重點(diǎn)水利工程文檔一體化管理初探

文/龍口市水務(wù)局 王曉麗

近年來，龍口市先后組織實(shí)施了北邢家水庫除險(xiǎn)加固、王屋大型灌區(qū)節(jié)水改造、膠東地區(qū)引黃調(diào)水等重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目，由此形成了大量載體門類全、保存價(jià)值高的檔案。這些檔案既是重點(diǎn)水利工程建設(shè)的真實(shí)記錄，也是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，在保障城鄉(xiāng)人民生活正常進(jìn)行和預(yù)防抵御自然災(zāi)害方面有著十分重要的作用，推動(dòng)重點(diǎn)水利工程文檔一體化管理意義重大。

一、關(guān)于文檔一體化管理

文檔一體化管理，通俗的講就是把文件和檔案管理兩個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合起來，通過人工或計(jì)算機(jī)輔助等手段，納入同一系統(tǒng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)歸檔、編目、檢索和借閱管理的自動(dòng)化，便于檔案信息的接收、傳遞和及時(shí)歸檔。當(dāng)前信息化時(shí)代，文檔一體化管理更多地依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行資料搜集、接收和存儲(chǔ)，能夠形成一個(gè)更大的資源系統(tǒng)，從而提高查準(zhǔn)率、利用率和檢索速度。

二、重點(diǎn)水利工程建設(shè)文件形成的特點(diǎn)及現(xiàn)狀分析

（一）形成周期長

水利工程項(xiàng)目申報(bào)后能否立項(xiàng)，受到多方面因素的制約。尤其是大型跨流域調(diào)水工程需經(jīng)過長時(shí)間反復(fù)論證，才能最終決定能否上馬，南水北調(diào)工程從提出到實(shí)施歷經(jīng)半個(gè)世紀(jì)就是一個(gè)佐證。重點(diǎn)水利工程施工周期長的特點(diǎn)，使其工程文件形成具有階段性，只能依據(jù)工程施工階段，確定歸檔時(shí)間，待整個(gè)工程項(xiàng)目完成后實(shí)施檔案整體移交。

（二）綜合性強(qiáng)

重點(diǎn)水利工程建設(shè)投入資金大、涉及面廣，牽涉計(jì)劃、財(cái)政、建設(shè)、審計(jì)、電力、市政、環(huán)保等多個(gè)行業(yè)和部門。檔案資料涉及到方方面面，在工程竣工之前分頭管理，客觀上容易造成反映同一項(xiàng)目的文件材料分散于多個(gè)部門和單位，致使文件材料不成套，許多具備重要價(jià)值的紙質(zhì)和電子文件不能按程序處理并及時(shí)歸檔。

（三）延續(xù)性強(qiáng)

重點(diǎn)水利建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計(jì)涉及水文、氣象、社會(huì)和國民經(jīng)濟(jì)、生態(tài)和環(huán)境等多方面的研究，大部分資料要在保留原始數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，逐年進(jìn)行整理。水利工程檔案來源工程建設(shè)全過程，不僅對(duì)建設(shè)過程中的施工組織、質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、竣工驗(yàn)收及其他日常管理工作具有重要作用，而且在工程建成后的運(yùn)行管理工作中，也是不可缺少的依據(jù)，具有長期的使用價(jià)值。

（四）電子文檔存檔量大

隨著信息化的快速發(fā)展，特別是辦公自動(dòng)化的推廣應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)越來越多地應(yīng)用到水利工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、基建等活動(dòng)中，上述工作中的許多文件的文本、表格、圖形、圖片等都是以電子文檔的形式保存下來的，大量的紙質(zhì)檔案被電磁介質(zhì)所取代，電子文檔逐步成為重點(diǎn)水利工程檔案資料的主要載體形式。

三、重點(diǎn)水利工程文檔一體化管理中存在的問題

（一）檔案一體化管理工作意識(shí)淡薄

總體來看，水利工程文檔一體化工作還不能適應(yīng)形勢發(fā)展需要，受傳統(tǒng)觀念影響，重“文”輕“檔”、重“管”輕“用”觀念一定程度存在，主要表現(xiàn)在：重視文件材料的收集整理，忽視文卷宗的整理和形成；重視硬件設(shè)施投入，忽視檔案信息資源開發(fā)；將檔案的歸檔、保管情況作為衡量檔案工作的尺子，過分強(qiáng)調(diào)檔案的歸檔率，使得大部分檔案室只是個(gè)科技文件保管單位，檔案資源多表現(xiàn)為一種靜態(tài)的、封閉的資源，從而導(dǎo)致檔案信息功能弱化，檔案資源利用效率不高。

（二）檔案安全管理存在隱患

部分基層單位沒有健全完善檔案管理規(guī)章制度，有些單位雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在工作中不能嚴(yán)格章辦事。特別是在信息化發(fā)展過程中，個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)發(fā)布的信息缺少必要的審查和管理。

（三）文檔一體化建設(shè)投入不夠

受文檔一體化、特別是檔案信息化建設(shè)資金限制，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和技術(shù)支持，文檔一體化和信息化建設(shè)一定程度上受到限制。在開發(fā)一些專業(yè)應(yīng)用軟件（水質(zhì)監(jiān)測系統(tǒng)、水資源管理系統(tǒng)、電子政務(wù)信息系統(tǒng)等）管理系統(tǒng)時(shí)，未同步建設(shè)綜合檔案管理系統(tǒng)，信息化建設(shè)各自為政，水利工程檔案信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo)不夠明確，尚未確定數(shù)據(jù)的統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)，未形成科學(xué)統(tǒng)籌、整體推進(jìn)的良好局面。

四、加快重點(diǎn)水利工程文檔一體化管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、提高認(rèn)識(shí)，推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的有序發(fā)展

單位領(lǐng)導(dǎo)要給予應(yīng)有的重視，研究確定總體發(fā)展方向和階段性工作目標(biāo)，將文檔一體化管理納入年度工作計(jì)劃，列入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核內(nèi)容。

（二）注重管理、豐富室藏，促進(jìn)文檔一體化管理的資源共享

首先要加強(qiáng)文檔基礎(chǔ)性管理工作，對(duì)文件和檔案實(shí)體進(jìn)行科學(xué)有序的管理，對(duì)水利工程建設(shè)形成的原始文件進(jìn)行規(guī)范化的收集、整編和信息組織，積極推行文檔一體化管理，為檔案信息化做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。其次是加快館藏水利科研數(shù)字加工工作，先集中力量把水利科研成果報(bào)告轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件，再利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設(shè)本單位和科研檔案數(shù)據(jù)庫，從而提高檔案信息資源的共享利用率。第三是創(chuàng)新服務(wù)理念和服務(wù)模式，變過去那種被動(dòng)手工式的檔案提供利用方式，為主動(dòng)的、開放的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息在線服務(wù)，從而大大提高工作效率和管理水平。

（三）重視人才，提升素質(zhì)，促進(jìn)檔案隊(duì)伍建設(shè)

加大對(duì)檔案工作人員培訓(xùn)力度，注重提高檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，培養(yǎng)不僅懂電子檔案，還要懂電子政務(wù)的新型復(fù)合型人才；加強(qiáng)對(duì)檔案人員信息意識(shí)的培養(yǎng)，提高檔案工作人員掌握和運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的能力，以適應(yīng)水利現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的需要，推動(dòng)水利工程文檔一體化建設(shè)的健康發(fā)展。