精細化管理在高校學(xué)籍管理中的應(yīng)用

迮燕華

摘 要： 本文通過對精細化管理的含義和高校學(xué)籍管理中問題的介紹，指出在高效學(xué)籍管理中引入精細化管理的重要性，并介紹了我院在學(xué)籍管理中實行的精細化管理。

關(guān)鍵詞： 精細化 高校學(xué)籍管理 教學(xué)應(yīng)用

一、精細化管理的具體含義

精細化管理又稱精細管理、精益管理、零缺陷管理，指管理活動的精確化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化和細致化。精細化管理是一種實事求是的系統(tǒng)規(guī)劃，是通過細化規(guī)則，運用程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化的手段，使組織管理的各個單元精確、高效、協(xié)調(diào)和持續(xù)運行。現(xiàn)代工業(yè)化中的精細化管理最早是由被譽為“科學(xué)管理之父”的弗雷德里克·泰羅（Frederick Winslow Taylor）在其1911年發(fā)表的《科學(xué)管理原理》一書中首次提出的。20世紀(jì)50年代，日本企業(yè)將精細化管理運作模式發(fā)揮得淋漓盡致，形成了現(xiàn)代精細化管理理論，并迅速傳播到了世界各地。在我國，上世紀(jì)60年代的大慶油田、本世紀(jì)的海爾等一批企業(yè)都是實行精細化管理的優(yōu)秀典范。

精細化管理具體表現(xiàn)在通過對每個單位、部門和崗位的職能、職責(zé)的精確定位，把工作對象、工作內(nèi)容和對應(yīng)的責(zé)任進行具體化、明確化，再對目標(biāo)市場、工作內(nèi)容、工作對策、考核指標(biāo)和保障制度等進行細化。通過運用定量化、標(biāo)準(zhǔn)化等手段，把管理工作簡單化、流程化、數(shù)據(jù)化、信息化，同時在此基礎(chǔ)上實行剛性的制度管理，規(guī)范工作人員的行為，做好實效反饋，強化責(zé)任落實，從而形成優(yōu)良的執(zhí)行文化。精細化管理的基本特征可以用“精、準(zhǔn)、細、嚴(yán)“四個字概括，精指做精，精益求精，追求最好，不僅要把產(chǎn)品做精做好，更要把服務(wù)及管理等工作做到極致，挑戰(zhàn)完美極限；準(zhǔn)指準(zhǔn)確的信息與決策，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)與計量，準(zhǔn)確的時間銜接和正確的工作方法；細指對象細化、內(nèi)容細化、管理細化，特別是執(zhí)行步驟要求細化；嚴(yán)指嚴(yán)格控制、嚴(yán)格落實，嚴(yán)格執(zhí)行制定的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度等。

二、高校學(xué)籍管理的重要性及存在的問題

高校的學(xué)籍管理是教學(xué)管理的重要組成部分，是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的相關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校、學(xué)生實際制定的有關(guān)實施細則，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個學(xué)習(xí)過程產(chǎn)生的動態(tài)數(shù)據(jù)的管理。學(xué)籍管理一般包含三部分內(nèi)容，首先新生學(xué)籍注冊；其次是對在校生學(xué)年注冊和異動處理，學(xué)籍異動主要包括休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、留級、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)等；最后是對學(xué)生畢業(yè)資格審核，完成學(xué)歷注冊。也就是說學(xué)籍管理工作貫穿學(xué)生從入校到畢業(yè)的整個在校過程。學(xué)籍信息的有誤直接關(guān)系到畢業(yè)證書的有效性。學(xué)籍管理的規(guī)范程度直接影響整個教學(xué)管理質(zhì)量，從而影響人才培養(yǎng)質(zhì)量。成千上萬條學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)中，只要有一條數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，就可能對某位學(xué)生后續(xù)工作、學(xué)習(xí)造成巨大的問題。

因為各高校招生規(guī)模的擴大，生源背景越來越復(fù)雜，辦學(xué)模式越來越多樣化，學(xué)籍管理難度和復(fù)雜度不斷加大，所以在管理過程中出現(xiàn)了各種問題，主要表現(xiàn)為以下幾種。

1.由于部分師生對學(xué)籍的重要性和必要性認(rèn)識不夠，出現(xiàn)學(xué)生修改基本自然信息后未及時提交學(xué)籍信息修改，如更改姓名等現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)籍信息不準(zhǔn)確。

2.由于部分師生不了解學(xué)籍異動的相關(guān)流程，出現(xiàn)學(xué)生未辦理學(xué)籍異動手續(xù)就已離校的現(xiàn)象，從而出現(xiàn)實際在校生數(shù)與在籍人數(shù)出現(xiàn)誤差，導(dǎo)致學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

3.由于各部門系統(tǒng)的獨立性，出現(xiàn)個別部門因未及時維護相關(guān)異動信息，導(dǎo)致部門與部門之間學(xué)籍信息不一致。

三、學(xué)籍管理需要精細化管理

鑒于學(xué)籍管理的復(fù)雜性和重要性，在學(xué)籍管理中引入精細化管理是非常必要的。實現(xiàn)精細化管理一般需要通過細節(jié)化、數(shù)據(jù)化、流程化、規(guī)范化、嚴(yán)格化等方法步驟。

1.細節(jié)化是精細化管理的基本前提，指將一項工作或任務(wù)，按合理的邏輯結(jié)構(gòu)，細分為若干組成部分；或者按工作時間順序，將工作、任務(wù)分解為各個組成部分和工作單元。有利于建立和改進工作流程，有利于對工作時間的控制和各環(huán)節(jié)執(zhí)行時限的確定，同時包括對各崗位和部門之間、各個工作單元的具體責(zé)任進行細化及相互銜接管理的細化。如何科學(xué)、合理地實現(xiàn)細節(jié)化是精細化管理的關(guān)鍵所在。學(xué)籍管理工作并不只涉及學(xué)籍管理部門，而是涉及多個部門，每個部門都有其相應(yīng)的工作任務(wù)。以我院學(xué)籍管理為例，學(xué)院系部對學(xué)生的所有材料進行初審；醫(yī)務(wù)室對醫(yī)院證明等材料進行審核（因身體原因申請學(xué)籍異動的）；教務(wù)處對所有材料進行復(fù)審；院辦負(fù)責(zé)學(xué)籍發(fā)文及相關(guān)材料存檔。而異動后的學(xué)生需要離校，還需涉及宿管辦、學(xué)生處、圖書館、財務(wù)處、卡中心等部門。

2.數(shù)據(jù)化是精細化管理的實現(xiàn)基礎(chǔ)，是細節(jié)化工作的深入。把管理內(nèi)容數(shù)據(jù)化是精細化管理的重要內(nèi)容，衡量精細化管理工作的最好標(biāo)準(zhǔn)是讓數(shù)據(jù)說話。恩格斯指出：“任何一門科學(xué)，只有當(dāng)數(shù)學(xué)引入后才能成為科學(xué)?！本毣芾硗ㄟ^對數(shù)據(jù)的搜集、分析、研究，確定如何進行具體的精確操作。它把管理上的執(zhí)行細節(jié)、工作內(nèi)容、效率反饋盡可能地數(shù)據(jù)定量化，使管理決策更具科學(xué)性和可操作性。學(xué)籍管理涉及最多的是學(xué)生數(shù)據(jù)，而學(xué)生數(shù)據(jù)量是非常大的，所以學(xué)籍管理中數(shù)據(jù)化是非常必要的。以我院學(xué)籍管理為例，在每學(xué)期其中，均會對每個院系部手中掌握的學(xué)生數(shù)據(jù)和異動學(xué)生數(shù)據(jù)進行收集，并與教務(wù)處掌握的學(xué)生數(shù)據(jù)進行進一步比對、核實，避免出現(xiàn)上述學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)與實際數(shù)據(jù)不一致的情況。同時，我院實行數(shù)字化校園，實現(xiàn)各部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對接，這樣只要學(xué)籍管理部門對異動學(xué)生進行操作，相關(guān)部門中的學(xué)生數(shù)據(jù)會進行相應(yīng)的修改，從而避免各部門數(shù)據(jù)不一致現(xiàn)象出現(xiàn)。

3.流程化是精細化管理的重要方式，是在把工作或任務(wù)細化為若干個工作單元的基礎(chǔ)上，對各個工作步驟或環(huán)節(jié)進行分析、簡化、改進、整合、優(yōu)化，使各個工作崗位、工作步驟和工作內(nèi)容更好地銜接配合、協(xié)同動作，從而提高管理的整體效能。我院在學(xué)籍管理中，根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定（教育部令第21號）》及相關(guān)規(guī)定和學(xué)院學(xué)籍規(guī)定對不同類型的學(xué)籍操作制定詳盡的流程，并對所有師生公布，以便師生了解學(xué)習(xí)。以退學(xué)為例，其基本流程如下：學(xué)生本人申請并按要求填寫《學(xué)籍異動申請表》→學(xué)生所在院系部審核→教務(wù)處審核→分管院領(lǐng)導(dǎo)審批→院務(wù)會討論→學(xué)院發(fā)文→院系部通知學(xué)生辦理離校手續(xù)，教務(wù)處在教務(wù)管理系統(tǒng)和學(xué)信網(wǎng)上進行學(xué)籍異動處理。

4.規(guī)范化是精細化管理的必要條件，指根據(jù)精細化管理的具體需要，合理地制定并固化相關(guān)工作規(guī)程、基本制度及各類工作任務(wù)或事務(wù)管理的作業(yè)流程，以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，并要求在管理工作中嚴(yán)格按照這些工作規(guī)程、制度和流程實施，實現(xiàn)管理工作的井然有序和協(xié)調(diào)高效。鑒于學(xué)籍管理的重要性和管理的復(fù)雜性，規(guī)范化是必不可少的，必須嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進行處理，否則可能會對學(xué)生后續(xù)的學(xué)習(xí)工作帶來不小的問題。例如未按照相關(guān)規(guī)定，對不符合轉(zhuǎn)專業(yè)條件的學(xué)生進行轉(zhuǎn)專業(yè)操作，則學(xué)信網(wǎng)上省教育廳無法審核通過，從而導(dǎo)致學(xué)生電子學(xué)歷與紙質(zhì)畢業(yè)證書不一致，社會上將不承認(rèn)其畢業(yè)證書的有效性。

5.嚴(yán)格化是精細化管理的關(guān)鍵保障。精細化管理的關(guān)鍵在于嚴(yán)格抓好管理工作的落實。實際上，我們從來不缺少雄韜偉略的戰(zhàn)略家，缺少的是精益求精的執(zhí)行者；不缺少各類細致的管理制度，缺少的是不折不扣的執(zhí)行者。再偉大的目標(biāo)和構(gòu)想，再完美的操作方案，如果不能得到強有力的執(zhí)行，最終只能是紙上談兵。我院對學(xué)籍管理非常重視，在管理過程中嚴(yán)格執(zhí)行。例如學(xué)籍異動必須經(jīng)過指定的部門進行審核處理，教務(wù)系統(tǒng)和學(xué)信網(wǎng)上的異動操作必須對照學(xué)籍發(fā)文進行等。由于在學(xué)籍管理中規(guī)定未請假離校連續(xù)兩周未參加學(xué)校規(guī)定的教學(xué)活動的，應(yīng)予退學(xué)，各院系部每月均需如實向教務(wù)處提交《（自動離校）連續(xù)兩周及以上未到校學(xué)生上報表》，由此教務(wù)處就能只能有針對性的追蹤相關(guān)學(xué)生異動辦理情況。

我院在學(xué)籍管理中實行精細化管理，及時準(zhǔn)確地辦結(jié)學(xué)籍異動，高質(zhì)量地完成學(xué)籍、學(xué)年和學(xué)歷注冊。當(dāng)然，學(xué)籍管理需要不斷地“精、準(zhǔn)、細、嚴(yán)”，從而使得管理更有效，準(zhǔn)確度更高。

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