Word郵件合并在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞中的應用

粟翔

摘 要：筆者以內(nèi)江師范學院檔案館為例，使用Office2003辦公自動化系統(tǒng)，運用Excel數(shù)據(jù)表與Word郵件合并使用方法，批量轉(zhuǎn)換、打印畢業(yè)生檔案地址數(shù)據(jù)信息。該方法減少了手工書寫和計算機重復錄入，減少了工作量，提高了工作效率，適合于高校畢業(yè)生檔案及新生錄取等郵寄地址批量填寫。

關(guān)鍵詞：檔案轉(zhuǎn)遞；郵寄地址；郵件合并

1 背景

畢業(yè)生檔案記載了高校學生的一段重要成長經(jīng)歷，反映了學生在校學習及生活情況，可為用人單位選拔人才提供重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是高校學生檔案由學校管理進入社會管理的一個重要環(huán)節(jié)。及時、準確地將學生檔案由學校轉(zhuǎn)遞到接收單位對保障高校畢業(yè)生權(quán)益、服務(wù)用人單位工作有著重要意義【1】。

以往，檔案館填寫畢業(yè)生郵寄信息大多是采用手工填寫的方法，進行機要或郵政特快轉(zhuǎn)遞。郵寄信息內(nèi)容包括：收件人單位、收件人地址、收件人郵政編碼、寄件人地址、寄件人郵政編碼、寄件人聯(lián)系電話等。由于學生郵寄信息各不相同，寄件人信息卻又重復。每年的7月份，高校畢業(yè)生離校進入嶄新的工作崗位，許多單位因檔案審查的需要，要求檔案及時到位。加上我校檔案管理人員人員不足、且信息技術(shù)弱，應對4000余份畢業(yè)生檔案，加班加點采用傳統(tǒng)的手工填寫方法，既費時費力，效率又低，還經(jīng)常出現(xiàn)因手工填寫不清晰、字跡潦草現(xiàn)象，造成學生檔案被退回。筆者通過實際工作經(jīng)驗，摸索出了運用Excel電子數(shù)據(jù)表對畢業(yè)生檔案的信息庫進行錄入、排序、編輯、輸出等操作方法，不僅提高了工作效率，而且降低了出錯率。

2 具體操作

1、運用Excel數(shù)據(jù)表創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

數(shù)據(jù)源是由我校招就處提供的畢業(yè)生派遣庫。通過篩選、按機要投寄的需要進行排序后，將學生檔案郵寄信息數(shù)據(jù)倒入Excel數(shù)據(jù)表中。這個表起名為“畢業(yè)生檔案郵寄地址庫.xls”。此Excel表內(nèi)第一列叫做一個域，第一行的名稱叫域名，在一個數(shù)據(jù)源中域名不能重復表中的每一行叫做一個記錄，記錄可以重復，有多少條記錄就可生成多少份畢業(yè)生郵寄地址[2]。

Excel數(shù)據(jù)源表表內(nèi)所設(shè)項目（域名）必須包括：檔號、學生姓名、學號、學生生源地、收件人地址等信息。

2、創(chuàng)建主文檔

主文檔是指郵件合并內(nèi)容的固定不變的部分，建立主文檔的過程就和平時新建一個Word文檔一模一樣，在進行郵件合并之前它只是一個普通的文檔。我校是以A4紙張幅面設(shè)計，將用人單位回執(zhí)和信封封面地址設(shè)計在同一頁面上。創(chuàng)建的主文檔起名為“201X檔案轉(zhuǎn)遞通知單.doc”

3、郵件合并

⑴在創(chuàng)建立的“201X檔案轉(zhuǎn)遞通知單.doc”主文檔中，選擇菜單欄的“工具/信函與郵件/郵件合并”，則出現(xiàn)“郵件合并”對話框。

⑵在“郵件合并”對話框中點擊“信函”類型，并點擊下一步步驟；點擊“使用當前文檔”，再點下一步 “選取收件人”按鈕。

⑶在“選取收件人”中點擊“使用現(xiàn)有列表” 按鈕。在“使用現(xiàn)有列表欄”點擊“瀏覽”對話框中，打開“畢業(yè)生檔案郵寄地址庫.xls”，點擊“確定”并在彈出的對話框中點擊“編輯主文檔”。

⑷把光標置于要插入相應項目的位置，點擊“插入合并域”下拉菜單（下拉菜單中的相應選項與“畢業(yè)生檔案郵寄地址庫.xls”表格中的標題行是一一對應的），然后單擊下拉菜單中的相應選項，直至操作完畢。

⑸點擊“合并至新文檔”按鈕。每一個畢業(yè)生記錄就形成了一頁回執(zhí)和信封封面地址的新頁面，打印即可。

高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作涉及到教務(wù)處、招生就業(yè)處、學生處、各二級院（系）人、檔案館、機要局（郵政局）等部門單位，管理部門和經(jīng)手人員都比較多，容易出現(xiàn)差錯，要求高校檔案管理部門要特別注意檔案管理和轉(zhuǎn)遞工作交接。因此，合理運用現(xiàn)代信息化技術(shù)，能確保高校學生檔案轉(zhuǎn)遞工作及時、準確、快速、高效地完成。

參考文獻

[1]劉帥偉.高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的實踐探索.黑龍江檔案2013（1）

[2]韓京慧.Excel數(shù)據(jù)表與Word郵件合并在學生檔案轉(zhuǎn)遞中的運用.通化師范學院學報2008（12）