再不是簡單的收發(fā)文件，而是要將檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并提供必要的人、財、物的保障，同時還要做到“四個協(xié)調(diào)”。即：協(xié)調(diào)好與本部門各科室之間的聯(lián)系，保證文件及時歸檔移交，協(xié)調(diào)好與檔案行政部門和檔案工作的聯(lián)系，按時移交檔案，實現(xiàn)檔案信息資源共享，協(xié)調(diào)好與檔案利用者的關(guān)系，向利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使檔案發(fā)揮最大的作用；協(xié)調(diào)好與外界其他各部門的關(guān)系，加強聯(lián)系，掌握信息，尋求檔案工作學(xué)習(xí)、交流的機會，使檔案工作躍上新的臺階。

（五）、加強學(xué)習(xí)能力

檔案工作涉及面廣，知識門類繁多，僅有檔案專業(yè)知識是遠遠不夠的，還要有比較系統(tǒng)的專業(yè)知識、文史知識、信息知識，才能更好的勝任檔案工作。作為檔案工作人員要克服因循守舊、滿足現(xiàn)狀、不思進取的觀念，樹立“學(xué)以增才，學(xué)以致用，終身學(xué)習(xí)的理念，堅持在工作中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中工作，主動學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，努力將自己培養(yǎng)成為檔案專業(yè)知識深厚、相關(guān)專業(yè)知識淵博，信息技能熟練的復(fù)合型人才。

（六）、工作創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是民族進步的靈魂，是國家興旺的法寶。目前檔案創(chuàng)新工作面臨著許多思想障礙和條框，檔案人員要以新的思維和視角，審視信息時代的檔案工作，大膽開拓，勇于嘗試，不斷在創(chuàng)新管理和服務(wù)方式上下功夫，為檔案工作注入新的生機和活力。檔案工作重在服務(wù)，通過創(chuàng)新，增強和提高檔案服務(wù)的主動性、針對性和實效性，改變服務(wù)內(nèi)容單調(diào)、服務(wù)手段落后的狀況，實現(xiàn)由主要管理利用文書檔案向開發(fā)利用多種信息資源轉(zhuǎn)變；由手工查閱服務(wù)向依托現(xiàn)代化設(shè)備和手段，充分挖掘檔案信息資源，全方位、寬領(lǐng)域、深層次地做好檔案信息服務(wù)轉(zhuǎn)變。

2 檔案人員應(yīng)具備的四種素質(zhì)

（一）、具有較高的政治素質(zhì)

1、有堅定的政治方向

檔案人員必須具有正確的政治方向和高度的政治責(zé)任感，牢固樹立正確的政治觀、價值觀，在檔案工作中自覺貫徹執(zhí)行的路線、方針、政策，熟悉企業(yè)檔案工作相關(guān)的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，具有堅定正確的政治方向。

2、有強烈的保密意識

機密性是檔案工作的重要特點之一，檔案人員應(yīng)具備良好的保密素養(yǎng)，做好守口如瓶，不該說的堅決不說，要嚴格做好保密工作，不隨便擺放有密級的文件材料，不擅自允許閑雜人等進入檔案庫房重地，檔案數(shù)字化管理做好加密措施等等，確保檔案信息的安全。

（二）、具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)

1、愛崗敬業(yè)，甘為人梯

檔案工作是一項基礎(chǔ)性、服務(wù)性的工作，不為名、不為利、勤奮工作、積極主動、熱情周到的為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，是檔案從業(yè)人員職業(yè)道德素質(zhì)的最基本的要求。

2、尊重檔案、尊重史實

檔案是歷史的真實記錄，只有保持檔案的原貌，才能真正體現(xiàn)檔案的價值。因此據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，是檔案人員應(yīng)當(dāng)樹立的職業(yè)思想和行為準則。

（三）、具有扎實的專業(yè)知識素質(zhì)

1、掌握檔案的基礎(chǔ)知識

檔案是一種知識載體，檔案人員要發(fā)揮檔案的社會效益。一方面，就要熟悉檔案的內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的知識，另一方面，檔案專業(yè)人員在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供，利用中始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷等各種科學(xué)的研究活動。

2、掌握相關(guān)學(xué)科知識

檔案工作涉及到的工作面廣，且與相關(guān)學(xué)科的相互滲透日益增強，檔案人員還應(yīng)重點學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)學(xué)科知識，如歷史學(xué)、現(xiàn)代管理學(xué)、情報學(xué)、圖書館學(xué)及一定的經(jīng)貿(mào)知識、法律知識等。

（四）、擁有健康的身體素質(zhì)和良好的心理素質(zhì)

1、健康的身體素質(zhì)

任何工作都離不開人，這就需要從事工作的人要有健康的身體，檔案工作也一樣，檔案工作做的好與壞，與檔案人員是否擁有健康的身體是成正比的。所以，新時期檔案工作者每天要堅持必要的體育鍛煉，合理安排作息時間，調(diào)整飲食，養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，定期做體檢，擁有健康的身體，為檔案事業(yè)做出更大的貢獻。

2、良好的心理素質(zhì)

檔案工作工作量大、業(yè)務(wù)繁雜，程序繁瑣，需要檔案工作人員有良好的心理素質(zhì)，細心的工作態(tài)度。新時期檔案工作者應(yīng)該克服浮躁心理，經(jīng)常參加一些有利于身心健康的活動，做到合理安排時間，多做修身養(yǎng)性的功課，用積極健康的心態(tài)去做好檔案工作，做個與時俱進的檔案達人。