計算機在檔案信息化管理中的應(yīng)用策略

李家迎

摘 要：隨著企業(yè)檔案管理模式的深入變革，檔案作為一項資源，在管理 方式上已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的飛躍。過去的的檔案管理把精力放在員工個人信息檔案的保存工作上，已經(jīng)無法適應(yīng)信息時代要求了。面對市場競爭和人才競爭的挑戰(zhàn)，越來越多的檔案管理模式必須朝向資源信息化的方向發(fā)展。本文分析了檔案部門應(yīng)用計算機技術(shù)完成檔案管理的重要性，闡述了應(yīng)用計算機技術(shù)完成檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；計算機；技術(shù)

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，計算機信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用需進一步加強，中小型企業(yè)的計算機信息技術(shù)在檔案資源管理中的應(yīng)用越來越重大，但大部分企業(yè)把注意力投入到與生產(chǎn)緊密相關(guān)的模塊上，在建設(shè)檔案資源管理模塊的方式上相對滯后。隨著人們對計算機系統(tǒng)在檔案信息化管理中應(yīng)用效果的越來越高，給檔案管理工作帶來了很大的挑戰(zhàn)與機遇，加強對計算機系統(tǒng)在檔案信息化管理中應(yīng)用的研究，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將檔案的收集、整理，保障檔案資料的準(zhǔn)確度與完整性。計算機信息技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供了條件和機會，推動著檔案管理工作的日益完善。

1 檔案部門應(yīng)用計算機技術(shù)完成檔案管理的重要性

1.1 計算機技術(shù)是新時期檔案管理的必然要求

在項目負(fù)責(zé)制的大背景下，所有資源作為原生信息項目檔案， 要真正發(fā)揮檔案在科學(xué)研究工作中的重要性，就必須緊緊圍繞項目需要開展信息化工作。項目檔案信息化將直接將收集、整理與編目、加工、庫房管理等工作環(huán)節(jié)逐漸規(guī)范化，建立所有檔案的信息全文管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)檔案管理信息化，推進信息時代項目檔案管理工作的系統(tǒng)化。

1.2 計算機技術(shù)拓展了檔案資源的應(yīng)用系統(tǒng)

過去的檔案資源管理主要針對企業(yè)已經(jīng)擁有的資源或者小范罔內(nèi)的資源，如今，在引進計算機技術(shù)的基礎(chǔ)上，加入信息化管理系統(tǒng)，有利于檔案管理突破時間與空間的限制，可以隨時隨地可開展檔案資源的提供服務(wù)。一方面是計算機技術(shù)使檔案資源管理系統(tǒng)化，計算機技術(shù)增加了數(shù)據(jù)存儲的容量和 可靠性，使檔案資源管理更加系統(tǒng)化，完整的計算機系統(tǒng)能夠覆蓋現(xiàn)代檔案資源管理的所有范疇，而且與生產(chǎn)等系統(tǒng)高度地集成在 一起，確保了檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性；另一方面是計算機技術(shù)促進企業(yè)管理精細(xì)化，在檔案資源中引入計算機技術(shù)，能夠滿足檔案管理精細(xì)化的要求，采用電子數(shù)據(jù)的形式把各類檔案資源 信息以保存起來，實現(xiàn)了企業(yè)檔案資源管理從“服務(wù)性質(zhì)”轉(zhuǎn)為“戰(zhàn)略性質(zhì)”的轉(zhuǎn)變。

2 應(yīng)用計算機技術(shù)完成檔案管理的具體措施

2.1 利用信息技術(shù)強化檔案管理質(zhì)量

開發(fā)和開放檔案信息資源，是適應(yīng)新時代發(fā)展和社會信息化建設(shè)的必然勢趨，首先我們要認(rèn)識到檔案信息資料的重要性，摒棄過去檔案被束之高擱、無人問津的管理模式資料，要充分發(fā)揮檔案在企業(yè)建設(shè)進程中的時效性，主要方法就是將所有庫存資料和以后發(fā)生的檔案資料，通過現(xiàn)代化計算機和相應(yīng)的軟件程序分別錄入，達到檔案資源共享的動態(tài)化，利用計算機等現(xiàn)代化設(shè)備建立局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，采取有效保密措施實現(xiàn)多方享用的目標(biāo)，在檔案信息資料的基礎(chǔ)上，把文書檔案利用計算機磁盤、數(shù)據(jù)等形式整理成電子檔案。

2.2 信息化檔案管理確保數(shù)據(jù)的真實性、完整性

為保證檔案備份數(shù)據(jù)的安全，可以采用打印輸出的憑證、帳冊、報表等書面形式，將檔案按照規(guī)定的保管期限和管理辦法管理，采取措施將輸入計算機的檔案資料進行維護，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性與創(chuàng)造性，并適時更新計算機系統(tǒng)中的檔案信息，進行實時，確保計算機系統(tǒng)中檔案信息的時效性、準(zhǔn)確性與真實性。同時要按照計算機配置而來的操作系統(tǒng)和核算系統(tǒng)軟件進行備份，對備份磁盤的操作可使用復(fù)制件進行操作，同時要加強會計檔案的保密工作，使用檔案時應(yīng)辦理登記手續(xù)，避免調(diào)用者越權(quán)使用或改動數(shù)據(jù)。利用計算機將形成紙質(zhì)材料與電子材料的獨特性，實現(xiàn)檔案邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性與載體的相分離性，首先是由檔案機構(gòu)對其進行規(guī)范整理然后存儲到光盤或者是硬盤中，設(shè)置防火墻，安裝安全路由器進行信息加密，其次是做好安全監(jiān)測預(yù)警系統(tǒng)的實時監(jiān)控，利用網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份確保會計數(shù)據(jù)不會丟失，增強檔案信息的安全性，要增強人事檔案信息的安全性，需要

根據(jù)計算機系統(tǒng)的運用狀況，制定嚴(yán)格的檔案信息化管理制度，獎勵那些對于工作態(tài)度認(rèn)真、工作效率高的工作人員，處罰那些工作態(tài)度懶散、工作效率低下的工作人員，對于檔案檢索信息的范圍與內(nèi)容嚴(yán)禁外網(wǎng)絡(luò)與其余單位的計算機進行連接，并采取措施對進行網(wǎng)絡(luò)信息安全與保護，有效提升檔案信息化管理的安全防護水平。

2.3 加強電子文件的收集

在當(dāng)前企業(yè)自動化迅猛發(fā)展的情況下，檔案的原始記錄將更多地以電子文件的形式出現(xiàn)，針對 原文管理的檔案電子文件的收集開展工作，首先是仿照手工管理模式開展電子文件的收集， 其次是形成研究領(lǐng)域的規(guī)范 化的信息應(yīng)用系統(tǒng)。在文件的采集中采用獨立的管理系統(tǒng)，按系統(tǒng)操作歸檔模塊，就可以實現(xiàn)檔案信息的歸檔保存 ，完善的檔案信息按使用者權(quán)限在網(wǎng)上實時共享。

2.4 要加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

計算機的管理格式縮短了科技檔案的整理和編研的周期，通過整理和編研使科技檔案信息內(nèi)容進一步系統(tǒng)化和優(yōu)化，信息密度和傳遞速度滿足了利用者對科技 檔案信息的需求，在局域網(wǎng)上建立查詢子系統(tǒng)， 為用戶方便地索取檔案信息提供技術(shù)保證，以數(shù)字化的形式為各 業(yè)務(wù)部門提供必要、可靠、大量的基礎(chǔ)性信息。要優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，就要充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)與計算機技術(shù)推動以多媒體與檔案全文為核心的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，不斷推進檔案數(shù)字化與信息化的發(fā)展進程，通過宣傳媒介強化對符合檔案信息化管理軟件的宣傳力度，為檔案信息的資源共享與信息交換搭建平臺。

總之，檔案管理在提升企事業(yè)單位的人力管理水平與人力資源等多個方面發(fā)揮著至關(guān)重要的促進作用。過去的檔案管理已經(jīng)不再適應(yīng)當(dāng)前市場經(jīng)濟的發(fā)展。因此，采用計算機系統(tǒng)對檔案管理進行信息化改革，有助于提升檔案管理的質(zhì)量與水平。要做好檔案管理，計算機的應(yīng)用成了推動檔案資源管理和開發(fā)水平的主要渠道，推進檔案資源管理的信息化，有利于企業(yè)在未來的市場競爭中立于不敗之地。

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