實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化管理探討

李翔　金晶

摘 要：事業(yè)單位檔案記錄著事業(yè)單位員工過去的成長經(jīng)歷以及工作經(jīng)驗(yàn)，不僅僅是企業(yè)衡量一個員工能力的重要憑證，更是與員工在企業(yè)中的職位晉升以及薪資調(diào)整密切相關(guān)，是事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的重要數(shù)據(jù)依據(jù)，所以，事業(yè)單位必須做好檔案管理。傳統(tǒng)的檔案管理存在著很多不足，紙質(zhì)文檔無論是保存還是管理上都存在著很多缺陷，而信息化管理方式是在計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)上發(fā)展起來的，是一種高效、方便的管理方式。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

檔案管理屬于事業(yè)單位人力資源管理的一部分，為了提高企業(yè)的市場競爭力，現(xiàn)代企業(yè)越來越注重人力資源管理，所以就必須提高對檔案的管理。檔案是事業(yè)單位員工成長歷程的體現(xiàn)，也是員工職位晉升、薪資調(diào)整的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，管理方式也在不斷改革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著非常多的不足，管理效率低下。檔案信息化管理是一種新型的管理方式，具有更高的效率。

1.事業(yè)單位檔案管理信息化的意義

對事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行信息化管理在事業(yè)單位工作中具有非常大的優(yōu)勢，首先，這是科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步?jīng)Q定的，隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)運(yùn)用越來越廣泛，信息化技術(shù)對人們的生活方式和工作方式都造成了巨大的影響，人們也傾向于將信息技術(shù)運(yùn)用到人們的生活以及工作中來。人事檔案將單位的相關(guān)人員的活動精確的記載下來，所以檔案是具有安全性及有效性的，同時，它是人力資源管理的一部分，與員工過去的經(jīng)歷息息相關(guān)。其次，信息化的檔案管理方式，改變了以往檔案存儲的繁雜性，計(jì)算機(jī)軟件具有強(qiáng)大的功能，利用計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)，能夠快速對檔案信息進(jìn)行保存和分類，大大降低了員工的工作效率，也能提高檔案管理者的工作效益。

2.事業(yè)單位實(shí)施檔案信息化管理的障礙

2.1 缺乏檔案信息化管理的意識

受到傳統(tǒng)管理方式的影響，很多事業(yè)單位并沒有跟上時代的發(fā)展對檔案進(jìn)行信息化管理，缺乏信息化管理意識。即使有的單位開展信息化管理，但是很多管理層的人員并沒有將信息化管理實(shí)踐起來，只是停留在一個紙上談兵的階段，沒有真正的改變傳統(tǒng)的管理方式，單位的信息化管理缺乏有效的指導(dǎo)和管理。這樣導(dǎo)致管理人員即使想要進(jìn)行信息化的管理當(dāng)時卻不知從何下手，所以對管理方式的開發(fā)的積極性越來越低，嚴(yán)重影響了檔案的信息化管理進(jìn)展。

2.2 沒有對檔案管理進(jìn)行系統(tǒng)的信息化建設(shè)

為了提高檔案管理的工作效率，就必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，但是檔案管理方式的轉(zhuǎn)變是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作，事業(yè)單位在改革的過程中并沒有建立完善的規(guī)章制度，也沒有提供相應(yīng)的法律依據(jù)，所以導(dǎo)致事業(yè)單位檔案的信息化管理比較混亂。傳統(tǒng)的對檔案進(jìn)行管理采用的是紙質(zhì)文檔，工作人員使用的僅僅是掃描儀，信息化管理需要將所有的紙質(zhì)材料都以電子檔案的形式保存，在短時間內(nèi)是很難實(shí)現(xiàn)的，因?yàn)槭聵I(yè)單位的檔案數(shù)量是非常龐大的。檔案管理沒有建立相應(yīng)的規(guī)章制度，所以管理起來沒有法律或者規(guī)定依據(jù)，工作就會非常迷茫，這也是影響事業(yè)單位檔案信息化管理的一個因素。

2.3 缺乏專業(yè)的信息化管理人員

信息化的管理方式與傳統(tǒng)的管理方式有非常大的區(qū)別，要求管理者的專業(yè)知識以及管理水平都要達(dá)到一定的高度。但是在管理方式轉(zhuǎn)變的時候管理人員的水平和理念并沒有發(fā)生改變，擁有的專業(yè)知識也信息化管理知識也都達(dá)不到要求，這樣就是檔案的信息化管理不能很好的進(jìn)行。

2.4 檔案管理缺乏安全性

檔案的信息化管理是利用計(jì)算機(jī)對電子檔案進(jìn)行管理，所以信息化的管理和計(jì)算機(jī)一樣，缺乏安全性。檔案的信息化管理缺乏安全性，這也是計(jì)算機(jī)技術(shù)本身決定的，一些黑客或者病毒都都損壞計(jì)算機(jī)中的檔案數(shù)據(jù)，這就為不法分子或者有不良居心的人提供了犯罪的條件，一些重要的檔案數(shù)據(jù)或者資料就會泄漏出去，不但影響了事業(yè)單位的正常工作，同時也對檔案的人員造成了巨大的影響[1]。所以，應(yīng)該提高檔案管理人員的安全意識，提高其運(yùn)用計(jì)算機(jī)的水平。

3.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案信息化管理的措施

3.1 提高檔案信息化管理的意識

要做好一項(xiàng)工作首先就是要讓做這項(xiàng)工作的人能夠愿意去做這項(xiàng)工作，阻礙檔案信息化管理的最重要的因素就是沒有引起人們的足夠重視，所以，事業(yè)單位要讓所有的員工都了解到紙制的檔案經(jīng)歷長時間容易發(fā)生氧化，紙張容易變黃，字跡不清晰，而信息化的管理方式能夠利用電子信息將檔案永久保存，大大節(jié)約了保存檔案的空間，實(shí)施信息化管理方式是人事檔案管理必要的途徑，只有這樣才能提高檔案管理的水平。并且檔案信息化管理可以利用計(jì)算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)，可以減少工作人員的數(shù)量，工作人員只需要將實(shí)際的檔案情況填寫進(jìn)去就可以，大大的提高了工作效率，減少了工作量，讓工作人員從繁雜的事物中解放出來，可以有更多的時間對檔案的管理進(jìn)行檢查，也可以減少工作失誤現(xiàn)象的發(fā)生。

3.2 建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

事業(yè)單位應(yīng)該對檔案的管理過程建立一個規(guī)范的流程，形成一個健全的操作系統(tǒng)，這樣就可以讓管理人員對的那干進(jìn)行管理的時候可以有法可依、有依據(jù)可尋，使檔案的信息化管理成為人人都熟知的管理模式。只有建立了完善的信息化管理系統(tǒng)，才能規(guī)范整個工作流程，讓管理井井有序，減少管理過程中出現(xiàn)的錯誤。同時，為了進(jìn)一步支持信息化管理，事業(yè)單位應(yīng)該配備完整的管理設(shè)備，不僅要在硬件上滿足需要，還要從軟件上支持，例如對管理人員提供技術(shù)支持，及時更新工作軟件，只有這樣，才能提高檔案信息化管理的可行性[2]。

3.3 提高檔案管理人員的水平

檔案管理人員水平的提高需要從思想上和技術(shù)上兩方面來進(jìn)行培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)該對員工的培訓(xùn)制定完善科學(xué)的培訓(xùn)方案，加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)。思想上的培訓(xùn)就是提高檔案管理人員的信息化管理意識，要讓員工可以真正愿意去做好這樣的一件事，認(rèn)可這種管理方式。技術(shù)上的提高應(yīng)該加強(qiáng)對管理人員的專業(yè)知識的培訓(xùn)，從而提高管理人員的整體水平。

3.4 增強(qiáng)檔案信息化管理的安全性

對電子檔案保存的地方要定期或者不定期進(jìn)行檢查，避免電子檔案由于外界環(huán)境的影響而受到損害。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在不穩(wěn)定性，為了確保文件的安全，可以通過備份的方式對其進(jìn)行保護(hù)。另外，對于電子數(shù)據(jù)庫的管理應(yīng)該制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，并且要求員工嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理，如果需要查閱電子檔案信息需要由專人負(fù)責(zé)，保證數(shù)據(jù)庫的安全性。

4.結(jié)語

隨著事業(yè)單位檔案數(shù)量的不斷增多，只有利用信息化的管理方式才能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要，提高檔案管理的工作效率。為了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案的信息化管理，首先應(yīng)該增強(qiáng)工作人員的檔案信息化管理意識，同時建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，還可以通過培訓(xùn)來提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平，最后，還應(yīng)該對檔案的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，數(shù)據(jù)查閱時只有專人才能查閱，只有這樣才能保證數(shù)據(jù)的安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]莊培忠.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化的途徑[J].科技資訊，2012，26（15）：52-53.

[2]楊鑫.關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展的探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，（03）21：20-22.

作者簡介

李翔，湖北省地質(zhì)實(shí)驗(yàn)測試中心，本科。

金晶，湖北省地質(zhì)職工醫(yī)院，本科。