淺析財(cái)務(wù)軟件操作改進(jìn)
——基于用友T3平臺(tái)

（江西省商務(wù)學(xué)校 江西南昌330000）

用友T3是一款專門針對(duì)我國(guó)中小企業(yè)而推出的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)方面的軟件，它關(guān)注中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息管理的現(xiàn)狀和需求，以及成長(zhǎng)型企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中面臨的種種問(wèn)題。精細(xì)化的管理、卓越化的理財(cái)是該軟件的核心理念，財(cái)務(wù)核算是核心，業(yè)務(wù)管理是主導(dǎo)，以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化作為解決方案，提供企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化業(yè)務(wù)運(yùn)作的過(guò)程管理與信息覆蓋，是中小企業(yè)的理財(cái)專家。用友T3中的各子系統(tǒng)操作與實(shí)務(wù)中業(yè)務(wù)操作基本吻合，且符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范》。本文結(jié)合筆者長(zhǎng)期從事用友T3的會(huì)計(jì)教學(xué)實(shí)踐，對(duì)軟件操作方面提出一些自己淺顯的看法，以供軟件使用者參考和借鑒。

一、內(nèi)部控制制度方面的改進(jìn)建議

（一）記賬操作方面

1.問(wèn)題。在目前的財(cái)務(wù)軟件操作中，用友T3也執(zhí)行“總賬-設(shè)置-明細(xì)賬權(quán)限”操作，只能控制除財(cái)務(wù)主管以外擁有記賬權(quán)限的操作員對(duì)賬簿的查詢權(quán)，一旦執(zhí)行“總賬-憑證-記賬”操作，所有賬簿包括總分類賬簿、日記賬、序時(shí)賬、明細(xì)賬、多欄賬、客戶及供應(yīng)商往來(lái)明細(xì)賬、部門往來(lái)明細(xì)賬、個(gè)人往來(lái)明細(xì)賬以及項(xiàng)目明細(xì)賬等一呼百應(yīng)，全部登記在冊(cè)。

《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)規(guī)范》規(guī)定，會(huì)計(jì)工作所涉及的崗位，可以一人一個(gè)崗位、一個(gè)崗位多人承擔(dān)或者一人擔(dān)任多個(gè)崗位，但出納人員不得兼任審核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。在設(shè)置會(huì)計(jì)崗位時(shí)，必須遵循“不相容職務(wù)相分離原則”。不相容職務(wù)主要包括：授權(quán)批準(zhǔn)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會(huì)計(jì)記錄、財(cái)產(chǎn)保管、稽核檢查等職務(wù)。該原則要求單位合理設(shè)置會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位，明確職責(zé)權(quán)限，形成相互制衡的機(jī)制。因此，根據(jù)這些規(guī)范要求，在實(shí)際工作中出納崗位一般的工作內(nèi)容為：辦理貨幣收支業(yè)務(wù)；登記現(xiàn)金和銀行日記賬；定期進(jìn)行銀行對(duì)賬；對(duì)出納憑證進(jìn)行出納簽字等。在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)操作中，無(wú)論小企業(yè)還是大中型企業(yè)，記賬人員至少有兩個(gè)，出納員登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬，總賬、明細(xì)賬以及備查賬則須根據(jù)規(guī)模和業(yè)務(wù)的多少設(shè)置記賬員。也就是說(shuō)，日記賬一般由出納員進(jìn)行登記。而包括用友T3在內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件的記賬功能，只是一個(gè)按鈕，單擊該按鈕，所有的賬簿全部登記在冊(cè)，明顯不符合不相容職務(wù)分離的原則。

2.改進(jìn)對(duì)策。筆者認(rèn)為，包括用友T3在內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件在編程中，可以在系統(tǒng)管理的權(quán)限設(shè)置中，將總賬中的記賬操作功能細(xì)化，如圖1所示。比如設(shè)置為總賬登記、現(xiàn)金和銀行存款日記賬登記、明細(xì)賬登記、輔助賬簿登記等，具體設(shè)置的位置可以通過(guò)“系統(tǒng)管理”中的權(quán)限設(shè)置或者通過(guò)“總賬-設(shè)置-選項(xiàng)”和“總賬-設(shè)置-明細(xì)賬權(quán)限”兩方面進(jìn)行雙向控制設(shè)置。

（二）無(wú)痕修改操作

1.問(wèn)題。包括用友T3在內(nèi)的多數(shù)財(cái)務(wù)軟件在各種系統(tǒng)中都提供了無(wú)痕修改操作的功能，如無(wú)痕修改憑證、取消記賬、取消審核、取消出納簽字、取消采購(gòu)結(jié)算、取消核銷等。這些操作的處理，不會(huì)留下任何痕跡，容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員在授權(quán)范圍內(nèi)隨心所欲地修改所做業(yè)務(wù)，給管理帶來(lái)一定困擾。

2.改進(jìn)對(duì)策。軟件編程人員可以在設(shè)計(jì)軟件時(shí)，像銀行密碼口令控制一樣，對(duì)操作失誤次數(shù)和操作時(shí)間進(jìn)行嚴(yán)格控制，從而有效制止一些不合理現(xiàn)象的產(chǎn)生。

（三）賬套備份

1.問(wèn)題。財(cái)務(wù)軟件均提供了賬套備份功能，以供日后有需要時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的恢復(fù)使用，但是備份出來(lái)的數(shù)據(jù)，如果沒(méi)有必要的加密保護(hù)措施，可以在系統(tǒng)內(nèi)外進(jìn)行一些修改，從而影響了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，給內(nèi)部控制帶來(lái)影響。

2.改進(jìn)對(duì)策。軟件編程人員可以在設(shè)計(jì)軟件時(shí)，對(duì)備份過(guò)程增加必要的加密對(duì)話框的選擇設(shè)計(jì)，從而有效地保護(hù)數(shù)據(jù)，以免數(shù)據(jù)被篡改利用。

二、會(huì)計(jì)管理信息化（ISCA）方面的改進(jìn)建議

（一）成本核算方面

1.問(wèn)題。2013年8月16日由財(cái)政部頒布的 《企業(yè)產(chǎn)品成本核算制度（試行）》于2014年1月1日起執(zhí)行，該制度的制定適應(yīng)了企業(yè)加強(qiáng)成本管理的需要，適應(yīng)了我國(guó)企業(yè)應(yīng)對(duì)反傾銷的需要，適應(yīng)了完善會(huì)計(jì)準(zhǔn)則體系的需要，適應(yīng)了管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的需要。進(jìn)入管理信息化時(shí)代，就應(yīng)該向管理要利潤(rùn)。會(huì)計(jì)信息化是指信息技術(shù)與會(huì)計(jì)有機(jī)結(jié)合，企業(yè)會(huì)計(jì)必須順應(yīng)信息生產(chǎn)力發(fā)展的浪潮，不能成為會(huì)計(jì)孤島。然而問(wèn)題是，作為會(huì)計(jì)信息化先驅(qū)的財(cái)務(wù)軟件，卻沒(méi)有體現(xiàn)出成本管理的優(yōu)勢(shì)，甚至無(wú)成本計(jì)算的功能。

2.改進(jìn)對(duì)策。為了真正體現(xiàn)軟件作為理財(cái)專家，做到會(huì)計(jì)管理信息化（ISCA），既滿足外部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的需求，又滿足內(nèi)部管理會(huì)計(jì)的需求，軟件必須做到兩點(diǎn)：一是必須具備成本核算自動(dòng)化的功能，這是必須做到的。二是為真正做到精細(xì)化管理，實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化成本控制，做到成本的事前預(yù)測(cè)、事中控制、事后分析總結(jié)差異并提升管理水平，事前在各類存貨檔案中加入 “標(biāo)準(zhǔn)成本”欄目，在工資檔案中加入 “標(biāo)準(zhǔn)成本”欄目，在各系統(tǒng)期初余額中錄入標(biāo)準(zhǔn)成本；事中在領(lǐng)料單、出庫(kù)單、工資變動(dòng)、費(fèi)用憑證中增加“標(biāo)準(zhǔn)成本”專欄，并核算出實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異；事后分析差異，總結(jié)提高，并改進(jìn)下一期的標(biāo)準(zhǔn)成本數(shù)額，將現(xiàn)代管理會(huì)計(jì)下的標(biāo)準(zhǔn)成本管理真正體現(xiàn)在軟件操作中。

（二）采購(gòu)系統(tǒng)方面

1.問(wèn)題。眾所周知，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，交易或事項(xiàng)主要涉及供產(chǎn)銷活動(dòng)，在供應(yīng)及采購(gòu)活動(dòng)中，發(fā)票等原始憑證的傳遞主要由銷售方或提供勞務(wù)方向采購(gòu)方或接受勞務(wù)方傳遞，即對(duì)采購(gòu)方而言，購(gòu)貨發(fā)票及運(yùn)費(fèi)發(fā)票屬于外來(lái)原始憑證。從仿真的角度來(lái)看，采購(gòu)系統(tǒng)不應(yīng)該提供由系統(tǒng)開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票的功能，而事實(shí)上，目前軟件均提供了由采購(gòu)方和接受勞務(wù)方開(kāi)具采購(gòu)發(fā)票和運(yùn)費(fèi)發(fā)票等功能，給軟件使用者帶來(lái)很大困擾：發(fā)票究竟由誰(shuí)來(lái)開(kāi)具，如何傳遞。

圖1 操作員權(quán)限設(shè)置窗口

2.改進(jìn)對(duì)策。會(huì)計(jì)管理信息化（ISCA）要求信息技術(shù)不是單純的一種技術(shù)，而是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)和信息感測(cè)技術(shù)等的有機(jī)糅合，信息化要求更多地依賴于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的支持，諸如使用條碼感測(cè)、智能感測(cè)等感測(cè)技術(shù)來(lái)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中從企業(yè)以外的單位取得的采購(gòu)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票的發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)，從而確保軟件的高效、準(zhǔn)確、邏輯性。

三、軟件設(shè)計(jì)合理化的改進(jìn)建議

軟件設(shè)計(jì)方面，由于設(shè)計(jì)與使用存在一定差距，使得軟件操作存在使用不方便等一些不合理現(xiàn)象。

（一）銀行對(duì)賬方面

1.問(wèn)題。軟件操作中，如果首次使用軟件，那么應(yīng)該錄入期初未達(dá)賬項(xiàng)。例如企業(yè)某年2月開(kāi)始使用軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化，期初銀行存款日記賬余額200 000元，銀行對(duì)賬單189 000元，存在一筆期初銀行已付企業(yè)未付的未達(dá)賬項(xiàng)：銀行1月31日已代企業(yè)支付自來(lái)水公司委托收款的水費(fèi)11 000元，企業(yè)未收到結(jié)算單據(jù)，尚未記賬；2月2日企業(yè)出納取回支付水費(fèi)的銀行結(jié)算單方才記賬。很明顯，至2月2日，11 000元的水費(fèi)已經(jīng)不是未達(dá)賬項(xiàng)，而是兩清賬項(xiàng)了，但是軟件無(wú)法識(shí)別，還默認(rèn)為未達(dá)賬項(xiàng)。

2.改進(jìn)對(duì)策。筆者認(rèn)為，包括用友T3在內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件在編程中，可以在對(duì)賬窗口中的“兩清”欄目（如圖2），分解為兩項(xiàng) “期初兩清”和 “本月兩清”，以實(shí)現(xiàn)軟件具有手動(dòng)或自動(dòng)識(shí)別期初未達(dá)賬項(xiàng)是否已經(jīng)兩清的功能。

圖2 銀行對(duì)賬窗口

（二）購(gòu)銷存系統(tǒng)中的供應(yīng)商往來(lái)期初或客戶往來(lái)期初錄入方面

1.問(wèn)題。軟件操作中，如果首次使用軟件，假設(shè)啟用供應(yīng)鏈即采購(gòu)、銷售、庫(kù)存及核算系統(tǒng)，在錄入供應(yīng)商或客戶往來(lái)期初，可根據(jù)實(shí)際情況錄入發(fā)票、應(yīng)付單或預(yù)收單。例如以企業(yè)某年2月開(kāi)始使用財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化為例，假設(shè)客戶往來(lái)期初數(shù)據(jù)如下：1月份企業(yè)向A客戶銷售甲產(chǎn)品，1月5日預(yù)收貨款30 000元；1月8日銷售發(fā)出甲產(chǎn)品50 000元，增值稅銷項(xiàng)稅額8 500元，以支票支付代墊運(yùn)費(fèi)1 500元；1月12日因部分產(chǎn)品質(zhì)量有瑕疵，退貨10 000元，增值稅1 700元；此時(shí)該客戶應(yīng)收款余額為18300元（58500+1500-11700-30 000）。上述業(yè)務(wù)中，對(duì)此18300元的余款，在錄入客戶往來(lái)期初時(shí)，原始數(shù)據(jù)是：一張預(yù)收單30 000元；一張?jiān)鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票（正項(xiàng)）58 500元；一張其他應(yīng)收單1 500元；一張?jiān)鲋刀悓Ｓ冒l(fā)票（負(fù)項(xiàng)）11 700元；如果這樣錄入的話，軟件無(wú)法把這4張單據(jù)無(wú)縫對(duì)接，在日后對(duì)應(yīng)收款核銷收款時(shí)，軟件彈出的應(yīng)收款為 60 000 元（58 500+1 500=30 000），而不是18 300元。顯然，這與實(shí)際應(yīng)收款不相符。當(dāng)然，變通的方法一是期初直接錄入一張18 300元的其他應(yīng)收單，但是該方法無(wú)法反映單據(jù)的原始面貌；變通的方法二是按原始數(shù)據(jù)錄入，但進(jìn)行一次“紅票對(duì)沖”和“預(yù)收沖應(yīng)收”的操作。但是該方法又不符合業(yè)務(wù)發(fā)生原理，因?yàn)椤凹t票對(duì)沖”和“預(yù)收沖應(yīng)收”并不是2月初發(fā)生的業(yè)務(wù)。供應(yīng)商往來(lái)也同樣存在對(duì)應(yīng)的問(wèn)題。

2.改進(jìn)對(duì)策。筆者認(rèn)為，包括用友T3在內(nèi)的財(cái)務(wù)軟件在編程中，可以在銷售系統(tǒng)的期初發(fā)票、預(yù)收單、應(yīng)收單以及采購(gòu)系統(tǒng)的期初發(fā)票、預(yù)付、應(yīng)付單單據(jù)的表頭或表體部分增加對(duì)應(yīng)的欄目：期初發(fā)票增加“紅票對(duì)沖”欄目，預(yù)收單增加“預(yù)收沖應(yīng)收”欄目，應(yīng)收單增加“應(yīng)收沖應(yīng)收”和“應(yīng)收沖應(yīng)付”欄目，預(yù)付單增加“預(yù)付沖應(yīng)付”欄目，應(yīng)收單增加“應(yīng)付沖應(yīng)付”和“應(yīng)付沖應(yīng)收”欄目，以實(shí)現(xiàn)軟件能手動(dòng)或自動(dòng)識(shí)別同一客戶、或供應(yīng)商往來(lái)單位的款項(xiàng)或單據(jù)，以及不同客戶、供應(yīng)商，或者客戶與供應(yīng)商之間的兩清款項(xiàng)，并進(jìn)行兩清。

綜上，在用友T3財(cái)務(wù)軟件中，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)的操作，筆者發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題并提出了一些改進(jìn)建議，以期更加符合不相容職務(wù)分離的原則，強(qiáng)化內(nèi)部控制制度；體現(xiàn)會(huì)計(jì)管理信息化（ISCA）的優(yōu)勢(shì)；貼近實(shí)務(wù)操作。