論人事檔案在人力資源管理中的效用

殷海燕

摘 要：人才資源是企業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的根本，人力資源管理的檔案需要為個(gè)人的基本情況提供真實(shí)憑證，并且在勞動(dòng)部門的人力資源管理中也發(fā)揮著獨(dú)特的作用。本文分析了人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用，說(shuō)了人事檔案管理與人力資源之間的關(guān)系，闡述了做好人力資源管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：人事資源；檔案管理

人事檔案是為企事業(yè)提供全面的考察人的重要依據(jù)，是人力資源管理工作的重要組成部分。人事檔案管理面臨著諸多的出現(xiàn)的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，為了使人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮重要的作用，為企事業(yè)創(chuàng)造更高的效益，需要做好人力資源規(guī)劃，為適當(dāng)?shù)穆毼慌鋫溥m當(dāng)數(shù)量和能力類型的工作人員。為了避免突然的人力短缺和剩余的過(guò)程，要評(píng)估目前的人力資源，在評(píng)價(jià)中對(duì)企業(yè)人力資源狀況進(jìn)行分析，考察人力資源狀況，對(duì)人事檔案中個(gè)人的品德，工作業(yè)績(jī)，工作能力進(jìn)行全面的分析，對(duì)整個(gè)企業(yè)的人力資源狀況有完整的認(rèn)識(shí)，通過(guò)招聘與甄選對(duì)企業(yè)中人力資源不足進(jìn)行彌補(bǔ)，以滿足企業(yè)對(duì)人力資源的需求，同時(shí)要減少錯(cuò)誤拒絕和錯(cuò)誤接受的可能性，在一定程度上發(fā)揮人事檔案的憑證作用。

1 人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用

1.為人力資源管理提供真實(shí)可靠的信息。一個(gè)企事業(yè)單位要想真正發(fā)揮員工在各個(gè)崗位上的最大效力，就必須首先掌握有關(guān)每個(gè)員工的工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)水平，采用查閱員工檔案的方法，為企業(yè)的選人、用人提供有價(jià)值的參考資料。

2.為人力資源管理提供重要的依據(jù)。 人事檔案為關(guān)系著員工的晉升和獎(jiǎng)懲，考核的內(nèi)容決定著對(duì)不同員工該采取什么樣的培訓(xùn)措施，績(jī)效考核的檔案記錄有利于人力資源管理部門進(jìn)行綜合分析，人事檔案對(duì)分析企事業(yè)人力資源狀況是否適應(yīng)變革與發(fā)展要求，起著重要作用，通過(guò)人事檔案可以為未來(lái)的人力資源需求提供保障，了解當(dāng)前人力資源狀況的憑證，并科學(xué)準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)未來(lái)的人力資源需求，為以后企事業(yè)的發(fā)展儲(chǔ)備人才，從而保證企業(yè)決策的科學(xué)化、合理化。

3.有利于優(yōu)化人力資源的合理配置。人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的人力資源規(guī)劃，使得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配。人事檔案記錄了員工的個(gè)人的發(fā)展過(guò)程， 通過(guò)檔案可以掌握現(xiàn)在， 發(fā)現(xiàn)人才，并 預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，使各類人才最大限度地發(fā)揮人才效力。要提高人力資源使用效率和使用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)人與物相結(jié)合的重要途徑就是合理人力資源配置，要想提高人力資源使用效率，提高人事檔案的使用價(jià)值是重要途徑，如：要組建新班子，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)及員工之間的合理搭配，人力資源管理部門就可以充分查閱人事檔案，做出相應(yīng)的決策，從而保證企業(yè)決策和人力資源規(guī)劃的科學(xué)化、合理化，詳盡了解領(lǐng)導(dǎo)及員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析。人力資源不是靜止的，檔案也不是固定保存在某一勞動(dòng)部門的，它會(huì)隨著時(shí)間的推移和人員的流動(dòng)而不斷傳遞。人事檔案有利于實(shí)現(xiàn)人力資源信息的共享，預(yù)測(cè)人力資源的需求，促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)最佳的配置。

2 人事檔案管理與人力資源發(fā)展的關(guān)系

人力資源要實(shí)現(xiàn)個(gè)人目標(biāo)和組織目標(biāo)的有機(jī)統(tǒng)一，使組織成長(zhǎng)與個(gè)人能力發(fā)展相適應(yīng)。人事檔案是，以個(gè)人為單位集中保存起來(lái)以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，是人力資源管理中，識(shí)別人才和選拔人才以及使用人才的重要依據(jù)，人事檔案的科學(xué)化管理有利于推動(dòng)人力資源的開發(fā)，有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力，人事檔案可以了解員工的過(guò)去，預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Σ⒓皶r(shí)發(fā)現(xiàn)人才，減少了壓制人才，和埋沒人才的現(xiàn)象出現(xiàn)，使各類人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，各司其職。但是隨著人力資源管理隨著時(shí)代的發(fā)展，相繼出現(xiàn)了目前人事檔案管理存在的不足，并且對(duì)人力資源發(fā)展的需求產(chǎn)生了負(fù)面影響，首先是材料的失真妨礙了人力資源的合理配置，缺少真實(shí)性也就失去了檔案的利用價(jià)值，削弱了人事檔案的嚴(yán)肅性， 導(dǎo)致檔案喪失了真實(shí)性、嚴(yán)肅性，使得人力資源計(jì)劃不能正確實(shí)施，使組織錯(cuò)過(guò)發(fā)展機(jī)遇。其次就是人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，空話多，失去了真正意義上的利用價(jià)值，進(jìn)而挫傷了員工的積極性，降低了人力資源的效力。再者就是人事檔案管理手段落后，制約了現(xiàn)代人力資源的開發(fā)，人事檔案管理科學(xué)化，有利于為人力資源管理提供服務(wù)，但現(xiàn)階段人事檔案管理缺乏創(chuàng)新精神和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，，因此，需要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過(guò)去的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，構(gòu)建人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3 做好人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的有效途徑

1以人為本的人性化管理是企業(yè)人力資源管理的主流。隨著以往以工作為中心的人力資源管理方式的改變，以人為中心成為企業(yè)追求的目標(biāo)，在傳統(tǒng)人事檔案基礎(chǔ)上應(yīng)增加能夠反映個(gè)人性格特征、專業(yè)能力、興趣愛好等個(gè)性化的材料，有利于提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。因此，新方式的流行管理成為企業(yè)最關(guān)注的部分，企業(yè)的人事檔案管理記錄上，需要把能力與個(gè)性作為重點(diǎn)詳細(xì)記錄，對(duì)不同年齡階段，不同專業(yè)類型和背景的個(gè)人人事檔案分別保管，以便更有針對(duì)性開展人事檔案的研究。

2 健全人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動(dòng)中， 必須及時(shí)建立新的、 更為科學(xué)合理的制度，在材料的鑒別上確保材料的真實(shí)性，需要剔除無(wú)效、虛假信息，收集更為詳盡地收集其個(gè)人信息，建立完備的信息管理體系和處理系統(tǒng)。在材料歸檔中要做到按章辦事， 有利于檔案材料的可靠； 在傳閱檔案時(shí)， 要注意檔案的保密和安全，并積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系， 定期更新、 補(bǔ)充檔案新材料。

3建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng).人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢。人事檔案工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，充分利用計(jì)算機(jī)這一平臺(tái)，將個(gè)人的檔案資料在局域網(wǎng)上形成資源共享。人事檔案管理應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，及時(shí)輸入電腦最新的變化資料，使人事檔案的信息成為新時(shí)期人力資源信息管理的第一手材料。推動(dòng)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化，把量化觀念和效 益觀念有機(jī)結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的重要作用。

4提高檔案人員素質(zhì)和全員檔案意識(shí)。勞動(dòng)部門要引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門，提高檔案管理人員的素質(zhì)， 使他們?cè)鰪?qiáng)服務(wù)意識(shí)，肩負(fù)起提高全民檔案意識(shí)， 形成人人關(guān)心檔案的局面，檔案管理人員要切實(shí)抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。首先是進(jìn)行有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度方面的培訓(xùn)；其次是檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)，通過(guò)各種手段展現(xiàn)出檔案工作的各項(xiàng)職能，通過(guò)宣傳增強(qiáng)全社會(huì)的檔案法治意識(shí)，為人力資源工作的開展?fàn)I造和諧的社會(huì)環(huán)境。

總之，人事檔案在一定程度上促進(jìn)了勞動(dòng)部的變革與發(fā)展，通過(guò)研究人事檔案，可以為企業(yè)的人力資源管理提供重要依據(jù)，同時(shí)也減少了變革的阻力，推進(jìn)勞動(dòng)部門的快速發(fā)展。

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