淺談機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，對提高機(jī)關(guān)檔案管理水平、提高檔案管理工作效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平有極大地推動作用，更為檔案的進(jìn)一步利用和開發(fā)奠定了良好的基礎(chǔ)。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，對檔案館（室）有著多方面的作用和意義。首先，檔案數(shù)字化可以確保傳統(tǒng)載體檔案的安全性。傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作，都可不再動用檔案，并可對檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案的安全。把傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，實(shí)質(zhì)上是向數(shù)字化要安全，用數(shù)字化保安全。其次，它是實(shí)現(xiàn)檔案精細(xì)化、自動化管理的基礎(chǔ)。在數(shù)字化之前，必須對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行文件級編目、錄入計算機(jī)，逐卷、逐件、逐頁地編號，破損的加以修裱，卷折的加以展平等，這些基礎(chǔ)工作完成后，可使檔案達(dá)到精細(xì)化管理和自動化檢索。實(shí)際上，數(shù)字化帶動了檔案基礎(chǔ)工作的全面完成，使檔案管理狀況得到全面改善，使檔案管理水平得到全面提升。第三，實(shí)現(xiàn)檔案日常管理的簡單化。它將大量節(jié)省檔案館（室）的日常工作，把工作人員從繁重、復(fù)雜的勞動中解放出來。以紙質(zhì)檔案為例，數(shù)字化以后，紙本全宗新的檔案接收進(jìn)館時，不用為了把先后進(jìn)館的一個全宗檔案放在一起而倒換檔案；閱覽、編研、辦展、拍電視等利用檔案時，都不用到庫房去一件件提調(diào)檔案，也不用在歸還入庫時逐件、逐頁地清點(diǎn)檔案；在進(jìn)行檔案統(tǒng)計時，也不用逐卷、逐件地對檔案進(jìn)行清點(diǎn)；檔案封存管理后，也會省去大部分的日常管理工作。因此，盡管數(shù)字化會一次性耗費(fèi)大量的人力，但數(shù)字化后又能長期節(jié)省大量的人力。 第四，可以實(shí)現(xiàn)部門間檔案共享常態(tài)化。數(shù)字化檔案的最大優(yōu)點(diǎn)在于它可以通過網(wǎng)絡(luò)傳送，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程利用、便捷利用、多人異地同時利用；同時還可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合，并進(jìn)行自動檢索，可以說，數(shù)字化使檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發(fā)揮出最大的效益，它使任何人都可以不用到檔案館（室）去，而只通過網(wǎng)絡(luò)，就可以非常便利、迅速地利用、復(fù)制到檔案。

2 檔案數(shù)字化的工作體會

在機(jī)關(guān)數(shù)字檔案建設(shè)中，目前存在著一種偏向，就是注重數(shù)字化硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)的建設(shè)，而忽視對數(shù)字內(nèi)容的積累，忽視傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，以至于在先進(jìn)的系統(tǒng)中缺少內(nèi)容，就好像高速公路建好了，但路上沒有車或車很少，沒有起到實(shí)效。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)長期而艱巨的系統(tǒng)工程，對于其建設(shè)，筆者有以下幾點(diǎn)體會：

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃是做好檔案數(shù)字化工作的關(guān)鍵。搞建設(shè)，抓工作，關(guān)鍵在籌劃。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，必須從檔案館工作的全局出發(fā)，從檔案利用需求出發(fā)，從檔案事業(yè)整體發(fā)展需要出發(fā)，綜合考慮，科學(xué)、合理、務(wù)實(shí)地制定出近期目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃；檔案數(shù)字化工作又是一項(xiàng)涉及多個業(yè)務(wù)部門的綜合性工作，必須加強(qiáng)統(tǒng)籌，確保各部門、各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)一致。如此，才能確保整個數(shù)字化建設(shè)的健康有序發(fā)展。

（二）質(zhì)量是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心。質(zhì)量是生命。檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量直接影響著檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。檔案數(shù)字化工作由多個工作環(huán)節(jié)組成，任何一個環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都必然影響到整個數(shù)字化工作的質(zhì)量。如，前處理要數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、標(biāo)識清楚；掃描要維護(hù)檔案原貌，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；光盤刻錄要格式正確、內(nèi)容完整，能夠獨(dú)立瀏覽和檢索，等等。只有對數(shù)字化工作的所有環(huán)節(jié)和流程實(shí)施有效監(jiān)控，才能確保檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量。

（三）高投入是檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化工作的高效率、高質(zhì)量，必然對硬件和軟件提出更高的要求。計算機(jī)、掃描儀等硬件配置低、性能不穩(wěn)定，影響掃描的速度和質(zhì)量；軟件功能越強(qiáng)大、操作越簡便，質(zhì)量就越有保證，效率就會明顯提高。實(shí)踐證明，數(shù)字化工作能夠順利高效運(yùn)轉(zhuǎn)，硬件設(shè)備的大力投入和精心維護(hù)，以及軟件的及時研發(fā)和升級是重要保障。

（四）科學(xué)管理是檔案數(shù)字化工作有序發(fā)展的保證。管理出效益，出戰(zhàn)斗力。建立科學(xué)的管理機(jī)制，是檔案數(shù)字化工作高效有序開展的有力保證。實(shí)踐中，我們一是積極探索檔案數(shù)字化工作特點(diǎn)規(guī)律，不斷優(yōu)化數(shù)字化工作流程；二是根據(jù)任務(wù)需要，適時調(diào)整各環(huán)節(jié)人員比例；三是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，實(shí)施全程監(jiān)控和自動統(tǒng)計；四是建立崗位責(zé)任制，實(shí)行定崗定責(zé)；五是采取有效激勵措施，充分調(diào)動工作人員積極性。

3 檔案數(shù)字化的建設(shè)思考

做好檔案數(shù)字化建設(shè)，還應(yīng)注意以下幾個問題。1、堅持紙質(zhì)文件和電子文件并存。在目前，由于電子文件的特殊性和檔案管理水平的限制，以及電子檔案法律依據(jù)的認(rèn)定存在著質(zhì)疑。因而必須實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”，同時進(jìn)行整理歸檔。實(shí)行紙質(zhì)文件和電子文件并存“雙套制”，并非是使紙質(zhì)管理系統(tǒng)和電子管理系統(tǒng)獨(dú)立地、沒有任何聯(lián)系地保管，而應(yīng)把紙質(zhì)檔案和電子檔案作有機(jī)的對應(yīng)，相互建立準(zhǔn)確可靠的標(biāo)識關(guān)系。2、注意電子檔案的安全保護(hù)。電子文件由于不受載體傳遞的限制，時間和空間的制約性差，非法信息獲得者可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)非法進(jìn)入，偷取信息或攻擊系統(tǒng)，因而，必須抓好安全防護(hù)。要在機(jī)關(guān)內(nèi)部針對利用者職責(zé)，設(shè)置使用權(quán)限密碼，防止越權(quán)閱文。在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫邊界建立防火墻，凡符合安全要求的允許訪問，不符合要求的拒之墻外，防止外來的破壞。建立與主數(shù)據(jù)庫相脫離的備份數(shù)據(jù)庫，防止主數(shù)據(jù)庫遭到損害后無法工作（任何時候都要同時保持有兩個數(shù)據(jù)庫）。3、堅持抓好隨辦隨歸檔工作。雖然文檔一體化工作因有辦公自動化系統(tǒng)和檔案軟件的使用，檔案整理歸檔工作非常方便，但因?yàn)榇嬖谥鴮儆跉w檔范圍的每一份文件的保管期限，仍需要人工進(jìn)行鑒定和歸檔；有電子文件的需要向檔案系統(tǒng)歸檔需要輸入文件目錄，無電子文件的紙質(zhì)文件需要進(jìn)行數(shù)字化等等問題，如果做不到隨辦隨歸檔，隨著時間的推移，會造成：一是工作量大，年底歸檔工作量多，影響立卷進(jìn)度。一是容易因?yàn)闄C(jī)關(guān)進(jìn)行數(shù)字化整理造成電子信息的丟失。所以必須抓好隨辦隨歸檔工作。

作者簡介

楊錦，湖北省衛(wèi)生計生信息中心，碩士研究生。