淺論高?；n案管理

龔筱芃

隨著我國高等教育的快速發(fā)展，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，高?；窘ㄔO(shè)進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，隨之而來的是大學(xué)城建設(shè)、新校區(qū)建設(shè)、原校區(qū)舊房的維修與改造等一系列基本建設(shè)如雨后春筍蜂擁而上。

國家投入大量的資金建設(shè)教學(xué)實(shí)驗(yàn)樓、科研樓、辦公樓、圖書館、學(xué)生公寓樓、體育場(chǎng)館、生活輔助用房及配套基礎(chǔ)設(shè)施、道路、地下管道、綠化景觀等，隨之產(chǎn)生大量有保存價(jià)值的基建檔案資料。它不僅是高校基建工作的真實(shí)記錄，而且是以后高校發(fā)展過程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改建、擴(kuò)建、加固、維修的重要依據(jù)。它記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，其應(yīng)受到重視。

1.高?；n案概述

高校基建檔案是指高校在基建管理和基建工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工交付過程中，直接形成的具有保存利用價(jià)值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同形式的文件材料。高?；üこ虣n案是對(duì)工程建設(shè)過程真實(shí)、系統(tǒng)、完整的反映，記載和反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的全部過程，是高校建設(shè)與發(fā)展歷史的再現(xiàn)。

2.高校基建檔案的分類

高?；n案一般可分為依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程管理文件、施工竣工驗(yàn)收文件、監(jiān)理文件、基建財(cái)務(wù)文件等七大類。

2.1依據(jù)性文件。包括工程項(xiàng)目建議書、上級(jí)批復(fù)和計(jì)劃批文。

2.2基礎(chǔ)性文件。包括工程地質(zhì)、勘察報(bào)告、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告及說明。

2.3工程設(shè)計(jì)文件。包括初步設(shè)計(jì)、施工圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)及審批。

2.4工程管理文件。包括建筑紅線圖、建筑工程規(guī)劃許可證、施工許可證、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、承包合同、產(chǎn)權(quán)證書等。

2.5施工竣工驗(yàn)收文件。包括開工報(bào)告、會(huì)審紀(jì)要、工程技術(shù)要求；施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、安全措施、技術(shù)措施；隱蔽工程驗(yàn)收記錄、砂漿、混凝土試驗(yàn)報(bào)告、水泥、磚檢驗(yàn)報(bào)告、鋼材機(jī)械性能試驗(yàn)報(bào)告、混凝土工程施工記錄、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄；竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及圖紙；分部工程質(zhì)量評(píng)定、單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定、觀感質(zhì)量評(píng)定，等等。

2.6監(jiān)理文件。包括監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知和監(jiān)理工程評(píng)價(jià)。

2.7基建財(cái)務(wù)文件。包括設(shè)計(jì)變更通知、工程預(yù)算、結(jié)算和審計(jì)結(jié)論。

3.高?；üこ虣n案具有范圍廣、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)

高?；üこ虣n案是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及面廣、涉及單位多：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、測(cè)量、監(jiān)理、施工、水、電、氣管理、消防、環(huán)保、質(zhì)檢等許多部門及土建、安裝等諸多專業(yè)。

4.高?；n案具有歷史記錄作用、憑證作用和參考作用

4.1歷史記錄作用。高?；n案記載了學(xué)校內(nèi)各建筑物的具體位置、開工時(shí)間、竣工時(shí)間，施工面積和工程造價(jià)等，真實(shí)反映了建筑物建設(shè)的全過程，包括工程投資計(jì)劃、工程立項(xiàng)批文、工程地質(zhì)勘查、工程圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)、合同的簽訂、工程施工進(jìn)程、工程竣工驗(yàn)收、工程決算及工程交付使用；其資料和文件包含大量的圖紙、圖表、文字、影像等資料，把整個(gè)工程建設(shè)過程具體地、直觀地、清晰地顯現(xiàn)出來。

4.2憑證作用。高?；n案有大量依據(jù)性文件（學(xué)校上級(jí)部門對(duì)工程的立項(xiàng)批文、地方政府相關(guān)部門的各種批文如土地、規(guī)劃、消防、抗震、防雷、質(zhì)監(jiān)、環(huán)保等部門的相關(guān)批文），這些文件真實(shí)地記錄了當(dāng)時(shí)工程建設(shè)的歷史情況，對(duì)以后的房產(chǎn)辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等起著非常重要的依據(jù)和憑證作用。

4.3參考作用。隨著時(shí)間的變遷，當(dāng)學(xué)校對(duì)已建工程項(xiàng)目進(jìn)行維修、改、擴(kuò)建時(shí)，真實(shí)、完整的基建檔案資料可以作為重要的參考依據(jù)，可以對(duì)以往的工程情況進(jìn)行分析研究，快速、準(zhǔn)確地制訂具體的施工方案。既可以避免設(shè)計(jì)的盲目性，少走彎路，節(jié)省時(shí)間，又可以減少工作量，加快工程進(jìn)度，提高工作效率。

5.加強(qiáng)基建檔案管理的一些措施

要做好高?；n案管理工作，必須提高認(rèn)識(shí)、健全制度、規(guī)范管理、加強(qiáng)學(xué)習(xí)、相互配合。

5.1領(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵。搞好基建檔案管理工作，需要領(lǐng)導(dǎo)重視，領(lǐng)導(dǎo)實(shí)實(shí)在在的重視和支持是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵，只有領(lǐng)導(dǎo)重視和支持檔案管理工作，才能將基建檔案納入工作計(jì)劃，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

5.2完善基建檔案管理制度。完善基建管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，是做好基建工程檔案歸檔的前提。制定一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進(jìn)行檢查、督促，將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的前提。

5.3組織本單位檔案人員及其相關(guān)的管理學(xué)習(xí)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)，在各部門間達(dá)成檔案共識(shí)，自覺增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，做到積極主動(dòng)，提前擬訂計(jì)劃，實(shí)行跟蹤收集、動(dòng)態(tài)收集、嚴(yán)把質(zhì)量。同時(shí)要求檔案管理人員要根據(jù)工程進(jìn)度，積極主動(dòng)與參建單位的檔案管理人員聯(lián)系，積極配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集。

5.4加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)、提高科學(xué)管理水平。“關(guān)鍵在人”是基建檔案工作的核心，做好基建工程檔案要把提高檔案管理人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部門作為基建檔案的管理和使用部門，檔案管理人員更應(yīng)當(dāng)自覺提高對(duì)各種基建資料妥善保管和及時(shí)歸檔的責(zé)任心和自覺性。在具體工作中，基建部門的領(lǐng)導(dǎo)要注重加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)訓(xùn)練、加強(qiáng)科學(xué)管理，從基建管理和檔案管理兩方面進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。

5.4.1檔案管理人員要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高自身修養(yǎng)。就是說，從事檔案工作必須具備基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等。檔案人員綜合素質(zhì)直接影響檔案工作的效率和檔案的質(zhì)量，檔案管理人員除了要參加常規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)外，還要特別加強(qiáng)現(xiàn)代化管理知識(shí)培訓(xùn)，不斷調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，學(xué)以致用。不但要了解檔案管理的基本知識(shí)和基建專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，還要熟悉基建工程業(yè)務(wù)流程、歸檔范圍、分類原則及學(xué)校基本建設(shè)現(xiàn)狀和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等。要從工程立項(xiàng)、招投標(biāo)開始提前介入建設(shè)工程，切實(shí)了解工程進(jìn)度，掌握第一手資料，做到心中有數(shù)。檔案工作者要不斷努力，注意提高自身修養(yǎng)；端正思想，認(rèn)清形勢(shì)，不斷學(xué)習(xí)，注重積累。要把自學(xué)作為提高自身素質(zhì)的一個(gè)重要途徑。通過自我學(xué)習(xí)，與他人交流，擴(kuò)大知識(shí)面，并注重學(xué)習(xí)過程中的探索與積累，把實(shí)際工作與理論有機(jī)結(jié)合。

5.4.2檔案管理人員要了解基建工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度狀況，適時(shí)邀請(qǐng)學(xué)校檔案管理的專業(yè)人員組織基建文件材料歸檔業(yè)務(wù)培訓(xùn)，主動(dòng)參與基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收，認(rèn)真做好基建檔案的接收、保管和提供利用服務(wù)。按照“提高素質(zhì)、精通業(yè)務(wù)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的要求，分階段、分層次、有計(jì)劃、有步驟地對(duì)工程管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)。

5.5高?；n案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而充滿挑戰(zhàn)的工作，需要各部門的支持，同時(shí)也需要人們引起足夠的重視。注重加強(qiáng)各檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)人員之間及檔案管理單位之間的業(yè)務(wù)交流。通過交流，使他們盡快吸取別人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)查找自己的不足，把好的經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用于自己的實(shí)際工作中。

基建檔案管理部門要加強(qiáng)與參建單位的聯(lián)系和協(xié)調(diào)，要相互學(xué)習(xí)、相互配合才能做好基建項(xiàng)目檔案的指導(dǎo)、監(jiān)督工作，由于基建檔案牽扯單位較多，常涉及政府部門、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等，因此需多方密切合作。

5.5.1.檔案管理工作看似簡(jiǎn)單，但實(shí)際上具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。檔案管理人員必須具備廣博的知識(shí)，因此檔案管理部門必須足夠重視，從工程項(xiàng)目建設(shè)開始，應(yīng)該組織承包單位學(xué)習(xí)、貫徹國家關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強(qiáng)化崗前培訓(xùn)，要求做到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、格式和要求，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)，系統(tǒng)掌握工程項(xiàng)目開工前、工程項(xiàng)目進(jìn)行過程中、工程項(xiàng)目竣工后檔案工作的不同點(diǎn)與側(cè)重點(diǎn)，既要瞻前顧后，又要緊抓過程。

5.5.2.施工單位作為檔案最直接的接觸方，施工單位能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求及標(biāo)準(zhǔn)，樹立檔案意識(shí)等都會(huì)對(duì)檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。必須及早對(duì)相關(guān)施工單位檔案管理人員開展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等進(jìn)行培訓(xùn)，樹立檔案思想，增強(qiáng)建檔、歸檔意識(shí)，熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)等。

5.5.3.基建工程管理部門的工地代表、工程監(jiān)理單位的管理人員要密切注意工程變更，及時(shí)查驗(yàn)、監(jiān)督監(jiān)理和施工單位做好技術(shù)變更記錄和竣工圖繪制。檔案管理人員必須積極參加，與工程管理部門密切配合，共同進(jìn)行，監(jiān)理單位和施工單位要把完整的、系統(tǒng)的、準(zhǔn)確的施工變更數(shù)據(jù)和有關(guān)信息及時(shí)完整地反饋給甲方工地代表，確保基建工程竣工檔案是準(zhǔn)確完整的第一手資料。

6.結(jié)語

基建檔案是高校的無形地寶貴財(cái)富，是高?；窘ㄔO(shè)工作的真實(shí)記錄和歷史憑證，也是基建工程今后的維護(hù)、管理、改建、擴(kuò)建和資產(chǎn)評(píng)估的依據(jù)。隨著時(shí)間推移，人們會(huì)越來越認(rèn)識(shí)到基建檔案的重要性和建立基建檔案體系的必要性。因此，我們必須做好基建檔案的管理工作，把好質(zhì)量關(guān)，不斷提高業(yè)務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量，使高?；n案為高等教育事業(yè)發(fā)展提供更好的服務(wù)，為國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。