高校教務(wù)管理信息化建設(shè)研究

劉忠德　楊永清

摘 要： 高校教務(wù)管理信息化的水平在一定程度上決定了學(xué)校教務(wù)管理的效率，而在教務(wù)管理信息化的建設(shè)過程中還存在諸多問題，制約了信息化前進(jìn)的步伐，因此，應(yīng)通過軟件技術(shù)革新、管理制度建設(shè)、管理隊(duì)伍建設(shè)、人員培訓(xùn)等措施，提高教務(wù)管理信息化水平，促進(jìn)教務(wù)管理信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 高校 教務(wù)管理 信息化

教務(wù)管理是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，是衡量高校辦學(xué)水平的重要尺度。隨著高等教育的發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，教學(xué)管理工作越來越復(fù)雜，教務(wù)管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。教務(wù)管理人員只有不斷更新管理理念，將先進(jìn)的信息技術(shù)運(yùn)用到教務(wù)管理工作中，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，才能適應(yīng)現(xiàn)代高校教學(xué)管理的需要。目前，很多高校教務(wù)管理信息化建設(shè)已取得比較顯著成效，但還存在一些問題，影響高校教務(wù)管理信息化的發(fā)展。

一、高校教務(wù)管理信息化建設(shè)重要性

1.適應(yīng)現(xiàn)代高等教育發(fā)展的要求。

高等教育大眾化的普及，招生人數(shù)的逐年增多，辦學(xué)形式的多樣化，以及學(xué)分制的實(shí)施，使得教務(wù)管理內(nèi)容越來越多，難度越來越大，要求也越來越高，傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代管理的需要。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)管理信息化，適應(yīng)現(xiàn)代教育教學(xué)改革發(fā)展的需要，是教務(wù)管理的當(dāng)務(wù)之急。

2.有利于高?？茖W(xué)規(guī)范管理。

高校教務(wù)管理工作涉及面廣、事務(wù)繁雜、內(nèi)容多、工作量大，沒有一套科學(xué)高效的管理手段和嚴(yán)格的規(guī)章制度，是無法保障日常教學(xué)秩序的。傳統(tǒng)的教務(wù)管理模式手段落后，不僅耗費(fèi)大量的人力、物力，而且容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，工作效率低下。利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立高校教務(wù)管理信息系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)自動(dòng)處理、教學(xué)資源共享得以實(shí)現(xiàn)，極大地提高了數(shù)據(jù)處理和查詢效率，減輕了教務(wù)管理人員的工作壓力，減少了工作失誤，提高了工作效率，使教務(wù)管理工作更加方便、快捷、高效、準(zhǔn)確，有利于促進(jìn)教務(wù)管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化，提高教務(wù)管理水平和管理質(zhì)量。

二、高校教務(wù)管理信息化建設(shè)存在的問題

高校教務(wù)管理信息化建設(shè)固然重要，但是由于現(xiàn)存高校教務(wù)管理體制自身特點(diǎn)的制約，在教務(wù)管理信息化實(shí)施和應(yīng)用過程中，還存在效率低、功能難以實(shí)現(xiàn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等若干問題，制約著教務(wù)管理信息化的發(fā)展。

1.教務(wù)管理軟件系統(tǒng)與高?，F(xiàn)行教學(xué)管理體制的不一致，制約了教務(wù)管理信息化改革。

由于各高校的教學(xué)管理模式不盡相同，但軟件公司開發(fā)的教務(wù)管理系統(tǒng)是根據(jù)大多數(shù)學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行開發(fā)的，在具體的應(yīng)用過程中再根據(jù)不同學(xué)校的實(shí)際情況進(jìn)行修改，使得教務(wù)管理軟件在促進(jìn)高校向科學(xué)現(xiàn)代的教學(xué)管理體制邁進(jìn)的同時(shí)，又與具有不同特色高校的管理體制產(chǎn)生了矛盾。隨著教學(xué)改革需求的動(dòng)態(tài)變化，教務(wù)管理信息系統(tǒng)也需要不斷更新功能模塊，需要有強(qiáng)大的后期技術(shù)和資金的投入與支持，但由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視程度、技術(shù)人員能力素質(zhì)、學(xué)校資金投入等因素的約束，因而教務(wù)管理系統(tǒng)的后續(xù)開發(fā)往往不能滿足教學(xué)改革的要求，從而影響教務(wù)管理信息化改革的進(jìn)程。

2.組織機(jī)構(gòu)在職能上與教務(wù)管理系統(tǒng)流程不相符，影響系統(tǒng)的效能發(fā)揮。

高校教務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的目的是適應(yīng)高校的教學(xué)改革和教學(xué)管理信息化，提高高校教務(wù)管理的效率，根據(jù)本校教學(xué)管理組織職能的實(shí)際情況，構(gòu)建教務(wù)管理信息系統(tǒng)。在信息化建設(shè)初期，學(xué)?；旧夏軌蛟谌肆?、物力等資源方面給予一定保障，對(duì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)備工作做得也比較充分。但是，學(xué)校往往忽視現(xiàn)行教學(xué)管理流程、組織機(jī)構(gòu)職能與現(xiàn)代的教學(xué)信息管理理念適應(yīng)性方面的調(diào)研，管理工作在一定程度上仍然停留在職能化管理的模式上，沒有形成系統(tǒng)的有效管理體系，最終導(dǎo)致管理制度和系統(tǒng)操作流程相矛盾、人為干擾系統(tǒng)流程、隨意性情況嚴(yán)重等問題。教務(wù)管理系統(tǒng)投入使用后，缺少相應(yīng)后繼的保障，沒有建立與之相適應(yīng)的工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)則、管理制度。學(xué)校教學(xué)管理組織職能結(jié)構(gòu)的封閉性、管理規(guī)則混亂，強(qiáng)烈地制約了現(xiàn)代教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用。隨著信息化的不斷深入，這些問題必然會(huì)更加突出，最終導(dǎo)致系統(tǒng)應(yīng)用不配套，嚴(yán)重影響教務(wù)管理信息系統(tǒng)效能的充分發(fā)揮。

3.教務(wù)管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)控制不規(guī)范，影響教務(wù)管理的效率。

在教務(wù)管理系統(tǒng)中，包含學(xué)生、教師、課程與教室等一系列復(fù)雜的信息數(shù)據(jù)，且在使用的過程中會(huì)不斷維護(hù)與更新。某些數(shù)據(jù)管理的科學(xué)性、規(guī)范性將直接影響教務(wù)管理系統(tǒng)的運(yùn)行效率，決定系統(tǒng)應(yīng)用的成敗。隨著社會(huì)發(fā)展，對(duì)人才素質(zhì)的要求也在不斷變化，因此，學(xué)校也在不斷地對(duì)人才培養(yǎng)方案進(jìn)行修訂，這些變化都會(huì)導(dǎo)致對(duì)原有教學(xué)計(jì)劃的調(diào)整。在這個(gè)過程中，由于課程建設(shè)與課程管理制度的缺失或不到位，出現(xiàn)了不規(guī)范的課程名稱、不規(guī)范的課程編號(hào)、相同課程不同年級(jí)間的學(xué)分差異等情況，這些情況的發(fā)生都會(huì)影響教學(xué)組織實(shí)施、學(xué)生的選課、學(xué)生的成績認(rèn)定等一系列后續(xù)工作，進(jìn)而影響教務(wù)管理工作效率。

三、高校教務(wù)管理信息化建設(shè)的對(duì)策

教務(wù)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性與創(chuàng)新性的系統(tǒng)工程，整個(gè)工程涉及的內(nèi)容很廣泛，不僅指教務(wù)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)在教務(wù)管理各項(xiàng)活動(dòng)中利用信息技術(shù)進(jìn)行信息化管理的應(yīng)用平臺(tái)，還涉及技術(shù)應(yīng)用以及組織機(jī)構(gòu)、管理制度、人力資源等方面的革新，在制定具體措施的過程中，需要從宏觀及微觀兩方面加以全面考慮。

1.注重軟件開發(fā)與利用的技術(shù)革新。

技術(shù)革新是軟件開發(fā)利用的前提，“工作流”技術(shù)是當(dāng)前計(jì)算機(jī)應(yīng)用領(lǐng)域和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)領(lǐng)域迅速發(fā)展的一項(xiàng)新技術(shù)，基于“工作流”的管理系統(tǒng)已成為一種趨勢(shì)。教務(wù)管理系統(tǒng)即是由一系列的業(yè)務(wù)流程組成的，很適合將“工作流”技術(shù)引進(jìn)到教務(wù)管理系統(tǒng)中，以靈活設(shè)置教務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程的，為過程重組提供支持，并能提高教學(xué)管理的規(guī)范化程度，縮短業(yè)務(wù)處理周期，通過更好的規(guī)劃工作流程，并行執(zhí)行相互獨(dú)立的活動(dòng)，減少文檔的傳遞時(shí)間。就目前教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用而言，一般采取購買現(xiàn)成的管理軟件，解決開發(fā)周期長、技術(shù)難的問題，快速實(shí)現(xiàn)流程管理的原型。要做到教務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用高效，必須進(jìn)行系統(tǒng)的二次開發(fā)，使系統(tǒng)更適合學(xué)校管理個(gè)性化和持續(xù)發(fā)展的需要。

2.加強(qiáng)教務(wù)管理運(yùn)行與管理制度建設(shè)。

教務(wù)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來自學(xué)校的各個(gè)部門，使用者涵蓋學(xué)校的廣大師生及各級(jí)各類管理人員，數(shù)據(jù)和人員的復(fù)雜性，促使學(xué)校必須建立和遵守一套規(guī)范的教務(wù)管理運(yùn)行規(guī)則和管理制度，強(qiáng)化用戶信息化理論學(xué)習(xí)，約束用戶不當(dāng)操作行為，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力和強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任意識(shí)，避免發(fā)生隨意性、盲目性的人為錯(cuò)誤。只有這樣，才能保障教務(wù)管理信息系統(tǒng)順暢、高效地運(yùn)行。

3.加強(qiáng)教務(wù)管理隊(duì)伍團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

由于教務(wù)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，為了保證信息系統(tǒng)順暢、高效地運(yùn)行，學(xué)校應(yīng)以流程任務(wù)為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)原有的組織結(jié)構(gòu)、人員設(shè)置、工作任務(wù)進(jìn)行必要調(diào)整。在調(diào)整過程中應(yīng)綜合考慮各方面因素，如任務(wù)工作量、人員專業(yè)素質(zhì)、個(gè)工作環(huán)節(jié)的銜接等。

4.加強(qiáng)人員培訓(xùn)和系統(tǒng)的管理。

教務(wù)管理信息建設(shè)離不開教務(wù)管理人員的應(yīng)用，因此，高校教務(wù)管理人員除了需要有良好的思想品德素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，還必須熟練掌握必要的專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代教育理念，不停地加強(qiáng)學(xué)習(xí)和提高。制定有效的激勵(lì)措施，鼓勵(lì)教務(wù)管理人員多思考，制訂相應(yīng)的培訓(xùn)計(jì)劃，給他們提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，調(diào)動(dòng)教務(wù)管理人員的積極性和主動(dòng)性。

高校教務(wù)管理信息化建設(shè)對(duì)高校教務(wù)管理工作的效率提高有積極的推動(dòng)作用，如何實(shí)現(xiàn)從有到優(yōu)的過程還有很長一段路要走。領(lǐng)導(dǎo)的重視、管理者的能力、管理的規(guī)范化都是高校教務(wù)管理信息化建設(shè)不可或缺的條件，教務(wù)管理信息化建設(shè)的發(fā)展還有很多方面值得我們思考與探索。

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