基于工作流的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

張曉紅，蘇玉，吳博(中州大學(xué)信息工程學(xué)院，鄭州450044)

基于工作流的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)

張曉紅，蘇玉，吳博
(中州大學(xué)信息工程學(xué)院，鄭州450044)

針對(duì)傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中存在的孤島現(xiàn)象和遞進(jìn)式的需求而導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)部信息共享不完全以及后期維護(hù)量大等問(wèn)題，本文介紹的基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠有效地解決此類(lèi)問(wèn)題。文章主要分析了基于工作流的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)，介紹了基于表單設(shè)計(jì)器的工作流模塊內(nèi)部實(shí)現(xiàn)機(jī)制，并以設(shè)計(jì)的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)例說(shuō)明。

工作流;辦公自動(dòng)化;協(xié)同技術(shù)

1　引言

辦公自動(dòng)化(Office Automation，OA)通常指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能和通信技術(shù)，以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的人機(jī)交互系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)除了要實(shí)現(xiàn)公文的簡(jiǎn)單流轉(zhuǎn)和處理之外，還應(yīng)該具有完善的跟蹤、進(jìn)行工作流的功能，使得公文流轉(zhuǎn)及日常辦公等活動(dòng)按照一定的流程運(yùn)轉(zhuǎn)。具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)主要的功能需求:提供電子郵件功能、處理復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)、支持工作流的應(yīng)用、支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公、具有完整的安全性控制功能、集成了其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet［1］。

工作流就是指一組人員為完成某一項(xiàng)任務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交的過(guò)程，比如申請(qǐng)?zhí)幚?、公文審批等。從目前的?yīng)用現(xiàn)狀及需求來(lái)看，高校的OA系統(tǒng)一般存在著以下一些共性問(wèn)題，比如在信息孤島、應(yīng)用孤島、對(duì)OA內(nèi)涵理解不足這幾個(gè)方面［2－3］。基于工作流的高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使得各項(xiàng)工作流程得以?xún)?yōu)化，充分吸收高校內(nèi)部的信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的共享和充分利用。引入工作流技術(shù)之后，系統(tǒng)能夠更好地適應(yīng)高校內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程重組，盡可能地讓文檔、信息或者任務(wù)等根據(jù)預(yù)先設(shè)定好的規(guī)則在參與者之間自由地傳遞。系統(tǒng)最突出的是各種教學(xué)工作任務(wù)的流轉(zhuǎn)問(wèn)題，重點(diǎn)是可動(dòng)態(tài)配置業(yè)務(wù)流程編程，從而大大地增強(qiáng)辦公軟件的柔韌性，有效地解決對(duì)OA內(nèi)涵理解不夠所引發(fā)的問(wèn)題。

2　系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)分為三層，如圖1所示，分別為:應(yīng)用層、接口層和數(shù)據(jù)層。

圖1　系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)

其中，應(yīng)用層為系統(tǒng)中的用戶提供各種服務(wù)，主要包括工作流服務(wù)、通知公告服務(wù)、輔助辦公服務(wù)以及用戶信息服務(wù)等。工作流服務(wù)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)與其他的模塊相結(jié)合實(shí)現(xiàn)信息共享，可以有效解決信息孤島現(xiàn)象，使得各個(gè)業(yè)務(wù)集成更加緊密。通知公告服務(wù)模塊用作用戶瀏覽新聞和公告，普通用戶可以查看，只有發(fā)布新聞或公告的用戶才有權(quán)修改、刪除該信息。輔助辦公模塊主要實(shí)現(xiàn)的功能有辦公用品的管理與發(fā)放、車(chē)輛管理和會(huì)議室的管理等。用戶信息服務(wù)主要負(fù)責(zé)各類(lèi)用戶的注冊(cè)、登錄等的管理和信息的收集，以及對(duì)用戶實(shí)行權(quán)限劃分管理。

接口層主要為應(yīng)用層的服務(wù)提供相關(guān)的接口模塊。主要包括任務(wù)處理模塊、任務(wù)分配模塊、表單設(shè)計(jì)模塊、通知公告管理模塊、日程安排模塊、用戶管理模塊。

數(shù)據(jù)層主要實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫(kù)的接口功能，并為上面兩層提供封裝好的數(shù)據(jù)更新和數(shù)據(jù)查詢(xún)功能。

3　工作流管理模塊

工作流程管理模塊提供公文管理的基本流程功能，首先對(duì)業(yè)務(wù)對(duì)象做流程分析，它是指對(duì)特定的管理業(yè)務(wù)的研究和對(duì)其處理順序的開(kāi)發(fā)過(guò)程。以下是四個(gè)相關(guān)因素的設(shè)計(jì)和分析所得到的結(jié)果:結(jié)構(gòu)體制、系統(tǒng)特征、運(yùn)行體制及環(huán)境特征。工作流管理模塊通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持完成工作流的定義和管理，它將現(xiàn)實(shí)世界中的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)化成某種計(jì)算機(jī)化的形式表示。

所以，在了解數(shù)據(jù)的流入和流出情況下，理清每個(gè)單位之間本身的業(yè)務(wù)情況并且在對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行分析歸納整理，就可抽取出元工作流［4］。通過(guò)上一步的工作，完成了抽取元工作流的工作，下一步就是形成更高層次的組合工作流，即將各個(gè)基本的元工作流通過(guò)定義一定的組合規(guī)則從而形成更高層次的組合工作流。這些組合基本規(guī)則包含三大原則:并行原則、簡(jiǎn)潔化原則、可靠性原則。然后，再形成一個(gè)個(gè)功能模塊，就是在基于高層次工作流的情況下把有相當(dāng)聯(lián)系的工作流進(jìn)行組合形成一個(gè)個(gè)的功能模塊。最后設(shè)計(jì)出整個(gè)系統(tǒng)，即在進(jìn)一步的組合之后就設(shè)計(jì)出整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)需要實(shí)現(xiàn)公文處理流轉(zhuǎn)的各個(gè)功能模塊。公文處理通常表現(xiàn)為一個(gè)公文流轉(zhuǎn)的過(guò)程，比如公文審批、會(huì)議管理等。每一項(xiàng)工作均以流程的形式，由發(fā)起者發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門(mén)及其他相關(guān)部門(mén)的處理，最終到達(dá)流程的終點(diǎn)。

3．1收文工作流

收文處理是指單位收受外單位發(fā)來(lái)的文件并對(duì)其進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理的過(guò)程。圖2所示的為收文工作流，收文業(yè)務(wù)起始于B位置節(jié)點(diǎn)，由收文管理員通過(guò)收發(fā)模塊，收取發(fā)來(lái)的文件，接收到的文件要從內(nèi)容到形式進(jìn)行全面的檢查和核對(duì)，確保接收到的信息是對(duì)開(kāi)展本高校業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)有用的文件信息。由此要?jiǎng)?chuàng)建收發(fā)文件列表，并審定該來(lái)文，如果審核合格，則流程轉(zhuǎn)至節(jié)點(diǎn)B3，并對(duì)文件進(jìn)行登記編號(hào)。如果審定不合格則轉(zhuǎn)至流程節(jié)點(diǎn)B10，并對(duì)文件進(jìn)行修改直至正確為止。對(duì)收文進(jìn)行登記編號(hào)，接著選擇相關(guān)的部門(mén)或者角色，給出處理意見(jiàn)，檢查待處理的部門(mén)或角色的數(shù)量，如果數(shù)量為0，則完成此工作，對(duì)收文進(jìn)行歸檔處理，否則重新進(jìn)行處理直至完全正確為止。

圖2　收文業(yè)務(wù)流程

圖3　發(fā)文業(yè)務(wù)流程

3．2發(fā)文工作流

發(fā)文工作流主要包括起草、送審、審稿、登記編號(hào)、歸檔等一系列環(huán)節(jié)。各個(gè)高校具有不同的發(fā)文習(xí)慣和流程，如圖3所示，發(fā)文工作流由節(jié)點(diǎn)B開(kāi)始，由發(fā)起人起草文件并將文件送審，發(fā)起人有權(quán)選擇是否送審。如果不需要送審，則直接進(jìn)行登記編號(hào)并發(fā)送相關(guān)部門(mén)進(jìn)行歸檔處理。如果需要送審則轉(zhuǎn)到B2節(jié)點(diǎn)，選定即將送審的部門(mén)或角色，審稿完成并且合格后自動(dòng)發(fā)送至下一個(gè)部門(mén)或角色，直到所有的完成并合格后，才可轉(zhuǎn)至結(jié)點(diǎn)B8。不合格者則需要進(jìn)行修改，然后依次在完成以上各個(gè)步驟直至合格，最后由相關(guān)部門(mén)進(jìn)行登記編號(hào)、完成歸檔工作。

4　結(jié)束語(yǔ)

本文將工作流技術(shù)應(yīng)用到高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行了詳細(xì)的分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)使用表單驅(qū)動(dòng)工作流引擎的跳轉(zhuǎn)，能夠更好地滿足用戶需求，更好地實(shí)現(xiàn)用戶自由配置流程，并解決了高校內(nèi)部的信息孤島和應(yīng)用孤島現(xiàn)象，還大大地減少了由于后期需求的修改所引起的工作量?；诠ぷ髁鞯霓k公自動(dòng)化系統(tǒng)，將所有的子系統(tǒng)集成在一個(gè)統(tǒng)一的平臺(tái)上，使各項(xiàng)資源實(shí)現(xiàn)共享，能夠更完善地設(shè)計(jì)出符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從而加強(qiáng)高校內(nèi)部不同部門(mén)之間的日常聯(lián)系，提高高校整體的數(shù)字化管理水平。

［1］許波勇．辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的六大常見(jiàn)功能需求［J］．軟件服務(wù)，2010(5):63．

［2］蔡孝武，韓永國(guó)，藍(lán)科．一種輕量級(jí)工作流引擎的研究與設(shè)計(jì)［J］．計(jì)算機(jī)工程，2010(20):78－79．

［3］王振．辦公自動(dòng)化研究綜述［J］．辦公自動(dòng)化雜志，2010 (22)．

［4］周瑩．基于工作流的辦公自動(dòng)化OA系統(tǒng)構(gòu)建研究［J］．商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2011(20):90－91．

(責(zé)任編輯趙冰)

Design of University Office Automation System Based on Workflow

ZHANG Xiao－h(huán)ong，SU Yu，WU Bo
(College of Information Engineering，Zhongzhou University，Zhengzhou 450044，China)

The office automation system introduced in this paper，based on workflow，can effectively solve the problems of incomplete internal information sharing and big maintenance in the later stage．This paper mainly analyzes the design of office automation system based on workflow，and introduces the internal workflow module implementation mechanism based on the form designer，and，finally，some examples are provided to illustrate the university office automation system designed above．

workflow;office automation;collaborative technology

10．13783/j．cnki．cn41－1275/g4．2015．01．029

TP3－4

A

1008－3715(2015)01－0124－03

2014－11－08

張曉紅(1979—)，女，河南舞鋼人，碩士，中州大學(xué)信息工程學(xué)院講師，研究方向:軟件工程。